Časové výkazy se hodí při generování mezd, účetnictví nebo rozpočtování projektu a fakturaci klientům.
Časový rozvrh je jednou ze základních součástí, které přispívají k hladkému fungování jakéhokoli podnikání. Jsou to dokumenty, které uchovávají rekordní pracovní dobu zaměstnanců ve firmě.
Účtování zúčtovatelných hodin zaměstnanců účetních je komplikovaný úkol, který vyžaduje vysokou míru přesnosti. Budete však více než překvapeni, když zjistíte, že mnoho společností stále lpí na zastaralých způsobech sledování splatných hodin svých zaměstnanců, vzdálených týmů a nezávislých pracovníků.
Nelze popřít, že ruční sledování času stráveného plněním úkolů je velmi neefektivní. Zde jsou nevýhody používání papírových docházkových výkazů:
- Papírové časové výkazy nikdy nemohou zaručit přesnost a nesledované minuty vám pomohou ztratit spoustu příjmů od vašich klientů.
- Papírové časové výkazy nemají žádný způsob, jak převést čas strávený na projektech na metriky produktivity zaměstnanců, a nemáte ani ponětí, jak efektivní byli vaši zaměstnanci.
- Manipulace s manuálními časovými rozvrhy je těžký oříšek, protože se začínají hromadit s časem. Znovu je navštívit znamená plýtvat drahocenným časem triviálním úkolem projít hromadou papírů.
- Manuální časové výkazy zaberou spoustu času jejich revizí, abyste zjistili, zda se výpočty sčítají. Kromě toho generování faktur a mezd zabere spoustu času.
- Tradiční metody sledování času jsou náchylné k lidské chybě a v tomto postupu musíte vidět nepřesnosti. Na druhou stranu automatizovaný proces udržování pracovních výkazů zvyšuje produktivitu a nenechává prostor pro chyby.
Nyní, když víte, jak tradiční metoda časových výkazů poškozuje vaše podnikání, je nejvyšší čas, abyste si vybrali šablonu časových výkazů, která dokáže přesně sledovat splatné hodiny vašich zaměstnanců a ušetří vám čas i peníze.
Podívejme se, proč byste měli namísto online nástroje pro sledování času použít šablonu časového rozvrhu.
- Šablona časového rozvrhu je volně ke stažení pro každého; proto je to vynikající volba pro malé podniky a nezávislé pracovníky, kteří nemohou využít placené cloudové nástroje pro sledování času.
- Tyto šablony časových výkazů jsou dostupné v mnoha formátech souborů; proto je můžete použít na jakékoli platformě dle vašeho výběru. Kromě toho nepotřebujete žádné technické znalosti; stáhněte si tyto šablony a začněte je ihned používat.
- Šablony volných pracovních výkazů založené na Excelu mají vestavěné vzorce, které urychlují výpočet. Jsou tedy vhodnou volbou pro pracovníky na volné noze, jak sečíst splatné hodiny a hodinové sazby, když generují faktury pro své klienty.
- Nezávislí pracovníci nemohou synchronizovat veškerý software pro sledování času, který používají jejich různí klienti najednou, protože to může vést k mnoha zmatkům a nutně to ovlivní jejich pracovní postup. Mohou se tedy rozhodnout pro jakékoli bezplatné šablony časového rozvrhu, aby mohli na konci sledovat svou placenou pracovní dobu.
Celkově je pro vás bezplatná šablona časového rozvrhu ideální, pokud jste na volné noze nebo jste malá firma. Zde doporučujeme osm nejlepších šablon pracovních výkazů, které vám mohou pomoci vést záznamy o vaší pracovní době a zavést do vaší práce transparentnost.
Table of Contents
Clockify
Clockify je vynikající nástroj pro sledování času, který mohou používat korporace, osoby na volné noze a dokonce i společnosti s hybridním pracovním prostředím, které mají členy týmu pracující na místě i na dálku.
Nabízí bezplatné tisknutelné šablony časového rozvrhu v různých formátech souborů, jako je Word, Excel, PDF a Dokumenty Google. Bezplatná verze nemá omezení na velikost týmu. To znamená, že přidáte tolik členů týmu, kolik chcete, a budete sledovat zúčtovatelnou pracovní dobu a produktivitu zaměstnanců na různých projektech.
