Lidské zdroje (HR) jsou klíčovou funkcí každé organizace. HR profesionálové jsou ti, kteří se starají o zaměstnance, kteří jsou páteří každého podniku.
Je nesmírně důležité udržovat zaměstnance motivované a řídit je efektivně. Díky technologickému pokroku, jako je software HRMS (Human Resources Management System) využívající umělou inteligenci a automatizaci, se HR procesy staly mnohem jednodušší.
S růstem vaší firmy se začnou objevovat různé problémy, které zahrnují škálování, správu procesů a dat, optimalizaci pracovní síly a další. Jak se zvyšuje počet zaměstnanců, řízení lidských zdrojů, od náboru, školení a vedení mezd až po dodržování předpisů, se stává složitějším. Navíc se citlivé informace rozptylují na mnoha místech a ve složkách.
To vše vede k vyhoření HR pracovníků a snižuje celkovou efektivitu.
V dnešním konkurenčním prostředí, kde je čas drahocenný, si nemůžete dovolit neefektivitu, zejména ve fázi růstu.
Pokud tedy vaše HR oddělení stále pracuje s tabulkami a papíry, které se hromadí v kartotékách, něco vám chybí!
Jaké je tedy řešení?
Odpovědí je software pro řízení lidských zdrojů, neboli HRMS!
Co je to HRMS?
Jednoduše řečeno, HRMS je software, který využívá moderní technologie pro efektivnější řízení HR procesů. Jeho cílem je zvýšit efektivitu a produktivitu firmy automatizací manuálních a opakujících se úkolů. Díky tomu může vaše HR oddělení lépe spravovat procesy a mít více času na jiné důležité aktivity, které podporují růst firmy.
Tento software pokrývá různé aspekty řízení lidských zdrojů, včetně:
- Plánování lidských zdrojů
- Nábor nových zaměstnanců
- Onboarding (proces přijímání nových zaměstnanců)
- Potvrzení pracovního poměru po zkušební době
- Správa informací o zaměstnancích
- Správa politik a absencí
- Sledování docházky a odpracovaného času
- Zpracování mezd
- Výpočet platových změn
- Proces ukončení pracovního poměru
- Pravidla a předpisy pro komunikaci a řízení
- Angažovanost zaměstnanců
- Dodržování legislativy
- Reporty MIS
- Školení a rozvoj
- Hodnocení výkonu
- Plánování nástupnictví
Proč firmy potřebují HRMS?
Tradiční papírový systém může být vhodný v počátečních fázích, ale pro rostoucí firmu není udržitelný. Pro malé a střední podniky je implementace kvalitního HRMS klíčová, protože může urychlit růst automatizací složitých úkolů a eliminací chyb. I malé chyby totiž mohou mít negativní dopad na produktivitu.
HRMS, které využívá moderní technologie, jako je analýza dat a automatizace, přináší výhody nejen zaměstnavatelům, ale také zaměstnancům a zákazníkům. Správné informace se totiž dostanou na správné místo a ve správný čas.
Podle studie by měl celosvětový trh s HR softwarem dosáhnout do roku 2030 neuvěřitelných 30 miliard dolarů. Předpokládá se také růst o 9,4 % v letech 2017 až 2025.
Pojďme se podívat na některé z výhod HRMS pro moderní firmy.
Efektivní správa zaměstnanců
HR oddělení může sledovat docházku a pracovní dobu zaměstnanců, a tím zajistit maximální produktivitu a spravedlivou kompenzaci přesčasů. Můžete také řídit školení, mzdy, výkon a angažovanost zaměstnanců, aby se cítili propojeni s vaší organizací.
Sledování KPI
HRMS dokáže automatizovat proces sledování klíčových ukazatelů výkonu (KPI), což ukazuje efektivitu zaměstnanců při dosahování stanovených cílů. Software může sledovat dobu, kterou zaměstnanec stráví v dané pozici, absenci, čas potřebný k dosažení cílů atd.
