Proč plýtvat drahocenným časem a finančními prostředky na tisk, skenování a faxování dokumentů, když existuje efektivnější alternativa v podobě digitálního podpisu?
V současné době, kdy se práce stále více přesouvá do online prostředí, se digitální podpis stal nepostradatelným nástrojem pro společnosti, které působí na mezinárodním trhu. Elektronické podpisy nabízejí vysokou úroveň zabezpečení a mají právní platnost, což umožňuje firmám uzavírat dohody rychle a efektivně v digitálním prostoru.
V minulosti podniky po celém světě vynakládaly obrovské sumy peněz a času na zpracování papírových dokumentů. Nicméně, to není jediná nevýhoda fyzických dokumentů. Chybí jim také potřebné zabezpečení. Mohou se snadno ztratit, poškodit, padělat nebo s nimi manipulovat.
Naše obchodní potřeby se v digitální éře neustále vyvíjejí. Proto se zdá, že jedinou správnou cestou vpřed je nahradit papírové dokumenty moderními a efektivními digitálními řešeními.
Co jsou elektronické podpisy?
Elektronické podpisy představují digitální ekvivalent tradičních ručních podpisů. I když úspora času je jednou z hlavních výhod elektronických podpisů v dnešní uspěchané době, není to jediná jejich výhoda.
Jsou praktické, bezpečné a mají právní váhu. Ve skutečnosti nabízejí vyšší úroveň zabezpečení než tradiční podpisy, což minimalizuje rizika a chrání zájmy jednotlivců i firem.
Jak fungují digitální podpisy
Když podepisujete dokument prostřednictvím poskytovatele digitálního podpisu, tento poskytovatel využívá matematický algoritmus v rámci protokolu PKI (infrastruktura veřejných klíčů) k vygenerování dvojice klíčů – soukromého a veřejného.
Digitální podpis se vytvoří pomocí vašeho soukromého klíče, ať už píšete nebo kreslíte. Jak se ale vytváří samotný soukromý klíč?
Matematický algoritmus vezme vaše data a vytvoří z nich tzv. hash. Tato data se následně zašifrují a výsledkem je váš soukromý klíč, který v podstatě představuje váš elektronický podpis.
Když příjemce obdrží dokument, má k dispozici kopii vašeho veřejného klíče. Jak ale ověří, že podpis je skutečně váš a je platný? Veřejný klíč mu pomáhá porovnat hodnoty hash a dešifrovat data, aby se ověřila autenticita elektronického podpisu. Pokud se hodnoty neshodují, znamená to, že elektronický podpis není platný.
Digitální podpisy jsou také doprovázeny elektronickými certifikáty, které obsahují osobní údaje, jako je jméno, e-mailová adresa a další relevantní informace, což pomáhá potvrdit, že elektronický podpis skutečně patří vám.
Právní aspekty digitálních podpisů
Poskytovatelé řešení pro elektronické podpisy využívají protokol PKI a šifrování dat, aby zajistili soukromí uživatelů. V zájmu dodržování právních předpisů dbají na to, aby dodržovali zákony o elektronických podpisech, které stanovuje zákon o elektronických podpisech v globálním a národním obchodu.
Kromě toho splňují několik průmyslových standardů, jako je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), Mezinárodní norma pro informační bezpečnost (ISO 27001) a Systémová a organizační kontrola (SOC) podle AICPE.
Tato pravidla a předpisy zajišťují, že digitální podpisy jsou právně závazné. Je však důležité si uvědomit, že regulační požadavky se mohou v jednotlivých zemích lišit.
Příklady využití elektronických podpisů
Digitální podpisy využívají několik vrstev šifrování, aby se minimalizovala ztráta dat a vyloučila možnost ztráty, manipulace nebo padělání dokumentů. S ohledem na tyto výhody uvádíme několik příkladů, jak elektronické podpisy pomáhají zvýšit produktivitu týmů:
| Týmy | Využití |
| HR | Nástup nových zaměstnanců, hodnocení výkonu, smlouvy NDA |
| Prodej a marketing | Daňové formuláře, kupní smlouvy, smlouvy s dodavateli |
| Právní oddělení | NDA, smlouvy, dodržování předpisů, vzdání se práv |
| Účetnictví | Daňové formuláře, kupní smlouvy, faktury |
| IT | Výkazy výdajů, schvalování zásad |
| Finance | Smlouvy, návrhy, objednávky, nabídky |
| Nákup | Převod majetku, žádosti o změny |
I když digitální podpisy nacházejí uplatnění ve všech průmyslových odvětvích a podnicích různé velikosti a typu, podívejme se na specifické případy použití v několika odvětvích:
- Pojišťovnictví
- Realitní trh
- Výroba
- Zdravotnictví
- Vysoké školství
- Neziskové organizace
- Maloobchod
- IT/Technologie
- Reklama
- Vládní úřady
Všechna výše uvedená odvětví mohou těžit z elektronických podpisů, které jim pomáhají v procesech jako je nástup nových zaměstnanců, správa zaměstnanců, distribuce dodavatelského řetězce, fakturace, vytváření nabídek, návrhů a smluv.
