Stínové IT je dnes v organizacích po celém světě stále rozšířenější, protože se objevují nové a vylepšené technologie a nástroje, které jsou snadno dostupné.
Představte si toto: Zatímco jste pilně dodržovali všechny protokoly, ve zdech vaší organizace tiše vzkvétá paralelní svět technologií. Říká se tomu stínové IT.
Zahrnuje zaměstnance, kteří k provádění úkolů používají neautorizované nástroje, což by mohlo zvýšit jejich produktivitu a efektivitu, ale také zahrnovat zranitelná místa a rizika, jako jsou narušení dat, problémy s dodržováním předpisů a provozní komplikace.
Proto je při uvádění těchto akcí do praxe zásadní najít správnou rovnováhu mezi zaváděním nových nápadů a zajištěním bezpečnosti.
V tomto článku podrobně proberu stínové IT, proč k němu dochází, jeho potenciální rizika a jak je odhalit a zmírnit, aby byla zajištěna bezpečnost.
Začněme!
Table of Contents
Co je Shadow IT?
Stínové IT znamená využívání technologií, nástrojů a softwarových řešení odděleními a zaměstnanci v rámci organizace bez vědomí IT oddělení nebo získání oficiálního souhlasu od nich.
Jednodušeji řečeno, je to jako používat aplikace nebo programy, které vaše společnost neschválila k provádění úkolů souvisejících s firmou. Stínové IT může pocházet z potřeb jednotlivých zaměstnanců nebo oddělení, kteří nejsou spokojeni s dostupnými IT systémy. Mohou shledat určité nástroje pohodlnější nebo užitečnější pro dokončení jejich úkolů.
Předpokládejme, že ke spolupráci na projektu používáte aplikaci pro sdílení souborů, protože je uživatelsky přívětivá, přestože vaše společnost má pro tento účel jinou schválenou platformu. To je stínové IT v akci.
Ačkoli se to může zdát neškodné nebo může poskytovat lepší produktivitu, použití těchto nástrojů může mít významné důsledky. Protože nejsou ověřeny vaším IT týmem, mohou mít zranitelná místa nebo postrádat adekvátní bezpečnostní opatření. To by mohlo mít za následek vystavení dat, potenciální porušení nebo jiné kybernetické útoky.
Proto je důležité porozumět stínovému IT, zjistit, zda to někdo ve vaší organizaci praktikuje, a co nejdříve to zmírnit, abyste udrželi bezpečné digitální prostředí ve vaší organizaci.
Důvod za Shadow IT
Někteří zaměstnanci a oddělení využívají stínové IT z několika důvodů, které se na první pohled zdají hezké, ale mohou mít vážné důsledky pro IT infrastrukturu a zabezpečení dat vaší organizace.
Zde je několik důvodů stínového IT:
Neznámé procesy
Někdy mohou být oficiální cesty pro získání nových nástrojů ve společnosti poměrně složité a časově náročné. Je pochopitelné, že zaměstnancům, kteří jsou zaměřeni na efektivitu, to může připadat frustrující.
V důsledku toho se mohou obrátit na stínové IT a začít používat jiný nástroj, který slouží danému účelu, ale bez oficiálního schválení. Tuto zkratku používají k řešení problémů a zvýšení produktivity, i když to přináší potenciální bezpečnostní rizika.
Zvláštními potřebami
Různá oddělení společnosti mají různé potřeby, které schválená softwarová řešení nemohou splnit. Je to jako snažit se vejít do šatů někoho jiného.
Když zaměstnanci čelí této situaci, může to vést k frustraci a ztrátě produktivity. V důsledku toho se mohou vydat na vlastní lov nástrojů, které dokonale vyhovují jejich potřebám. Nakonec tajně používají software, který jejich společnost oficiálně neuznává ani neschvaluje.
Snadnost použití
Předpokládejme, že najdete nástroj, který se velmi snadno používá, jako je aplikace pro chytré telefony. Pokud je k dispozici online, zaměstnanci mohou skočit při první příležitosti ji použít, i když není oficiálně schválena.
Je to proto, že je to rychlé a pohodlné použití ke splnění úkolu – trochu jako když jedete zkratkou zadním průchodem místo toho, abyste šli po hlavní silnici.
Mezery v produktivitě
Někdy zaměstnanci vidí způsoby, jak by mohli pracovat lépe nebo rychleji, ale schválené nástroje společnosti to úplně neřeší. Zde přichází na řadu stínové IT.
