Automatizace HR je v podstatě využití technologie k transformaci HR procesů a jejich zefektivnění.
Je to jako mít osobního asistenta, který se věnuje zvládání opakujících se a časově náročných úkolů, což umožňuje personalistům soustředit se na strategičtější iniciativy.
Tato transformace pozitivně ovlivňuje různé aspekty HR a zlepšuje funkce napříč oddělením.
Pomůže vám to urychlit váš náborový proces prostřednictvím automatizovaného systému sledování uchazečů, spravovat žádosti o dovolenou online, automatizovat výpočty a zpracování mezd, abyste ušetřili čas, a dělat mnohem více a zároveň eliminovat potřebu papírování.
V tomto článku proberu různé aspekty automatizace HR a předvedu její potenciál transformovat vaši organizaci.
Takže, pojďme začít.
Table of Contents
Co je automatizace HR?
Automatizace lidských zdrojů zahrnuje použití různých technologií a nástrojů, které mohou automatizovat, zrychlit, zefektivnit a zjednodušit různé úkoly v oblasti lidských zdrojů. Automatizace HR, která funguje jako digitální asistent pro vaše HR oddělení, pomáhá zvýšit efektivitu a efektivitu vašich HR procesů a zároveň minimalizovat chyby a šetřit čas.
Díky síle automatizace se můžete rozloučit s únavným papírováním a opakujícími se úkoly, protože automatizace HR zvládne vše od náboru až po mzdy, takže vaše procesy budou bezproblémové a efektivní.
Zavedením automatizace HR může váš HR tým upřednostňovat strategické iniciativy, jako je rozvoj talentů a kultivace pozitivní firemní kultury. Implementace této technologie může nejen pomoci zefektivnit operace a snížit riziko chyb, ale také vytvořit efektivnější a přínosnější pracovní prostředí pro vaše zaměstnance.
Jaké funkce HR můžete automatizovat?
Pojďme se podívat na některé zásadní úkoly HR, které můžete pomocí tohoto nástroje automatizovat.
Nábor a sledování uchazečů
Automatizace HR procesů může výrazně zefektivnit nábor, od zveřejňování pracovních nabídek až po výběr kandidátů. S automatizací HR můžete vytvářet nabídky práce, publikovat je na více platformách a oslovit širší okruh potenciálních kandidátů.
Nástroje pro automatické prověřování životopisů navíc používají předem stanovená kritéria k účinnému filtrování životopisů. Personalistům to šetří drahocenný čas.
Plánování pohovorů je snadné, protože automatizované systémy rozesílají pozvánky, shromažďují odpovědi a domlouvají úseky pohovorů.
Registrace
Zefektivnění procesu onboardingu prostřednictvím automatizace výrazně zlepšuje zkušenosti nových zaměstnanců. Začíná bezproblémovou správou dokumentů, která umožňuje novým zaměstnancům vyřizovat potřebné papírování elektronicky a minimalizuje potřebu nekonečných formulářů.
Automatizované školicí moduly můžete přizpůsobit tak, aby vyhovovaly jednotlivým rolím. Zajistí, že zaměstnanci obdrží relevantní informace, když je nejvíce potřebují.
Automatizace nastavení účtů a vybavení navíc zajišťuje, že noví zaměstnanci mají od prvního dne okamžitý přístup ke všem nástrojům, které potřebují. Výsledkem je, že jak zaměstnanci, tak personalisté těží z plynulejšího přechodu a efektivnější procedury onboardingu.
Správa dat zaměstnanců
Automatizace HR zjednodušuje proces správy informací o zaměstnancích. Díky centralizovaným systémům je aktualizace osobních údajů, sledování docházky a vyřizování žádostí o dovolenou snadné.
Ruční papírování a chyby při zadávání dat jsou minulostí, protože automatizované systémy zajišťují přesnost dat. Personalisté mají v případě potřeby rychlý přístup k informacím, což jim umožňuje činit informovaná rozhodnutí na základě spolehlivých poznatků.
Zaměstnanci navíc těží ze samoobslužných možností, takže mohou aktualizovat své vlastní informace nebo požádat o volno, aniž by potřebovali pomoc od HR.
Zpracování mezd
Automatizace zpracování mezd způsobila revoluci v personálních odděleních tím, že zjednodušila výpočty mezd, daňové odpočty a srážky z benefitů. Implementace automatizace do mzdových procesů má řadu výhod, včetně snížení chybovosti a včasné distribuce výplat.
Automatizovaná mzdová agenda navíc umožňuje personalistům bez námahy generovat přesné zprávy pro účely financí a dodržování předpisů.
