Přehled pracovního dokumentu vám pomůže vyvarovat se nejasnostem a komunikačním šumům v rámci projektu a udržet ho v zamýšleném kurzu při spolupráci s externími partnery.
V současnosti podniky při realizaci projektů často spolupracují s více subjekty. Pro takovou kooperaci je nezbytný profesionálně zpracovaný dokument, který lze použít jako referenční bod v případě, že externí spolupracovníci nesplní dohodnuté specifikace projektu.
Jedním z těchto důležitých obchodních dokumentů je právě rozsah prací. Je klíčový vždy, když přebíráte projekt od někoho jiného nebo spolupracujete s externími partnery.
Čtěte dále a dozvíte se, jak formulovat rozsah pracovního dokumentu jasným a srozumitelným jazykem. Seznámíte se také s některými online zdroji, které nabízejí různé šablony a nástroje pro tvorbu rozsahu prací na bázi formulářů.
Úvod
Rozsah prací, často označovaný zkratkou SoW (Scope of Work), je dokument, který podrobně specifikuje základy projektu. Mnozí ho také považují za písemnou dohodu mezi všemi zúčastněnými stranami, včetně agentů, poskytovatelů služeb a subdodavatelů.
Tento dokument obvykle vysvětluje, jakým způsobem bude každá fáze projektu dokončena, jaké budou jeho výstupy, očekávané výsledky, harmonogram plateb a celkový průběh. Na základě tohoto dokumentu mohou nezávislí pracovníci i týmy jasně definovat, co mohou zainteresované strany od projektu očekávat.
V případě nedorozumění slouží jako společný referenční bod pro všechny strany. Každý z něj jasně vyčte, co je potřeba udělat, aby projekt byl úspěšný pro všechny zúčastněné. Dokument SoW je také vynikajícím nástrojem pro efektivní komunikaci – jejíž absence může vést k selhání projektu a narušení vztahu mezi klientem a zainteresovanými stranami.
Základní komponenty
Konkrétní podoba dokumentu se může lišit v závislosti na typu projektu a odvětví. Nicméně existují klíčové prvky, které by měly být součástí téměř každého SoW, aby byla zajištěna transparentnost.
Klíčové informace
Každý dokument SoW by měl na začátku obsahovat základní údaje o projektu, aby čtenáři okamžitě pochopili, o co se jedná. Uveďte název projektu, jméno autora, jméno klienta, datum a další důležité detaily.
Cíle projektu
Stručný popis projektu v SoW je vždy užitečný. Nezapomeňte uvést pozadí projektu, jeho cíle, definici problému a zúčastněné osoby, ale s maximální stručností.
Popis zboží a služeb formou seznamu
Nyní se dostáváme k nejdůležitější části dokumentu – popisu zboží a služeb, které v rámci projektu dodáte nebo poskytnete.
Doporučuje se rozdělit výstupy do menších celků a prezentovat je jako úkoly a dílčí úkoly. Bez ohledu na to, zda se jedná o projekt na volné noze nebo o týmový projekt, úkoly se nejlépe prezentují v tabulce, včetně plánovaných termínů dokončení a kontaktních osob.
Výstupy projektu
Nemusí to být nezbytné pro každý dokument SoW, ale je výhodné uvést, co klient získá po skončení projektu. Bude tak mít jasnou představu o tom, co může od vás a vašeho týmu očekávat.
Časový rámec projektu
Čas hraje v každém projektu klíčovou roli, proto je nutné uvést i časový rámec jeho dokončení. Zahrňte datum zahájení a plánovaného dokončení projektu. Nezapomeňte také zmínit všechny milníky nebo významné body, kterých chcete v průběhu projektu dosáhnout.
Seznam prací mimo rozsah
Tato volitelná část dokumentu SoW posune jeho kvalitu na vyšší úroveň. Zde uveďte vše, co do projektu nezahrnujete, ale klienti by to mohli očekávat. Díky tomu bude vše jasné a pomůže vám to předejít případným nedorozuměním.
Protokol pro změny
Při vytváření SoW před zahájením projektu se může později objevit potřeba provést změny v jeho rozsahu, jak je specifikováno v dokumentu. Proto je vhodné přidat protokol pro provádění změn.
Platební podmínky
Všechny placené projekty by měly obsahovat sekci, kde jsou popsány výdaje spojené s projektem a způsoby platby. Pokud projekt vyžaduje investice do materiálu, práce, infrastruktury nebo jiných režijních nákladů, uveďte je v této části. Zmiňte také platební harmonogram, milníky a další relevantní detaily.
Pravidla a podmínky
V této sekci uveďte všechny podmínky projektu. Můžete zde také objasnit termíny použité v SoW a jakékoliv další podmínky, které jste dosud nezmínili.
