Podokno čtení v Outlooku – neboli podokno náhledu – zobrazuje text zprávy, kterou jste vybrali, takže nemusíte otevírat skutečnou zprávu, abyste s ní mohli pracovat. Zde je návod, jak upravit podokno čtení tak, aby vyhovovalo vašim potřebám.
Outlook obsahuje několik různých podoken, včetně těch, které vidíte ve výchozím nastavení – například podokno Navigace – a dalších, se kterými se nemusíte příliš obtěžovat – jako podokna Úkoly a Lidé. Každý z nich je navržen tak, aby usnadnil hledání, prohlížení a správu věcí v Outlooku. V několika článcích se na tyto panely podíváme a ukážeme vám, jak k nim přistupovat, pracovat s nimi a přizpůsobovat je. A začínáme podoknem čtení.
Podokno čtení je ve výchozím nastavení povoleno. Když kliknete na zprávu v libovolné složce, v podokně se zobrazí obsah této zprávy spolu se základními ovládacími prvky pro odpověď a přeposlání zprávy.
Ve výchozím nastavení Outlook zobrazuje podokno čtení napravo od složek a zpráv, ale můžete to změnit v nabídce Zobrazit > Podokno čtení.
Vaše možnosti jsou změnit pozici na „Dolní“ (takže Outlook zobrazuje pod zprávami podokno čtení) nebo „Vypnuto“, čímž podokno pro čtení skryje. Tyto možnosti se vztahují na podokno Čtení bez ohledu na to, v jaké složce se nacházíte, takže nemůžete nastavit jiné nastavení umístění pro různé složky.
Nastavení podokna na „dole“ znamená, že ve složce uvidíte méně zpráv, ale v podokně pro čtení uvidíte více podrobností o této zprávě a více jejího obsahu. Toto byl tradiční pohled před příchodem širokoúhlých monitorů a mnoho lidí jej stále upřednostňuje.
Nastavení podokna na „Vypnuto“ maximalizuje počet položek, které můžete vidět ve složce, ale nevidíte žádný obsah pošty. Toto je užitečná možnost, pokud odstraňujete poštu, zejména pokud ji používáte ve spojení s funkcí Zobrazit > Náhled zprávy.
Ve standardním zobrazení složek je náhled zpráv vypnutý. To znamená, že vidíte pouze informace zobrazené ve sloupcích ve složce – Komu, Od, Předmět, Přijato atd. Pokud ale nastavíte Náhled zprávy na 1 řádek, 2 řádky nebo 3 řádky, uvidíte také 1, 2 nebo 3 řádky obsahu každé zprávy, aniž byste potřebovali podokno čtení. Někteří lidé toto nastavení milují; některým to připadá příliš nepřehledné. Budete s tím muset experimentovat, abyste viděli, co si myslíte.
Ale podokno pro čtení umí víc, než že zobrazuje obsah vaší zprávy. Také určuje, jak Outlook označí zprávy jako přečtené, a umožňuje vám procházet zprávami pomocí jediné klávesy. Ve výchozím nastavení Outlook označí e-mail jako „přečtený“, jakmile s ním strávíte pět sekund vybraným, ale můžete to změnit tak, že přejdete na Zobrazit > Podokno čtení a vyberete „Možnosti“.
Vzhledem k tomu, že se jedná o aplikaci Outlook, existují samozřejmě i jiné způsoby přístupu k těmto možnostem. Stejné možnosti můžete otevřít také v nabídce Soubor > Možnosti > Pošta > Podokno čtení (nebo Rozšířené > podokno čtení).
Ať zvolíte kterýkoli způsob, zobrazí se okno podokna čtení.
Po vybalení aplikace Outlook po pěti sekundách „Označí položky jako přečtené při zobrazení v podokně čtení“. Tento čas můžete změnit na cokoliv od nuly (tj. je označen jako přečtený okamžitě, když jej vyberete) až po 999 sekund. Pokud chcete, aby aplikace Outlook čekala déle než několik sekund, můžete upřednostnit druhou možnost, „Při změně výběru označit položku jako přečtenou“. Toto je situace buď/nebo: můžete Outlooku říct, aby označil položky jako přečtené po určité době, nebo můžete Outlooku říct, aby označil položky jako přečtené, když přejdete na jinou položku, ale ne obojí.
Další možnost, „Čtení jedním tlačítkem pomocí mezerníku“, je opravdu užitečná, pokud chcete navigovat pomocí klávesnice. Když se dostanete na zprávu, která je delší, než může zobrazit podokno čtení, můžete stisknout mezerník a posunout se o stránku v dané zprávě dolů. Když se dostanete na konec zprávy, stisknutím mezerníku se přesunete na další zprávu. To funguje dobře ve spojení s použitím šipek nahoru a dolů k procházení vaší složky – umožňují vám procházet složkou a mezerník vám umožňuje procházet vybranou zprávou.
Nakonec je zde možnost „Zapnout automatické čtení na celou obrazovku v orientaci na výšku“. Toto je pro uživatele tabletů, a pokud je zapnuto, když je váš tablet v orientaci na výšku, kliknutím na zprávu minimalizujete navigační panel, skryjete podokno čtení a zobrazíte vybranou zprávu přes celou obrazovku. Toto nebude fungovat, pokud zprávu vyberete pomocí šipek nahoru a dolů nebo mezerníku – pouze pokud zprávu vyberete pomocí trackpadu/myši nebo prstu.
Pokud nepracujete v orientaci na výšku a chcete pro prohlížení zpráv trochu více prostoru na obrazovce, můžete přepnout do režimu čtení kliknutím na ikonu ve spodní části okna aplikace Outlook.
Tím se minimalizují všechny ostatní připnuté panely – Navigace, Úkoly a Lidé – abyste se mohli soustředit na své zprávy. Panely můžete znovu zobrazit kliknutím na ikonu normálního režimu.
Podokno pro čtení vám také může pomoci číst zprávy, které jsou menší než obvyklé písmo, nebo pokud – jak jsme to občas dělali – jste brýle na čtení nechali doma. Pomocí ovládacího prvku Lupa ve spodní části podokna čtení zvětšete obsah (nebo jej zmenšete, pokud je příliš velký).
Můžete také přiblížit přidržením Ctrl a rolovacím kolečkem na myši. Funguje to na základě zprávy, takže pokud zvětšíte velikost jedné zprávy, úroveň přiblížení u další zprávy, kterou vyberete, bude stále 100 %.
Žádná z těchto možností však nefunguje, pokud je Zobrazit > Podokno čtení nastaveno na „Vypnuto“. Fungují pouze v případě, že je podokno čtení nastaveno na „Vpravo“ nebo „Dolů“.
Podokno čtení je jednoduchou, ale základní součástí aplikace Outlook se spoustou užitečných funkcí, které vám pomohou utvářet zážitek ze čtení tak, jak chcete. Pokud jste jej tradičně vypínali, možná je nyní vhodná chvíle jej znovu zapnout a zjistit, zda vám může pomoci zpříjemnit a zefektivnit váš pracovní postup.