Osvojte si klíčové postupy a finty pro tvorbu efektivních obchodních nabídek, které vám pomohou úspěšně prezentovat a prodat vaše produkty či služby širokému spektru klientů.
Účinná obchodní nabídka byla vždy zásadní pro získání klienta nebo nového projektu. Tradiční firmy investovaly nemalé prostředky do tvorby přesvědčivých dokumentů, ať už šlo o projektové plány nebo obchodní návrhy, s cílem oslovit a získat zákazníky.
V současné době, kdy se většina podniků přesunula do online prostředí, tato tradice přetrvává. Jedinou změnou je, že k vytváření obchodních nabídek se využívají digitální dokumenty nebo kolaborativní platformy pro práci s dokumenty.
Velké společnosti si mohou dovolit vyčlenit specializovaný tým pro tvorbu obchodní dokumentace. Pokud však působíte v malém či středním podniku, nemusí to být finančně realizovatelné. Naštěstí se můžete rychle naučit, jak efektivně psát obchodní nabídky a vytvářet smysluplné a kompletní dokumenty pro vaše nadcházející projekty.
Co je obchodní nabídka?
Obchodní nabídka je formální dokument, který podrobně představuje vaše produkty, služby, odbornost a portfolio. Jejím cílem je získání nových zákazníků či klientů prostřednictvím profesionálně zpracovaných dokumentů a působivých prodejních prezentací.
V oblasti obchodní komunikace jsou návrhové dokumenty primárně určeny pro interakci mezi podniky. Může se však vyskytnout potřeba vytvořit prodejní nabídku pro specifické služby zaměřené na domácnosti.
Například, pokud se zaměřujete na renovace obytných prostor včetně instalace solárních panelů pro výrobu elektřiny, nebo jste stavební společnost a chcete oslovit sdružení vlastníků bytových jednotek s nabídkou rekonstrukce bytových komplexů, je obchodní nabídka nezbytná.
Bez ohledu na to, kdo je vaším cílovým zákazníkem, základní princip obchodní nabídky zůstává poměrně jednoduchý. Musíte jasně představit své podnikání a následně adresovat problém klienta, který vaše společnost může vyřešit.
S rozvojem digitálních komunikačních kanálů máte k dispozici mnoho platforem, kde můžete publikovat své obchodní nabídky potenciálním klientům. Alternativně může být potřeba zaslat konkrétní nabídku firmám, které formálně vyžadují rozsah pracovních dokumentů od zainteresovaných obchodních partnerů.
Výhody tvorby obchodní nabídky
Primárně takový obchodní dokument slouží jako prezentace vaší firmy a pomáhá klientům získat ucelený přehled o vašem podnikání, úspěších, kompetencích, týmu atd., vše v jednom dokumentu namísto hledání informací v různých online zdrojích.
Níže jsou uvedeny další průmyslové výhody obchodních nabídek:
- S potenciálními klienty můžete jasně definovat a prodiskutovat cíle a záměry projektu, aniž by došlo k jakýmkoli nedorozuměním ohledně rozsahu projektu.
- V pozdější fázi, po uzavření obchodu, dokument slouží jako základ pro vytvoření tarifního plánu pro projekt.
- Obchodní nabídka je vrcholným dokumentem obchodní komunikace, který oslovuje firmy a prezentuje vaše služby nebo produkty s cílem je prodat.
- Můžete si vytvořit standardní šablonu a upravovat ji dle potřeby pro různé situace – prodej produktů, nabízení technických služeb, hledání investorů, partnerství a další.
- Při prodeji služeb nebo produktů velkým firmám, což může trvat i několik měsíců, můžete vytvářet realistické projekce a plány právě pomocí obchodní nabídky.
- Písemná dokumentace obchodních záměrů vám pomůže efektivně monitorovat průběh nového projektu.
- Některé obchodní nabídky obsahují silné a slabé stránky vašeho podnikání. Tento dokument tak usnadňuje SWOT analýzu pomocí šablon SWOT analýzy.
- Obchodní nabídka slouží jako důkaz pro obchodní dohodu. V případě sporu mezi poskytovatelem služeb a klientem lze tento dokument použít pro právní účely.
- Jak vy, poskytovatel služeb, tak i váš klient, budete mít před uzavřením obchodu jasné povědomí o rizicích spojených s projektem.
Typy obchodních nabídek
V obchodním světě se setkáváme s různými typy obchodních nabídek. Níže naleznete typy v závislosti na konkrétních požadavcích dokumentu:
Neformálně vyžádané
Neformálně vyžádané obchodní nabídky jsou dokumenty, které zasíláte potenciálním klientům, se kterými se setkáte na obchodních jednáních, akcích, večeřích či konferencích.