Podpora samoobsluhy pro zaměstnance
Jednou z nejdůležitějších funkcí HRMS je samoobslužný portál, kde mají zaměstnanci přístup ke svým profilům a dalším informacím. Zde najdou podrobné informace o firemních pravidlech, dovolené, mzdách, procesu ukončení pracovního poměru a dalších. Nemusí tak neustále kontaktovat HR oddělení, což šetří čas oběma stranám.
Zaměstnanci si mohou zažádat o dovolenou přímo v systému a zkontrolovat si svůj zbývající nárok, seznam svátků a další důležité informace.
Eliminace lidských chyb
Automatizace eliminuje lidské chyby, které mohou firmy stát peníze, čas i problémy s dodržováním předpisů. Snižuje se tak možnost chybovosti a duplikace záznamů.
Bezpečnost a soukromí dat
Zajištění souladu s předpisy
Dodržování federálních a státních zákonů je zásadní pro dobré fungování vaší firmy. Pokud se s nimi nezachází správně, může to vést k vážným problémům, včetně poškození reputace a sankcí. HRMS pravidelně aktualizuje všechny zákonné změny a zajišťuje tak soulad s platnou legislativou.
Proč cloudový nebo SaaS HRMS software?
Namísto tradičního softwaru, který je nutné zakoupit a nainstalovat, můžete využít cloudové řešení Software-as-a-service (SaaS). Tento model je založen na předplatném, takže neplatíte za celý software, ale pouze za jeho používání po určitou dobu.
Zní vám to povědomě?
Ano, je to jako Netflix!
Na rozdíl od tradičního softwaru SaaS model nevyžaduje instalaci ani konfiguraci. Vše je připraveno a můžete začít pracovat během hodiny nebo dvou. Ušetříte tak čas i náklady a nemusíte se starat o údržbu.
SaaS software v cloudovém prostředí je flexibilnější, protože si můžete vybrat software, který nejlépe vyhovuje potřebám vaší organizace.
Pokud tedy chcete implementovat HRMS, zvažte SaaS řešení. A abychom vám s tím pomohli, představujeme vám několik nejlepších softwarů, které můžete prozkoumat.
Freshteam
S Freshteam se můžete dostat blíže ke svým zaměstnancům a efektivně řídit všechny HR procesy. Díky systému sledování uchazečů můžete vyhledávat kandidáty, plánovat pohovory a najímat ty nejlepší. Zdrojem kandidátů mohou být pracovní portály, kariérní stránky, doporučení zaměstnanců, dodavatelé, sociální média a další.
Můžete vytvářet záznamy z pohovorů, přidávat náborové týmy, definovat pracovní postupy a vytvářet vlastní formuláře pro každou pracovní pozici. S funkcí Candidate 360 můžete uchovávat veškeré informace o kandidátech, včetně e-mailů, životopisů, hodnocení, historie komunikace a zpětné vazby na jednom místě. Při plánování pohovorů můžete pozvat členy poroty a zaznamenávat zpětnou vazbu. Software také umožňuje vytvářet nabídky práce, konfigurovat jejich pole, zaznamenávat rozhodnutí a vytvářet nabídkové dopisy.
S Freshteam můžete zajistit hladký nástup tím, že zahájíte proces předem a dokončíte potřebnou dokumentaci. Noví zaměstnanci se tak mohou první den lépe seznámit s kolegy a organizací. Po podepsání dokumentu ho můžete nahrát do profilu zaměstnance, vytvářet pro něj úkoly, sledovat jeho aktivitu a posílat mu připomenutí k dokončení procesu registrace.
Pomocí funkce drag-and-drop můžete vytvářet informační formuláře o zaměstnancích a organizační schémata, která zobrazují strukturu firmy, včetně jmen zaměstnanců, oddělení a pozic. Můžete vytvářet a uplatňovat zásady pro dovolenou v daném kalendářním roce a snadno je přiřazovat ke konkrétním týmům, místům, směnám nebo oddělením v celé organizaci. Můžete také sledovat absenci, generovat zprávy o dovolené a sledovat její trendy.
