PayPal je rychlý a efektivní způsob, jak vytvářet faktury a přijímat platby. Ať už jste na volné noze, majitel firmy nebo někdo, kdo se chce naučit vytvářet profesionální faktury za pár minut, tento článek je pro vás.
V tomto článku se dozvíte, jak vytvořit fakturu pomocí fakturačního nástroje PayPal, a to podle 7 jednoduchých kroků. Naučíte se vytvářet profesionální faktury a usnadnit vašim klientům jejich placení.
PayPal umožňuje firmám, nezávislým pracovníkům a běžným lidem posílat faktury klientům a také poskytuje bránu, která klientům pomůže provést platbu bezproblémovým způsobem.
Table of Contents
Proč je PayPal dobrou volbou pro živnostníky a malé firmy?
- Fakturační nástroj PayPal je užitečný k vytváření a odesílání profesionálně vypadajících faktur klientům.
- PayPal umožňuje platit v místní měně bez převodu měny.
- K dispozici ve více než 200 zemích/oblastech a podporuje 25 měn.
- Funkce sledování plateb PayPal vám pomůže sledovat vaši fakturu.
- PayPal poskytuje robustní zabezpečení. Transakce jsou tedy bezpečné, což je zásadní pro práci na volné noze nebo podnikání.
- Klienti mají různé preference ohledně platebních metod. (platba kreditními kartami nebo bankovním převodem)
- PayPal vám umožňuje vytvářet personalizované odkazy, které umožňují hladké transakce.
- PayPal faktury jsou užitečné pro mezinárodní klienty.
- PayPal vede záznamy o všech transakcích, což zjednodušuje vedení účetnictví.
- Ze svého mobilu můžete posílat faktury, sledovat platby a spravovat své finance.
- Paypal je automatický systém připomenutí plateb.
Nyní si podrobně probereme, jak vytvořit účet Paypal a odeslat klientovi fakturu.
Jak vytvořit PayPal účet
Krok 1: Navštivte PayPal webová stránka
Krok 2: Klikněte na „Zaregistrovat se“
Registrace PayPal
Krok 3: Rozhodněte se a vyberte, zda chcete „individuální“ nebo „firemní“ účet.
Typy PayPal účtu
Krok 4: Jakmile se rozhodnete, vyplňte důležité údaje, jako je e-mailová adresa, mobilní číslo, heslo, adresa a jméno.
Emailová adresa
Krok 5: Dobře si prohlédněte Podmínky a Zásady ochrany osobních údajů a odsouhlaste je.
Krok 6: Klikněte na „Vytvořit účet“ nebo „Další“ a vytvořte si účet. Poté vám PayPal zašle kód na váš e-mail a telefon. Zkontrolujte svůj e-mail a zadáním kódu potvrďte svůj e-mail.
Potvrzení e-mailu PayPal
Krok 7: Ke svému účtu PayPal můžete připojit kreditní/debetní kartu nebo bankovní účet.
Propojit bankovní účet
Krok 8: Můžete nastavit bezpečnostní otázky.
Bezpečnostní otázky PayPal
Poznámka: Na základě vaší polohy a aktivity si může PayPal vyžádat další informace k potvrzení
Co když ale máte osobní účet a chcete ho přepnout na podnikatelský? Zde je několik jednoduchých kroků k přepnutí účtu z osobního na firemní.
Jak přejít z Paypal Individual na Firemní účet
Krok 1: Přihlaste se ke svému osobnímu účtu Paypal
Krok 2: Klikněte na ikonu nastavení (⚙️) v pravém horním rohu hlavního panelu PayPal.
Nastavení Paypalu
Krok 3: V nastavení účtu byste měli vidět možnost označenou „Upgradovat na firemní účet“ nebo něco podobného. Klikněte na to. NEBO přejděte dolů a klikněte na „Upgradovat na firemní účet“
Upgradujte na firemní účet
Krok 4: Poskytněte obchodní informace, jako je obchodní název, obchodní adresa, obchodní e-mailová adresa, obchodní název a obchodní web (volitelné).
Vyplňte všechny podrobnosti
Krok 5: Poskytněte další informace podle pokynů poskytnutých službou PayPal. PayPal si může vyžádat další podrobnosti, jako je vaše rodné číslo, identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) nebo jiné daňové informace.
Krok 6: Po zadání všech nezbytných informací potvrďte a odešlete.