Formálně vyžádané
Společnosti, které potřebují nakoupit produkty nebo služby, obvykle prochází webové stránky a portfolia potenciálních dodavatelů. Když najdou několik vhodných, zašlou formální žádost o obchodní nabídku, která obsahuje jejich očekávání a specifické požadavky.
V reakci na tuto žádost odešlete vlastní návrhový dokument, který se označuje jako formálně vyžádaná nabídka.
Nevyžádané
Nevyžádané obchodní nabídky jsou v podstatě cold cally nebo e-maily, které firmy zasílají s cílem prodat své produkty či služby.
Dle záměru dokumentu, obchodní nabídky lze rozdělit do následujících pěti kategorií:
#1. Prodejní nabídka
Pokud prodáváte produkty nebo služby, budete se setkávat s mnoha prodejními nabídkami. Jejich hlavním cílem je usnadnit nákupní rozhodnutí jiných firem ve prospěch toho, co vyrábíte nebo nabízíte.
#2. Nabídka pro investory
Pokud jste malá, střední nebo začínající společnost s rostoucí poptávkou, možná budete potřebovat více finančních prostředků pro další růst. Tyto finance můžete získat od investičních bank či fondů zasláním dokumentu s nabídkou pro investory.
#3. Projektová nabídka
Pokud máte nápad na projekt, který může vyřešit naléhavý problém ve vaší firmě nebo u externího klienta, můžete oslovit obchodní partnery s projektovou nabídkou.
Tento dokument by měl obsahovat jasný plán projektu, včetně jednotlivých úkolů, dílčích úkolů a vazeb mezi nimi. Dále by měl zahrnovat plánovaný rozpočet, požadavky na pracovní sílu a kapitálové vybavení.
#4. Nabídka RFP
Jedná se o specifickou formu prodejní nabídky pro firmy. Zasílá se jako odpověď na požadavky kupující firmy.
Pro usnadnění tvorby takových obchodních dokumentů můžete využít specializovaný software pro tvorbu nabídek.
#5. Nabídka grantu
Neziskové organizace mají možnost podávat žádosti o granty v průběhu celého roku. Obchodní nabídka pro grant musí odrážet obsah podobný RFP nebo nabídce pro investory.
Dále, v závislosti na konkrétních požadavcích ze strany klienta, může mít návrhový dokument tři varianty:
#1. Nabídka pro nákup produktu nebo služby (RFP)
RFP je nejběžnější typ obchodní nabídky, se kterým se firmy na trhu setkávají.
V RFP kupující firma podrobně specifikuje projekt, včetně požadavků na materiály a standardy kvality. Dodavatelé na toto RFP odpovídají svými nabídkami na realizaci celého projektu.
#2. Žádost o cenovou nabídku (RFQ)
V případech, kdy je pro firmy při nákupu produktů či služeb klíčová cena, se používá RFQ, kde dodavatelé uvádí cenu dle specifikací, požadavků na kvalitu a množství.
#3. Žádost o informace (RFI)
Kupující často používají RFI k získání informací o produktech a službách od potencionálních dodavatelů, a to online, na nástěnkách nebo prostřednictvím inzerátů v tisku, a žádají následující informace:
- Katalogy produktů
- Schopnosti
- Ceny
- Nabízené služby
Standardní formát obchodní nabídky
Formát nabídky se liší případ od případu. Nicméně každý standardní obchodní návrh by měl obsahovat následující strukturu:
- Název nabídky
- Obsah nebo rejstřík
- Shrnutí dokumentu
- Identifikaci problému – popisuje problém, který chcete řešit
- Navrhované řešení
- Detailní popis kvalifikací vašeho týmu či firmy pro řešení daného problému
- Harmonogram projektu
- Identifikace rizik a právních omezení
- Rozpočet projektu, způsob platby atd.
- Detailní obchodní podmínky
- Prohlášení o přijetí
Pokud je obchodní návrh upraven na míru specifickým nákupním potřebám, může být také nutné přidat katalog produktů.
Délka obchodní nabídky
Snažte se, aby vaše nabídka nebyla zbytečně dlouhá. Klíčové informace, jako je identifikace problému, strategie řešení, vaše schopnosti a specifikace produktů by měly být představeny hned na začátku.
Celkový rozsah dokumentu by neměl přesáhnout 50 stran u projektu s rozpočtem 10 000 USD. Snažte se, aby délka dokumentu umožnila jeho přečtení během 10 až 15 minut.