Díky mobilní aplikaci pro iOS a Android můžete provádět bezproblémový nábor, posílat e-maily, poskytovat zpětnou vazbu a přijímat rozhodnutí. O dovolenou si můžete zažádat nebo ji schválit/zamítnout pouhým kliknutím. Můžete také přistupovat k informacím o zaměstnancích odkudkoli.
Bizneo HR
Pro automatizaci a optimalizaci oddělení lidských zdrojů a dosažení vyšší úrovně v oblasti řízení lidských zdrojů a talentů je jedním z nejlepších řešení Bizneo HR. Jedná se o sadu více než 10 nástrojů, které pokrývají a poskytují řešení pro zlepšení všech fází, kterými zaměstnanec ve společnosti prochází.
Mezi nejvýznamnější nástroje patří inovace a zdokonalování náboru a výběru kandidátů, hodnocení a školení zaměstnanců za účelem měření jejich dovedností a rozvoje jejich výkonu, aby dosáhli svého maximálního potenciálu.
Kromě toho nabízí Bizneo HR i další funkce, které usnadňují každodenní podnikání:
- Správa času, dovolené a směn.
- Procesy onboardingu a offboardingu pro usnadnění integrace nových zaměstnanců.
- Průzkumy k měření spokojenosti, angažovanosti, pracovního klimatu atd.
- Pracovní postupy, které automatizují rutinní úkoly, notifikace a komunikaci (konec smlouvy, datum kontroly platu, upozornění na nepřítomnost zaměstnance…).
Nemluvě o možnosti integrace s dalšími nástroji (integrace se mzdovou agendou, řízením přístupu, prezencí, ERP). Jednoduše řečeno, jedná se o špičkovou technologii, která posune vaše řízení lidských zdrojů na vyšší úroveň a maximálně se postará o největší hodnotu vaší společnosti – zaměstnance.
Sage HRMS
Překonejte všechny výzvy v oblasti lidských zdrojů a dělejte chytřejší rozhodnutí s Sage HRMS a zvyšte efektivitu své organizace. Nabízí dynamické řešení pro správu celého životního cyklu vašich zaměstnanců, od nástupu až po odchod do důchodu. Software je škálovatelný a může tak růst s vašimi potřebami.
Najměte si talentované lidi, udržte si ty nejlepší a snadno identifikujte interní zaměstnance pro vedoucí pozice. Software vám také pomůže snížit fluktuaci zaměstnanců zvýšením jejich angažovanosti. Zlepšete řízení času, dovolené a docházky, a navíc spravujte mzdy, hodnocení výkonu, benefity a samoobslužné funkce.
Eliminujte nákladné chyby při registraci a zadávání dat a vyhněte se papírování spojenému s benefity. Analýza rizik vám umožňuje měřit zaměstnance na základě informací, statistik, dovedností, výkonu, pojištění, demografie a dalších údajů.
Sage University nabízí komplexní kurzy s instruktorem i výuku na vyžádání, které vám pomohou co nejlépe využít software. Sage Knowledgebase, Sage City a Sage Resources vám poskytují nepřetržitou podporu a pomohou vám vyřešit vaše otázky a nabídnou vám nejnovější aktualizace softwaru ihned po jejich vydání.
Gusto
Odměňte svůj tým za jejich tvrdou práci tím, že jim poskytnete komplexní HRMS, Gusto. Všechny procesy, od náboru, přijetí, platby, až po výkon a povýšení, jsou se softwarem bezchybné.
Vytvářejte profesionální nabídkové dopisy, začleňte nové zaměstnance bez papírování a nechte je vyplnit svůj profil. Všechny dokumenty můžete ukládat digitálně do softwaru, abyste měli vše přehledné. Dny náročných a riskantních mzdových procesů jsou pryč – využívejte zjednodušenou mzdovou agendu softwaru a snadno podávejte daně.