Automatizace této důležité funkce umožňuje HR přesměrovat svou pozornost na strategičtější aktivity, které pozitivně ovlivňují úspěch organizace.
Řízení výkonnosti
Efektivní řízení výkonu je nezbytné pro individuální růst zaměstnanců i pro celkový úspěch organizace. Pro zefektivnění tohoto procesu nabízí automatizace HR nástroje pro provádění kontrol výkonu, stanovování cílů a poskytování zpětné vazby.
Tyto uživatelsky přívětivé automatizační nástroje podporují průběžnou komunikaci mezi zaměstnanci a manažery a zajišťují, že jednotlivé cíle jsou v souladu s cíli organizace.
Automatizované systémy řízení výkonu navíc umožňují snadné sledování pokroku v průběhu času. To umožňuje identifikaci vzorců a oblastí, které je třeba zlepšit.
Automatizace HR zbavuje personalisty administrativní zátěže spojené s úkoly řízení výkonu. Místo toho mohou věnovat více času koučování a podpoře snah o rozvoj zaměstnanců. To nejen zvyšuje spokojenost zaměstnanců, ale také podporuje vysoce výkonnou pracovní sílu, která je v konečném důsledku přínosem pro celou organizaci.
Správa výhod
Díky automatizaci HR procesů je administrace benefitů méně komplikovaná. Zaměstnanci budou moci vybírat a spravovat své vlastní výhody, od plánů zdravotního pojištění až po možnosti spoření na důchod, prostřednictvím uživatelsky přívětivých online platforem.
Automatizační systém se stará o proces zápisu a zajišťuje provádění správných srážek z výplatních pásek a zároveň rychle zařazuje zaměstnance do vybraných benefitů. To nejen zjednodušuje správu benefitů, ale také zbavuje personalisty administrativní zátěže.
Díky automatizaci HR mají zaměstnanci větší kontrolu nad svými benefity, což dává HR příležitost zaměřit se na strategické plánování benefitů a dodržování předpisů.
Sledování času a docházky
Automatizované systémy sledování času a docházky nabízejí přesnější a efektivnější alternativu k manuálním procesům. Tyto systémy lze bez problémů integrovat s biometrickými zařízeními, jako jsou skenery otisků prstů nebo obličeje, nebo mohou používat identifikační karty pro snadné postupy načítání a odhlašování.
Automatizací těchto HR úkolů organizace eliminují potřebu ručních výkazů práce, což snižuje chyby a zajišťuje přesné mzdy zaměstnanců.
Kromě toho mohou automatizované systémy prosazovat firemní zásady docházky, jako je sledování přesčasů nebo správa rozvrhů směn. Implementace šetří čas a nabízí okamžitý přehled o vzorcích docházky pracovníků. To umožňuje organizacím efektivně alokovat zdroje a řídit pracovní dobu.
Zaměstnanecký samoobslužný portál
Zaměstnanecké samoobslužné portály nabízejí řadu benefitů jak pro zaměstnance, tak pro HR oddělení. Tyto uživatelsky přívětivé platformy umožňují zaměstnancům řídit různé úkoly v oblasti lidských zdrojů nezávisle a eliminovat tak potřebu zásahů personálu personálního oddělení.
Tyto portály poskytují zaměstnancům pohodlný způsob, jak udržovat jejich osobní údaje, jako jsou kontaktní údaje a nouzové kontakty, přesné a aktuální. To pomáhá HR udržovat přesné záznamy. Kromě toho mohou pohodlně požádat o volno, získat přístup k výplatním páskám a získat důležité zdroje a zásady HR.
Poskytováním transparentnosti a zlepšováním komunikačních kanálů tyto portály také snižují administrativní dotazy směřované na HR oddělení. V důsledku toho automatizace rutinních úkolů umožňuje personalistům zaměřit se na strategičtější iniciativy, jako je rozvoj talentů a angažovanost, a přitom zaměstnancům poskytnout pohodlí samoobslužných možností.
Soulad a podávání zpráv
Automatizace je také užitečná při zajišťování souladu s HR. Používání HR softwaru pomáhá zjednodušit procesy a zajistit soulad s pracovními zákony, antidiskriminačními předpisy a průmyslovými standardy.
Automatizované systémy slouží jako sledovací mechanismus pro dodržování milníků. Ty poskytují včasné upozornění pro personalisty a generují zprávy, které prokazují dodržování těchto požadavků.
Snížením rizika nedodržení, potenciálních pokut a právních sporů automatizace HR chrání organizace. Dále to zjednodušuje generování zpráv o analýze dat. To umožňuje personalistům činit informovaná rozhodnutí, která jsou přínosem pro organizaci i její zaměstnance.
