Problémy se nevyhnutelně objeví v každém projektu, bez ohledu na to, jak důkladná jsou vaše opatření a jak efektivní je váš systém. Naštěstí existuje výkonný nástroj, který vám s určením problémů snadno pomůže – analýza kořenových příčin (RCA).
Zkušení projektoví a obchodní manažeři využívají metodu RCA k odhalení problémů, které negativně ovlivňují podnikání. Identifikace těchto problémů vám také pomůže vyvinout řešení a předejít tak opakování stejných chyb v budoucnosti.
Ať už jste zkušený manažer, vedoucí týmu, provozní specialista nebo teprve začínáte, měli byste se seznámit s metodou RCA a souvisejícími nástroji a šablonami.
Čtěte dále a objevte základní i pokročilé informace o RCA. Získáte také přístup k snadno použitelným šablonám pro analýzu kořenových příčin, které vám pomohou v průběhu vaší kariéry v projektovém managementu.
Co je analýza kořenových příčin?
RCA je systematický proces hledání základních příčin problémů a překážek, s cílem vyvinout vhodná řešení. Tento postup se zaměřuje na předcházení a řešení skutečných problémů, namísto pouhého maskování jejich projevů.
Váš tým může provádět analýzu RCA pomocí řady principů, metodologií a technik. Je důležité formalizovat tento proces, aby tým mohl efektivně využívat zdroje RCA k odhalení prvků, které způsobují problémy v jakémkoliv obchodním trendu, projektu či události.
Systém analýzy kořenových příčin vám pomůže odhalit hlavní důvody selhání nebo zastavení organizovaných procesů. Například zpracování požadavků zákaznické podpory, výroba zboží a další aktivity vždy čelí novým výzvám. V boji s těmito výzvami je vaším spojencem právě RCA a její dokumentace.
Téměř všechna průmyslová odvětví a obchodní aktivity využívají tento nástroj k odhalení hlubších problémů, které se skrývají za provozními nebo servisními procesy. Řešení stejného problému opakovaně je neefektivní. Proto je klíčové identifikovat skutečnou příčinu a pomocí techniky RCA ji jednou provždy odstranit.
Proč je analýza kořenových příčin důležitá?
#1. Snížení nákladů
Pokud nedostatečná údržba továrních strojů způsobuje poškození jejich pohyblivých částí, můžete se obrátit na výrobce s žádostí o výměnu. Pokud se to stává často, zvyšují se výrobní náklady. Místo toho můžete provést analýzu RCA, která odhalí hlavní příčinu poruch a ušetří tak čas i peníze.
#2. Odhalení nedostatků a hlavních příčin
Pokud se vaše firma zabývá vývojem produktů, služeb, procesů, technologií nebo systémů, provedení RCA před jejich uvedením na trh vám pomůže odhalit základní konstrukční chyby. Jakmile je opravíte a dodáte zákazníkům produkty či služby, získáte si jejich důvěru.
#3. Vývoj nástroje pro efektivní odstraňování problémů
Dokumentace RCA umožňuje komukoli, kdo je zapojen do procesu, řešit budoucí problémy pomocí již existujícího návodu. Nemusíte tak pokaždé žádat o pomoc odborníka nebo platit externím specialistům.
#4. Zvýšení bezpečnosti na pracovišti
Většina pracovišť, kde se provádějí rizikové a nebezpečné úkoly, využívá RCA k odhalování bezpečnostních nedostatků. Pomáhá organizaci dodržovat místní i mezinárodní bezpečnostní předpisy.
#5. Rychlejší uvedení produktů na trh
Pokud důkladně provedete analýzu RCA před zahájením výroby, můžete vyřešit konstrukční nedostatky, které se obvykle objeví, až když produkt začnou používat koncoví uživatelé. Díky tomu uvedete na trh kvalitní produkty rychleji než vaše konkurence.
#7. Okamžitá reakce na problémy
RCA pomáhá společnostem vyvíjet standardní operační postupy (SOP) pro řešení bezpečnostních problémů, výpadků softwaru, poruch procesů, přírodních katastrof atd. Váš tým tak může jednoduše postupovat podle SOP a reagovat rychleji na staré i nové problémy.
Nezbytné součásti šablony analýzy kořenových příčin
Při vytváření vlastní šablony RCA nebo úpravě stávající, nezapomeňte do dokumentu RCA zahrnout následující prvky:
#1. Popis události
Je nutné vytvořit podrobný SOP pro popis události v RCA. Měl by existovat jednotný formát, do kterého budou zaměstnanci nebo vedoucí pracovníci zadávat potřebné detaily. Popisná data by měla zahrnovat datum, čas, definici incidentu, svědky, oběti atd.