Mohou začít používat jiné nástroje, které sami najdou, v domnění, že jim to pomůže dělat jejich práci lépe. Háček je v tom, že tyto nástroje nemusí být bezpečné.
Neznalost zásad
Firemní pravidla a směrnice mohou snadno přehlédnout i ti nejlepší zaměstnanci. Někteří zaměstnanci také nemusí vědět o určitých zásadách IT, takže hledají řešení sami. Je to jako snažit se něco opravit doma, aniž byste si předtím přečetli návod k použití.
Preference pro známé nástroje
Přemýšlejte o používání svých oblíbených nástrojů v práci, těch, na které jste opravdu zvyklí. Někteří zaměstnanci mohou do své současné práce vnést systémy nebo nástroje ze svých minulých zaměstnání nebo osobního života, aniž by si uvědomovali, že tyto nástroje nemusí být bezpečné. To je evidentní v případě organizací používajících zásady BYOD.
Tlak na dodání
Když se blíží napjatý termín, zaměstnanci mohou cítit horko dokončit své úkoly co nejrychleji. Tento tlak je může vést k tomu, že najdou a použijí nástroje, o kterých si myslí, že jim pomohou dosáhnout jejich cílů rychleji, i když tyto nástroje nejsou oficiálně povoleny.
Nedostatek školení
Pokud společnost zavede nové nástroje, ale neukáže zaměstnancům, jak je správně používat, je to jako dát někomu nový gadget bez návodu k použití. V tomto případě se mohou zaměstnanci vrátit k nástrojům, které již znají, i když nejsou oficiálně sankcionováni.
Rizika a důsledky stínového IT
Používání stínového IT se může zpočátku zdát pohodlné, ale nese s sebou vlastní rizika a důsledky, které mohou významně ovlivnit vaši organizaci.
Porušení dat
Když zaměstnanci používají neschválené nástroje, zvyšuje se šance na únik dat. Takové nástroje mohou postrádat bezpečnostní opatření potřebná k ochraně citlivých informací.
Nedostatek kontroly
Stínové IT často funguje tiše bez vědomí IT oddělení. Tento nedostatek viditelnosti znamená, že organizace mají omezenou kontrolu a dohled nad používaným softwarem.
Bohužel to může vést k různým problémům, jako jsou nekonzistence ve správě dat, problémy s dodržováním předpisů a dokonce i konflikty s celkovou IT strategií organizace.
Problémy s kompatibilitou
Různé nástroje přijaté prostřednictvím stínového IT nemusí být kompatibilní mezi sebou navzájem nebo se stávajícími systémy organizace. To může způsobit problémy s integrací, brzdit spolupráci a produktivitu. Je to jako používat dílky puzzle z různých sad – prostě se k sobě nehodí.
Nesoulad s předpisy
Mnoho průmyslových odvětví má přísná pravidla a pokyny, pokud jde o soukromí a bezpečnost dat. Když zaměstnanci přijmou nástroje bez vědomí IT oddělení, mohou tyto předpisy náhodně porušit. Výsledkem mohou být tučné pokuty a poškozená pověst.
Zvýšené náklady
Přitažlivost bezplatných nebo levných aplikací může být lákavá, ale skryté náklady se mohou sčítat. Je možné, že IT oddělení bude muset vyčlenit zdroje na vyřešení problémů s kompatibilitou, poskytování podpory a zajištění zabezpečení pro nástroje, o kterých ani nevěděli. Je to jako když si koupíte rozpočtovou položku, která nakonec bude stát více na opravách a údržbě.
Ztráta produktivity
Je ironií, že nejlepší nástroje určené ke zvýšení produktivity mohou skončit opačně. Když nástroje nejsou oficiálně podporovány, zaměstnanci tráví čas řešením problémů, místo aby se soustředili na své skutečné úkoly. Je to jako jízda na odchylce, která trvá déle než hlavní silnice.
Poškození reputace
Představte si, že k narušení dojde kvůli stínovému IT, a zprávy o incidentu se rozšíří. Pověst organizace může dostat ránu. Klienti, partneři a zainteresované strany mohou ztratit důvěru, což může mít dopad na obchodní vztahy a budoucí příležitosti.
Problémy při odstraňování problémů a podpoře
Když zaměstnanci používají různé nástroje bez znalosti IT, může to způsobit problémy při odstraňování problémů a poskytování kvalitní podpory. Pokud se vyskytnou problémy, IT oddělení nemusí mít odborné znalosti nebo zdroje na poskytování účinné podpory pro tyto neautorizované nástroje. To může vést k prodlouženým prostojům, frustrovaným zaměstnancům a zpožděním projektů.
