Není na škodu před sdílením souboru odstranit z něj osobní údaje. Aplikace balíku Office totiž mohou do vytvářených souborů ukládat osobní informace, což znamená, že každý, kdo takový soubor obdrží, by k nim mohl mít přístup. Ukážeme si, jak na to.
Vytvořte si kopii souboru
Nejdříve si vytvořte zálohu. Jakmile jednou odstraníte osobní data ze souboru, nemusí být možné je obnovit. Mít po ruce kopii původního dokumentu je proto dobrý nápad. Nezapomeňte záložní kopii odlišit názvem, ať víte, který soubor je který.
Představte si například prezentaci, kterou jste předváděli na obchodní konferenci. Po konferenci ji možná budete chtít poslat klientům. V takovém případě vytvoříte kopii původní prezentace a z té určené pro klienty odstraníte veškeré osobní informace. A abyste omylem neposlali špatnou verzi, pojmenujte obě kopie jasně a srozumitelně.
Jakmile si uložíte kopii, otevřete ji a pusťte se do odstraňování informací.
Prohlédněte prezentaci a odstraňte osobní data
Otevřete kopii souboru, ze které chcete data smazat, a přejděte na kartu „Soubor“. Zde se automaticky dostanete do podzáložky „Informace“. Zde klikněte na tlačítko „Zkontrolovat problémy“.
Z nabídky vyberte možnost „Zkontrolovat dokument“.
Zobrazí se okno „Kontrola dokumentu“. Zde zaškrtněte políčka u typů obsahu, které chcete zkontrolovat.
Poté klikněte na tlačítko „Zkontrolovat“.
Zobrazí se výsledky kontroly. Zelená fajfka u položky znamená, že nebyly nalezeny žádné informace a není potřeba žádná další akce. Červený vykřičník naopak značí, že v dané sekci byly nalezeny informace. Prohlédněte si danou sekci a u každé skupiny, která obsahuje citlivé informace, vyberte „Odebrat vše“.
Nyní se zobrazí zpráva, že informace byly úspěšně odstraněny. Pro jistotu dokument znovu zkontrolujte, zda byla všechna data opravdu smazána. Klikněte na „Znovu zkontrolovat“.
Proběhne opětovná kontrola. Pokud by něco bylo vynecháno, program by vás na to upozornil. V našem případě bylo vše v pořádku. Ale chyby se stávají a technologie není neomylná. I proto je dobré před odesláním cokoliv vždy zkontrolovat, a to obzvlášť, pokud jde o vaše osobní údaje.
Nakonec soubor uložte. Možná si všimnete, že se velikost PowerPoint prezentace zmenšila. To je skvělé, protože ne vždy je možné poslat velké soubory e-mailem. Tím je proces kompletní. Tak na co čekáte? Směle do sdílení vaší prezentace!