Pokud neustále hledáte účinný nástroj pro řízení projektů, nehledejte nic jiného než Airtable. Platforma nabízí nepřeberné množství funkcí pro vynikající vizualizaci dat a zjednodušené úpravy. Kromě toho může Airtable také automatizovat úkoly, což snižuje čas a úsilí, které vynakládáte na správu dat.
Airtable automatizace jsou skvělé pro provádění opakujících se úkolů, jako je zadávání dat a aktualizace e-mailů. Podívejme se na všechny typy automatizací, kterých můžete dosáhnout s bezplatnou verzí Airtable.
Table of Contents
Co jsou vzduchové automatizace?
Vzduchovatelný automatizace jsou předdefinované sekvence nebo pracovní postupy, které mohou výrazně zvýšit vaši produktivitu automatizací opakujících se úloh. Snižují chybovost manuálních procesů a zároveň šetří váš čas a námahu při opakujících se úlohách.
V automatizaci Airtable jsou tři hlavní prvky:
- Trigger: Definuje událost, která zahájí sekvenci automatizace.
- Konfigurace spouštěče: Toto je podmínka, při které se spouštěč spustí. Zde byste měli definovat podrobnosti tabulky a podmínky na úrovni pole, kterým by měl záznam odpovídat, aby spustil událost.
- Akce: Definuje akci nebo sekvenci akcí, které by měly být provedeny při spuštění automatizace.
Když je automatika Airtable zapnutá, hledá události ve vaší základně, které odpovídají konfiguraci spouště. Automatizace se spustí pouze tehdy, když jsou splněny všechny podmínky spouštění.
Jak vytvořit automatizaci na Airtable
Chcete-li vytvořit automatizaci, musíte nakonfigurovat spouštěč a sadu akcí, které po spouštěči následují. Zde je návod, jak nastavit automatizaci na Airtable:
Krok 1: Přidejte spouštěč
Na kartě Automatizace klikněte na Přidat spouštěč. Zobrazí se seznam spouštěčů, ze kterých si můžete vybrat. Seznam obsahuje spouštěče ve vaší základně Airtable a externí integrace, které mohou spustit událost, například událost vytvořenou v Kalendáři Google.
Krok 2: Nakonfigurujte spouštěč
Po výběru spouštěče můžete zobrazit a změnit vlastnosti spouštěče. Zde můžete také změnit typ spouštění.
Událost spouštěče nastavíte na základě typu spouštěče. Pokud je například typ spouštěče Když záznam vyhovuje podmínkám, budete muset kromě podmínek, které musí záznam splnit, aby spustil tuto událost, zadat tabulku, kterou chcete monitorovat.
Krok 3: Přidejte akci
Dále si musíte vybrat akci, kterou chcete provést. Máte zde několik možností, od vytváření a aktualizace záznamů až po zasílání e-mailů nebo upozornění na externí aplikace. Například,
Krok 4: Nakonfigurujte akci
Nyní budete muset nakonfigurovat akci na základě vybrané akce. Pokud je například akce Odeslat e-mail, budete muset zadat příjemce e-mailu, předmět, obsah a veškeré podrobnosti, které chcete do e-mailu zahrnout.
Krok 5: Přidejte další podmínky nebo akce
Do automatizace můžete zavést další logiku a akce na základě předchozích akcí. Můžete to provést opakováním kroků 4 a 5 podle potřeby.
Krok 6: Otestujte automatizaci
Před spuštěním nově vytvořené automatizace klikněte na Test Automation a zkontrolujte, zda byly spouštěč a akce nastaveny tak, jak bylo zamýšleno.
Krok 7: Zapněte automatizaci
Jakmile si budete jisti svým nastavením, můžete automatizaci zapnout. Všimněte si, že když je automatizace Airtable zapnutá, nebude se vztahovat na existující záznamy, které splňují konfiguraci spouštění.
Jak integrovat Airtable Automations
Airtable automatizace se neomezují pouze na vytváření/aktualizaci základních záznamů a odesílání e-mailů. Můžete jej také integrovat s externími aplikacemi, jako je Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server / Data Center , Twilio a Hootsuite.
Zde je několik ukázkových případů použití pro externí integraci automatizace Airtable:
Omezení Airtable Automations
Zatímco automatizace na Airtable mohou být docela užitečné, přicházejí s určitými omezeními. Pro každou Airtable základnu můžete mít maximálně 50 automatizačních pracovních postupů, ať už jsou aktivní nebo neaktivní. Můžete to však obejít kombinací více akcí v jedné automatizaci.
Každá automatika Airtable může mít až 25 akcí. Ani to není velkou překážkou, protože výstup jedné akce může být vstupem pro jinou ve stejném pracovním postupu. Navíc automatizace Airtable mají různé limity běhu v závislosti na vašem plánu. To zahrnuje úspěšné i neúspěšné běhy.
Airtable plán
Běží za měsíc
Volný, uvolnit
100
tým
25 000
podnikání
100 000
Podnik
500 000
Airtable uchovává historii vašich automatizačních běhů s podrobnostmi o každé provedené automatizaci. Rozsah této funkce také závisí na vašem plánu pracovního prostoru.
Airtable plán
Spustit historii
Volný, uvolnit
2 týdny
tým
6 měsíců
podnikání
1 rok
Podnik
3 roky
S bezplatnou verzí Airtable můžete posílat automatické e-maily pouze spolupracovníkům v rámci vybrané základny. Můžete to však nakonfigurovat pro externí e-mailové adresy v jiných plánech pracovního prostoru.
Pouze nové změny mohou spustit automatizaci. Kromě toho stojí za zmínku, že integrace s Dokumenty Google, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center a Twilio nejsou k dispozici v bezplatném plánu.
Ušetřete čas s Airtable automatizacemi
Automatizace na Airtable jsou účinné způsoby, jak optimalizovat procesy a snížit manuální práci. Se správným nastavením pracovního postupu můžete každý týden získat zpět několik hodin v rutině řízení projektů.
Takže až budete příště nastavovat projekt, věnujte čas a úsilí nastavení automatizace Airtable, abyste se mohli uvolnit a nechat úkoly, aby se vyřídily samy.