ClickUp se jeví jako velmi ekonomická varianta, jelikož i jeho bezplatná verze nabízí mnoho pokročilých funkcí. Tento freemium model umožňuje uživatelům provádět spoustu úkonů bez omezení počtu uživatelů či spravovaných projektů.
Dříve byly nástroje pro řízení projektů dostupné převážně jen velkým společnostem. Dnes je mohou efektivně využívat i malé a střední podniky. A právě zde se uplatní software ClickUp, který je speciálně navržen pro správu projektů.
Menší týmy, které hledají způsob, jak se lépe zorganizovat, shledají tento nástroj velmi užitečným. Ovládání je intuitivní a nastavení nezabere příliš mnoho času.
ClickUp patří v současnosti k nejmodernějším technologickým řešením na trhu. Kombinuje základní funkce jako je plánování a spolupráce s unikátními automatizačními prvky. V tomto článku se dozvíte vše podstatné o ClickUp, abyste se mohli informovaně rozhodnout, zda je pro vás ten pravý.
Stručný pohled na ClickUp
ClickUp je relativně nový software pro řízení projektů, který v roce 2016 založili Alex Yurkowski a Zeb Evans, kteří dodnes stojí v jeho čele.
Zakladatelé softwaru uvádějí, že jej vyvinuli, protože stávající řešení považovali za „nedostatečná“. Jejich cílem bylo vytvořit nástroj, který firmám pomůže zvýšit produktivitu a dosahovat lepších výsledků.
Díky soustředění všech firemních nástrojů a aplikací na jedno místo, ClickUp usiluje o zvýšení efektivity týmů a jejich celkové produktivity.
S ClickUp najdete vše, co se týká vaší firmy, na jednom dostupném místě. Všechny vaše aplikace, včetně úkolů, dokumentů, chatu a správy projektů, jsou zde přehledně uspořádány.
Všechny pracovní aktivity můžete provádět přímo v prostředí ClickUp, čímž se eliminujete zdlouhavé přepínání mezi různými okny.
ClickUp umožňuje týmům libovolné velikosti plánovat projekty prostřednictvím grafů, komunikovat v reálném čase prostřednictvím editovatelných dokumentů a sledovat efektivitu práce pomocí analýz a reportů.
Během vývoje byl kladen velký důraz na přizpůsobitelnost. Týmy si tak mohou v ClickUp přizpůsobit pracovní prostory od vzhledu webových stránek až po projektové kanály.
ClickUp si získává stále větší oblibu. V současnosti ho využívá 200 000 týmů pro plánování svých projektů.
Funkce ClickUp
ClickUp nabízí širokou škálu možností pro řízení projektů. Všechny dostupné funkce lze flexibilně využít dle velikosti vaší firmy.
Co se týče implementace, oceňujeme, že se software dokáže adaptovat na úroveň znalostí uživatele, umožňujíc mu zvolit nejvhodnější nastavení podle svých potřeb.
#1. Automatizace
Automatizace je proces, který významně šetří čas a vede ke zvýšení výkonu týmu i ke snížení opakující se práce. Využívat můžete nativní automatizační funkce včetně automatického přiřazování úkolů, komentářů nebo předem připravených odpovědí, automatické aktualizace stavu úkolů a automatické přidávání štítků.
Přizpůsobitelné automatizační funkce: Můžete využít automatizace, které ClickUp nabízí, nebo si můžete vytvořit své vlastní podle potřeby. Můžete si nastavit, jaká akce se provede po spuštění automatizace, což šetří čas oproti manuálním operacím.
Integrace automatizace s aplikacemi třetích stran: Automatizaci lze propojit s mnoha rozhraními, která ClickUp poskytuje, a vytvořit tak jednotný a centralizovaný automatizovaný proces.
#2. Hlášení a sledování času
Sledování času je klíčovou součástí softwaru, protože umožňuje lépe vyhodnotit schopnosti týmu. Pomáhá tak uspokojit potřeby týmu i jeho klientů.