Poznámka: PayPal vás může požádat o ověření vašeho firemního účtu potvrzením vaší e-mailové adresy nebo propojením bankovního účtu.
Nyní můžete posílat faktury, přijímat platby pod svým obchodním jménem a využívat další výhody obchodního účtu PayPal.
Nyní se naučíme, jak vytvořit svou první fakturu.
Jak vytvořit fakturu v PayPal
Než budete pokračovat, musíte vědět, jaké základní informace bychom měli na naší faktuře uvést.
Vaše faktury by měly obsahovat následující informace:
- Vaše jméno, kontaktní údaje a obchodní údaje.
- Platební podmínky (datum splatnosti, platební metody, poplatky a celková cena).
- Celková splatná částka s měnou.
- Jméno klienta a kontaktní informace.
- Podrobný seznam služeb s množstvím a mírami.
- Číslo a datum faktury.
- Popis poskytovaných služeb nebo prací.
- Jakékoli poplatky nebo podmínky pozdní platby.
- Pokyny k platbě.
Vzor faktury
Můžete přidat další informace podle vašich požadavků.
Pojďme vytvořit vaši první fakturu:
Krok 1: Jakmile vytvoříte svůj účet a propojíte bankovní účet, přihlaste se ke svému účtu PayPal Business pomocí své e-mailové adresy a hesla.
Krok 2: Na hlavním panelu vašeho účtu PayPal Business byste měli vidět možnost „Fakturace“. Kliknutím na něj vytvoříte svou první fakturu.
Možnost fakturace přes Paypal
Krok 3: Kliknutím na tlačítko „Vytvořit fakturu“ začněte vytvářet novou fakturu.
Vytvořit fakturu
Krok 4: Vyplňte všechny potřebné informace.
- Informace o zákazníkovi: Do pole „Fakturovat“ zadejte e-mailovou adresu svého klienta. Pokud chcete, můžete také přidat jméno zákazníka. Můžete také vytvořit fakturu pro více zákazníků.
- Detaily faktury:
- Číslo faktury: PayPal toto vygeneruje automaticky, ale můžete si ho přizpůsobit.
- Datum faktury: Datum, kdy vytváříte fakturu.
- Datum splatnosti: Datum, do kterého očekáváte platbu.
- Reference: V případě potřeby můžete přidat referenční číslo nebo poznámku.
- Položky: Můžete přidat název položky, množství, cenu, daň a popis týkající se vaší služby.
Nová faktura
- Zpráva: Můžete také psát přizpůsobené zprávy klientům.
- Obchodní podmínky: Pokud máte konkrétní podmínky, můžete je uvést na faktuře.
- Příloha: PayPal vám umožňuje přitahovat soubor (JPG, GIF, PNG a PDF Až 5 souborů a 4 MB na soubor)
- Memo to self a Reference number
Krok 5: Měli byste přidat popis „Položka“ nebo „Služba“ následovně.
- Kliknutím na „Přidat“ zahrnete každou položku a ujistěte se, že jste u každé položky uvedli popis, množství, jednotkovou cenu a daň (pokud existuje).
- Po přidání každé položky klikněte na „Uložit“.
Přidejte položku nebo službu
Krok 6: Nastavení faktur můžete upravit kliknutím na „Další možnosti“ ve spodní části faktury. Zde si můžete vybrat měnu (PayPal podporuje 25 měn), nastavit daňové možnosti a nakonfigurovat další předvolby faktur.
Po vyplnění všech údajů a ujištění se, že je vše přesné, klikněte na tlačítko „Náhled“ pro kontrolu faktury.
Pečlivě zkontrolujte správnost faktury a proveďte všechny potřebné úpravy.
Krok 7: Jakmile budete spokojeni, klikněte na tlačítko „Odeslat“ a odešlete fakturu svému klientovi e-mailem.
Příklady fakturace Paypal
Existují různé typy faktur, které můžete chtít zasílat na základě vaší práce a požadavku. Pojďme pochopit běžné scénáře pro generování faktur PayPal.
#1. Fakturace na volné noze na základě dodávky
Při tomto způsobu účtování je platba vázána na dokončení a dodání konkrétních položek nebo projektů uvedených ve smlouvě na volné noze. Nezávislý pracovník účtuje svým klientům poplatky za jejich služby na základě konkrétních úkolů, které poskytují.
