Ochrana citlivých obchodních dat vyžaduje uzavření dohody o mlčenlivosti (NDA) s relevantními subjekty.
Každý podnik disponuje jedinečnými obchodními tajemstvími, která mu zajišťují konkurenční výhodu. Smlouvy o mlčenlivosti (NDA) slouží jako klíčový nástroj k zabezpečení důvěrných a citlivých informací. Tato právní dohoda vzniká mezi dvěma či více stranami, například během zaměstnaneckého poměru, fúzí nebo akvizic.
Jestliže si přejete zabezpečit vaše nápady a strategie před neoprávněným přístupem a současně je sdílet s vašimi zaměstnanci, NDA je ideální řešení.
V tomto průvodci se zaměříme na NDA a její výhody. Přečtěte si, kdy je vhodné NDA použít a jak postupovat v případě jejího porušení.
Co je to NDA?
Dohoda o mlčenlivosti (NDA), známá též jako smlouva o utajení, je právně závazná dohoda. V NDA se jedna strana zavazuje sdílet s druhou stranou důvěrné firemní informace. Druhá strana se naopak zavazuje, že tyto informace nebude po stanovenou dobu s nikým sdílet.
Účelem NDA je chránit citlivé informace, duševní vlastnictví a obchodní tajemství před odhalením konkurentům. Tato smlouva se obvykle uzavírá, když se dvě strany chystají spolupracovat, ale současně si chtějí chránit své zájmy.
S NDA je právně zakázáno poskytování citlivých informací o podnikání nebo plánech jakékoli třetí straně. Stranami NDA mohou být zaměstnavatelé a zaměstnanci/dodavatelé nebo dvě společnosti.
Druhy NDA
Existuje několik typů NDA, a je důležité znát je všechny, abyste si mohli vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
#1. Jednostranná NDA
Jednostranné NDA jsou jednostranné. V tomto případě pouze jedna strana sděluje své důvěrné informace druhé straně, kterou chce chránit. Tyto NDA se podepisují, když organizace potřebují sdílet citlivé informace se svými zaměstnanci, dodavateli nebo zainteresovanými stranami a chtějí zabránit jejich sdílení s kýmkoli jiným. Proto je to nejběžnější typ NDA.
#2. Vzájemná NDA
Nazývají se také oboustranné nebo bilaterální NDA. Obě strany si v ní při vyjednávání vzájemně vyměňují soukromé obchodní informace, přičemž platí omezení, jak může druhá strana tyto informace využívat a sdílet. Vzájemné NDA se obvykle objevují při fúzích a akvizicích, přebírání společností a společných podnicích.
Kdy je vhodné použít NDA?
Nábor zaměstnanců
Při přijímání nového zaměstnance mu umožňujete přístup k mnoha důvěrným a chráněným datům. Zaměstnavatelé by proto měli vyžadovat podepsání smlouvy NDA, aby chránili informace a zabránili jejich sdílení v současnosti i v budoucnu.
Zaměstnanec, který plánuje opustit vaši společnost, může při pracovních pohovorech sdílet citlivé informace. Proto je nutné prostřednictvím NDA zakázat jejich sdílení s potenciálními zaměstnavateli.
Najímání dodavatelů
Mnoho firem upřednostňuje najímání nezávislých pracovníků nebo dodavatelů pro krátkodobé projekty. I oni potřebují přístup k citlivým datům a obchodním tajemstvím, aby mohli porozumět podnikání a poskytovat své služby. Firmy by neměly podceňovat význam NDA a měly by ji s nimi podepisovat při jejich najímání.
Přijímání klientů
Když začnete poskytovat služby novému klientovi, získáte přístup k jeho důvěrným informacím. I v tomto případě je nutné uzavřít NDA, abyste definovali přijatelné způsoby využití sdílených dat.
Vstup do obchodních partnerství
Každý obchodní vztah by měl být založen na důvěře. NDA jsou zásadní pro budování této důvěry, protože zajišťují omezení použití sdílených informací. Především společnosti, které plánují fúze a akvizice, by měly usilovat o uzavření smlouvy NDA.
Vzhledem k tomu, že tyto firmy musí během due diligence sdílet klíčová finanční a provozní data, NDA zajišťuje, jak budou tyto informace použity.
Prodej produktů nebo služeb
Při prodeji produktu nebo služby existuje riziko, že příjemce může sdílet citlivé informace s třetí stranou. V tomto případě je nutné mít NDA, aby byly informace o vašich nabídkách chráněny.
Výhody NDA
#1. Jasně definuje důvěrné informace
NDA vám pomáhá definovat, co se považuje za důvěrné. Proto, pokud sdělujete důvěrné informace druhé straně, definujte je co nejširším způsobem.