Schválení
Na závěr přidejte sekci pro schválení, která z dokumentu učiní právně závaznou dohodu. Zde uveďte podpis klienta a ponechte prostor pro podpisy dalších zúčastněných stran.
Příklady použití
Jakákoliv dohoda o zahájení projektu mezi klientem a externí stranou by měla být podložena dokumentem SoW. Níže najdete několik konkrétních příkladů použití rozsahu pracovních dokumentů a jejich šablon:
#1. Stavební architektonické práce
Vzhledem k tomu, že architektonické projekty pro komerční i soukromé budovy zahrnují značné výdaje, rizika a investice času, je nutné použít standardní dokument SoW, který je běžně používán ve stavebnictví.
Následující šablona je standardizovaný dokument SoW, který obsahuje všechny důležité součásti, jako je definice projektu, informace o klientovi a projektu, proces výběru architekta, časový plán projektu, požadavky na schválení, obecný cíl atd.
Stáhnout: Šablona architektonických prací zdarma pro MS Word/Google Docs
#2. Renovace interiérů a exteriérů
Různé agentury a dodavatelé v oblasti bytového designu používají tento dokument SoW k realizaci individuálních i komerčních renovačních projektů. Tuto šablonu můžete použít, pokud jste v tomto oboru nováčkem a nejste si jisti, jak takový dokument vytvořit.
Následující šablona dokumentu SoW byla navržena podle potřeb amerických generálních dodavatelů pro renovace komerčních i obytných budov. Obsahuje veškerý obsah „v rozsahu“ pro renovační práce. Můžete však přidat další nebo odstranit některé části podle konkrétního projektu, na kterém pracujete.
Stáhnout: Šablona renovačních prací zdarma pro MS Word/Google Docs
#3. Projekty úpravy zahrad a krajiny u rezidenčních a komerčních objektů
Projekty úpravy krajiny zahrnují spoustu manuální práce i profesionálního provedení. Dokument SoW je příležitostí prezentovat svou kreativitu a smysl pro design, a dát tak zadavateli další důvod, proč si najmout právě vaši agenturu.
Tato šablona SoW pro úpravu krajiny obsahuje obrazové bloky, do kterých můžete umístit logo značky, barevnou paletu značky, ikony a ukázky realizovaných prací. K dispozici je také další prázdná stránka, kterou můžete použít pro psaní dalšího obsahu. Pro každou stránku můžete změnit orientaci ukázkového obrázku na šířku.
Stáhnout: Šablona Landscaping SoW zdarma pro MS Word/Google Docs
#4. Marketing na sociálních sítích
Pomoc firmám s reklamami na sociálních sítích a marketingovými kampaněmi je lukrativní obor. Zabývají se tím různí nezávislí pracovníci i digitální marketingové agentury. Pokud se pohybujete v tomto oboru, pak vám dokument SoW může dlouhodobě usnadnit práci.
Níže naleznete organizovanou, přehlednou a profesionální šablonu SoW pro marketing na sociálních sítích, kterou mohou agentury i nezávislí pracovníci používat pro komerční účely. Obsahuje nezbytné součásti dokumentu SoW, jako jsou informace o klientovi, popis projektů, detaily kampaně, klíčové výstupy, tabulky kampaní atd.
Ke stažení: Šablona SoW pro marketing na sociálních sítích zdarma pro MS Word/Google Docs
#5. Státní zakázky
Dokument SoW je velmi důležitý pro smluvní práce, které můžete získat od státních, krajských, obecních a okresních úřadů. Státní zakázky mají rozsah pracovních dokumentů, které jsou co do obsahu a rozsahu nejdůkladnější.
Zde najdete příklad šablony SoW pro vládní smluvní projekty. Umožňuje vám přidat logo vaší agentury a další obsah SoW, jako je název organizace, název projektu, informace o autorovi, pozadí a cíle projektu, popis projektu, časový plán, návrh ceny dodavatele atd.
Možná budete muset přidat nebo odebrat obsah v závislosti na projektu státní zakázky, o který máte zájem. Před odesláním finální verze si projděte požadavky na formát dokumentu SoW.
Ke stažení: Šablona SoW pro státní zakázky zdarma pro MS Word/Google Docs
Postup při psaní dokumentu SOW ✔
- Uveďte konkrétní detaily týkající se úkolu, plateb, zdrojů, termínů, milníků atd.
- Přidejte vizuální prvky, jako jsou obrázky konečného produktu nebo služby, které očekáváte, grafy, diagramy, tabulky atd.
- Pokud dokument obsahuje obchodní žargon, ujistěte se, že vy i podepisující strana rozumíte jeho definicím před zahájením projektu.
