Elektronické podpisy nebo eSignature jsou užitečné pro podnikání s partnery, vzdálenými pracovníky a mezinárodními klienty.
Pamatujete si, kdy jste naposledy podepisovali tužkou a papírem?
Podpis perem vyžaduje skenování, tisk, osobní schůzku, zasílání poštou, faxování a další příslušnému personálu. Celý proces může být pracný, časově náročný a únavný.
Zde přichází na scénu elektronický podpis.
Dropbox Sign a DocuSign jsou dva skvělé nástroje pro elektronický podpis, které můžete vyzkoušet.
Pojďme tedy porovnat tyto dvě platformy elektronického podpisu, abychom pochopili, která je pro vaše požadavky lepší.
Table of Contents
Co je elektronický podpis?
Elektronický podpis (eSignature) je legální a efektivní způsob, jak si nechat dokumenty podepsat elektronicky a rychle. Je důvěryhodný po celém světě, protože je bezpečný. Elektronické podpisy mohou nahradit ručně psané podpisy v různých procesech.
Zjednodušeně řečeno, elektronický podpis je podpis v elektronické podobě. K ověření podepsané osoby a zajištění bezpečnosti dokumentu můžete použít počítače nebo elektronická zařízení.
Můžeme říci, že elektronická indikace úmyslu osoby přijmout podmínky dokumentu nebo souboru dat a vrátit tato data pomocí elektronického podpisu je známá jako elektronický podpis. Existují tři typy elektronických podpisů:
- Jednoduché elektronické podpisy
- Pokročilé elektronické podpisy
- Kvalifikované elektronické podpisy
Může být použit v různých situacích, jako jsou transakce, smlouvy a administrativní postupy. Elektronické podpisy jsou důvěryhodné, vymahatelné a legální po celém světě. Pomůže vám to urychlit proces podepisování a můžete ušetřit hodiny tohoto procesu.
Elektronické podpisy jsou novým způsobem obchodování s vašimi klienty, a proto musíte mít aplikaci pro elektronický podpis, které můžete důvěřovat.
S nástrojem eSignature můžete získat pohodlný a rychlý způsob řešení problémů s podpisy. Můžete zajistit bezpečnost svých klientů a dokumenty snadno vrátit, aniž byste se museli kamkoli stěhovat.
Je to spíše ekologický přístup, který může ušetřit miliony výtisků papíru. Navíc pomáhá udržovat váš dokument organizovaný, účtovaný a přístupný.
Kromě toho může používání elektronických podpisů ušetřit spoustu času a peněz. Také zefektivňuje vaše obchodní pracovní postupy a může přinést efektivitu do odvětví nebo oddělení.
Elektronické podpisy lze použít v různých odvětvích, jako je prodej, HR, finanční služby, IT, vědy o životě, státní správa a další.
Porovnejme Dropbox Sign a DocuSign, počínaje Dropbox Sign.
Co je Dropbox Sign?
Dropbox Sign (dříve známý jako HelloSign) je aplikace pro elektronický podpis a správu digitálních transakcí, která zahrnuje sledování podpisů, historii podpisů, podepisování dokumentů, dodržování předpisů a další.
Umožňuje vám požadovat elektronické podpisy a přidávat k dokumentům právně závazné podpisy. Vlastní ho Dropbox, který slibuje, že umožní zákazníkům rychleji uzavírat obchody, včas bez chyb vyplňovat nouzové dokumenty, okamžitě přijímat nové zaměstnance a další.
Dropbox Sign je užitečné řešení pro freelancery. Nezávislí pracovníci mohou snadno odesílat dokumenty svým klientům a přijímat dokumenty, jako jsou smlouvy k elektronickému podpisu. Platforma je robustní, s mnoha integracemi, možnostmi vlastní značky a dalšími.
Od soukromých uživatelů až po velké společnosti mohou tuto platformu používat bez jakýchkoli potíží. Ať už jej chcete používat na svém mobilu nebo desktopu, jeho aplikace je podporována všemi zařízeními, takže jej můžete používat, kdekoli chcete.
Kromě toho je Dropbox Sign k dispozici ve více než 20 jazycích a lze jej integrovat s oblíbenými nástroji, jako je Salesforce, Slack, HubSpot a další. Kromě toho zjednodušuje pracovní postupy a usnadňuje komunikaci mezi klienty, prodejci a kolegy.
