Snadný digitální podpis – Objevte sílu PandaDoc –

Proč ztrácet čas a peníze tiskem, skenováním a faxováním dokumentů, když stačí použít digitální podpis?

Vzhledem k tomu, že povaha práce je vzdálenější než kdy dříve, digitální podpis se stal klíčovým pomocníkem společností podnikajících přes hranice. Digitální podpisy jsou bezpečné a právně závazné a umožňují podnikům rychle a virtuálně podepisovat nové smlouvy.

Před eSignatures podniky po celém světě strávily obrovské množství času a peněz vyřizováním papírování. To ale není jediný problém fyzických dokumentů: také jim chybí zabezpečení. Mohou se snadno ztratit, poškodit, padělat nebo s nimi manipulovat.

Navíc se naše obchodní potřeby v digitální éře neustále vyvíjejí. Nahrazení papírování efektivními a efektivními digitálními řešeními se zdá být jedinou cestou vpřed.

Co jsou elektronické podpisy?

Elektronické podpisy jsou digitální alternativou k vlastnoručním podpisům. Ačkoli úspora času může být jednou z největších výhod elektronických podpisů v dnešním uspěchaném světě, není to jediná.

Jsou pohodlné, bezpečné a právně závazné. Ve skutečnosti poskytují větší zabezpečení než tradiční podpisy, čímž minimalizují riziko a chrání individuální a obchodní zájmy.

Jak fungují digitální podpisy

Když podepisujete dokument pomocí poskytovatele řešení digitálního podpisu, poskytovatel používá matematický algoritmus v rámci protokolu PKI (infrastruktura veřejných klíčů) ke generování dvou klíčů: soukromého a veřejného.

Když podepisujete dokument psaním nebo kreslením, digitální podpis je vytvořen pomocí vašeho soukromého klíče. Jak se vytváří soukromý klíč?

Matematický algoritmus začne pracovat, vezme vaše data a vytvoří něco, čemu se říká hash. Tato data zašifruje a výsledným produktem je váš soukromý klíč, což je v podstatě váš elektronický podpis.

Když váš příjemce obdrží dokument, má kopii vašeho veřejného klíče. Jak ale ověří, že je podpis váš nebo platný? Veřejný klíč jim pomáhá porovnávat hodnoty hash a dešifrovat tato data za účelem ověření pravosti elektronického podpisu. Pokud se hodnoty neshodují, znamená to, že elektronický podpis je neplatný.

Digitální podpisy jsou také podloženy elektronickými certifikáty, které obsahují osobní údaje, jako je jméno, e-mailová adresa a místo, pro ověření a potvrzení, že elektronický podpis je skutečně váš.

Jak jsou digitální podpisy v souladu se zákonem

Poskytovatelé řešení eSignature používají protokol PKI a šifrování dat k zajištění soukromí. Aby zůstali v souladu s právními předpisy, zajistí, aby dodržovali zákony o elektronických podpisech stanovené zákonem o elektronických podpisech v globálním a národním zákoně o obchodu.

Kromě toho dodržují několik průmyslových standardů, jako je General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) a System and Organizations Control (SOC) podle AICPE.

Tato pravidla a předpisy umožňují, aby byly digitální podpisy právně závazné. Mějte však na paměti, že regulační požadavky se v jednotlivých zemích liší.

Případy použití elektronických podpisů

Digitální podpisy využívají více vrstev šifrovací technologie, aby byla zajištěna minimální ztráta dat a eliminována možnost ztráty, manipulace nebo padělání dokumentu. S ohledem na tyto výhody uvádíme několik případů použití pro týmy, kde elektronické podpisy pomáhají zvýšit produktivitu:

Týmy PoužíváHROnboarding, hodnocení výkonu, smlouvy NDA atd. Prodej a
MarketingDaňové formuláře, kupní smlouvy, smlouvy s dodavatelem/zplnomocněním atd.Právní NDA, smlouvy, dodržování předpisů, zřeknutí se atd.ÚčetnictvíDaňové formuláře, kupní smlouvy, smlouvy s dodavatelem/zplnomocněním atd. Faktury IT, výkazy výdajů, schválení vedení zásad atd. .FinanceSmlouvy, návrhy, objednávky, nabídky, speciální nabídky, formuláře uvolnění a odhlášení PR atd.ProcurementPřevod aktiv, schválení schválení, žádosti o změnu systému atd.