Ztráta centralizované správy dat
V oficiálním nastavení IT je správa a správa dat centralizovaná, což zajišťuje konzistenci, bezpečnost a přesnost. Díky stínovému IT se data mohou rozptýlit napříč různými nástroji, platformami a zařízeními. Tato ztráta centralizované kontroly může vést ke zmatkům, chybám a dokonce i právní odpovědnosti, pokud nejsou vedeny přesné záznamy.
Metody detekce stínového IT
Detekce stínového IT ve vaší organizaci je zásadní pro udržení zabezpečení dat a provozní kontroly. Zde je několik účinných metod k identifikaci případů stínového IT:
#1. Pravidelné audity
Aby bylo zajištěno, že technologické prostředí organizace odpovídá schváleným nástrojům, musíte provádět pravidelné audity.
Porovnáním seznamu aktuálního softwaru s oficiálně schváleným softwarem můžete identifikovat rozdíly nebo neschválené aplikace. Tyto audity slouží jako proaktivní opatření k udržení kontroly nad technologickým prostředím a zabránění přijetí neautorizovaných nástrojů, které mohou ohrozit bezpečnost a shodu.
#2. Uživatelské průzkumy
Uživatelské průzkumy jsou přímým způsobem, jak zapojit zaměstnance do pochopení technologických řešení, která denně používají. Tyto průzkumy poskytují cenné informace k identifikaci případů stínového IT, kdy zaměstnanci používají software, který oddělení IT neuznává.
#3. Sledování sítě
Monitorování sítě zahrnuje pečlivé sledování toku dat v rámci síťové infrastruktury organizace. IT týmy mohou identifikovat různý neautorizovaný software nebo nástroje tím, že věnují velkou pozornost jakémukoli nepravidelnému nebo neočekávanému vzorci v síťovém provozu.
#4. Monitorování koncových bodů
Monitorování koncových bodů je proces, který zahrnuje instalaci specializovaného monitorovacího softwaru na zařízení zaměstnanců. Tento software může snadno sledovat a zaznamenávat všechny nástroje a služby nainstalované na zařízeních zaměstnanců.
Porovnáním zaznamenaných žádostí se seznamem schválených organizací můžete odhalit odchylky.
#5. Analýza přístupových protokolů
Analýza přístupových protokolů vyžaduje pečlivou kontrolu záznamů, jako jsou neautorizované nástroje, jednotlivci, kteří je používají, a načasování každého přístupu.
#6. Monitorování cloudových služeb
Cloudová technologie dnes usnadňuje snadný přístup k řadě nástrojů, které by zaměstnanci mohli preferovat kvůli jednoduchosti a pohodlí. Proto je monitorování cloudových služeb zásadní. Zahrnuje provádění monitorovacích činností, jako je sledování a detekce, pomocí cloudových služeb a nástrojů.
#7. IT a HR spolupráce
Spolupráce mezi IT oddělením a lidskými zdroji (HR) je klíčová, zejména během procesu přijímání nových zaměstnanců.
Díky spolupráci na řízení zavádění technologií mohou obě oddělení zajistit, aby noví zaměstnanci byli vybaveni aplikacemi, zařízeními, službami a zásadami schválenými společností.
#8. Detekce anomálií chování
Anomálie chování jsou odchylky od typických vzorců používání technologie. Využitím nástrojů založených na umělé inteligenci mohou organizace analyzovat tyto anomálie a identifikovat jakékoli neobvyklé chování, které může naznačovat přítomnost stínového IT.
Jak zmírnit stínová IT rizika?
Zmírnění stínových rizik IT vyžaduje proaktivní kroky k opětovnému získání kontroly nad technologickým prostředím vaší organizace.
Zde je několik účinných strategií, které je třeba zvážit:
Jasné IT zásady
Nastavení jasných a komplexních zásad IT je základním kamenem řízení stínových rizik IT. Tyto zásady by měly výslovně uvádět software a aplikace, které jsou oficiálně schváleny pro použití v rámci organizace.
Zajistěte, aby tyto zásady byly snadno dostupné všem zaměstnancům využívajícím platformy, jako je firemní intranet nebo sdílené databáze.
Tím, že tyto pokyny snadno zpřístupníte, poskytnete zaměstnancům znalosti o tom, jaké nástroje jsou sankcionovány a co spadá do oblasti stínového IT.
Workshopy stínového IT
Workshopy Shadow IT jsou informativní sezení zaměřené na informování zaměstnanců o možných rizicích používání neautorizovaných nástrojů a jejich důsledcích.