S Dropbox Sign můžete:
- Shromažďujte elektronické podpisy bezpečně a bezpečně pomocí šifrování dat
- Rychlé uzavírání obchodů s automatizovanými procesy pro návrh a podpis smlouvy
- Automatizujte úkoly, posilujte dodržování předpisů a řiďte rizika ve funkcích AI
- Směrujte dokumenty ke svým přiděleným pracovníkům, abyste mohli spravovat interní pracovní postupy
- Vytvářejte a upravujte své smlouvy pomocí opakovaně použitelných a přizpůsobitelných šablon
- Přejděte od hektického papírování k práci bez papírů, abyste zachránili stromy
Dropbox Sign nabízí bezplatný balíček, který obsahuje základní funkce a tři žádosti o podpis každý měsíc. Díky tomu je dobrou volbou pro ty, kteří potřebují podepisování s malým objemem.
Funkce znamení Dropbox
Dropbox Sign má jedinečné funkce, díky čemuž je skvělou volbou pro každého. Obvykle se zaměřuje na zjednodušení procesu pro uživatele a organizace. Pojďme diskutovat o jeho vlastnostech:
#1. Šablony
Své často používané dokumenty můžete přeměnit na šablony Dropbox Sign, abyste zefektivnili každou žádost o podpis. Dokumenty můžete naformátovat během několika minut, aby bylo každé odeslání snadné a rychlé.
Při formátování dokumentů potřebujete pouze čtyři kroky:
- Nahrajte svůj dokument: Vyberte dokument, který odesíláte opakovaně, například smlouvu o mlčenlivosti nebo smlouvu W2.
- Rozhodněte se, kdo podepíše: Přiřaďte roli podepisujícího, jako je klient, vlastník firmy, zaměstnanec, nájemce atd.
- Umístit pole nebo mezeru: U každé role přetáhněte pole podpisu tam, kde má podepisující osoba tuto část vyplnit.
- Uložit, odeslat a znovu použít: Jakmile vytvoříte šablonu, bude snadné odeslat dokument rychle a hladce bez opakování.
S touto funkcí můžete automatizovat svou únavnou práci, zjednodušit hromadné odesílání pomocí funkcí více podepisujících a připravit dokumenty k okamžitému podpisu.
#2. Úprava dokumentu
Funkce, jako je editor dokumentů, je velmi běžnou funkcí v každé aplikaci. Pomocí tohoto nástroje můžete do dokumentů přidat pole, aby mohl podepisující vyplnit požadované informace. Zahrnuje navigační funkce, což je jedinečná funkce v Dropbox Sign.
Dropbox Sign vám umožňuje přidat vlastní značku a přizpůsobit jazyk aplikace. To pomáhá vaší společnosti pozvednout její značku a zlepšit komunikaci se zainteresovanými stranami. Když přidáte prvky e-mailu, musíte nahrát logo společnosti, přidat slogan společnosti, upravit jméno odesílatele a podpis e-mailu.
#3. Odeslání dokumentu
Existuje několik způsobů, jak odeslat dokumenty. Dropbox Sign může nahrát soubor CSV generující odkaz na podpis nebo soubor CSV pro hromadné podpisy a osobní podepisování.
Když odesíláte dokumenty e-mailem, můžete upravit název dokumentu, vyžádat si přílohy, upravit zprávu pro podepisující osoby a přiřadit kopie.
#4. Podepisování a ukládání dokumentů
Dropbox Sign poskytuje cenné funkce, včetně tlačítka „Další“, které navede příjemce do prázdného pole, kde se mohou přímo podepsat.
Po provedení dokumentů k nim musí být snadný a efektivní přístup. Dropbox Sign je cloudová platforma pro ukládání dokumentů, která ukládá všechny vaše dokumenty a poskytuje vám přístup k použití, kdykoli budete chtít.
#5. Bezpečnostní
Software pro elektronický podpis musí splňovat zvláštní bezpečnostní a právní předpisy. Dropbox Sign nabízí šifrování SSL, dvoufaktorové ověřování, soulad s mezinárodním právem, soulad s HIPAA, soulad s ESIGN a bezpečné ukládání dokumentů.
Tento nástroj poskytuje zprávy o auditu, aby bylo možné sledovat podstatné změny a činnosti každého dokumentu. K podepsaným dokumentům se připojují automaticky.
#6. Integrace a API
Dropbox Sign má mnoho integrací a rozhraní API, které pomáhá zefektivnit pracovní postupy s dokumenty. Své oblíbené nástroje můžete integrovat s Dropbox Sign a vytvářet vlastní aplikace pomocí funkcí Dropbox Sign.
#7. Zákaznická podpora
Dropbox Sign má lepší zákaznickou podporu. Ke komunikaci se svými zákazníky využívá Live chat a e-mailové kanály. Podpora je k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a budete dostávat stránku stavu aplikace, podporované zdroje a upozornění na aktualizaci platformy.
Co je DocuSign?
