Každý den máme dělat řadu úkolů, ale ne všechny jsou naléhavé nebo důležité. Naučit se používat Eisenhower Matrix vám pomůže stanovit priority vašich úkolů a stát se produktivnějšími.
Eisenhowerova metoda nebo matice je populární přístup používaný miliony lidí po celém světě k upřednostnění úkolů, které máte v ruce. S jeho pomocí můžete své úkoly kategorizovat podle důležitosti a naléhavosti. Také vám pomůže pochopit úkoly, které by měly být delegovány na ostatní nebo odstraněny.
V tomto článku se podíváme na tuto matici, její význam pro správu úkolů a produktivitu, způsoby, jak ji implementovat, a některé zdroje šablon.
Table of Contents
Co je Eisenhowerova matice?
Eisenhowerova matice je rámec pro stanovení priorit úkolů a řízení času. Na rozdíl od běžného seznamu úkolů vám umožňuje kategorizovat a upřednostňovat důležité a časově náročné úkoly. Je také známá jako Eisenhowerova rozhodovací matice, naléhavá důležitá matice a Eisenhowerova schránka.
Tradičně to vypadá jako čtvercová krabice se čtyřmi kvadranty. Každý kvadrant představuje naléhavost nebo důležitost konkrétního úkolu. Pole na ose x představují naléhavé a nikoli naléhavé úkoly, zatímco políčka na ose y zobrazují důležité a nedůležité úkoly.
Význam Eisenhowerovy matice pro stanovení priority úkolů
Identifikace prioritních úkolů
Tato matice vám umožňuje nejprve identifikovat a zaměřit se na nejdůležitější úkoly měřením jejich naléhavosti a důležitosti. Delegujte méně důležité úkoly
Matice umožňuje identifikovat naléhavé, ale ne důležité úkoly, a umožňuje je delegovat na členy týmu. Získáte tak čas soustředit se na důležitější úkoly.
Sledovat průběh
Tato matice je také užitečná při sledování průběhu úkolu a identifikaci případných úzkých míst. Díky tomu můžete své projekty dokončit včas.
Odstranění nepotřebných úkolů
Úkoly, které nejsou naléhavé nebo důležité, mohou být z vašeho seznamu úkolů zcela odstraněny. Váš seznam úkolů tak nebude zahlcen.
Ušetřit čas
Pokud máte dlouhý seznam úkolů, které nejsou seřazeny podle priority, ztratíte spoustu času rozhodováním, který z nich udělat jako první. Eisenhower Matrix tento problém vyřeší a řekne vám, kterým úkolem začít.
Jak používat Eisenhowerovu matici jako nástroj produktivity
- Musíte se naučit používat tuto matici správným způsobem, abyste získali co nejvíce výhod. V závislosti na vašich preferencích můžete vytvořit matici pro každodenní úkoly nebo zkombinovat svůj měsíční seznam úkolů. V obou případech pravidelná praxe zvýší vaši dokonalost.
- Přesná identifikace nejdůležitějšího úkolu zajistí vaši maximální produktivitu. Vyberte si úkoly, které budou mít maximální dopad na váš život nebo práci.
- Úkoly, které budou spadat do kategorie delegátů, by měly být přiděleny někomu jinému. Zjistěte, který člen týmu je pro tyto úkoly nejvhodnější a delegujte mu úkoly.
- Pokud vaše matice není pro každodenní úkoly, musíte ji pravidelně kontrolovat. Zkontrolujte svůj denní rozvrh a aktualizujte matici jako svůj denní rozvrh a nové úkoly.
- Zaškrtněte si dokončené úkoly, protože vám to nabídne pocit úspěchu a úspěchu. Díky tomu budete také produktivnější.
- Po vytvoření této matice musíte upřímně dokončit úkoly. Mnoho lidí nakonec prokrastinuje úkoly, které jsou důležité, ale ne naléhavé. To je však velké ne-ne, pokud chcete zůstat produktivní.
- Úroveň naléhavosti a důležitosti se v úkolu mění. Musíte být flexibilní, abyste zůstali produktivní bez ohledu na to, jaké úkoly vás čekají.
Průvodce krok za krokem k implementaci Eisenhowerovy matice
Chcete-li vytvořit ruční Eisenhowerovu matici, musíte nakreslit čtyři krabice uvnitř krabice čtvercového tvaru. Získáte tak čtyři kvadranty, které by se měly jmenovat Do, Schedule, Delegate a Delete. Pro lepší pochopení mějte na paměti, že dva sloupce by měly obsahovat úkoly, které jsou naléhavé a nikoli naléhavé.
Na druhou stranu by řádky měly mít úkoly, které jsou důležité a ne důležité. Nyní se podívejte, jak zahrnout úkoly do různých kvadrantů matice:
Kvadrant 1: Do
Úplně první kvadrant obsahuje úkoly, které jsou důležité a naléhavé. Obvykle jsou v tomto boxu zahrnuty úkoly s blížícími se termíny. Tyto úkoly je třeba splnit dnes nebo zítra.