Manažeři si mohou tyto šablony časových výkazů snadno stáhnout a přizpůsobit je podle zásad své společnosti. Clockify poskytuje různé varianty šablon časového rozvrhu:
- Měsíční
- Půlměsíční
- Týdně
- Dvoutýdenní
- Denně-hodinově
- Časový rozvrh denního dozoru
- Časový rozvrh projektů: To se hodí ke sledování výdajů projektu a doby trvání potřebné na konci k vytvoření vyúčtování. Šablona projektu může snadno zpracovat několik projektů a zachytit čas strávený na úkolu, výdaje, zúčtovatelné hodiny a další.
Šablonu časového rozvrhu Clockify si můžete zdarma stáhnout z jejich webových stránek v libovolném formátu dle vašeho výběru.
pondělí
pondělí je cloudový pracovní OS, který nabízí šablonu pracovního plánu pro přidělování úkolů v týdenních směnách. Tato šablona týdenního plánování práce zjednodušuje pracovní plán vašich spoluhráčů a poskytuje vám jasný obrázek o projektu.
Vytvoření vašeho týdenního pracovního plánu pomocí pondělní týdenní šablony časového rozvrhu je skvělý způsob, jak ve vaší organizaci zajistit hladké plánování práce. Kromě toho je tato cloudová šablona týdenního plánování škálovatelná podle velikosti a oddělení vaší společnosti. Navíc je dostatečně flexibilní, aby se mohl přizpůsobit standardům, workflow, projektům a úkolům vaší společnosti. Týdenní plán můžete vytvořit ve třech jednoduchých krocích:
Vyberte si vhodnou šablonu týdenního plánování práce ze spousty intuitivních šablon vytvořených tak, aby vyhovovaly potřebám vaší organizace. Nyní přizpůsobte tyto šablony podle zásad společnosti přidáním použitelných úkolů a upřednostněte je podle požadavků projektu. Nakonec zbývá pouze rozdělit tyto použitelné položky mezi členy týmu. Nyní můžete dohlížet na stav úkolů a projektů v každé fázi.
Pondělní šablona týdenního plánu práce na směny umožňuje provádět následující úkoly.
Import a export excelových listů: Snadno exportujte pracovní plán do excelového formátu pro další použití. Podobně můžete importovat své excelové listy plánování práce do řídicího panelu a zlepšit tak jejich funkčnost.
Správa oprávnění: Členům týmu můžete udělit oprávnění „pouze pro čtení“, aby mohli prohlížet úkoly, které jim byly přiděleny. Nemusíte se bát, že členové týmu mohou změnit rozvrh.
Provádějte vyhledávání: Funkce vyhledávání a pokročilé filtry vám umožňují rychle zobrazit podrobnosti o zaměstnancích pracujících v konkrétní směně. Stačí zadat jména zaměstnanců nebo podrobnosti o směně, abyste získali podrobnosti, které potřebujete.
Šablona pondělního časového rozvrhu je zdarma pro tým až dvou členů. Pokud je váš tým větší než dva, můžete se rozhodnout pro jeden ze čtyř prémiových plánů, jmenovitě Basic, Standard, Pro a Enterprise, počínaje 24 $ měsíčně. Enterprise plán je přizpůsobitelný podle vašich požadavků.
Časový rozvrh Office 365
Časový rozvrh Office 365 je jednoduchý, ale produktivní nástroj kompatibilní s SharePoint 2013, SharePoint 2016 a SharePoint Online v rámci Office 365. Tento excelový časový rozvrh poskytuje manažerům jednoduchý způsob, jak v SharePointu sledovat čas strávený členy týmu při plnění různých úkolů a projektů. .
Office 365 Timesheet je perfektní šablona pro sledování času pro malé firmy, smluvní zaměstnance nebo nezávislé pracovníky. Umožňuje jim sledovat a řídit pravidelnou a přesčasovou pracovní dobu přidělenou aktuálnímu projektu. Později může supervizor tyto výkazy posoudit a každý týden je schvalovat. Mohou také použít tuto efektivní šablonu časového rozvrhu ke sledování a porovnávání efektivity a produktivity jednotlivých členů týmu pracujících na projektu.
Tato šablona časového rozvrhu založená na Excelu je vysoce přizpůsobitelná a snadno zaznamenává čas příchodu, oddechu a přestávky na oběd zaměstnanců v každý den v týdnu. Stejně tak mohou manažeři snadno vypočítat celkové zúčtovatelné hodiny automatickým oddělením běžných a přesčasových hodin zaměstnanců.