DocuSign, založený v roce 2003, je jednou z prvních aplikací eSignature s více než 1 milionem zákazníků, 44 jazyky a 400 integracemi.
Nástroj eSignature efektivně shromažďuje a spravuje dokumenty z místa nebo zařízení, poskytuje auditní záznamy a zefektivňuje vaše pracovní postupy. S DocuSign můžete snadno odesílat, notářsky ověřit a podepisovat digitální dokumenty.
Kromě toho můžete snadno směrovat dokumenty k přiřazeným pracovníkům a organizovat interní pracovní postupy. Pomáhá automatizovat úkoly, posilovat dodržování předpisů a řídit rizika pomocí správy životního cyklu smlouvy a funkcí dynamické umělé inteligence.
Vytvářejte širokou škálu smluv a upravujte je podle svého použití pomocí přizpůsobitelných a opakovaně použitelných šablon.
DocuSign je přizpůsoben pro různá průmyslová odvětví, obchodní sektory a další. Pokud potřebujete dokumenty, které je nutné pravidelně podepisovat a nevadí vám za ně platit, DocuSign je vaše volba.
Díky robustním volitelným integracím můžete integrovat DocuSign s vašimi obchodními nástroji a zefektivnit tak obchodní procesy. Neomezené možnosti šablony budou také velmi užitečné, protože ukládají různé dokumenty k podpisu a umožňují neomezené variace na podobnou šablonu, aniž by se cokoli měnilo.
DocuSign nabízí 99,99% dostupnost a více než 180 zemí jej používá k podpisu dohod. Pokud si smlouvu chcete prohlédnout a podepsat, DocuSign vše připraví pomocí své špičkové mobilní aplikace a podpory v prohlížeči.
Je na čase, abyste se stali hrdinou své společnosti tím, že omezíte manuální úkoly a zefektivníte procesy odesílání, podepisování a správy dokumentů pomocí DocuSign.
Funkce DocuSign
DocuSign nabízí flexibilní funkce, které pomáhají středním a velkým společnostem ukládat a upravovat jejich dokumenty během okamžiku. Funkce jako šablony, auditní zprávy, osobní podepisování, podepisování více stranami, právně závazné podpisy a další vám umožní osvobodit se od běžné manuální práce.
Pojďme diskutovat o některých jeho funkcích podrobně:
#1. Tvorba dokumentu
S miliony uživatelů po celém světě zpracovává DocuSign denně přes milion dokumentů. Díky tomu je dokument široce přístupný a kompatibilní. To nabízí:
- Rozsáhlá podpora typů souborů: DocuSign podporuje jakýkoli typ souboru typu dokumentu, jako je Microsoft Excel, Word a PowerPoint, takže můžete odesílat dokumenty k podpisu. Podporuje také .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx a další.
- Konverze formuláře PDF: Připravte dokumenty během okamžiku pomocí převodu formuláře PDF. Při nahrávání souboru PDF DocuSign rozpozná a automaticky převede soubor do polí podepisujícího.
- Více než 20 standardních a vlastních značek a polí: Pomocí této funkce můžete vést své klienty nebo profesionály k tomu, aby se bez potíží přihlašovali na správná místa. Kromě toho můžete odeslat standardní značky, abyste získali podpisy, tituly, iniciály, názvy společností, texty, čísla, jména a další.
- Kresba: Toto pole umožňuje podepisujícím a odesílatelům nahrávat podepisující osoby a obrázky přímo do dokumentu.
DocuSign také nabízí integrace cloudového úložiště, automatické umisťování značek, PowerForms a doplňkové dokumenty v této části.
#2. Datová pole
Pokročilé možnosti ověřování v terénu DocuSign automatizují obchodní logiku a zjednodušují proces pro signatáře. DocuSign můžete hladce integrovat s jinými aplikacemi a předvyplnit formuláře.
- Plná funkčnost formulářů: Navrhujte formuláře tak, jak chcete, pomocí výkonných funkcí formulářů, které zahrnují zaškrtávací políčka, rozevírací značky, text, pole měn, číselná pole, přepínače atd.
- Datová pole třetích stran: Svá pole můžete propojit s daty ze služeb třetích stran. Data se automaticky aktualizují ze systému třetí strany do dokumentu a naopak, což eliminuje náročnou práci.
- Ověření dat: Omezte typ dat zadávaný do zvoleného pole, abyste minimalizovali transakce, které nejsou v pořádku. Tím se odstraní chyby při opětovném odesílání dokumentů a zadávání dat. Obsahuje e-mail, telefonní číslo, 9místné PSČ, text, datum, 5místné PSČ, maskování regulárních výrazů a číslo sociálního pojištění.