Digitální podpisy s PandaDoc
Jak si vybrat jednoho z mnoha poskytovatelů elektronických podpisů na trhu? Zvláště když výběr poskytovatele, který není v souladu se zákonem, může vést k právním problémům pro vás i vaši firmu.
Zvažte PandaDoc, jednoho z předních poskytovatelů digitálních podpisů, kterému důvěřuje více než 50 000 uživatelů. Díky dodržování standardů SOC, GDPR a PKI AICPE zajišťuje, že vaše podpisy jsou bezpečné a právně závazné.
Navíc, díky svým pokročilým funkcím, vám PandaDoc může pomoci se všemi procesy správy dokumentů, od digitálních podpisů až po správu životního cyklu smluv (CLM), na rozdíl od jiných základních nástrojů.
Díky softwaru pro automatizaci dokumentů typu vše v jednom můžete ušetřit čas a náklady a zároveň budovat smysluplné vztahy se svými zákazníky.
PandaDoc: Klíčové funkce
Kromě uživatelsky přívětivého rozhraní, vynikající zákaznické podpory a široké škály integrací je PandaDoc známý také díky následujícím funkcím:
Nabízí neomezené bezplatné podpisy
PandaDoc vám umožňuje podepisovat dokumenty elektronicky, kdekoli jste! Můžete tak uzavřít důležité obchody několika kliknutími a současně mít jistotu, že vaše data jsou v bezpečí. Platforma také nabízí mobilní aplikaci, která vám umožní mít proces správy životního cyklu smlouvy pod kontrolou.
PandaDoc tvrdí, že je jedinou platformou pro elektronické podpisy, která vám umožňuje nahrávat a podepisovat neomezené množství dokumentů v rámci svého bezplatného plánu!
Prioritizuje soukromí a zajišťuje soulad s právními předpisy
PandaDoc je kompatibilní s UETA, ESIGN a HIPAA. To znamená, že nejen dokumenty podepsané prostřednictvím PandaDoc splňují právní požadavky vymahatelné ve vaší zemi, ale také chrání vaše individuální právo na soukromí.
Kromě toho je PandaDoc certifikován AICPA SOC 2 Type II. To znamená, že splňuje kritéria služeb stanovená Americkým institutem certifikovaných veřejných účetních (AICPA). Proč je to důležité?
Společnosti, které nakládají s velkým množstvím důvěrných a citlivých osobních údajů, musí splňovat určitý soubor kritérií, aby zajistily důvěrnost, integritu a bezpečnost dat svých klientů.
A to není vše!
Zaručuje pokročilé zabezpečení
Když podepíšete dokument pomocí PandaDoc, získáte elektronický certifikát, který potvrdí jeho legitimitu. Elektronický certifikát vám umožní získat přístup ke jménu příjemce, podpisu, ověřené e-mailové adrese a IP adrese. Kromě toho bude obsahovat také datum a čas podpisu dokumentu.
U souborů PDF poskytuje PandaDoc zvýšenou úroveň zabezpečení prostřednictvím soukromého šifrovacího klíče, který ověřuje pravost dokumentu.
Podporuje různé typy souborů
Pokud byste museli používat jinou platformu pro každý typ souboru, který potřebujete podepsat, ztratili byste spoustu času. Ale to se nestane!
S PandaDoc můžete podepisovat soubory ve formátech PDF, JPG nebo DOCX a sjednotit je do jednoho pracovního postupu. PandaDoc podporuje následující typy obsahu: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG a PNG.
Pomáhá automaticky sledovat elektronický podpis
PandaDoc klade bezpečnost dat na první místo, a proto nabízí funkci automatického sledování elektronického podpisu. Pro každý podepsaný dokument je k dispozici zabudovaný záznam auditu, který vám pomůže zjistit, kdo dokument zobrazil, přistoupil k němu nebo jej podepsal.
