PayPal představuje rychlý a efektivní způsob, jak vystavovat faktury a přijímat platby. Bez ohledu na to, zda jste freelancer, majitel firmy nebo někdo, kdo se chce naučit, jak vytvářet profesionální faktury během pár minut, tento článek je určen právě vám.
V následujícím textu se dozvíte, jak jednoduše vytvořit fakturu pomocí nástroje pro fakturaci PayPal, a to v sedmi snadných krocích. Naučíte se generovat profesionálně vypadající faktury a usnadníte tak svým klientům proces placení.
PayPal umožňuje firmám, nezávislým profesionálům i jednotlivcům zasílat faktury klientům. Navíc poskytuje platební bránu, která klientům umožní bezproblémové provedení platby.
Proč je PayPal vhodnou volbou pro živnostníky a menší podniky?
- Fakturační nástroj PayPal je skvělý pro tvorbu a odesílání profesionálně vypadajících faktur vašim klientům.
- PayPal umožňuje platby v místní měně bez nutnosti převodu.
- Je dostupný ve více než 200 zemích a podporuje 25 měn.
- S funkcí sledování plateb od PayPal máte přehled o stavu vašich faktur.
- PayPal nabízí robustní zabezpečení, což znamená, že vaše transakce jsou chráněné, což je zásadní pro živnostníky a podnikatele.
- Klienti preferují různé platební metody (např. platba kartou nebo bankovním převodem).
- PayPal vám umožňuje vytvářet personalizované odkazy, které zjednodušují transakce.
- PayPal faktury jsou praktické pro mezinárodní klienty.
- PayPal uchovává záznamy o všech transakcích, což vám usnadní vedení účetnictví.
- Můžete posílat faktury, sledovat platby a spravovat finance přímo z mobilního telefonu.
- PayPal nabízí automatický systém upomínek plateb.
Nyní si podrobně projdeme, jak si založit PayPal účet a poslat klientovi fakturu.
Jak si založit PayPal účet
Krok 1: Přejděte na webové stránky PayPal.
Krok 2: Klikněte na tlačítko „Zaregistrovat se“.
Krok 3: Rozhodněte se, zda chcete založit „osobní“ nebo „firemní“ účet.
Krok 4: Po zvolení typu účtu vyplňte potřebné údaje, jako je e-mailová adresa, telefonní číslo, heslo, adresa a jméno.
Krok 5: Důkladně si přečtěte Smluvní podmínky a Zásady ochrany osobních údajů a udělte s nimi souhlas.
Krok 6: Klikněte na tlačítko „Vytvořit účet“ nebo „Další“ pro založení účtu. PayPal vám poté zašle ověřovací kód na e-mail a telefon. Zkontrolujte svůj e-mail a zadejte kód pro potvrzení vaší e-mailové adresy.
Krok 7: K vašemu PayPal účtu můžete připojit kreditní/debetní kartu nebo bankovní účet.
Krok 8: Můžete si nastavit bezpečnostní otázky.
Poznámka: V závislosti na vaší lokalitě a aktivitě si PayPal může vyžádat další informace pro ověření.
Co když máte osobní účet a chcete ho změnit na firemní? Zde je několik jednoduchých kroků, jak provést převod osobního účtu na firemní.
Jak přejít z osobního PayPal účtu na firemní
Krok 1: Přihlaste se ke svému osobnímu PayPal účtu.
Krok 2: Klikněte na ikonu nastavení (⚙️) v pravém horním rohu hlavního panelu PayPal.
Krok 3: V nastavení účtu byste měli najít možnost „Upgradovat na firemní účet“ nebo něco podobného. Klikněte na ni. ALTERNATIVNĚ sjeďte dolů a klikněte na „Upgradovat na firemní účet“.
Krok 4: Zadejte informace o vaší firmě, jako je její název, adresa, e-mailová adresa, obchodní jméno a webové stránky (volitelné).
Krok 5: Poskytněte další informace dle pokynů PayPal. PayPal může požadovat další detaily, jako je vaše rodné číslo, identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) nebo jiné daňové údaje.
Krok 6: Po zadání všech požadovaných informací potvrďte a odešlete je.
Poznámka: PayPal vás může požádat o ověření vašeho firemního účtu potvrzením vaší e-mailové adresy nebo propojením s bankovním účtem.