Pokud jste autor obsahu na volné noze a chcete dostat zaplaceno na základě slov. Zde je několik věcí, které musíte mít na paměti:
- Rozhodněte se o sazbě slov, což je částka, kterou budete účtovat za slovo (např. – 0,1 USD za slovo)
- Vyjasněte si s klientem detaily projektu a počet slov.
- Při vytváření faktury uveďte své kontaktní údaje, údaje o klientovi, platební podmínky a jedinečné číslo faktury.
- Uveďte každý název článku nebo odkaz jako samostatnou položku na faktuře. Zadejte počet slov pro každý kus, sazbu slov a celkovou cenu daného článku.
- Paypal automaticky vypočítá celkovou částku a vyplní celkovou dlužnou částku sečtením nákladů na všechny položky uvedené na faktuře.
- Napište zprávu zákazníkovi
- Zkontrolujte a odešlete.
Faktura pro autora obsahu na základě dodávky
Poznámka: Musíte přidat e-mailovou adresu klienta.
Nezapomeňte sledovat. K tomu můžete použít funkci automatického připomenutí PayPal.
Po obdržení platby zaznamenejte transakci do svého účetního softwaru nebo knihy. Označte fakturu jako zaplacenou.
#2. Fakturace na volné noze na hodinovém základě
Existuje mnoho platforem, kde nezávislí pracovníci účtují na hodinovém základě. Za svou práci si vymyslí hodinovou sazbu a vynásobí ji počtem hodin strávených prací.
Pokud jste jedním z těch na volné noze a chcete podle toho vytvářet faktury, tato část je pro vás!
Při vytváření faktury je třeba mít na paměti několik věcí.
- Rozhodněte se o své hodinové sazbě, což je částka, kterou budete účtovat za hodinu (např. 25 USD za hodinu)
- Pomocí nástroje nebo softwaru pro sledování času přesně zaznamenejte počet hodin, které jste na projektu odpracovali. Ujistěte se, že máte jasné a spolehlivé záznamy o úkolech, které jste dokončili.
- Použijte fakturační nástroj PayPal, uveďte své jméno/název firmy, kontaktní údaje, údaje o klientovi, platební podmínky a jedinečné číslo faktury.
- Uveďte hodiny, které jste odpracovali na různých úkolech, jako řádkové položky na faktuře. U každého úkolu uveďte datum, popis práce provedené během této doby, počet odpracovaných hodin a vaši hodinovou sazbu.
- Paypal automaticky vypočítá celkovou částku a vyplní celkovou částku.
Dodržováním těchto kroků můžete efektivně vytvářet a spravovat faktury za svou práci na volné noze na základě hodinové fakturace, což zajišťuje transparentnost, přesnost a včasné platby za vaše služby.
#3. Prodejce prodávající zboží
Pokud jste majitelem firmy nebo menším prodejcem, který prodává zboží a chcete vytvořit fakturu pro více zákazníků najednou, Paypal má řešení i pro vás. Můžete vytvářet personalizované faktury pro každého zákazníka. Nejen to, na jednom místě můžete vypočítat různé daně z prodeje, slevy a zbývající splatnou částku.
Pojďme se řídit těmito jednoduchými kroky:
- V horní části faktury uveďte název firmy, adresu a kontaktní údaje. Tyto informace vás identifikují jako prodejce.
- Uveďte jméno, adresu a kontaktní údaje zákazníka. Můžete přidat více jmen zákazníků.
- Přidejte datum vytvoření faktury. Přidělte jedinečné číslo faktury.
- Uveďte všechny položky nebo produkty, které jste prodali. U každé položky uveďte stručný popis, množství, jednotkovou cenu a celkovou cenu.
Popis výrobku
- Zahrňte jakoukoli daň z prodeje, DPH (daň z přidané hodnoty) nebo jiné příslušné daně. Jasně uveďte sazbu daně a na základě mezisoučtu vypočítejte výši daně.
- Pokud nabízíte nějaké slevy, odečtěte je z mezisoučtu.
- Pokud účtujete poplatky za dopravu nebo manipulaci, zahrňte také tyto náklady.
- Vypočítejte celkovou dlužnou částku.
Faktura pro prodejce
- Zadejte platební podmínky, včetně data splatnosti a přijímaných platebních metod.
- Můžete také přidat personalizované zprávy pro zákazníky.
- Nezapomeňte uvést zásady vrácení peněz a vrácení zboží.