Zatímco digitální podpis funguje pro všechna průmyslová odvětví a podniky všech velikostí a typů, pojďme se rychle podívat na průmyslové případy použití elektronických podpisů:

• Pojištění
• Nemovitosti
• Výrobní
• Zdravotní péče
• Vysokoškolské vzdělání
• Neziskový
• Maloobchodní
• IT/technologie
• Reklamní
• Vládní útvary

Všechna výše uvedená odvětví mohou využít elektronické podpisy, které jim pomohou s nástupem, správou zaměstnanců a zásad, distribucí dodavatelského řetězce, fakturami, nabídkami, návrhy, NDA a smlouvami.

Digitální podpisy s PandaDoc

Jak byste si měli vybrat jednoho z mnoha poskytovatelů elektronického podpisu na trhu? Zvláště když, pokud si nevybíráte poskytovatele, který je v souladu se zákonem, můžete vystavit sebe a svou firmu právním problémům.

Zvažte PandaDoc, jednoho z předních poskytovatelů digitálních podpisů, kterému důvěřuje více než 50 000 uživatelů. Díky souladu se SOC, GDPR a PKI AICPE zajišťuje, že vaše podpisy jsou bezpečné a právně závazné.

Navíc vám může pomoci se všemi procesy správy dokumentů, od digitálních podpisů až po správu životního cyklu smluv (CLM), díky svým pokročilým funkcím, na rozdíl od jiných základních nástrojů.

Díky softwaru pro automatizaci dokumentů typu vše v jednom můžete ušetřit čas a náklady a zároveň budovat smysluplné vztahy se svými zákazníky.

PandaDoc: Základní funkce

Kromě intuitivního rozhraní, vynikající zákaznické podpory a široké škály integrací je PandaDoc dobře známý z těchto důvodů:

Nabízí neomezené bezplatné podpisy

PandaDoc vám umožňuje elektronické podepisování dokumentů na cestách! Důležité obchody můžete uzavřít několika kliknutími a přitom zajistit, aby vaše data byla v bezpečí. Mají také mobilní aplikaci, která vám umožní zůstat na vrcholu procesu správy životního cyklu smlouvy.

PandaDoc však tvrdí, že je jedinou platformou elektronického podpisu, která vám umožňuje nahrávat a podepisovat neomezený počet dokumentů v jejich bezplatném plánu!

Upřednostňuje soukromí a zajišťuje soulad s právními předpisy

PandaDoc je kompatibilní s UETA, ESIGN a HIPAA. To znamená, že nejen dokumenty podepsané PandaDoc splňují právní požadavky vymahatelné ve vaší zemi. Ale také chrání vaše individuální právo na soukromí.

PandaDoc má navíc certifikaci AICPA SOC 2 Type II. To znamená, že odpovídá kritériím služeb stanoveným Americkým institutem certifikovaných veřejných účetních (AICPA). Proč je to důležité?

Když společnosti nakládají s velkým množstvím důvěrných informací, které jsou citlivé nebo osobně identifikovatelné, musí splnit určitý soubor kritérií pro zachování důvěrnosti, integrity a bezpečnosti dat svých klientů.

Nicméně je toho víc!

Zaručuje pokročilé zabezpečení

Když podepíšete dokument pomocí PandaDoc, poskytne vám elektronický certifikát k ověření, že je dokument legitimní. Elektronický certifikát vám pomůže získat přístup ke jménu příjemce, podpisu, ověřené emailové adrese a IP adrese. Navíc bude mít také podepsané datum a časové razítko dokumentu.

U souborů PDF zajišťuje PandaDoc zvýšenou úroveň zabezpečení poskytnutím soukromého šifrovacího klíče k ověření pravosti dokumentu.

Podporuje různé typy souborů

Pokud byste si pro každý jiný typ souboru, který potřebujete podepsat, museli vybrat jinou platformu, ztratili byste spoustu času. To taky za nic!

Pomocí PandaDoc můžete podepisovat soubory PDF, JPG nebo DOCX a zefektivnit je do jediného jednotného pracovního postupu. PandaDoc podporuje následující typy obsahu: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG a PNG.

Pomáhá automaticky sledovat elektronický podpis

PandaDoc klade zabezpečení dat na první místo, a proto mají funkci automatického sledování eSignature. U každého podepsaného dokumentu je k dispozici vestavěný auditní záznam, který vám pomůže zjistit, kdo a kdy dokument zobrazil, přistupoval k němu nebo jej podepsal.