#2. Nabízí jistotu při sdílení citlivých dat
Podniky, které operují s cennými a citlivými informacemi, mohou váhat s jejich sdílením s jinými stranami. Tím mohou být omezeny jejich obchodní příležitosti a vztahy. S NDA mohou bez obav sdílet data s důvěrou.
#3. Přitahuje investory
Investoři preferují investice do společností, které přijímají opatření na ochranu svých důvěrných informací prostřednictvím NDA. Smlouva o mlčenlivosti tedy může přilákat kapitál pro společnosti, které se snaží růst.
#4. Chrání soukromé informace
Hlavní výhodou NDA je ochrana klíčových informací (obchodní tajemství, finanční data, seznamy klientů atd.) před prozrazením neoprávněným osobám. Důvěrnost můžete zajistit tím, že zaměstnanci a další obchodní partneři podepíší NDA.
#5. Udržuje konkurenční výhodu
NDA jsou zásadní pro odvětví, která se zabývají duševním vlastnictvím a obchodními tajemstvími. Díky dohodám o mlčenlivosti mohou organizace udržovat své informace a strategie v tajnosti a získat tak náskok před konkurencí.
#6. Slouží jako právní dokument
Pokud dojde k porušení NDA, může poškozená strana podniknout právní kroky proti druhé straně a požadovat náhradu za škody způsobené porušením. Podepsaná smlouva NDA nabízí právní rámec pro případné právní kroky.
#7. Posiluje vyjednávací pozici
Dohody o mlčenlivosti jsou také cenné pro strany, které vedou jednání s potenciálními investory nebo klienty. Podepsáním NDA jsou vaše citlivé informace právně chráněny. To vám umožní vyjednávat z výhodnější pozice.
#8. Zajišťuje dodržování předpisů
Dodržování předpisů je klíčovým prvkem obchodního světa. Společnosti působící ve zdravotnictví, financích a technologiích musí dodržovat přísná pravidla týkající se nakládání s důvěrnými informacemi.
Díky NDA mohou podniky zajistit dodržování předpisů tím, že poskytují jasné a přímé pokyny pro nakládání s daty a jejich sdílení. NDA jim také pomáhají vyhnout se právním sankcím a pokutám za nedodržení.
#9. Usnadňuje spolupráci
Bez ohledu na to, jak tajné informace jsou, je někdy nutné je sdílet s partnery a spolupracovníky. NDA nabízí rámec pro bezpečné sdílení důvěrných informací pro společné projekty a spolupráci bez rizika.
#10. Buduje důvěru
Podpisem NDA dáváte najevo, že berete ochranu citlivých dat vážně. Prokazuje to také odhodlání chránit duševní vlastnictví vaší společnosti a pomáhá získat důvěru vašich zainteresovaných stran. Také to přispívá ke zlepšení image vaší značky a reputace na trhu.
Základní prvky, které je třeba zahrnout do NDA
Účastníci dohody
Nejzákladnějším prvkem dohody o mlčenlivosti jsou její strany. Každá NDA by měla specifikovat strany, které jsou součástí smlouvy. Strana, která obdrží citlivé informace, může být jednotlivec, všichni zaměstnanci společnosti nebo jakýkoli zástupce společnosti.
Společnosti by se měly v NDA také definovat. Zvláště pokud jsou součástí NDA firmy se složitými právními strukturami, musí uvést, která právnická osoba tyto informace vlastní.
Jasná definice důvěrných informací
Toto je pravděpodobně jeden z nejobtížnějších prvků pro správné definování; nicméně NDA musí jasně stanovit, které informace se podle této smlouvy považují za důvěrné.
Společnosti by neměly předpokládat, že všechny strany budou rozumět tomu, co jsou chráněné informace. Proto je jejich povinností identifikovat a uvést informace, které by neměly být sdíleny s ostatními.
Při definování důvěrných informací existuje možnost jejich zveřejnění v rámci NDA. Společnosti proto obvykle definují důvěrnost široce.
Vyloučení z NDA
V některých případech je snazší definovat, co není důvěrné, než to, co považujete za citlivé. Pokud se ocitnete v takové situaci, můžete v NDA uvést, že vše, co je sdíleno s externí stranou, bude důvěrné, kromě těch, které jsou výslovně vyloučeny.
Vhodné využití informací
To, že určitá informace není důvěrná, neznamená, že ji strany mohou použít pro svůj osobní prospěch. Například informace o tom, jak věci fungují uvnitř organizace, nemusejí být důvěrné.