To je zvláště užitečné, když současně zpracováváte podepisování více dokumentů. Funkce automatického sledování vám umožní mít vše pod kontrolou a získat 360stupňový pohled na dění.
Díky funkci historie verzí PandaDoc můžete snadno přepínat mezi různými verzemi vašich dokumentů. Vždy budete vědět, kdo a kde provedl změny.
Klíčové funkce PandaDoc
Pro podniky, které chtějí zefektivnit pracovní procesy s dokumenty, zkrátit dobu uzavření obchodu a zlepšit návratnost investic, je PandaDoc víc než jen platforma pro elektronické podpisy. Zde je důvod:
#1. Podepisování a sledování
- Povolení podpisu v objednávce: Pokud vaše smlouvy nebo návrhy vyžadují více podpisů, je tato funkce velmi užitečná. Můžete si vybrat příjemce, přiřadit jim role (odesílatel, klient, signatář), umístit je do správného pořadí a celou distribuci automatizovat. PandaDoc odešle e-mailové upozornění, když je na řadě někdo podepsat. A vy nemusíte celý proces sledovat manuálně.
- Odeslání žádosti o podpis: Chcete získat podpis od někoho z vaší společnosti nebo klienta? PandaDoc vám umožňuje odesílat žádosti a můžete to také automatizovat několika kliknutími.
- Sledování dokumentů: Chcete vědět, zda někdo dokument podepsal nebo ne? Jakmile se tak stane, obdržíte upozornění. Kromě toho vám auditní záznam pomůže sledovat, kdo si prohlédl nebo podepsal dokument, který jste odeslali.
#2. Automatizovaný obsah
- Přidávání zástupných symbolů pro inteligentní obsah: Pomocí inteligentního obsahu můžete minimalizovat chyby a ušetřit čas při vytváření dokumentů. Nastavte zástupné symboly, které vám nebo vašemu týmu připomenou, co je třeba zahrnout. A vyberte předem vybrané položky pro vaše spolupracovníky, které chtějí přidat do konkrétních dokumentů/návrhů.
- Přizpůsobení obsahu: Posuňte svůj pracovní postup na vyšší úroveň s volbou podmíněného obsahu. Zde vytváříte šablony s pravidly, která vašim odesílatelům pomáhají generovat obsah, který je přizpůsoben potřebám vašeho klienta.
- Nastavení pravidel pro zlepšení sběru dat: Můžete také nastavit podmíněná pole, která příjemcům pomohou navigovat v dokumentu a snadno najít, co hledají. To výrazně zlepšuje kvalitu sběru vašich dat nebo personalizaci zákazníků.
#3. Pokročilé nabídky
- Přizpůsobení nabídek pro vaše klienty: Umožněte vašemu týmu vytvářet personalizované nabídky pro klienty a přitom neztratit důležité informace díky tvůrci nabídek.
- Nastavení konkrétní ceny: Můžete si vybrat mezi pevnou, opakující se nebo objemovou cenovou strategií a my vám pomůžeme přijímat platby prostřednictvím sítě ACH.
- Vložení produktových katalogů: Vytvořte si produktový katalog a vložte jej do svých nabídek, kdykoli to potřebujete.
- Seskupování produktů do balíčků: Můžete také vytvářet balíčky produktů, které pomohou zefektivnit prodej a usnadnit jejich sdílení.
S PandaDoc můžete také vytvořit pracovní prostor pro distribuci práce mezi týmy a spravovat členy týmu a jejich oprávnění. Navíc si můžete zobrazit historii verzí dokumentů pro lepší sledování a můžete v nich vyhledávat pomocí specifických filtrů.
Všechny tyto funkce PandaDoc jsou dostupné v rámci plánu Business nebo Enterprise. Pomohou transformovat vaše obchodní operace a zbavit se pracných a zastaralých postupů.
Ceny a plány
PandaDoc nabízí bezplatný plán, který vám umožňuje nahrávat a elektronicky podepisovat neomezené množství dokumentů.
Pokročilé funkce, jako je inteligentní obsah nebo pokročilý tvůrce nabídek, jsou však k dispozici pouze v rámci prémiových plánů. Podívejme se na cenové plány PandaDoc:
- Essentials: 19 dolarů na uživatele/měsíc při roční platbě, včetně skvělých funkcí jako je editor drag and drop, auditní záznam, více než 750 šablon a podpora 24/7.