Časový rozvrh Office 365 je snadno upravitelný a dostupný na různých platformách a zařízeních. Tyto šablony časového rozvrhu můžete exportovat ve formátech Excel, CSV a PSD. Ty se později hodí pro kontrolu, analýzu a generování faktur v budoucnu.
Šablona časového rozvrhu Office 365 ukládá data do chráněných instancí SharePointu. To zajišťuje, že důvěrná data společnosti mohou získat pouze oprávnění uživatelé. Díky integraci Power BI lze časový rozvrh Office 365 integrovat také s databázovým systémem vašeho zaměstnance a poskytnout vedení užitečné informace o výkonu zaměstnance.
Časový rozvrh Office 365 založený na SharePointu poskytuje zaměstnancům společnosti následující výhody:
- Možnost zaznamenat denní fakturovatelnou pracovní dobu ve formě konceptů
- Každý týden předkládejte návrhy pracovních výkazů manažerům nebo správcům
- Upravte nebo upravte navržené časové rozvrhy před jejich nahráním
- Označte dokončené úkoly jako fakturovatelné a nefakturovatelné
- Snadno ohlašujte fakturovatelné a nefakturovatelné úkoly
Nejen zaměstnanci, pracovní výkazy Office 365 také pomáhají managementu následujícími způsoby:
- Kontrolujte, schvalujte, zamítejte a komentujte pracovní výkazy předložené zaměstnanci
- Přiřaďte v šabloně několik zaměstnanců jednomu vedoucímu
- Jednoduše přidejte zaměstnance a jejich manažery do šablony časového rozvrhu
- Přizpůsobte si časový rozvrh podle potřeb vaší společnosti
Standardní verze Office 365 Timesheet je zdarma a můžete si ji stáhnout z webu Microsoft Templates.
ActiTIME
ActiTime je excelová šablona pro sledování času, která pomáhá společnosti přijmout centralizovaný přístup k řízení času a projektu. Umožňuje podnikům usnadnit a bez chyb proces sledování času tím, že poskytuje způsoby, jak zkontrolovat výkon zaměstnance, všechny aktivní projekty a získat další související poznatky.
Šablona časového rozvrhu vám pomůže zlepšit pracovní postup přidělováním úkolů projektu členům týmu. Šablonu časového rozvrhu ActiTIME lze snadno integrovat s více než 200 aplikacemi, jako jsou Trello, Asana, JIRA, GitHub a další.
ActiTIME nabízí svým uživatelům následující klíčové výhody:
- Jedna platforma pro správu členů týmu, projektů, klientů a zúčtovatelných hodin
- Poskytněte statistiky, které vám pomohou generovat faktury a účty klasifikací zúčtovatelných a nefakturovatelných úkolů, hodinové sazby a dalších
- Pomoc při kontrole výkonu vzdálených a místních členů týmu pomocí časového rozvrhu
- Dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobil standardům vaší společnosti
Existují různé varianty šablon časového rozvrhu ActiTime a můžete si vybrat kteroukoli, která vyhovuje zásadám vaší společnosti. Kromě toho jsou tyto šablony dostupné v mnoha formátech souborů a za nulové náklady.
- Denně
- Týdně
- Dvoutýdenní
- Měsíční
Všechny výše uvedené šablony časového rozvrhu ActiTime si můžete zdarma stáhnout z jejich webových stránek ve třech formátech souborů – Excel, Google Sheets a PDF.
Toogl Track
Toggl Track je oblíbená šablona časového rozvrhu, která podnikům nabízí rychlou a spolehlivou metodu sledování času, který pracovníci stráví dokončením úkolu. Tento časový rozvrh pomáhá společnostem přijmout lepší způsob řízení času a přesněji zaznamenávat pracovní dobu zaměstnance. Pokud máte zaměstnance, kteří pracují na dálku, Toogl Track vám umožňuje sledovat jejich práci.
Toogl Track Timesheet Template je k dispozici ve všech oblíbených formátech souborů, jako jsou Dokumenty Google, Tabulka Google, Tabulky Excel, Dokumenty Word a PDF. Kromě toho jsou dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobily jakémukoli segmentu podnikání. Proto jsou oblíbené u všech; administrátoři, zaměstnanci, nezávislí pracovníci nebo náboráři.
Toogl Track nabízí čtyři varianty šablon časového rozvrhu:
- Denně
- Týdně
- Dvoutýdenní
- Měsíční
Díky tomu není nutné je upravovat ručně, aby vyhovovaly plánu vaší společnosti.