To je zvláště užitečné, když zpracováváte podepisování více dokumentů současně. Funkce automatického sledování vám může pomoci mít vše pod kontrolou a získat 360-násobný pohled na vše, co se děje.

S funkcí historie verzí PandaDoc budete moci přepínat mezi různými verzemi vašich dokumentů. Vždy budete vědět, kdo a kde provedl změny.

Nejlepší funkce PandaDoc

Pro podniky, které chtějí zefektivnit své pracovní toky s dokumenty, zkrátit uzávěrku a zlepšit návratnost investic, je PandaDoc více než jen jednoduchá platforma pro elektronické podpisy. Zde je důvod:

#1. Podepisování a sledování

• Povolit podpis objednávky: Pokud vaše smlouvy nebo návrhy vyžadují více podpisů, je to velmi užitečné. Můžete si vybrat příjemce, přiřadit jim role (odesílatel, klient, signatář), umístit je do správného pořadí a celou distribuci automatizovat. PandaDoc odešle e-mailové upozornění, když je na někom řada podepsat. A proces nemusíte přehlížet ručně.
• Odešlete žádost o podpis: Chcete podpis od někoho z vaší společnosti nebo klienta? PandaDoc vám umožňuje odesílat požadavky a můžete to také automatizovat pomocí několika kliknutí.
• Sledování dokumentů: Chcete vědět, zda někdo podepsal dokument nebo ne? Až se tak stane, obdržíte oznámení. Navíc vám auditní stopa pomůže sledovat, kdo si prohlížel nebo podepsal dokument, který jste odeslali.

#2. Automatizovaný obsah

• Přidejte zástupné symboly pro inteligentní obsah: Pomocí inteligentního obsahu můžete minimalizovat chyby a ušetřit čas při vytváření dokumentů. Nastavte zástupné položky, které vám nebo vašemu týmu připomenou, co zahrnout. A vyberte předem vybrané položky pro své spoluhráče, které chcete přidat ke konkrétním dokumentům/návrhům.
• Přizpůsobte si obsah: Posuňte svůj pracovní postup na další úroveň výběrem podmíněného obsahu. Zde vytváříte šablony, které mají pravidla, která vašim odesílatelům pomáhají generovat obsah, který je přizpůsoben potřebám vašeho klienta.
• Nastavení pravidel pro zlepšení shromažďování dat: Můžete také nastavit podmíněná pole, která příjemcům pomohou procházet dokumentem a snadno najít, co hledají. To výrazně zlepšuje kvalitu shromažďování vašich dat nebo personalizaci zákazníků.

#3. Pokročilé nabídky

• Přizpůsobte nabídky svým klientům: Nechte svůj tým vytvořit personalizované nabídky pro klienty, aniž by vám chyběly důležité informace s tvůrcem nabídek.
• Nastavení konkrétní ceny: Můžete si vybrat mezi pevnou, opakovanou nebo objemovou cenovou strategií a my vám pomůžeme přijímat platby prostřednictvím sítě ACH.
• Vložení produktových katalogů: Vytvořte produktový katalog a vložte jej do svých nabídek pokaždé, když to potřebujete.
• Seskupení produktů do balíčku: Můžete také vytvořit balíčky produktů, které pomohou zefektivnit prodej a usnadnit je sdílení.

Pomocí PandaDoc můžete také vytvořit pracovní prostor pro distribuci práce mezi týmy a správu členů týmu a oprávnění, která mají. Navíc si můžete prohlížet historii verzí dokumentů, abyste je mohli lépe sledovat, a můžete je vyhledávat pomocí specifických filtrů.

Všechny tyto funkce PandaDoc jsou dostupné s plánem Business nebo Enterprise. Pomohou transformovat vaše obchodní operace a zbavit se pracných a archaických postupů.

Ceny a plány

PandaDoc přichází s bezplatným plánem, který vám umožňuje nahrávat a eSign neomezený počet dokumentů.