- Formátování polí a logika: Podmíněná pole můžete použít ke skrytí dat a jejich odhalení v případě potřeby. Hodnoty se počítají dynamicky s vypočítanými poli na základě vstupů do ostatních polí. Uzamčená pole navíc zabezpečují data a propojená pole zajišťují, že se všechny změny projeví v podobných polích.
- Značky polí a dokumentů: DocuSign umožňuje upravovat určitá pole. Může spravovat požadavky a měnit provedené iniciály. Díky historii transakcí můžete sledovat všechny změny.
#3. Pracovní postup podepisování
DocuSign umožňuje určit a objednat počet podepisujících. Příjemcům můžete přidělit různé role a přístupy a budete mít kontrolu nad každým krokem.
Zahrnuje sériové, paralelní, smíšené směrování, hromadné odesílání, oprávnění příjemců, správné dokumenty, upomínky a upozornění, viditelnost dokumentů a šablony.
#4. Ověření podpisu
Díky více úrovním autentizace můžete zajistit, že podepisující jsou skuteční. Zvyšuje prahové hodnoty potřebné pro podepisující osoby, aby potvrdili svou identitu předtím, než jim bude udělen jakýkoli přístup k souborům.
Zahrnuje ověřování na základě e-mailu, ověřování přístupovým kódem, SMS, telefon, ověřování založené na znalostech, ověřování ID, ověřování třetí stranou a další.
#5. Zkušenosti s odesíláním a podepisováním
Odesílejte dokumenty snadno pomocí DocuSign a nechte svého zákazníka podepsat a odeslat dokument zpět během několika minut. DocuSign umožňuje rychlé a snadné odesílání a přihlašování.
Zahrnuje responzivní podepisování, SMS notifikace, offline podepisování a odesílání, mobilní aplikace, sdílený přístup, elastické podepisování, branding a další.
#6. Hlášení
Výkonné hlášení produktů vám velmi usnadní práci. Umožňuje správcům účtů a uživatelům DocuSign získat jasný přehled o účtu.
Obchodní statistiky jsou vždy dostupné a dostupné s přístupem v reálném čase a rozšiřitelnými plánovanými výkazy. Zahrnuje stav v reálném čase, statistiky podepisování, export dat, dokument, přehledy účtů a další.
DocuSign navíc nabízí širokou škálu funkcí, jako je dodržování předpisů, doplňkové služby, archivace a uchovávání dokumentů, dostupnost, zabezpečení, mezinárodní správa, zásady hesel a další.
Dropbox Sign vs. DocuSign
Oba nástroje elektronického podpisu nabízejí podobný výstup. Nakonec odešlete dokument k podpisu klientovi pomocí nástroje. Hlavní rozdíly, které si můžeme představit mezi DocuSign a Dropbox Sign, jsou jejich funkce, ceny a podpora. Podívejme se, jak se od sebe oba liší v několika bodech.
Dropbox SignDocuSignUmožňuje integraci do vyšších plánůUmožňuje integraci do každého plánuMá standardní funkceMá pokročilé funkceVhodnější pro malé podnikyVhodnější pro střední a velké podnikyDropbox Sign je levnějšíDocuSign je dražšíOmezený počet šablon Opakovaně použitelné šablony na vybraných plánechNení mít možnost správy kontaktůMůžete spravovat kontaktyŽádná možnost porovnávání dokumentůMůžete porovnávat dokumentyNemůžete si naplánovat čas sdílení souborůMůžete si naplánovat čas odesílání souborůUživatelé a odesílatelé mohou odesílat a podepisovat dokumenty ve 22 různých jazycích Můžete odesílat dokumenty ve 14 různých jazycích a vaši příjemci se mohou přihlásit ve 44 různých jazycích Jediným kliknutím můžete posílat dokumenty velkému seznamu příjemců ve vyšších plánech. webovou podporu
Závěrečná slova
Oba nástroje eSignature, Dropbox Sign a DocuSign, mají vynikající funkce, které mohou být přínosem pro různé typy podniků. Dropbox Sign je skvělá volba pro malé podniky, protože je cenově dostupnější a má standardní funkce, které můžete potřebovat. Pokud ale potřebujete více funkcí a máte větší firmu, možná budete chtít vyzkoušet DocuSign.
Pokud tedy chcete vědět, jak mohou tyto nástroje prospět vašemu podnikání, vyzkoušejte je sami. Vyzkoušení nástrojů vám pomůže určit, co je pro váš případ použití lepší.
Skvělá věc je, že oba nástroje mají bezplatné zkušební možnosti, které vám pomohou rychle začít a rozhodnout se, který z nich vám vyhovuje více.
Dále můžete zkontrolovat, jak přidat podpis do dokumentu aplikace Word.