Software automaticky synchronizuje veškerá data související se sledováním času, plánem benefitů, novými zaměstnanci a další. Udržujte své zaměstnance spokojené, zdravé a pojištěné pomocí jediného softwaru. Poskytněte svému týmu zdroje a nástroje s Gusto, abyste si zajistili finanční budoucnost prostřednictvím Gusto Cashout, benefitů na dojíždění, kompenzací pracovníků a 401(k) důchodového plánu a 529 spoření na vysokou školu.
Kromě toho nabízí Gusto další nástroje, jako je finanční pomoc pro malé firmy, kalkulačka míry spálení, kalkulačka daní pro zaměstnavatele, nástroj pro srovnání platů a kontrolní seznam pro nové zaměstnance. Software je kompatibilní s HIPAA, ACA a ERISA. Může spravovat požadavky COBRA a posílat zaměstnancům e-maily s pokyny, jak vyplnit dokumenty po odchodu z vaší organizace.
Cézanne HR
Nezáleží na tom, zda je vaše organizace malá, střední nebo velká, Cézanne HR vám pomůže zefektivnit všechny aspekty vašeho HR oddělení. Tato moderní cloudová sada HR nástrojů vám umožňuje efektivně spravovat a podporovat vaše zaměstnance pomocí špičkových technologií, automatizačních nástrojů a působivých funkcí.
Cezanne HR pomáhá firmám ve více než 100 zemích a nabízí překlady do 10 jazyků bez dalších poplatků. Podporuje také zaznamenávání finančních údajů ve vaší místní měně a umožňuje více pobočkám po celém světě používat vlastní schvalovací postupy, nákladová střediska, HR portály a oprávnění správce. Systém nabízí optimální flexibilitu pro provádění různých úkolů, od přidávání zaměstnanců až po jejich odstraňování a vše mezi tím.
Poskytuje nepřetržitý online portál s odbornými články, návody, tipy k nastavení, školení, konzultace, chytrá upozornění, vestavěné reporty, konfigurovatelné formuláře, efektivní správu pracovních postupů a implementační služby. Zapojte své zaměstnance pomocí mobilní aplikace spolu s online nástroji pro podporu spolupráce a efektivní komunikaci.
Nemusíte se starat o údržbu, protože tu kromě pravidelných aktualizací zajišťuje Cezanne. Všechna vaše data jsou v bezpečí díky pokročilému zabezpečení a ochraně dat prostřednictvím šifrování, hesel a souladu s GDPR. Navíc otevřená architektura systému vám pomáhá zlepšit produktivitu a umožňuje snadné propojení s aplikacemi třetích stran.
People HR
Už vás nebaví ztrácet čas monotónními úkoly?
S People HR můžete automatizovat tyto procesy a zaměřit se na oblasti, které vyžadují větší pozornost. Zapomeňte na sledování nemocnosti, aktualizaci údajů o zaměstnancích, schvalování dovolené, sestavování zpráv o fluktuaci a další. S pomocí systému sledování uchazečů můžete najímat a udržet si talenty, které odpovídají vaší firemní kultuře. Sdílejte volná pracovní místa na různých pracovních portálech a spojte se s lidmi, kteří vám mohou pomoci s rozvojem vaší firmy.
Prezentujte informace o lidských zdrojích pomocí komplexních grafických reportů vedoucím pracovníkům a hledejte doporučení a akční plány. Učte se od ostatních HR profesionálů prostřednictvím HRMS a zdokonalte své rozhodování. Můžete také porovnat svá data s jinými společnostmi ve vašem oboru a identifikovat oblasti, které vyžadují zlepšení.
