Pokud na dokumentu spolupracujete s několika dalšími lidmi, vždy existuje možnost, že obsah, který chcete zůstat nedotčen, bude upraven. Chraňte se před lidskou chybou tím, že budete chránit konkrétní části dokumentu aplikace Word před úpravami.
Ochrana konkrétního obsahu v dokumentu aplikace Word
Takže se připravujete na odeslání dokumentu Word, ale chcete se ujistit, že určité části dokumentu zůstanou nedotčeny. Místo toho, abyste to nechali na důvěře, můžete využít funkci, která umožňuje, aby byly určité části vašeho obsahu pouze pro čtení, takže je nelze upravovat.
Nejprve pokračujte a otevřete dokument aplikace Word, který má být chráněn, a přejděte na kartu „Recenze“.
Dále klikněte na tlačítko „Omezit úpravy“.
Na pravé straně aplikace Word se zobrazí podokno „Omezit úpravy“. Zde zaškrtněte políčko „Povolit v dokumentu pouze tento typ úprav“.
Po zaškrtnutí si všimnete, že rozbalovací nabídka pod ním lze vybrat. Ujistěte se, že je v nabídce vybrána možnost „Žádné změny (pouze pro čtení)“. Také si všimnete nové možnosti „Výjimky“, ale k té se vrátíme později.
Nyní budete muset vybrat části dokumentu, pro které chcete úpravy povolit. Jakékoli části, které nevyberete, skončí jako pouze pro čtení. Pokračujte a vyberte text kliknutím a tažením myši přes text. Pokud máte konkrétní obsah ve dvou samostatných sekcích, které chcete ponechat otevřené pro úpravy, podržte klávesu Ctrl a klepejte a tažením přidejte do výběru.
Jakmile je text vybrán, vraťte se zpět do podokna „Omezit úpravy“ a zaškrtněte políčko „Všichni“ v části „Výjimky“. To umožňuje každému, kdo obdrží dokument, upravit obsah, který jste vybrali. Pokud jste ve firemní síti a chcete povolit pouze konkrétním lidem, aby mohli upravovat obsah, vyberte „Více uživatelů“ a zadejte jména uživatelů (všimněte si, že to vyžaduje přístup do centrálního síťového adresáře uživatelů).
Nakonec v části „Zahájit vynucování“ klikněte na „Ano, zahájit vynucování ochrany“.
Zobrazí se okno „Zahájit vynucování ochrany“ s varováním, že dokument není zašifrován, a proto je náchylný k uživatelům se zlými úmysly. Budete vyzváni k zadání hesla. Pokračujte a udělejte to a poté vyberte „OK“. Pokud jste vybrali konkrétní osoby, kterým chcete povolit úpravy, vyberte místo toho možnost „Ověření uživatele“.
Word nyní zvýrazní, stejně jako závorky, vybraný text. Toto je identifikátor pro uživatele, že se jedná o upravitelné sekce.
V pravém podokně si také všimnete nové možnosti, která vám umožní přeskakovat z upravitelné sekce do upravitelné sekce. Vše, co musíte udělat, je kliknout na „Najít další oblast, kterou mohu upravit“.
Možnost „Zobrazit všechny oblasti, které mohu upravit“ ukazuje na upravitelné sekce, jak název napovídá. Chcete-li z textu odstranit zvýraznění, zrušte zaškrtnutí políčka „Zvýraznit oblasti, které mohu upravit“.
Chcete-li odstranit omezení ochrany dokumentu, klikněte na „Zastavit ochranu“ ve spodní části podokna „Omezit úpravy“.
Nyní můžete bezpečně odeslat dokument ke spolupráci, aniž byste se museli starat o úpravu určitých částí, které by jinak měly zůstat nedotčeny.