Tyto workshopy nabízejí cenné poznatky o zabezpečení, dodržování předpisů a provozních důsledcích stínového IT, umožňují zaměstnancům činit informovaná rozhodnutí a zároveň předcházet nehodám.
Vzdělávání a odborná příprava
Aby se zvýšilo povědomí o rizicích spojených se stínovým IT, je důležité pravidelně pořádat školení pro zaměstnance.
Poučením zaměstnanců o možných slabých místech zabezpečení, narušení dat a porušení předpisů, které mohou vzniknout při používání neautorizovaných nástrojů, mohou lépe porozumět důsledkům v reálném životě. Je nezbytné uvést konkrétní příklady ilustrující takové důsledky.
Kromě toho je důležité podporovat přijetí schválených nástrojů a zdůrazňovat jejich příspěvek k zachování integrity dat, bezpečnosti a celkového zdraví organizačního technologického ekosystému.
Kolaborativní přístup
Přijetí přístupu založeného na spolupráci je zásadní, protože IT úzce spolupracuje s různými odděleními. To znamená aktivně zapojit zaměstnance do diskusí o technologiích, důkladně porozumět jejich specifickým potřebám a začlenit jejich zpětnou vazbu do rozhodovacích procesů.
Zapojení zaměstnanců podporuje pocit vlastnictví technologického prostředí a zajišťuje, že schválené nástroje splňují jejich funkční požadavky. Tento přístup nejen snižuje pokušení spoléhat se na stínové IT, ale také pěstuje kulturu odpovědnosti a odpovědnosti při používání technologií.
Schválené úložiště softwaru
Vytvořte centralizované úložiště obsahující oficiálně schválené softwarové nástroje a aplikace, které uspokojí různé potřeby organizace. Toto úložiště by mělo být pro zaměstnance snadno dostupné a mělo by sloužit jako spolehlivý zdroj, když pro své úkoly vyžadují specifické nástroje.
Díky nabídce předem prověřených nástrojů je méně pravděpodobné, že zaměstnanci budou hledat neautorizované alternativy.
Okamžitá podpora IT
Zajistěte, aby podpora IT byla snadno dostupná a reagovala na požadavky zaměstnanců týkající se technologií. Když se zaměstnanci setkají s problémy nebo potřebují pomoc se svými autorizovanými nástroji, je nezbytné rychlé a efektivní řešení ze strany IT oddělení.
Rychlá podpora snižuje pravděpodobnost, že zaměstnanci budou hledat alternativní, neschválená řešení z frustrace. Okamžitým řešením jejich potřeb vytvoříte prostředí, kde se zaměstnanci budou cítit podporováni a méně ochotni praktikovat stínové IT.
Přijměte cloudová řešení
Přijetím a podporou schválených cloudových řešení, která jsou vyspělá a dobře slouží svým účelům, si můžete udržet lepší kontrolu nad svým technologickým ekosystémem a zároveň vyhovět uživatelským preferencím.
Když zaměstnanci považují oficiální cloudové služby za uživatelsky přívětivé a vhodné pro jejich úkoly, je méně pravděpodobné, že budou prozkoumávat jakékoli neschválené cloudové aplikace.
Mechanismus zpětné vazby
Podpořit otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a IT oddělením vytvořením systému zpětné vazby. Dejte zaměstnancům příležitost navrhovat nové nástroje nebo technologie, které by mohly zlepšit jejich pracovní procesy. To vám pomůže získat cenné informace o tom, co zaměstnanci potřebují a preferují.
Tento interaktivní přístup podporuje inovace a zároveň snižuje pokušení používat neautorizovaný software (Shadow IT).
Závěr
Chcete-li chránit data, operace a pověst vaší organizace, je zásadní pochopit a řešit rizika spojená se stínovým IT.
Za tímto účelem pravidelně odhalujte výskyt stínového IT prováděním pravidelných auditů, prováděním průzkumů, používáním monitorovacích nástrojů a analýzou protokolů. Implementujte také strategie zmírňování, jako je definování jasných zásad IT, poskytování vzdělávání zaměstnancům a udržování úložiště schváleného softwaru.
Implementací těchto strategií můžete nejen předcházet rizikům v oblasti zabezpečení a dodržování předpisů, ale také pěstovat kulturu orientovanou na technologie a podporovat inovace v rámci limitů autorizovaných nástrojů. To v konečném důsledku přispívá k budování odolnějšího a bezpečnějšího organizačního IT prostředí.
Můžete také prozkoumat nejlepší software pro správu IT auditu.