#2. Časová osa událostí nebo trendů
Část věnovaná časové ose by měla obsahovat důkladný popis všech incidentů před, během a po události nebo problému. Pomůže to odhalit základní příčiny. Časová osa může zahrnovat data jako čas, datum, zúčastněné osoby, poškozené stroje, ztracená data atd.
#3. Metoda a tým pro vyšetřování
Úspěch celého procesu RCA závisí na metodice a týmu, který bude vyšetřování provádět. Metoda RCA by se měla řídit standardními principy, nástroji a šablonami. V závislosti na výrobním procesu nebo poskytovaných službách je však někdy nutné upravit některé parametry.
Po dokončení postupu RCA vytvořte dokument RCA a rozešlete jej napříč odděleními ke kontrole a připomínkování. Analyzujte získanou zpětnou vazbu a navrhněte finální šablonu analýzy kořenových příčin, kterou bude oddělení nebo společnost používat.
Následně shromážděte zkušené pracovníky z daného procesu a podrobně jim vysvětlete postup RCA. Tento tým bude zodpovědný za důsledné dodržování firemní metodiky RCA.
#4. Zjištění vyšetřování kořenových příčin
Jakmile máte k dispozici RCA, je třeba problémy prozkoumat do maximální možné hloubky. Pro tento úkol je opět nutný specializovaný tým. V závislosti na vaší firmě můžete zahrnout provozní manažery, procesní specialisty, inženýry, datové analytiky atd.
Vyšetřovací proces vyžaduje předem schválené postupy pro záznam, analýzu a reportování zjištění.
#5. Akční plán pro nápravu procesu/produktu
Jakmile vyšetřovatelé navrhnou řešení problémů identifikovaných v RCA, je nutné tyto návrhy zdokumentovat. Následně navrhněte další standardní operační postup, který vyškolí zaměstnance, jak takové incidenty řešit v budoucnosti.
Někdy je nutné, aby tyto SOP byly schváleny technickými manažery, manažery kontroly kvality a vedoucími provozu, aby všichni byli informováni.
Některé oblíbené nástroje pro analýzu kořenových příčin
#1. Paretův diagram
Tento nástroj RCA je známý také pod názvem pravidlo 80/20. Můžete jej použít k vizualizaci četnosti incidentů a jejich kumulativního dopadu. Autor Paretova diagramu, Vilfredo Pareto, tvrdil, že 20 % potenciálních chyb způsobuje 80 % selhání v procesu.
S pomocí tohoto grafu se můžete zaměřit na 20 % potenciálních prvků produktu nebo služby, které s největší pravděpodobností způsobují chyby nebo selhání.
Paretův diagram je v podstatě sloupcový graf, který zobrazuje příčiny a frekvenci poruch. Pokud dokážete graf přesně vytvořit, bude vizuálně jasně zobrazovat rozdíl mezi různými typy poruch a jejich příčinami. Pro většinu procesních manažerů je překvapivé, že většinu selhání způsobuje malé množství faktorů.
#2. 5 Proč
Jedná se o nejjednodušší postup pro provádění RCA. Jediné, co potřebujete, je šablona analýzy kořenových příčin s otázkami začínajícími na „proč“. Obvykle se musíte 5krát zeptat, „proč“ k incidentu došlo. To by vám mělo umožnit proniknout až ke kořenové příčině jakéhokoli selhání procesu nebo produktu.
Existují však také 5 RCA založené na „proč“, které mohou obsahovat více než 5 otázek. Vzhledem k tomu, že tento proces vyžaduje schopnost vyšetřovat a dotazovat se, měli byste se při takové analýze RCA držet firemních procesů. Jinak se nemusíte spoléhat na závěry, které vyplynou z náhodně kladených otázek.
Analýza „5 Proč“ zahrnuje především popis problému a následných 5 otázek týkajících se tohoto problému. Například: Proč agent přestal zpracovávat požadavky zákazníků? Pokud je odpověď „internet nefunguje“, pak se zeptáte: Proč internet nefunguje? A tak dále, dokud se nedostanete k hlavní příčině.
#3. Diagram rybí kosti
Ishikawa diagram neboli diagram rybí kosti je další oblíbená vizuální metoda RCA. Konečný diagram skutečně vypadá jako rybí kost, odtud také pochází jeho název. Autorem tohoto nástroje je Kaoru Ishikawa, slavný japonský inovátor v oblasti řízení kvality.
Vpravo nebo vlevo od grafu je zobrazena chyba nebo problém. Poté nakreslíte rovnou čáru a připojíte kategorie potenciálních příčin, jako jsou postupy, prostředí, lidé, vybavení atd. Do těchto sekcí následně umístíte konkrétní důvody.
Firmy většinou používají tento nástroj ve svých šablonách pro analýzu kořenových příčin u problémů, které jsou neznámé nebo se nikdy dříve nevyskytly. Odborníci také využívají diagram rybí kosti k analýze složitých problémů, odhalování různých aspektů hlavní příčiny a hledání překážek v procesu.