Nyní můžete odesílat faktury a přijímat platby pod obchodním jménem a využívat další výhody firemního účtu PayPal.
Pojďme se nyní naučit, jak vytvořit vaši první fakturu.
Jak vytvořit fakturu v PayPal
Než začnete, je dobré vědět, jaké základní informace by měla vaše faktura obsahovat.
Vaše faktury by měly obsahovat následující informace:
- Vaše jméno, kontaktní údaje a informace o vaší firmě.
- Platební podmínky (datum splatnosti, platební metody, poplatky a celková cena).
- Celkovou částku k úhradě včetně měny.
- Jméno klienta a jeho kontaktní údaje.
- Detailní seznam služeb, včetně množství a cen.
- Číslo faktury a datum jejího vystavení.
- Popis poskytnutých služeb nebo prací.
- Jakékoli poplatky nebo sankce za opožděnou platbu.
- Pokyny k platbě.
Můžete přidat další informace podle vašich potřeb.
Pojďme vytvořit vaši první fakturu:
Krok 1: Jakmile si založíte účet a propojíte jej s bankovním účtem, přihlaste se ke svému PayPal Business účtu pomocí e-mailové adresy a hesla.
Krok 2: Na hlavním panelu vašeho PayPal Business účtu byste měli vidět možnost „Fakturace“. Kliknutím na ni zahájíte tvorbu vaší první faktury.
Krok 3: Pro zahájení tvorby nové faktury klikněte na tlačítko „Vytvořit fakturu“.
Krok 4: Vyplňte všechny požadované informace.
- Informace o zákazníkovi: Do pole „Fakturovat“ zadejte e-mailovou adresu svého klienta. Můžete také přidat jméno zákazníka, pokud chcete. Můžete vytvořit fakturu i pro více klientů.
- Detaily faktury:
- Číslo faktury: PayPal ho vygeneruje automaticky, ale můžete si ho přizpůsobit.
- Datum faktury: Datum vystavení faktury.
- Datum splatnosti: Datum, do kterého očekáváte platbu.
- Reference: Můžete přidat referenční číslo nebo poznámku, pokud je to potřeba.
- Položky: Můžete přidat název položky, množství, cenu, daň a popis týkající se vaší služby.
- Zpráva: Můžete psát personalizované zprávy pro klienty.
- Obchodní podmínky: Můžete uvést specifické podmínky, pokud je máte.
- Příloha: PayPal umožňuje přiložit soubory (JPG, GIF, PNG a PDF, až 5 souborů a 4 MB na soubor).
- Memo to self a Referenční číslo.
Krok 5: Měli byste přidat popis „Položka“ nebo „Služba“ následujícím způsobem.
- Kliknutím na tlačítko „Přidat“ zahrňte každou položku a ujistěte se, že jste u každé položky uvedli popis, množství, cenu za jednotku a daň (pokud se na ni vztahuje).
- Po přidání všech položek klikněte na „Uložit“.
Krok 6: Nastavení faktur můžete upravit kliknutím na „Další možnosti“ ve spodní části faktury. Zde si můžete vybrat měnu (PayPal podporuje 25 měn), nastavit daňové možnosti a konfigurovat další preference faktur.
Po vyplnění všech údajů a ujištění se, že jsou správné, klikněte na tlačítko „Náhled“ pro kontrolu faktury.
Pečlivě zkontrolujte fakturu a proveďte případné úpravy.
Krok 7: Jakmile jste s fakturou spokojeni, klikněte na tlačítko „Odeslat“ pro odeslání faktury vašemu klientovi e-mailem.
Příklady fakturace PayPal
Existují různé typy faktur, které můžete posílat v závislosti na vaší práci a požadavcích. Projděme si běžné scénáře pro generování faktur pomocí PayPal.
#1. Fakturace pro freelancery na základě dodání
V tomto způsobu fakturace je platba vázána na dokončení a dodání konkrétních položek nebo projektů specifikovaných ve smlouvě. Freelancer účtuje svým klientům poplatky za své služby na základě konkrétních úkolů, které poskytuje.
Pokud jste například autor obsahu a chcete být placeni za odvedenou práci na základě počtu slov. Zde je několik věcí, na které byste měli pamatovat:
- Stanovte si sazbu za slovo, tedy částku, kterou budete účtovat za slovo (např. 0,1 USD za slovo).