- Pokud se jedná o dlouhodobý projekt s mnoha komplexními výstupy, které závisí na čase, zahrňte harmonogram revizí SoW v měsíčních nebo čtvrtletních intervalech.
- Dokument by měl také obsahovat definice úspěchu projektu. Po dokončení projektu si klient může snadno ověřit, zda byly definice úspěchu splněny, a nebude tak nutné provádět zbytečné kontroly a přepracování.
- Udržujte SoW ostrý, stručný a výstižný. Nepoužívejte zbytečná slova, aby byl dokument delší.
- Dokument by měl být navržen ve spolupráci s externími i interními zainteresovanými stranami. Mezi interní zainteresované strany patří váš projektový tým a mezi externí pak klienti a dodavatelé třetích stran.
- Uveďte úzce související služby, které nejsou součástí projektu, jako je hosting po vývoji webu, publikování aplikace po vývoji aplikace atd., pokud klient za tyto služby neplatí.
Nyní se podíváme na to, čemu se vyhnout při psaní dokumentu o rozsahu prací (SOW).
Čeho se vyvarovat při psaní dokumentu SOW ❌
- Při tvorbě projektu neváhejte použít šablony dokumentů SoW a příklady z relevantních projektů. Ušetří to čas a námahu.
- Nezahrnujte do dokumentu vágní a nejednoznačný obsah, který by mohli subdodavatelé, prodejci a další třetí strany zneužít ve svůj prospěch a způsobit vám finanční ztráty.
- Neuspěchejte proces návrhu rozsahu pracovního dokumentu. Posaďte se se svými spolupracovníky a pečlivě naplánujte dokument, včetně všech definic, milníků, omezení, rozpočtu atd.
- Nezapomeňte jasně definovat výstupy v projektu, které jsou „mimo rozsah“ a „v rozsahu“.
- Pokud projekt vyžaduje specifické odborné školení, nezapomeňte to do dokumentu zahrnout, včetně nákladů.
- Některé dokumenty SoW postrádají podrobný pracovní postup, jak by měl klient auditovat výstupy, aby bylo možné prohlásit projekt za dokončený. Ujistěte se, že se této chyby nedopustíte. Zahrňte předem schválené kroky, které definují projekt jako dokončený v souladu s podmínkami zadání.
- Dlouhodobé projekty mohou vyžadovat odchylky, změny rozsahu, změny dodávky atd. Nezapomeňte tyto možnosti uvést v dokumentu SoW.
Dále se podíváme na volně dostupné zdroje šablon pro dokumenty SOW.
Bezplatné zdroje šablon
Smartsheet
Na Smartsheetu mohou uživatelé najít řadu bezplatných šablon pracovních dokumentů pro osobní použití. Šablony jsou k dispozici ve formátech Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs a Google Sheets.
Digitální marketing, komerční výstavba, vývoj softwaru, interiérový design, web design a rekonstrukce jsou jen některé z oblíbených oblastí, kde můžete využít šablony z této platformy.
Archiv šablon
Template Archive je další web, kde můžete najít bezplatné zdroje pro vytváření rozsahu pracovních dokumentů. Šablony jsou k dispozici v různých designech a formátech, takže si můžete vybrat podle své značky nebo projektu. Navíc si je můžete snadno stáhnout a upravit tak, aby byl váš dokument SoW jedinečný.
FormSwift
FormSwift vám umožňuje vytvořit rozsah pracovního dokumentu pro váš další projekt dvěma způsoby. Nejprve si můžete stáhnout obecnou šablonu ve formátu Microsoft Word nebo Adobe PDF z jejich webových stránek. Poté vyplníte prázdná místa a vytvoříte si vlastní dokument SoW.
Za druhé, můžete projít průvodcem tvorbou SoW, kde zadáte příslušné detaily a tvůrce pak dokument automaticky vytvoří. Vytvoření dokumentu online na této platformě trvá přibližně 20 minut.
Závěrem
Nyní už víte, co je to rozsah pracovního dokumentu, jaké jsou jeho součásti a čemu se vyvarovat při vytváření profesionálního SoW, který si váš klient oblíbí. Kromě toho jste také objevili některé příklady použití, kde lze dokumenty SoW uplatnit.
Tento článek nastínil některé online nástroje pro tvorbu pracovních dokumentů a knihovny šablon. Dokument SoW můžete vytvořit online pomocí kterékoli z výše uvedených platforem, a to buď podle podrobného průvodce, nebo stažením a přizpůsobením šablony.
Mohly by vás také zajímat špičkové nástroje pro elektronické podepisování dokumentů, jako je rozsah prací nebo pracovní příkazy.