Díky detailnímu zobrazení kalendářů, rozdělených dle dní, týdnů nebo měsíců, získáte přehled o aktivitách každého člena týmu. Velmi užitečná je synchronizace těchto údajů s Kalendářem Google.
Pomocí nástroje pro sledování času můžete nastavit důležité termíny a zasílat si upozornění, abyste je nezmeškali. Každé aktivitě můžete nastavit datum zahájení a ukončení a dobu jejího trvání.
Funkce Ganttova diagramu vám pomůže uspořádat a upřednostnit úkoly, čímž vytvoříte celkovou časovou osu projektu.
#3. Kolaborativní přístup
ClickUp, fungující na podobném principu jako Google Docs, nabízí svým uživatelům dokumenty pro spolupráci, které umožňují týmům spolupracovat v reálném čase.
Při otevření dokumentu vidíte, kdo v něm provádí změny. Díky snadnému sdílení dokumentů je spolupráce s ostatními členy týmu jednoduchá, stejně tak jako získání jejich připomínek či pomoci.
#4. Správa úkolů
S ClickUp máte snadný přístup k seznamům úkolů, které je možné efektivně spravovat. Projektoví manažeři je mohou rozpracovat a automaticky začlenit do kalendářů jednotlivých členů týmu.
Díky funkci drag-and-drop můžete změnit pořadí termínů a nastavit prioritu pro dokončení jednotlivých úkolů. To vám dává větší flexibilitu. Možnost vytvářet opakující se úkoly je velkou úsporou času pro týmy pracující s obdobnými postupy.
Vedle základních prvků pro správu úkolů nabízí ClickUp i pokročilejší řešení, která pomohou vašemu týmu pracovat efektivněji a rychleji.
Například šablony vám umožní vybrat si předdefinovanou šablonu a šetřit tak čas potřebný pro plánování.
#5. Přizpůsobení
Jednou z výhod používání ClickUp je, že nabízí komplexní nástroje pro přizpůsobení. Tyto funkce vám umožňují personalizovat nástroj a přizpůsobit ho svým potřebám.
Můžete například:
- Vytvořit si vlastní kategorie pro úkoly.
- Upravovat nastavení soukromí členů týmu.
- Integrovat tabulky z aplikace Excel.
- Přepnout do tmavého režimu při práci v noci.
- Nastavit jedinečné barevné schéma pro každý proces.
#6. Multitask Toolbar
Řídicí panely v mnoha softwarech pro řízení projektů se mohou snadno stát nepřehlednými, protože se na malé ploše shromáždí příliš mnoho informací. Multitask panel nástrojů pomáhá tento problém zmírnit tím, že umožňuje efektivněji spravovat více úkolů najednou.
Chcete-li upravit stav úkolů, stačí je seskupit, vybrat a změnit jejich stav, datum splatnosti nebo závislosti na jiných úkolech.
Tato funkce je přínosem pro zaneprázdněné projektové manažery, kteří potřebují aktualizovat několik úkolů v konkrétních projektech nebo je přeřadit v případě, že některý z členů týmu onemocní.
#7. Řízení procesů
Jedním z cílů nástrojů pro řízení procesů v ClickUp je pomoci projektovým manažerům snížit čas strávený opakujícími se úkoly.
Projektoví manažeři mohou vytvářet šablony úkolů a seznamů a dokumenty ukládat pro budoucí využití.
Projektoví manažeři tak nemusí začínat s plánováním od nuly pokaždé, když se objeví nový projekt podobného charakteru. Jednoduše si vyberou šablonu z archivu a mohou ihned začít pracovat.
Trh aplikací nabízí propojení s programy třetích stran, jako je MailChimp a Facebook, a také doplňky vyvinuté exkluzivně pro tento systém.
K dispozici je také dokumentace API pro vývojáře softwaru, kteří chtějí vytvářet integrační řešení.
Ceny ClickUp
Freemium plán, který ClickUp nabízí, je vhodný pro menší firmy. Nabízí také další tři cenové kategorie pro uživatele s většími požadavky nebo většími týmy.
