Jednou z nejužitečnějších a nejméně pochopených možností aplikace Outlook je Follow Up, nástroj pro připomenutí e-mailů programu. Pokud se vám nedaří pamatovat si odpovídat na e-maily poté, co již nejsou na titulní stránce vaší doručené pošty, je tento nástroj pro vás.
Follow Up vám připomene e-maily k datu, které si zvolíte, a přidá je do vašeho seznamu úkolů Outlooku. Když se s připomenutím vypořádáte a označíte je jako dokončené, zmizí z vašeho seznamu úkolů. Je to jednoduché, rychlé, efektivní a snadno použitelné.
Chcete-li začít, vyberte e-mail v aplikaci Outlook a poté klikněte na Domů > Sledovat (je ve skupině „Značky“).
V rozbalovací nabídce vyberte datum, kdy chcete na e-mail reagovat. Microsoft nabízí několik rychlých akcí, včetně „Dnes“, „Zítra“ nebo „Příští týden“. Můžete však také kliknout na „Vlastní“ a vybrat datum.
E-mail je poté zvýrazněn žlutě, takže můžete na první pohled poznat, které zprávy jsou označeny pro pokračování. Také přidá e-mail do seznamu úkolů aplikace Outlook.
Tomu se říká „přidání vlajky“ k e-mailu. Jakmile to uděláte, můžete e-mail přesunout do jakékoli jiné složky, jako je váš Archiv, a zůstane viditelný ve vašem seznamu úkolů – stačí na něj dvakrát kliknout a otevřít.
Ve výchozím nastavení vám Outlook připomene e-mail ve vybraný den. Pokud však chcete vybrat přesné datum a čas připomenutí, přejděte znovu na Domov > Sledovat a poté vyberte „Přidat připomenutí“.
Otevře se panel „Vlastní“, kde můžete změnit název vlajky, datum zahájení a splnění a datum a čas připomenutí.
Můžete také kliknout na Home > Follow Up a poté vybrat „Custom“ pro přístup k panelu.
První možnost „Příznak“ je název příznaku, který dáváte e-mailu. Toto se objeví v horní části zprávy jako informační tip. V tomto případě se zobrazí „Follow Up“, což je výchozí název, Start a Datum dokončení.
Z rozbalovací nabídky můžete vybrat jiný název vlajky nebo zadat vlastní.
Změnili jsme název vlajky na „Recenze“ a informační tip se odpovídajícím způsobem změnil.
Pokud chcete změnit datum, kdy budete v e-mailu reagovat, můžete změnit hodnoty „Datum zahájení“ a „Datum splatnosti“.
Ve výchozím nastavení úkoly Outlooku fungují na základě „Datum splnění“, takže když nějaké nastavíte, určí, kdy se e-mail zobrazí ve vašem seznamu úkolů.
Můžete také nastavit datum a čas, kdy chcete vyskakovací připomenutí. Ve výchozím nastavení Outlook používá výchozí zvuk upozornění připomenutí, ale pokud chcete, můžete to také změnit.
Až budete hotovi, kliknutím na „OK“ zavřete panel Vlastní.
Pokud hodně používáte Follow Up, mohla by se vám také líbit možnost Quick Click. To vám umožní jednou kliknout na e-mail a přidat výchozí příznak. Pokud jste ještě nezměnili výchozí možnosti v Outlooku, umístěte ukazatel myši na e-mail, dokud vpravo neuvidíte tlačítka Rychlá akce – jedním z nich bude příznak sledování.
Pokud tuto možnost nevidíte, podívejte se do našeho průvodce Rychlými akcemi a přidejte ji. Když kliknete na tlačítko Rychlá akce, označí se e-mail pro následnou akci ve výchozím nastavení „Dnes“.
Chcete-li toto nastavení změnit, můžete přejít na domovskou stránku > Sledovat a poté vybrat „Nastavit rychlé kliknutí“.
V rozevírací nabídce vyberte výchozí datum, které má tlačítko Rychlá akce použít, a klikněte na „OK“.
Když nyní umístíte kurzor na e-mail a kliknete na příznak Sledovat v Rychlé akce, automaticky se použije datum, které jste vybrali. To je opravdu užitečné, pokud na konci dne procházíte e-maily, abyste si připomněli, že je máte řešit později.
Až budete s e-mailem hotovi, klikněte na Domů > Sledování a poté vyberte buď „Označit jako dokončené“ nebo „Vymazat příznak“.
„Označit jako dokončené“ označí úkol jako dokončený a odstraní jej z viditelného seznamu úkolů, zatímco „Vymazat příznak“ úkol odstraní. Obojí funguje, ale líbí se nám „Označit dokončeno“, protože je to jako odškrtávání něčeho ze seznamu úkolů.
Nyní jste připraveni použít příznak Sledovat!