Jak zmenšit velikost vaší excelové tabulky

autor:
Tweet
Share
Share
Pin

Excelové tabulky se mohou snadno stát nepraktickými a velkými, zvláště pokud obsahují hodně dat nebo obrázků. I když to ve většině případů nemusí být problém, může to znesnadnit efektivní správu, sdílení a práci s tabulkou.

Naštěstí existuje několik věcí, které můžete udělat pro zmenšení velikosti souborů aplikace Excel, aniž byste obětovali jakákoli data. Zde vám ukážeme, jak na to.

1. Odstraňte nežádoucí listy

Příliš mnoho nepoužívaných listů může způsobit, že váš soubor Excel bude zbytečně velký. Proto byste měli začít smazáním tabulek, které nepotřebujete. Chcete-li to provést, otevřete soubor aplikace Excel, klepněte pravým tlačítkem myši na nežádoucí list a vyberte příkaz Odstranit.

Podobně můžete také zvážit odstranění nežádoucích grafů, obrázků, tabulek a dalších prvků.

2. Odstraňte zbytečné formátování

Velikost souboru aplikace Excel se také může zvětšit kvůli nadměrnému formátování buněk, protože každá naformátovaná buňka zabírá další místo v souboru. Pokud například naformátujete ohraničení buněk, zabere to více místa než neformátovaná buňka.

Proto je dobré z listu aplikace Excel odstranit veškeré zbytečné formátování. Chcete-li to provést, použijte tyto kroky:

  9 nejlepších kurzů/zdrojů pro hluboké učení za měsíce [2023] –
  • Otevřete soubor aplikace Excel a vyberte buňky, ze kterých chcete odstranit formátování.
  • V horní části klikněte na kartu Domů.
  • Ve skupině Úpravy klikněte na tlačítko Vymazat a z výsledné nabídky vyberte Vymazat formáty.

    • 3. Upravte předvolby velikosti a kvality obrazu

    Obsahuje váš soubor Excel obrázky? Pokud ano, snížení velikosti a kvality obrázku může pomoci zmenšit velikost souboru aplikace Excel.

    Je důležité si uvědomit, že zmenšení velikosti a kvality obrázku může ovlivnit jejich vzhled v souboru Excel. Pokud s tím souhlasíte, nakonfigurujte aplikaci Microsoft Excel na ukládání obrázků v nižším rozlišení podle následujících kroků:

  • Otevřete Microsoft Excel na vašem PC.
  • Klikněte na nabídku Soubor nahoře.
  • V levém podokně vyberte Možnosti.
  • V okně Možnosti aplikace Excel vyberte kartu Upřesnit.
  • Přejděte dolů do části Velikost a kvalita obrázku a zaškrtněte možnost Zahodit data úprav.
  • Zrušte zaškrtnutí políčka Nekomprimovat obrázky v souboru.
  • Kliknutím na rozevírací nabídku vedle položky Výchozí rozlišení vyberte rozlišení 150 ppi nebo nižší.
  • Klepnutím na tlačítko OK uložte změny.

    • 4. Komprimujte obrázky ve své tabulce Excel

    Pokud si nepřejete snížit rozlišení pro všechny obrázky, Microsoft Excel vám také nabízí možnost komprimovat jednotlivé obrázky v tabulce. Zde je návod, jak jej můžete použít k zeštíhlení souboru Excel.

  • V excelové tabulce vyberte obrázek, který chcete komprimovat.
  • Klepněte na kartu Formát obrázku.
  • V části Upravit klikněte na tlačítko Komprimovat obrázky.
  • Pokud chcete komprimovat pouze vybraný obrázek, zaškrtněte políčko Použít pouze na tento obrázek.
  • Zaškrtněte možnost Odstranit oříznuté oblasti obrázků.
  • V části Rozlišení vyberte preferované ppi.
  • Klepněte na tlačítko OK.
    •   Detailní vhled do teorie barev pro designéry

    Pokud chcete, můžete zopakovat výše uvedené kroky a komprimovat více obrázků. Poté by se celková velikost souboru Excel měla podstatně zmenšit.