Offboarding a výstupní pohovory
Automatizace lidských zdrojů hraje klíčovou roli při zajišťování bezproblémového procesu offboardingu, když zaměstnanci opustí organizaci. Využitím automatizovaných kontrolních seznamů může HR efektivně zvládat úkoly, jako je shromažďování všech potřebných dokumentů, získávání firemního vybavení a zneplatnění přístupu k firemním systémům.
Tento zjednodušený přístup nejen zaručuje bezpečnost dat, ale také eliminuje jakékoli přetrvávající administrativní povinnosti po odchodu zaměstnance z organizace.
Automatizace navíc umožňuje personalistům vést výstupní pohovory bez námahy a získávat cennou zpětnou vazbu od odcházejících zaměstnanců. Tyto poznatky pak lze použít k vylepšení zásad a postupů organizace.
Výhody automatizace HR
V rychle se rozvíjejícím obchodním světě HR oddělení využívají automatizaci, aby využila řadu výhod, včetně:
Efektivita a úspora času
Automatizací opakujících se úkolů, jako je zadávání dat, správa dokumentů a administrativní procesy, nabízí automatizace lidských zdrojů cennou úsporu času pro personalisty.
S více uvolněným časem mohou HR týmy zaměřit své úsilí na důležité strategické aktivity v oblasti rozvoje talentů a zapojení zaměstnanců. Snížená závislost na ručním papírování také zlepšuje celkovou efektivitu HR oddělení.
Redukce chyb
Ruční zadávání dat je často náchylné k chybám, které mohou vést k vážným následkům, zejména v oblastech, jako jsou mzdy a dodržování předpisů.
Automatizace lidských zdrojů nabízí řešení pomocí automatizace výpočtů a datových přenosů. To nejen šetří čas, ale také zlepšuje přesnost a zaručuje, že zaměstnanci obdrží přesnou odměnu a výhody, a zároveň zmírňuje možnost nákladného porušení předpisů.
Vylepšená shoda
Mnoho systémů automatizace HR obsahuje funkce pro vestavěné kontroly souladu a připomenutí. Tyto systémy mohou efektivně spravovat data, zabezpečit data, sledovat důležitá data, jako jsou certifikace zaměstnanců a vypršení platnosti pracovních povolení. Tím zajistíte, že vaše organizace zůstane plně v souladu se všemi právními požadavky.
Zavedením těchto systémů můžete výrazně minimalizovat riziko pokut a dalších právních problémů, které mohou nastat v důsledku jejich nedodržení.
Vylepšená zkušenost zaměstnanců
Automatizace HR procesů může zlepšit celkovou zkušenost zaměstnanců. Díky samoobslužným portálům mohou zaměstnanci snadno zvládnout úkoly, jako je aktualizace informací, žádost o volno a nezávislý přístup k HR zdrojům. To posiluje zaměstnance a snižuje potřebu neustálé interakce s personálem.
Navíc automatizace procesu registrace a výhodných procesů registrace vede k hladšímu a pozitivnějšímu zážitku pro nové zaměstnance.
Rozhodování na základě dat
Automatizované HR systémy nabízejí personalistům cenná data a analýzy pro informovaná rozhodnutí. Tyto systémy vytvářejí komplexní zprávy týkající se kritických ukazatelů HR, jako je míra fluktuace zaměstnanců, hodnocení výkonu a demografické údaje o pracovní síle.
Přístup k těmto datům umožňuje HR identifikovat trendy a oblasti, které potřebují zlepšení. Mohou tak rozvíjet strategické HR iniciativy, které jsou v souladu s celkovými cíli organizace.
Úspora nákladů
I když zavedení automatizace lidských zdrojů může vyžadovat počáteční výdaje, potenciální dlouhodobé snížení nákladů je značné. Snížením administrativní režie a minimalizací chyb automatizace zvyšuje efektivitu a snižuje provozní náklady.
Například zavedení automatizace mzdové agendy nejen snižuje pravděpodobnost chyb, ale také šetří čas a energii, které by jinak byly věnovány ručním výpočtům.
Škálovatelnost a přizpůsobivost
Systémy automatizace lidských zdrojů jsou navrženy tak, aby se plynule přizpůsobily vyvíjejícím se potřebám vaší organizace. Ať už rozšiřujete svůj tým nebo zakládáte nová místa, automatizační nástroje se bez námahy přizpůsobují těmto změnám.
Tím, že zajistí, aby HR procesy zůstaly efektivní a efektivní, nástroj podporuje růst vaší organizace a rozvoj vaší pracovní síly.