#1. Bezplatný plán
Bezplatná verze ClickUp je velmi výhodná. Uživatelům nabízí neomezené úkoly a 100 MB úložného prostoru, navíc s neomezeným počtem členů týmu.
I když existují určitá omezení, jako je omezený počet sprintů nebo maximálně 100 automatizací za měsíc, pro menší tým (nebo práci jednotlivce) by to mělo být dostačující.
#2. Neomezený plán
Neomezený plán stojí 5 USD na uživatele měsíčně a zahrnuje všechny výhody bezplatného plánu. Kromě toho poskytuje neomezené úložiště, integrace, řídicí panely a přístup k pokročilým reportům.
Vzhledem k tomu, že neomezený plán umožňuje vytváření oprávnění k dokumentům a datům, což bezplatný plán neumožňuje, měli byste zvážit jeho využití, pokud spolupracujete s externími klienty.
#3. Podnikatelský plán
Podnikatelský plán, za 12 USD na uživatele měsíčně, zahrnuje vše, co je součástí neomezeného plánu. Navíc rozšiřuje škálu dostupných bezpečnostních opatření.
Uživatelé na této úrovni mají k dispozici dvoufaktorové ověřování a možnost přihlášení jedním kliknutím prostřednictvím služeb třetích stran, jako je Google.
Dále je tento plán ideální, pokud chcete vytvářet sofistikované reportovací dashboardy. Nabízí neomezené množství widgetů, propracovaný systém sledování času a sledování cílů, což umožňuje porovnávat cíle projektu s daty v reálném čase.
#4. Plán Business Plus
Plán Business Plus vás vyjde na 19 USD měsíčně. Je to ideální volba, pokud potřebujete řídit více týmů. Zahrnuje všechny funkce podnikatelského plánu a některé další specifické prvky.
Mezi další funkce patří sdílení týmů, dílčí úkoly ve více seznamech, vlastní oprávnění, prioritní podpora, větší automatizace, lepší API a další.
#5. Enterprise Plan
Plán Enterprise je nejvyšší úrovní služeb, které ClickUp poskytuje. Ceny tohoto plánu ClickUp nezveřejnil. Zahrnuje vše, co nabízí plán Business Plus, a přidává navíc rozšířená omezení API, větší možnosti přihlášení a shodu s HIPAA.
Hlavním rozlišovacím faktorem je však rozsah podpory. Získáte osobního správce účtu, individuální onboarding a pomoc při řešení případných potíží.
Jaké aplikace můžete nahradit používáním ClickUp?
Integrační platforma ClickUp je dynamická a nabízí přes tisíc různých integrací. Zvláště oceňujeme integraci poskytovanou Zapierem, která je ideální pro začátečníky.
Pro představu uvádíme několik integrací:
- E-mail, Facebook a další sociální sítě jsou příkladem komunikačních kanálů. Díky těmto integracím můžete zefektivnit správu požadavků zákazníků.
- CRM systémy jako Hubspot, Salesforce, Zendesk atd. jsou ideální pro propojení řízení projektů s provozem dalších částí firmy (zejména zákaznická podpora).
- Software pro správu projektů jako je Monday, Trello a Asana. Pro import dat z jiného softwaru do ClickUp stačí jedno kliknutí.
- Mezi nástroje pro komunikaci a spolupráci patří Slack, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts a Google Drive. ClickUp již nabízí komunikační funkce, ale můžete je vylepšit integrací dalších nástrojů.
Závěr
S ClickUp máte maximální flexibilitu bez ztráty přehledu. Ať už děláte cokoli, vždy existuje způsob, jak si ClickUp nastavit dle svých potřeb. Nabízí výbornou integraci s mnoha dalšími nástroji, což zvyšuje jeho užitnou hodnotu a usnadňuje vám práci.
S ClickUp můžete pracovat na všech projektech odkudkoli a kdykoli. To usnadňuje práci z domova a zvyšuje produktivitu. Na jediné platformě můžete rozdělovat úkoly, stanovovat priority, sledovat postup projektů a spolupracovat.