- Business: 49 dolarů na uživatele/měsíc při roční platbě, s integrací CRM a Zapier, pracovními postupy schvalování, knihovnou obsahu a vlastním brandingem.
- Enterprise: Přizpůsobené ceny s obnovením, zámkem, neomezenými pracovními prostory, vlastními rolemi a přístupem k QES, nejbezpečnější formě elektronických podpisů.
Inteligentní obsah nebo Pokročilý tvůrce nabídek lze využít jako placené doplňky k vašim plánům.
Jak snadné je používání PandaDoc?
Můžete začít se 14denní bezplatnou zkušební verzí, abyste si ověřili, zda je PandaDoc vhodný pro vás a vaše obchodní potřeby. Jakmile se zaregistrujete, budete vyzváni, abyste vyzkoušeli služby elektronického podpisu nebo automatizovali svůj pracovní postup.
První z nich, jak už název napovídá, vám umožňuje nahrávat soubory (PNG, JPG, DOCX atd.) a podepisovat je. Druhá varianta vám může pomoci se správou životního cyklu smlouvy, vytvářením dokumentů, faktur, cenových nabídek a mnohem více!
Vše potřebné máte na dosah ruky
Díky mimořádně uživatelsky přívětivému rozhraní PandaDoc dále zjednodušuje práci pomocí levého navigačního menu. Zde najdete téměř vše, co potřebujete: dokumenty, šablony, formuláře, knihovnu obsahu, kontakty, doplňky a přehledy.
V sekci dokumenty uvidíte, která obnovení se blíží a kterým smlouvám brzy vyprší platnost, nebo můžete jednoduše vytvořit nový dokument.
Další na řadě je galerie šablon, která obsahuje více než 750 šablon v různých kategoriích, od formulářů přes faktury až po návrhy. Bez ohledu na to, do jakého odvětví vaše firma spadá, galerie šablon PandaDoc obsahuje konkrétní šablony, na kterých můžete stavět.
K dispozici jsou také formuláře, kde si můžete vybrat styl, který vám vyhovuje – neformální, moderní nebo jednoduchý! Vytvoření formuláře je stejně snadné jako vytvoření dokumentu pomocí editoru drag and drop PandaDoc, který vám umožňuje být rychlí a kreativní.
Pod formuláři najdete kromě doručené pošty, obchodu s doplňky a kontaktů také knihovnu obsahu, katalog a přehledy. Knihovna obsahu obsahuje bloky obsahu, které vám pomohou vytvářet vlastní šablony a urychlit proces tvorby dokumentů.
V katalogu si můžete jednoduše vytvořit katalog produktů. Můžete také využít pokročilé nástroje pro vytváření sestav PandaDoc, jako je historie verzí a auditní záznam, abyste měli přehled o svých dokumentech.
Odesílejte bezchybné návrhy během několika minut
Na domovské obrazovce můžete také sledovat svou aktivitu i aktivitu probíhající ve vašem pracovním prostoru! Pokud chcete poslat rychlou nabídku/dokument/smlouvu/fakturu, vyberte šablonu, přizpůsobte ji a přidejte příjemce – a můžete vyrazit. Tak jednoduché je používání PandaDoc.
Můžete přidat další bloky obsahu (jak vidíte vpravo), od textu přes tabulky až po multimédia. Níže můžete také nastavit vyplnitelná pole pro příjemce. Pokud chcete lépe pochopit, jak PandaDoc využít ve svůj prospěch, můžete si také vyžádat demo s týmem PandaDoc.
Závěr
Díky svému komplexnímu přístupu, snadnému rozhraní a podpoře živého chatu, PandaDoc získává dobré hodnocení. Editor drag and drop je velkou výhodou a ve spojení s dedikovanými funkcemi podepisování a nástroji pro přizpůsobení PandaDoc zkracuje dobu uzavření obchodu o 28 %.
Pokud jste stále skeptičtí, doporučujeme vám vyzkoušet bezplatnou funkci eSign, která je ideální pro začínající podniky, malé firmy a jednotlivce. Pokud se vám líbí to, co používáte, můžete vždy využít 14denní zkušební verzi a přejít na plán, který vám lépe vyhovuje.
Dále můžete prozkoumat i některá špičková řešení elektronického podpisu pro osobní i obchodní dokumenty.