Jeho pokročilé funkce, jako je inteligentní obsah nebo pokročilý tvůrce nabídek, jsou však k dispozici pouze jako součást prémiových plánů. Pojďme se podívat na cenové plány nabídek PandaDoc:

• Essentials: 19 $ za uživatele/měsíc účtováno ročně, což umožňuje vynikající funkce, jako je drag and drop editor, audit trail, 750+ šablon, podpora 24×7
• Podnikání: 49 ₹ za uživatele měsíčně účtováno ročně, což umožňuje integraci CRM a Zapier, pracovní postupy schvalování, knihovnu obsahu a vlastní branding
• Enterprise: Přizpůsobené ceny s obnovením, zamykáním, neomezenými pracovními prostory, vlastními rolemi a přístupem k QES, nejbezpečnější formě elektronických podpisů

Smart Content nebo Advanced Quote Builder lze využít jako placené doplňky k vašim plánům.

Jak snadné je použití PandaDoc?

Můžete začít se 14denní bezplatnou zkušební verzí, abyste zjistili, zda PandaDoc funguje pro vás a vaše obchodní potřeby. Jakmile se zaregistrujete, budete vyzváni, abyste vyzkoušeli služby elektronického podepisování nebo zautomatizovali svůj pracovní postup.

První z nich, jak název napovídá, umožňuje nahrávat soubory (PNG, JPG, DOCX atd.) a podepisovat je. Zatímco druhý vám může pomoci se správou životního cyklu smlouvy, vytvářením dokumentů, faktur, cenových nabídek a ještě mnohem více!

Najděte vše, co potřebujete, na dosah ruky

S extrémně snadno použitelným rozhraním PandaDoc dále zjednodušuje věci díky své levé navigační nabídce. Zde najdete téměř vše, co potřebujete vidět – dokumenty, šablony, formuláře, knihovnu obsahu, kontakty, doplňky a sestavy.

V části dokumenty uvidíte, která obnovení se chystají a kterým smlouvám brzy vyprší platnost, nebo jednoduše vytvořte nový dokument.

Další na řadě je galerie šablon, která obsahuje více než 750 šablon v různých kategoriích, od formulářů přes faktury až po návrhy. Bez ohledu na typ odvětví, do kterého vaše podnikání spadá, galerie šablon PandaDoc jistě obsahuje konkrétní šablony, na kterých můžete stavět.

Najdete zde také formy a můžete si vybrat typ, který vám vyhovuje, mezi ležérním, moderním a jednoduchým! Vytvoření formuláře je stejně snadné jako vytvoření dokumentu pomocí přetahovacího editoru PandaDoc, který vám umožní být rychlý a kreativní.

Pod formuláři najdete kromě doručené pošty, obchodu s doplňky a kontaktů také knihovnu obsahu, katalog a přehledy. Knihovna obsahu obsahuje bloky obsahu, které vám mohou pomoci vytvářet vlastní šablony a vést k rychlému vytváření dokumentů.

Pokud jde o katalog, tam si můžete vytvořit katalog produktů v jednoduchých krocích. Můžete také použít pokročilé nástroje pro vytváření sestav PandaDoc, jako je historie verzí a auditní záznam, abyste měli přehled o svých dokumentech.

Odešlete bezchybné návrhy během několika minut

Na domovské obrazovce můžete také zůstat v obraze o své aktivitě i o aktivitě probíhající ve vašem pracovním prostoru! Pokud chcete poslat rychlou nabídku/dokument/smlouvu/fakturu, vyberte šablonu, přizpůsobte ji a přidejte příjemce, a můžete jít. Tak snadno se PandaDoc používá.

Můžete přidat další bloky obsahu (jak vidíte vpravo) od textu přes tabulky až po multimédia. Níže můžete také nastínit vyplnitelná pole pro příjemce. V případě, že chcete pochopit, jak jej nejlépe využít ve svůj prospěch, můžete si také vyžádat demo s týmem PandaDoc.

Závěr

Díky svému přístupu vše v jednom, snadnému rozhraní a podpoře živého chatu si PandaDoc dělá několik skvělých bodů. Editor drag-and-drop je kreativní výhodou a ve spojení se specializovanými podepisovacími příkazy a nástroji pro přizpůsobení PandaDoc prodlužuje zavírací dobu o 28 %.

Pokud jste stále skeptičtí, doporučujeme vám vyzkoušet navždy bezplatnou funkci eSign, která je ideální pro začínající podniky, malé podniky a jednotlivce. Pokud se vám líbí to, co používáte, můžete vždy využít 14denní zkušební verzi a přejít na plán, který vám lépe vyhovuje.

Dále můžete také prozkoumat některá špičková řešení elektronického podpisu pro osobní až obchodní dokumenty.