Vytvořte lepší vztahy se svými zaměstnanci a pomozte jim optimalizovat jejich potenciál pomocí dynamického systému řízení výkonu. Identifikujte nejvýkonnější zaměstnance a ty, kteří potřebují pomoc se zlepšením. People HR vám umožní bezproblémově migrovat data do nového systému a poskytne odborné školení, abyste mohli software plně využít.
I bez dobrých technických znalostí můžete tento software používat díky jeho jednoduchosti a uživatelské přívětivosti.
Zenefits
Řízení HR procesů už nemusí být noční můrou, pokud používáte Zenefits, který vaší firmě přináší mnoho výhod. Pouhým kliknutím můžete poslat nabídkové dopisy s veškerými důležitými detaily a odkazem pro online přijetí nabídky. Zenefits nabízí šablony pro nabídkové dopisy nebo možnost nahrát si vlastní.
Díky partnerství se společností Checkr probíhají důkladné a rychlé kontroly pozadí přímo ze softwaru. Noví zaměstnanci se mohou sami zaregistrovat pomocí mobilní aplikace nebo webových stránek Zenefits, což jim ušetří starosti hned první den. Software automaticky generuje daňové doklady pro zaměstnance na základě dostupných informací.
Software podporuje bezpapírovou kancelář nabídkou funkce digitálního podpisu. Díky snadné integraci se Slack, Salesforce, Google Workspace atd. se noví zaměstnanci mohou automaticky přihlašovat ke svým účtům. Zenefits nabízí dynamická organizační schémata a adresář zaměstnanců s potřebnými detaily pro zlepšení mezifunkční komunikace.
Automatizujte události zaměstnanců, jako jsou povýšení, přesuny v týmu/oddělení, ukončení pracovního poměru a další. Software automaticky synchronizuje data a jakékoli změny v reálném čase, aby se projevily všude. Podporuje nejen vaše zaměstnance, ale také další pracovní síly, včetně nezávislých pracovníků, dodavatelů a konzultantů. Díky automatizaci úkolů zůstanete v souladu s vládními nařízeními.
Vytvářejte a spravujte své zásady pro dovolenou, schvalujte požadavky na dovolenou, nastavujte termíny pro absenci a používejte automatickou kalkulačku pro dovolenou. Podporuje business intelligence reportováním souhrnů odměn, počtu zaměstnanců, statistik rovných příležitostí, míry obratu a udělených akciových opcí.
BambooHR
Vaši zaměstnanci jsou tím nejcennějším, co vaše společnost má. Starejte se o ně s BambooHR, což je software pro sběr, organizaci a analýzu údajů o zaměstnancích. Vylepšete celkový proces náboru a onboardingu, spravujte odměňování a rozvíjejte udržitelnou firemní kulturu.
BambooHR vám umožňuje ukládat všechny informace do jedné zabezpečené databáze s dynamickými nástroji pro úpravu a tvorbu reportů. Software můžete ovládat pomocí webových stránek nebo mobilní aplikace, ke kterým máte přístup odkudkoli a kdykoli.
Zjednodušte proces onboardingu a udělejte první den pro nové zaměstnance méně stresujícím. Software nabízí i elektronické podpisy, takže můžete spravovat záznamy digitálně a zabránit tak hromadění papíru na vašem stole. Sledování času, dovolené, benefitů a vedení mezd je s BambooHR mnohem jednodušší.
Software vám umožňuje získat hlubší vhled do řízení výkonu, spokojenosti zaměstnanců a dalších důležitých statistik. V současné době má BambooHR více než 1,56 milionu aktivních uživatelů po celém světě a nabízí také sedmidenní zkušební verzi, abyste si software mohli vyzkoušet.
Závěr
HR procesy jsou jedním z nejdůležitějších aspektů každé moderní firmy, ať už se jedná o nábor, mzdy, výkon nebo povýšení. Vyžadují vysokou úroveň přesnosti a i malá chyba může mít velké následky. Ale už si s tím nemusíte lámat hlavu. Implementujte do své organizace cloudový HRMS, který automatizuje veškeré úkoly bez chyb.