Při práci v Tabulkách Google, kde spolupracuje více uživatelů, je klíčové zabránit vkládání chybných údajů do buněk. Funkce ověření dat umožňuje omezit vstupy uživatelů pouze na správně formátované informace v rámci specifikovaných rozsahů. V tomto článku se podíváme, jak tuto užitečnou funkci využít.
Nastavení ověření dat v Tabulkách Google
Nejprve otevřete webový prohlížeč a přejděte na Domovskou stránku Tabulek Google. Vyberte a otevřete tabulku, na které chcete pracovat. Poté označte oblast buněk, pro které chcete nastavit omezení.
Následně v horním menu klikněte na záložku „Data“ a z rozbalovací nabídky zvolte možnost „Ověření dat“.
Otevře se dialogové okno s nastavením ověření dat. V tomto okně, v sekci „Kritéria“, si můžete zvolit typ vstupu, který bude pro vybrané buňky platný. Pro náš příklad si ukážeme, jak nastavit omezení pro zadávání roku vydání filmu, které musí být čtyřmístné číslo. V rozbalovací nabídce vyberte možnost „Číslo“. Můžete zde nastavit i jiná kritéria, jako je omezení na text, datum, předdefinovaný seznam hodnot, položky z určitého rozsahu nebo definovat vlastní vzorec pro ověření.
Každé zvolené kritérium má další specifické nastavení, které je potřeba přesně definovat. Pro náš případ, kdy chceme omezit vstup na rok vydání filmu, zvolíme ověření „Mezi“. Zadáme minimální hodnotu 1887 (první rok vzniku filmu) a maximální hodnotu 2500, což by mělo být pro potřeby této tabulky dostačující.
Dále si zvolte, jak se Tabulky Google zachovají v případě zadání neplatných dat. Můžete vybrat, zda se má zobrazit pouze varovná zpráva, nebo zda se má neplatný vstup zcela zamítnout.
Pokud zvolíte varovnou zprávu, uživatel bude upozorněn na to, že zadané číslo musí být v určitém rozmezí. Neplatná data ale zůstanou v buňce a budou označena červeným upozorněním.
Při výběru možnosti „Odmítnout vstup“ se uživateli zobrazí vyskakovací okno s chybovou zprávou a veškerý neplatný obsah buňky bude smazán.
Můžete zkombinovat odmítnutí neplatného vstupu s informativní zpětnou vazbou. Zaškrtněte políčko „Zobrazit text nápovědy pro ověření“ a zadejte vlastní varovnou zprávu, která uživateli sdělí, jaká data jsou požadována. Nakonec klikněte na „Uložit“ pro uložení nastavení.
Nyní se při pokusu o zadání neplatných dat zobrazí uživateli informativní zpráva, která mu pomůže chybu opravit.
Ověření dat je klíčové pro zajištění kvality dat v tabulkách, zejména při spolupráci s více uživateli. Zabraňuje zadávání chybně formátovaných informací a může sloužit jako prevence chyb, pokud na těchto datech závisí vzorce nebo automatizované úlohy.