Strana by však neměla sdílet tyto informace s konkurencí za účelem získání finanční výhody nebo je kopírovat pro svou vlastní firmu. Smlouvy o mlčenlivosti by proto měly vždy definovat, jak může externí strana využívat nedůvěrné informace, ke kterým má přístup.
Doba platnosti
Vaše NDA by měla obsahovat dobu trvání smlouvy. Některé informace časem ztrácejí na hodnotě nebo dokonce zanikají, zejména ty, které souvisejí s výzkumem a vývojem. Strany by měly zvážit své specifické okolnosti a stanovit dobu platnosti NDA.
Další ustanovení
Smlouvy NDA lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašim specifickým potřebám. Například vládní agentury mohou vyžadovat zahrnutí přísných ustanovení, aby citlivé informace zůstaly soukromé.
Smlouva o mlčenlivosti může také obsahovat platné zákony a předpisy. V závislosti na potřebách vašeho odvětví byste proto měli do smlouvy NDA zahrnout další relevantní doložky.
Důsledky porušení NDA
Důsledky porušení smlouvy o mlčenlivosti (NDA) se odvíjejí od podmínek smlouvy, jurisdikce a dalších faktorů. Mezi běžné důsledky patří:
#1. Právní kroky
Pokud jste strana poškozená porušením NDA, můžete podniknout právní kroky proti straně, která se ho dopustila. Tyto kroky se mohou pohybovat od podání žaloby, žádosti o soudní příkaz až po alternativní řešení sporů.
#2. Ekonomické důsledky
Některé NDA obsahují ustanovení o finančních sankcích v případě porušení NDA. Finanční sankce jsou často stanoveny přímo v dohodě nebo je může nařídit soud.
#3. Ukončení smlouvy
Pokud někdo poruší NDA, může být propuštěn ze zaměstnání nebo ukončena jeho spolupráce jako dodavatele. Tato možnost je pravděpodobná, pokud bylo ukončení smlouvy v takových případech uvedeno jako podmínka.
#4. Poškození pověsti
Osoby, které se podílejí na porušení NDA, mohou také čelit poškození své pověsti, zejména prostřednictvím sociálních sítí. Vytváří to negativní obraz o pachateli, což vede ke ztrátě důvěry a budoucích obchodních příležitostí.
#5. Trestní obvinění
Především porušení NDA může vést i k trestnímu stíhání. Všechny strany by proto měly být opatrné při zveřejňování informací týkajících se národní bezpečnosti, vládních tajemství nebo jiných citlivých informací.
Co se stane po vypršení platnosti NDA?
Před uzavřením NDA byste měli mít jasno v tom, co se stane po jejím vypršení. Každá NDA má časový rámec, který určuje platnost této právní smlouvy. Jakmile platnost skončí, strany již nejsou právně povinny zachovávat důvěrnost informací.
Znamená to také, že informace uvedené v NDA se již nepovažují za právně chráněné a jejich volné zveřejnění nemá právní důsledky. Pokud však jsou důvěrné informace chráněny jinými zákony nebo dohodami, měly by zůstat soukromé.
Někdy dohody o mlčenlivosti obsahují ustanovení, která zajišťují, že některé informace zůstanou důvěrné i po vypršení platnosti NDA. V takovém případě je příjemce nadále vázán závazky o důvěrnosti těchto informací.
Šablony NDA
#1. LegalZoom
LegalZoom nabízí šablony NDA pro společné podniky, nábor zaměstnanců nebo dodavatelů, zpětnou vazbu k obchodním plánům a sdílení informací jednou stranou. Musíte poskytnout základní údaje o NDA a tato platforma je bude průběžně přidávat do dokumentu.
Po poskytnutí všech potřebných informací je NDA připravena. K této platformě se můžete přihlásit pomocí svého účtu a používat smlouvu.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates je zdroj, kde můžete získat šablony NDA zdarma. Můžete si zde vybrat šablonu NDA mezi standardní, pro zaměstnání, nákup nebo vynález.
Je nutné zadat informace, jako jsou informace o předávající a přijímající straně, podmínky důvěrnosti a další podrobnosti smlouvy, a poté si vygenerovat NDA ve formátu PDF nebo Word. NDA lze také zobrazit před uložením a stažením.
Závěrem
Dohody o mlčenlivosti (NDA) jsou mocným nástrojem v obchodním světě pro ochranu důvěrných informací. Podepsáním smlouvy o mlčenlivosti zaměstnanci, partneři a další zainteresované strany můžete zabezpečit duševní vlastnictví vaší společnosti a udržet si konkurenční výhodu v obchodním prostředí.
Nyní, když víte, kdy použít NDA, můžete si ji vytvořit pomocí výše uvedených šablon. Můžete se také obrátit na poskytovatele právních dokumentů.