    5. Zabraňte aplikaci Excel v ukládání mezipaměti pivotů

    Kontingenční mezipaměť v Excelu je dočasné úložiště dat používaných v kontingenčních tabulkách. I když to může zlepšit výkon a umožní vám pracovat s kontingenčními tabulkami efektivněji, může to také zvýšit velikost vašeho souboru, protože Excel tato data ukládá do vašeho souboru.

    Pokud vaše tabulka Excel obsahuje kontingenční tabulku, pomocí následujících kroků zabráníte Excelu v ukládání kontingenční mezipaměti se souborem.

  • Otevřete svou excelovou tabulku.
  • Vyberte libovolnou buňku kontingenční tabulky a nahoře klikněte na kartu Analýza kontingenční tabulky.
  • Klepněte na tlačítko Možnosti.
  • V okně Možnosti kontingenční tabulky klikněte na kartu Data.
  • Zrušte zaškrtnutí políčka Uložit zdrojová data se souborem a zaškrtněte políčko Obnovit data při otevírání souboru.
  • Potvrďte kliknutím na OK.

    • Jakmile provedete výše uvedené kroky, Excel neuloží mezipaměť pivotů do vašeho souboru, čímž se účinně zmenší její velikost.

    6. Uložte svou tabulku v binárním (.Xslb) formátu

    Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Excel ukládá soubory ve formátu založeném na XML, což usnadňuje výměnu dat s jinými aplikacemi a systémy. Pokud však potřebujete rychle zmenšit velikost souboru, můžete tabulku Excel uložit v binárním formátu.

    Chcete-li uložit tabulku aplikace Excel v binárním formátu, postupujte takto:

  • Otevřete excelovou tabulku.
  • Klikněte na Soubor a poté na Uložit jako.
  • Vyberte preferované umístění pro uložení souboru.
  • Klikněte na rozevírací nabídku Uložit jako typ a vyberte binární sešit Excel (*.xlsb).
  • Klikněte na tlačítko Uložit.
    •   Co to znamená, když váš Fitbit říká, že data nejsou vymazána, synchronizujte a zkuste to znovu?

    Tím se váš soubor Excel uloží v binárním formátu, který vyžaduje méně úložného prostoru. Pokud chcete, aby aplikace Microsoft Excel vždy ukládala soubory v binárním formátu, můžete změnit výchozí formát ukládání v aplikaci Microsoft Excel. Zde je postup:

  • Otevřete Microsoft Excel a přejděte na Soubor > Možnosti.
  • Vyberte kartu Uložit z levého postranního panelu.
  • Pomocí rozevírací nabídky vedle položky Uložit soubory v tomto formátu vyberte možnost Binární sešit aplikace Excel (*.xslb).
  • Klikněte na OK pro uložení změn.

    • Po dokončení výše uvedených kroků Excel uloží všechny soubory v binárním formátu, pokud není uvedeno jinak.

    7. Převeďte tabulku na soubor ZIP

    Pokud se nechcete obtěžovat změnou nastavení aplikace Excel, můžete tabulku jednoduše převést do souboru ZIP. Můžete to provést pomocí vestavěné funkce komprese souborů systému Windows. Tímto způsobem budete moci zmenšit velikost souboru Excel, aniž byste jej museli otevírat. Zde je návod, jak na to jít.

  • Stisknutím kláves Win + E otevřete Průzkumník souborů.
  • Přejděte do složky, kde je soubor uložen.
  • Klepněte pravým tlačítkem myši na soubor aplikace Excel a z místní nabídky vyberte možnost Komprimovat do souboru ZIP.

    • Systém Windows uloží komprimovaný soubor do stejného umístění jako původní soubor. K tomu můžete také použít spolehlivý nástroj pro kompresi souborů třetí strany. Po zkomprimování můžete svou excelovou tabulku sdílet, aniž byste se museli starat o její velikost.

    Zmenšete své soubory Excel snadno

    Velké soubory aplikace Excel mohou být těžkopádné, pomalé načítání a obtížné je sdílet prostřednictvím e-mailu. Naštěstí není potřeba nic z toho snášet. Dodržování níže uvedených tipů vám pomůže během okamžiku zmenšit velikost souboru aplikace Excel.