- Ujasněte si s klientem detaily projektu a počet slov.
- Při vytváření faktury uveďte své kontaktní údaje, údaje o klientovi, platební podmínky a unikátní číslo faktury.
- Uveďte každý název článku nebo odkaz jako samostatnou položku na faktuře. Zadejte počet slov pro každý článek, sazbu za slovo a celkovou cenu za daný článek.
- PayPal automaticky vypočítá celkovou částku a vyplní celkovou dlužnou částku sečtením nákladů všech položek uvedených na faktuře.
- Napište zprávu pro zákazníka.
- Zkontrolujte a odešlete fakturu.
Poznámka: Nezapomeňte zadat e-mailovou adresu klienta.
Nezapomeňte sledovat stav faktury. K tomu můžete použít funkci automatického připomenutí plateb PayPal.
Po obdržení platby zaznamenejte transakci do vašeho účetního softwaru nebo knihy. Označte fakturu jako zaplacenou.
#2. Fakturace pro freelancery na hodinovém základě
Na mnoha platformách freelanceři účtují své služby na hodinovém základě. Stanoví si hodinovou sazbu a vynásobí ji počtem hodin, které na projektu strávili.
Pokud jste jedním z těchto freelancerů a chcete podle toho vystavovat faktury, tato část je pro vás!
Při vytváření faktury je třeba pamatovat na několik věcí.
- Stanovte si hodinovou sazbu, tedy částku, kterou si budete účtovat za hodinu (např. 25 USD za hodinu).
- Pomocí nástroje pro sledování času zaznamenejte přesně počet hodin, které jste na projektu odpracovali. Mějte jasné a spolehlivé záznamy o úkolech, které jste dokončili.
- Využijte fakturační nástroj PayPal, uveďte své jméno/název firmy, kontaktní údaje, údaje o klientovi, platební podmínky a unikátní číslo faktury.
- Uveďte hodiny odpracované na různých úkolech jako řádkové položky na faktuře. Pro každý úkol uveďte datum, popis práce provedené během dané doby, počet odpracovaných hodin a vaši hodinovou sazbu.
- PayPal automaticky vypočítá celkovou sumu a doplní celkovou dlužnou částku.
Dodržováním těchto kroků můžete efektivně vytvářet a spravovat faktury za svou práci na volné noze na hodinovém základě, a tím zajistit transparentnost, přesnost a včasné platby za vaše služby.
#3. Prodejce zboží
Pokud jste majitel firmy nebo menší prodejce, který prodává zboží, a chcete vystavit faktury pro více zákazníků najednou, PayPal má řešení i pro vás. Můžete generovat personalizované faktury pro každého zákazníka. Navíc můžete na jednom místě vypočítat různé daně z prodeje, slevy a zbývající částku k úhradě.
Pojďme se podívat na jednoduché kroky:
- V horní části faktury uveďte název firmy, adresu a kontaktní údaje. Tyto informace vás identifikují jako prodejce.
- Uveďte jméno, adresu a kontaktní údaje zákazníka. Můžete přidat více jmen zákazníků.
- Přidejte datum vystavení faktury. Přiřaďte jí jedinečné číslo.
- Uveďte všechny položky nebo produkty, které jste prodali. Pro každou položku zadejte stručný popis, množství, cenu za jednotku a celkovou cenu.
- Zahrňte veškerou daň z prodeje, DPH (daň z přidané hodnoty) nebo jiné relevantní daně. Jasně uveďte sazbu daně a vypočítejte výši daně z mezisoučtu.
- Pokud nabízíte nějaké slevy, odečtěte je z mezisoučtu.
- Pokud účtujete poplatky za dopravu nebo manipulaci, zahrňte také tyto náklady.
- Vypočítejte celkovou částku k úhradě.
- Zadejte platební podmínky, včetně data splatnosti a přijímaných platebních metod.
- Můžete přidat personalizovanou zprávu pro zákazníky.
- Nezapomeňte uvést zásady vracení a výměny zboží.
Dobře strukturovaná faktura podporuje profesionalitu a usnadňuje včasné platby.