Jak napsat obchodní nabídku
Pro vytvoření standardní obchodní nabídky můžete postupovat dle následujících kroků:
#1. Sběr informací o vašich obchodních schopnostech
Vytvořte databázi relevantních schopností pro daný projekt. Tím prokážete, že máte dostatečné zdroje a dovednosti pro poskytnutí služeb klientovi.
#2. Průzkum trhu
Prostudujte trh, zjistěte, jaké jsou potřeby v dané oblasti a analyzujte všechny specifické dovednosti, které budete potřebovat. Na základě těchto informací odhadněte náklady a stanovte cenu projektu.
#3. Shrnutí
Vytvořte působivé shrnutí vaší obchodní nabídky, které představí vaši společnost, její úspěchy a zdůrazní, že váš tým je nejvhodnější pro řešení problému klienta.
#4. Plán a rozvržení projektu
Naplánujte projekt a stanovte si realistické termíny. Analyzujte problém klienta a podle toho plánujte termíny. V této fázi rozdělte projekt na úkoly a podúkoly a rozdělte úkoly tak, abyste maximálně využili svůj tým.
Jak navázat na obchodní nabídku
Nejefektivnější způsob, jak navázat kontakt s klientem po odeslání nabídky, je virtuální schůzka nebo telefonát. To však nemusí být vždy možné.
Například pokud jste rozeslali obchodní nabídky e-mailem různým firmám s cílem uzavřít obchod. Pokud nevíte, zda klient má o vaši nabídku zájem a nemáte k dispozici jeho telefonní číslo, můžete zkusit následující.
Můžete se s klientem spojit e-mailem, který by měl obsahovat následující:
- Připomínku, že jste špičkou v daném oboru
- Uvedení klíčových obchodních výsledků, kterých jste dosáhli
- Nabídku virtuální schůzky, pokud je klient s vaším portfoliem spokojen
- Otevřené otázky pro zahájení konverzace
- Zvýraznění nejdůležitějších bodů a odkaz na původní dokument nabídky
Příklady obchodních nabídek
V sekci šablon naleznete mnoho osvědčených návrhových dokumentů. Níže jsou uvedeny příklady obchodních nabídek, které můžete použít:
#1. Minimalistická obchodní a marketingová nabídka
- Dokument ve stylu infografiky s minimalistickým designem
- Barevné kombinace: #222524, #fffffe, #f2c745 a #939496
- Použitá písma: Montserrat a Roboto
- Formát papíru: 21 × 29,7 cm
#2. Čistá minimalistická marketingová nabídka
- Vhodná pro marketingovou nabídku
- Barevná paleta: #f2f3f7, #b8b7bb, #768285, #2c3837 a #050707
- Použitá písma: Roboto, Poppins Medium, Montserrat a Poppins ExtraBold
- Formát papíru: 21 × 29,7 cm
#3. Moderní oranžová nabídka partnerství
- Vhodné pro nabídky partnerství
- Barevné kombinace: #9ab3bb, #e7e6e6, #4a6162, #e88e38 a #f8b03a
- Použitá písma: Montserrat a Montserrat Classic
- Formát papíru: 21 × 29,7 cm
#4. Černá a hnědá minimalistická nabídka profesionální akce
- Vhodná pro návrhy firemních projektů
- Barevné kombinace: #22263f, #fefefe, #1c1f1f, #696b72 a #b4b5ba
- Použitá písma: Montserrat Classic, Montserrat, Roboto
- Formát papíru: 21 × 29,7 cm
Oblíbené šablony obchodních nabídek
Šablony obchodních nabídek od Canvy
V případě dokumentů s nabídkami by vaším prvním cílem měla být knihovna šablon Canva Business Offers. Nabízí více než 1000 šablon. S velkou pravděpodobností zde najdete šablonu, kterou potřebujete pro vaše odvětví.
PandaDoc
Pokud hledáte profesionální a ověřené šablony obchodních nabídek pro prezentaci projektu, prodej produktů nebo RFP, můžete se podívat i na knihovnu šablon PandaDoc. Tyto šablony jsou k dispozici zdarma, bez jakýchkoli licenčních poplatků či předplatného.
Jotform
Jotform nabízí sbírku více než 50 dokumentů s návrhy, které můžete použít v různých scénářích, jako jsou návrhy vývoje mobilních aplikací, úklidové služby, konzultace, nabídky a další.
Navíc můžete v editoru Jotform zdarma upravovat obsah dokumentu. Dokument můžete také poslat k elektronickému podpisu více příjemcům.
Závěrem
V tomto článku jsme prošli základy tvorby obchodních nabídek a seznámili se s různými šablonami. Věříme, že tyto informace využijete k napsání vlastních efektivních návrhů nebo k nalezení uplatnění na platformách, kde se firmy setkávají s nezávislými pracovníky.