#4. Bodový graf
Jedná se o nástroj RCA, který vám pomůže vytvořit šablonu procesu RCA pro složité problémy. Pokud existuje více základních příčin, než se očekává podle pravidla 80/20, je třeba vizualizovat vztah mezi příčinou a následkem.
Bodové grafy jsou široce využívány k nalezení korelací mezi kvantifikovatelnými proměnnými. Zde je nutné vytvořit graf pro proměnné příčiny a následku. Účinky se umisťují na osu X a příčiny na osu Y.
Pokud výsledný graf ukazuje křivku nebo přímku, pak jsou složky korelovány. Pokud neexistuje žádná korelace, je nutné měnit hodnoty proměnných osy X.
#5. FMEA
Analýza režimu a důsledků poruch (FMEA) je velmi oblíbený nástroj pro RCA mezi vývojáři a konstruktéry produktů. Pomáhá vývojovému týmu odhalit potenciální problémy před zahájením hromadné výroby. Tým obvykle využívá jeden nebo dva prototypy k identifikaci konstrukčních a dalších chyb.
Následně se na prototypu provede analýza FMEA, která identifikuje všechny možné poruchy. Poté se tyto problémy jednoduše zaznamenají do tabulky, najdou se hlavní příčiny nebo se provede analýza účinků.
Dosud jste se dozvěděli o základech analýzy kořenových příčin a jejích nástrojích. Níže najdete několik užitečných šablon pro výše uvedené nástroje RCA (RCAT) z následujících bezplatných zdrojů:
Smartsheet
Možná už znáte Smartsheet jako jeden z předních obchodních nástrojů pro digitální pracovní prostor, vzdálenou spolupráci a automatizaci pracovních postupů. Budete překvapeni, že jeho knihovnu šablon můžete využít i pro vytváření funkčních dokumentů RCA.
Knihovna Smartsheet nabízí širokou škálu šablon pro analýzu kořenových příčin, které lze snadno aplikovat na různé obchodní projekty a pracovní prostředí. Můžete zde snadno najít například:
- Jednoduchou šablonu RCA
- Metodu Six Sigma DMAIC pro RCA
- Šablonu RCA založenou na nástroji 5 Proč
- Mapování zdravotních příčin
- RCA pro chemickou společnost
Výše uvedené šablony jsou dostupné v různých formátech, jako jsou soubory Microsoft Word, šablony Microsoft Excel a soubory Adobe PDF. Tyto formáty si můžete snadno stáhnout.
Guru
Guru nabízí další spolehlivý zdroj šablon pro dokumentaci RCA v podnicích. Představuje různé bezplatné příklady a nástroje metody RCA, jako například:
- Dokument RCA založený na Paretově grafu, který pomáhá identifikovat problémy, jako je nedostatek školení, nedostatek pracovníků v servisních centrech a špatná příprava, které vedou k problémům v podniku.
- Techniku 5 Proč, která pomáhá identifikovat důvody, proč je fluktuace zaměstnanců ve vaší společnosti vyšší než je tržní průměr nebo u konkurence.
- Diagram rybí kosti jako nástroj RCA pro identifikaci základních příčin, které jsou nové nebo neznámé.
- Six Sigma a DMAIC pro RCA
- FMEA pro odhalování problémů, které nastanou v průběhu životního cyklu vývoje produktu.
TemplateLab
TemplateLab je dalším zdrojem různých šablon v oblasti umění, nemovitostí, obchodu, práva, financí atd. Na tento zdroj se můžete spolehnout i v oblasti kvalitního obsahu RCA, jako jsou formuláře, příklady a šablony.
Obsah na této platformě je snadno dostupný stažením na jedno kliknutí. Dokumenty RCA najdete v různých formátech, jako je Adobe PDF, Microsoft Excel a Microsoft Word.
Úložiště dokumentů RCA obsahuje příklady z reálného světa, jako jsou zprávy z vyšetřování RCA, prázdné formuláře pro sběr dat RCA, dokumenty RCA pro začátečníky, RCA pomocí diagramu rybí kosti a RCA pro týmy rozvoje podnikání.
Při stahování souborů Word nebo Excel můžete šablony snadno upravovat. Pokud si stáhnete soubory PDF, budete muset pro přizpůsobení vzorových dokumentů použít editor PDF.
Závěrečná slova
V tomto článku jsme podrobně probrali téma analýzy kořenových příčin. Popsali jsme také některé důležité nástroje a šablony pro analýzu kořenových příčin, které můžete využít v reálných situacích.
Při řešení problémů na pracovišti nebo v projektu pomocí analýzy kořenových příčin byste se měli stát sebejistějšími a kompetentnějšími.
Mohly by vás také zajímat tyto nástroje pro strukturu rozdělení práce v projektovém řízení.