Šablona časového rozvrhu Toogl Track nabízí následující funkce:
Bezproblémové sledování času: Tato šablona časového rozvrhu se snadno používá a nevyžaduje rozsáhlou konfiguraci. Klikněte na nový řádek a vytvořte nový záznam! Můžete také přepínat mezi manuálním a kalendářovým režimem.
Přesné hlášení: Toogl Track vám také umožňuje sledovat výkon zaměstnance. Kromě toho můžete tyto časové rozvrhy exportovat do formátu CSV a PDF pro pozdější použití.
Bezproblémová integrace: Časový rozvrh Toggl Track lze snadno synchronizovat s více než 100 aplikacemi. Všechny informace jsou tak dostupné na jednom místě v přehledné podobě.
Automatizované sledování: Šablona časového rozvrhu založená na cloudu vám umožňuje sledovat vaše aplikace za účelem přesného vykazování času.
Všechny šablony časového rozvrhu Toggl Track jsou k dispozici zdarma na jejich webových stránkách.
ClockIt
ClockIt je online software pro sledování času a místa, který nabízí šablony pracovních výkazů pro sledování a zaznamenávání příchodů a odchodů vašich zaměstnanců. Vhodné pro malé a střední podniky, je to jednoduchý způsob sledování docházky zaměstnanců a pracovní doby interních zaměstnanců nebo zaměstnanců pracujících na dálku.
Tyto šablony časových výkazů mohou pomoci správě při automatizaci pracovního postupu, zaznamenávání docházky a generování zpráv pro další analýzu.
ClockIt nabízí několik variant šablony časového rozvrhu a můžete si ji stáhnout jako soubory Excel nebo PDF nebo jako Google Sheet.
- Měsíční
- Týdně
- Dvoutýdenní
- Časový rozvrh denního manažera
- Časový rozvrh projektu
Šablona časového rozvrhu ClockIt je k dispozici zdarma a můžete si ji stáhnout jako tabulku Excel, soubor PDF nebo Tabulky Google.
Dovico
Dovico je nástroj pro sledování času, který nabízí bezplatné šablony časového rozvrhu jako pracovní list aplikace Excel, dokument aplikace Word a tabulky Google. Tyto šablony pomáhají malým podnikům sledovat docházku zaměstnanců, přesčasové hodiny a čas strávený dokončením každého úkolu a projektu.
Dovico nabízí následující šablony časového rozvrhu pro sledování a sledování času:
- Šablona seznamu úkolů pro správu času
- Šablona týdenního časového rozvrhu
- Šablona denního časového rozvrhu
- Šablona týdenního časového rozvrhu projektu s úkoly (vhodné pro zaměstnance pracující na více projektech)
- Šablona týdenního časového rozvrhu zaměstnanců
Šablony mohou sledovat splatné hodiny zaměstnanců, přesčasy, nemocenskou a dovolenou. Zaměstnanci si mohou spočítat součet a podepsat časový rozvrh, než jej předloží svým manažerům.
Všechny výše uvedené verze šablon časového rozvrhu společnosti Dovico lze zdarma stáhnout v libovolném formátu souboru podle vašeho výběru.
Hubstaff
Hubstaff je přímočarý software pro sledování času, který nabízí jednoduché šablony pracovních výkazů, které usnadňují sledování splatných hodin, aniž byste nad tím trávili příliš mnoho času. Tyto šablony časového rozvrhu si můžete stáhnout jako soubor PDF, tabulku Excel, dokument Word a další formáty souborů Google. Musíte zadat své údaje a průběžně přidávat pracovní dobu.
K dispozici jsou následující šablony časového rozvrhu:
- Týdně
- Měsíční
- Dvoutýdenní
- Denně každou hodinu
- Časový rozvrh projektu
Šablony časového rozvrhu Hubstaff si můžete zdarma stáhnout z webových stránek a můžete je okamžitě začít používat.
Shrnutí
Chcete-li vštípit přesnost sledování splatných hodin členů vašeho týmu, musíte nasadit jednu z výše uvedených šablon časového rozvrhu, která nejlépe vyhovuje pracovní kultuře a standardům vaší společnosti. Šablony pracovních výkazů přesně sledují výkon zaměstnanců, čímž se eliminují potíže s manuální správou splatných hodin, čímž se vyloučí riziko lidských chyb.
Také by vás mohly zajímat nejlepší sledovače docházky zaměstnanců a nejlepší sledovače času pro týmy nebo software pro správu zaměstnanců v plném rozsahu.