Existuje mnoho dalších odvětví, ve kterých lze zasílat faktury pomocí PayPal, jako jsou služby založené na předplatném, poradenské služby, e-commerce a mnoho dalších.
Nejlepší postupy pro vytváření faktur v PayPal
Chcete-li zajistit hladký průběh fakturace a obdržet platbu rychle, zvažte následující osvědčené postupy:
1. Přesné kontaktní údaje: Dvakrát zkontrolujte e-mailovou adresu příjemce, abyste předešli odeslání faktur nesprávné osobě.
2. Jasné detaily faktury:
- Uveďte jasný a podrobný popis položky nebo poskytnutých služeb.
- Zahrňte množství, sazby a případné slevy.
- Rozepište poplatky pro snadnou orientaci.
3. Číslování faktur: Přiřaďte každé transakci jedinečné číslo faktury, abyste zachovali přehlednost a zabránili záměně.
4. Platební podmínky:
- Jasně uveďte datum splatnosti, aby klient věděl, kdy platbu očekávat.
- Pokud je to relevantní, uveďte poplatky za opožděné platby nebo sankce.
5. Profesionální vzhled:
- Použijte šablonu PayPal s logem vaší firmy a kontaktními údaji.
- Ujistěte se, že je faktura dobře strukturovaná a snadno čitelná.
6. Měna a platební metody:
- Zadejte měnu, ve které chcete platby přijímat.
- Jasně uveďte přijímané platební metody, včetně PayPal, bankovních převodů nebo kreditních karet.
7. Daně a poplatky:
- Zahrňte transparentním způsobem všechny příslušné daně nebo poplatky.
- Uveďte, zda jsou daně zahrnuty v uvedených cenách nebo jsou připočítávány zvlášť.
8. Smluvní podmínky:
- Pokud je to relevantní, popište zásady vracení peněz nebo výměny.
- Uveďte veškeré další podmínky týkající se transakce.
9. Platební odkazy:
- Využijte funkci fakturace PayPal k generování platebních odkazů přímo ve faktuře.
- Usnadněte klientům klikání a placení přímo přes PayPal.
10. Odeslání a sledování: Odešlete fakturu ihned po dodání produktů nebo služeb. Před datem splatnosti nebo v den splatnosti pošlete zdvořilou upomínku, abyste se ujistili, že se platba nezpozdí.
11. Vedení záznamů: Uchovávejte si záznamy o všech odeslaných fakturách a přijatých platbách. Ke sledování finančních transakcí používejte fakturační software nebo tabulku.
12. Odsohlasení plateb: Pravidelně porovnávejte přijaté platby s fakturami, abyste odhalili případné nesrovnalosti.
13. Bezpečná komunikace: Při odesílání faktur používejte zabezpečenou e-mailovou komunikaci, abyste ochránili citlivé finanční informace.
14. Personalizované zprávy: Přidejte krátkou personalizovanou zprávu s poděkováním, abyste vyjádřili uznání za spolupráci s klientem.
15. Záložní dokumentace: K faktuře přiložte veškeré potřebné podpůrné dokumenty, jako jsou smlouvy nebo účtenky.
16. Přístupnost a srozumitelnost: Zajistěte, aby byla vaše faktura přístupná osobám se zdravotním postižením podle zásad přístupnosti.
Nejčastější dotazy
Je vytvoření faktury PayPal zdarma?
Ano. PayPal fakturace je bezplatná. Nicméně, když obdržíte platbu od svého klienta, budete muset zaplatit poplatky za transakci.
Proč byste měli používat fakturační software namísto ručního vytváření faktur?
Šetří čas, snižuje možnost lidské chyby a zvyšuje profesionalitu. Nabízí také funkce jako automatické připomenutí plateb a sledování, což vám usnadní správu plateb.
Závěrečná slova
Faktury jsou nedílnou součástí podnikání a financí. PayPal je užitečná platforma pro detailní vytváření faktur díky své funkci fakturace. Dodržováním výše uvedených kroků a doplněním potřebných informací můžete vytvářet profesionální faktury a zlepšovat efektivitu plateb.
Existuje mnoho dalších platforem, které nabízejí šablony a nástroje pro generování faktur. Pokud je chcete prozkoumat, podívejte se na článek o nejlepších generátorech faktur pro přijímání plateb od klientů.