Nyní se podíváme na některé z nejlepších nástrojů pro automatizaci HR, které zefektivní HR procesy a rychleji dosahují vašich cílů.
#1. Bobe
Bob’s HR automatization tool je výkonný nástroj navržený pro zefektivnění různých HR procesů a zvýšení efektivity. Automatizací manuálních úkolů umožňuje tato platforma personalistům věnovat více času strategickým iniciativám.
Uživatelsky přívětivé rozhraní umožňuje nastavení přizpůsobitelných pracovních postupů pro každý proces HR, od přijímání nových zaměstnanců až po odchod. Uživatelé mohou plánovat úkoly, přidělovat je členům týmu a stanovovat časové osy pro maximální produktivitu.
Tato platforma se hladce integruje s oblíbenými komunikačními platformami, jako je Slack a Microsoft Teams, pro hladkou spolupráci. Jedním z pozoruhodných rysů Boba je jeho silný důraz na zabezpečení dat.
Bob udržuje vaše důvěrné informace v bezpečí tím, že uděluje přístup pouze oprávněným zúčastněným stranám, což je zásadní aspekt vzhledem k rostoucím obavám z narušení dat v současnosti. K dalšímu vylepšení jeho užitečnosti tento nástroj obsahuje funkce jako eSign pro právně závazné smlouvy.
Pokud jde o ceny, Bob poskytuje personalizovaný přístup. Nabízejí vlastní ceny v závislosti na jedinečných požadavcích a rozsahu vaší organizace. Pokud máte zájem, můžete si vyžádat vlastní cenovou nabídku přímo přes jejich webové stránky.
#2. HROne
HROne je výkonný nástroj pro automatizaci HR, který zjednodušuje a zefektivňuje různé HR operace. Slouží jako komplexní platforma pokrývající 127 HR procesů, která vám pomůže bez námahy řídit celý životní cyklus zaměstnance.
Od nástupu až po ukončení nabízí HROne funkce, jako je správa pracovní síly, správa mezd, sledování docházky, hodnocení výkonu a zapojení zaměstnanců. Platforma je navržena tak, aby byla přístupná a snadno použitelná díky svým schopnostem připraveným na cloud a mobilní zařízení.
S důrazem na zabezpečení je HROne založeno na Microsoft Azure a vyhovuje standardům GDPR a ISO27001. HROne je adaptabilní automatizační řešení, které dokáže uspokojit vaše jedinečné potřeby v oblasti lidských zdrojů bez ohledu na to, zda máte malý, střední nebo velký podnik.
Pro větší organizace se specifickými potřebami lze jejich podnikový plán upravit tak, aby vyhovoval požadavkům. Obraťte se proto na ně s žádostí o individuální cenovou nabídku.
#3. Tvůrce Zoho
Tvůrce Zoho je výkonná platforma pro automatizaci HR navržená tak, aby zjednodušila složité operace HR. S Zoho Creator můžete automatizovat úkoly během celého životního cyklu zaměstnance, od náboru až po odchod do důchodu.
S tímto komplexním řešením můžete vytvářet mobilní a webové aplikace úplně od začátku. Nabízí také pokročilé automatizační pracovní postupy, zjednodušuje správu zaměstnanců a zlepšuje komunikaci v rámci vaší organizace.
Mezi klíčové funkce Zoho Creator patří nástup a odchod zaměstnanců, sledování docházky, správa aktiv a monitorování projektů. Tato platforma je všestranná a může nahradit papírové systémy, přeměnit tabulky na uživatelsky přívětivé aplikace a poskytnout efektivnější alternativu k tradičním HR systémům.
To, co Zoho Creator odlišuje, je jeho závazek poskytovat uživatelsky přívětivý zážitek pro jednotlivce, aniž by měli technické znalosti. Abychom vám pomohli začít, Zoho Creator dokonce nabízí bezplatné možnosti registrace pro přidanou hodnotu.
Závěr
Implementace automatizace HR může mít transformační dopad na vaši organizaci. Nejen, že zvyšuje efektivitu, produktivitu a přesnost, ale také vede k úsporám nákladů ve vašich HR procesech.
Využitím softwaru pro automatizaci lidských zdrojů můžete přimět svůj tým lidských zdrojů upřednostňovat základní úkoly, jako je rozvoj talentů a zapojení zaměstnanců, a zároveň automatizovat administrativní zátěž.
Vyberte si tedy nástroj pro automatizaci lidských zdrojů z výše uvedeného seznamu na základě velikosti a potřeb vaší firmy. Tento chytrý krok může vaši organizaci posouvat k většímu úspěchu.
Můžete také prozkoumat nejlepší software pro řízení lidských zdrojů pro začínající podniky a podniky.