Kvadrant 2: Rozvrh
Do druhého kvadrantu dáte úkoly, které jsou důležité, ale ne naléhavé. Zde obvykle umístíte úkoly, které vám nebo vaší firmě dlouhodobě pomáhají, i když se neprojeví žádným okamžitým efektem. Při plánování úkolu se ujistěte, že je nemusíte přesouvat do kategorie Do tím, že si vyhradíte dostatek času.
Kvadrant 3: Delegát
Vždy jsou nějaké úkoly, které jsou naléhavé, ale nejsou důležité. V takovém případě musíte tyto úkoly umístit do třetího kvadrantu a delegovat je na ostatní. Pokud jsou ostatní členové týmu zaneprázdněni nebo není nikdo, kdo by mohl tento úkol dokončit, můžete je naplánovat na později.
Tyto úkoly mají obvykle negativní dopad na vaši produktivitu. Proto je lepší to delegovat a sledovat je prostřednictvím e-mailu nebo nástrojů pro správu úkolů
Kvadrant 4: Smazat
Čtvrtý nebo poslední kvadrant této matice obsahuje zabijáky produktivity, které nejsou ani naléhavé, ani důležité. Musíte je identifikovat a odstranit ze svého seznamu úkolů, abyste byli produktivnější.
Zde je několik platforem, kde můžete získat šablony Eisenhower Matrix a upravit je pomocí vlastních úkolů.
Smartsheet
Smartsheet nabízí dobrou sbírku šablon Eisenhower Matrix, které si můžete přímo stáhnout. Šablony jsou k dispozici ve formátech Word, Excel, PowerPoint, PDF, Dokumenty Google, Tabulky Google a Prezentace Google.
Miro
Miro také nabízí šablonu Eisenhower Matrix, kde můžete podle potřeby upřednostňovat nebo delegovat úkoly. Barvu, formát a text šablony lze upravovat v rozhraní Miro a sdílet s ostatními.
Monday.com
Na monday.com získáte naši šablonu založenou na Eisenhowerově matici pro správu vašich úkolů a zvýšení produktivity. Umožňuje vám určit akci na základě naléhavosti a důležitosti. Kromě toho můžete přidělovat úkoly spoluhráčům a aktualizovat stav úkolu.
Představa
Uživatelé Notion mohou také použít šablonu pro Eisenhower Matrix. Umožňuje vám přidat značky naléhavosti a důležitosti a označit dokončené, když je úkol dokončen.
Vytvořit
Šablona Eisenhower Matrix společnosti Creately je vysoce přizpůsobitelná. Můžete k němu přidat různé tvary a obrázky. Velikost boxů lze také změnit. Můžete jej také sdílet se svými kolegy.
Ásana
Asana vám umožňuje vytvořit si vlastní šablonu kategorizací úkolů. Ke každému úkolu můžete přidat správné značky, abyste pochopili, který úkol provést jako první a který delegovat.
Vertex42
Šablona dostupná na Vertex42 je vhodná pro Excel a Google Sheets. Můžete si však také stáhnout editovatelnou verzi PDF a provést v ní změny. Když je úkol hotový, můžete jej identifikovat zaškrtnutím.
Evernote
Šablona Evernote Eisenhower Matrix má čtyři kvadranty, kde můžete řadit úkoly podle důležitosti a naléhavosti. Umožňuje také přidat jména lidí, kteří budou mít na starosti delegované úkoly. Po dokončení úkolu jej můžete dokonce označit jako dokončený, aby o tom věděli spoluhráči.
Xtensio
Xtensio má šablonu založenou na barevném kódu, kterou můžete použít pro stanovení priorit úkolů podle důležitosti a naléhavosti. S jeho pomocí může váš tým snadno zjistit, který úkol provést jako první.
HubSpot
Pokud hledáte šablony vhodné pro Excel a Google Sheets, HubSpot je místo, kde je najdete. Tuto šablonu si můžete stáhnout do počítače a upravit pomocí zmíněných aplikací. Lze jej také sdílet se členy vašeho týmu.
Moqups
Moqups má upravitelnou šablonu pro matici Eisenhower, kterou můžete na této platformě upravovat. Kromě barevného kódu pro každý kvadrant existuje také relevantní emotikon, který vyjadřuje úroveň jeho významnosti.
Vizuální paradigma online
Visual Paradigm Online nabízí šablony, které lze snadno přizpůsobit pomocí online kreslicích nástrojů. Můžete změnit jeho velikost, přidat text podle svých preferencí, přidat různé obrázky a tvary a provádět kreslení od ruky.
Závěr
Kdokoli může použít Eisenhower Matrix ve svém osobním nebo profesním životě, aby zjistil úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost. Pomůže vám upřednostnit naléhavé úkoly a odstranit nepotřebné ze seznamu úkolů.
Při implementaci této metody můžete postupovat podle pokynů uvedených výše. Nebo můžete použít šablony z daných zdrojů. Podívejte se také na matici priorit projektu.