Dobře strukturovaná faktura udržuje profesionalitu a usnadňuje včasné platby.
Existuje mnohem více odvětví a oborů, kam lze zasílat faktury Paypal, jako jsou služby založené na předplatném, poradenské služby, e-commerce a mnoho dalších.
Nejlepší postupy pro vytváření faktur PayPal
Chcete-li zajistit hladký proces fakturace a dostat zaplaceno rychle, zvažte následující osvědčené postupy:
1. Přesné kontaktní údaje: Dvakrát zkontrolujte e-mailovou adresu příjemce, abyste se vyhnuli zasílání faktur nesprávné osobě.
2. Vymažte podrobnosti faktury:
- Uveďte jasný a podrobný popis položky nebo poskytovaných služeb.
- Uveďte množství, sazby a případné slevy.
- Rozepište poplatky pro snadnou orientaci.
3. Číslování faktur: Přiřaďte každé transakci jedinečné číslo faktury, abyste zachovali přehlednost a zabránili záměnám.
4. Platební podmínky:
- Jasně uveďte datum splatnosti, abyste stanovili očekávání pro včasné platby.
- V případě potřeby uveďte poplatky z prodlení nebo penále za opožděné platby.
5. Profesionální vzhled:
- Použijte šablonu PayPal s logem vaší firmy a kontaktními údaji.
- Ujistěte se, že faktura je dobře strukturovaná a snadno čitelná.
6. Měna a platební metody:
- Zadejte měnu, ve které chcete přijímat platby.
- Jasně uveďte přijímané způsoby platby, včetně PayPal, bankovních převodů nebo kreditních karet.
7. Daně a poplatky:
- Transparentním způsobem zahrňte všechny příslušné daně nebo poplatky.
- Uveďte, zda jsou daně zahrnuty v uvedených cenách nebo jsou přidány samostatně.
8. Smluvní podmínky:
- Pokud je to relevantní, popište zásady vrácení peněz nebo vrácení.
- Uveďte jakékoli další podmínky související s transakcí.
9. Platební odkazy:
- Využijte funkci fakturace PayPal ke generování platebních odkazů přímo ve faktuře.
- Usnadněte klientům klikání a placení přímo přes PayPal.
10. Odeslání a sledování: Odešlete fakturu ihned po dodání produktů nebo služeb. Před datem splatnosti nebo v den splatnosti zašlete zdvořilou upomínku, abyste zajistili, že platba nebude zpožděna.
11. Vedení záznamů: Uchovávejte záznamy o všech odeslaných fakturách a přijatých platbách. Ke sledování finančních transakcí použijte fakturační software nebo tabulku.
12. Odsouhlasení plateb: Pravidelně odsouhlasujte přijaté platby s fakturami, abyste zjistili případné nesrovnalosti.
13. Bezpečná komunikace: Při odesílání faktur používejte zabezpečenou e-mailovou komunikaci, abyste ochránili citlivé finanční informace.
14. Personalizované zprávy: Přidejte krátkou personalizovanou zprávu s poděkováním, abyste vyjádřili uznání klientovu podnikání.
15. Záložní dokumentace: K faktuře připojte všechny potřebné podpůrné dokumenty, jako jsou smlouvy nebo účtenky.
16. Přístupnost a srozumitelnost: Zajistěte, aby byla vaše faktura přístupná osobám se zdravotním postižením podle pokynů pro usnadnění.
Nejčastější dotazy
Je vytvoření PayPal faktury zdarma?
Ano. PayPal faktura je zdarma. Ale musíte platit poplatky, když dostanete zaplaceno od svého klienta.
Proč byste měli používat fakturační software před ručním vytvářením faktury?
Šetří čas, snižuje lidskou chybu a zvyšuje profesionalitu. Nabízí také funkce jako automatická připomenutí a sledování pro lepší správu plateb.
Závěrečná slova
Faktury jsou jednou z důležitých součástí podnikání a financí. Paypal je užitečná platforma pro podrobné vytváření faktur s funkcí fakturace. Dodržováním výše uvedených postupů a přidáním potřebných informací můžete vytvářet vlastní faktury a zlepšovat efektivitu plateb.
Existuje mnoho dalších platforem, které poskytují šablony a nástroje pro vytváření faktur. Pokud je chcete prozkoumat, zde je článek o nejlepších generátorech faktur pro přijímání klientských plateb.