Microsoft Outlook ukládá vaše e-maily, úkoly a schůzky jako soubory PST nebo OST. Oba dělají stejnou základní práci. Existují však určité rozdíly, které jsou důležité v závislosti na tom, zda chcete data zálohovat, obnovit nebo přesunout.
Abychom vysvětlili rozdíl mezi soubory PST a OST, musíme vysvětlit trochu technologické historie – konkrétně rozdíl mezi e-mailovými protokoly POP a IMAP. Zde je rychlý přehled.
Table of Contents
Co je POP?
Tradiční e-mailový protokol používaný v době telefonického připojení byl Post Office Protocol (POP). Aktuální verze POP je verze 3 (POP3).
POP stáhl všechny vaše e-maily do klienta a poté je ve výchozím nastavení odstranil z e-mailového serveru. To znamenalo, že ve vašem počítači byla pouze kopie vašich e-mailů. POP můžete nakonfigurovat tak, aby neodstraňoval e-maily ze serveru.
V té době však lidé běžně kontrolovali své e-maily pouze z jednoho počítače, takže ve skutečnosti nebylo nutné uchovávat druhou kopii na serveru.
Když používáte POP, žádné změny provedené v e-mailovém klientovi se neprojeví na e-mailovém serveru. Pokud smažete e-mail v e-mailovém klientovi, na e-mailovém serveru se nic nestane a naopak.
Co je IMAP?
Internet Messaging Access Protocol (IMAP) je modernější protokol, který stahuje kopii vašeho e-mailu ze serveru do klienta ve vašem počítači. Veškeré změny, které provedete v e-mailovém klientovi, se synchronizují se serverem. Pokud smažete e-mail v počítači, smaže se také na e-mailovém serveru a naopak.
IMAP je mnohem vhodnější pro moderní svět. Nyní přistupujeme ke stejnému e-mailovému účtu na více zařízeních a většina lidí má „vždy zapnuté“ širokopásmové nebo optické připojení a mobilní data. Pokud používáte IMAP, vše, co děláte se svým e-mailem, se synchronizuje.
Pokud například odešlete e-mail z telefonu, můžete se podívat do složky „Odeslané“ v tabletu a bude tam také odeslaný e-mail. To je důvod, proč doporučujeme používat IMAP, pokud nemáte konkrétní důvod používat POP3.
Je také důležité poznamenat, že společnost Microsoft používá pro své e-mailové účty spíše rozhraní API pro zprávy (MAPI) než protokol IMAP. I když se liší, MAPI i IMAP synchronizují vaše e-maily mezi klientem a e-mailovým serverem.
Soubory POP, IMAP a PST a OST
Pokud máte účet POP, Outlook ukládá všechny vaše e-maily a schůzky do souboru PST (Personal Storage Table). Soubor PST lze importovat do aplikace Outlook. Díky tomu je ideální pro přesun vašeho e-mailu na nový počítač nebo pro vytvoření zálohy, kterou můžete uložit pro případ, že váš počítač selže nebo přestane fungovat.
Do Microsoft Outlook 2013 byly soubory PST používány také pro účty IMAP nebo MAPI. Počínaje aplikací Outlook 2016 však klient ukládá všechny vaše e-maily a schůzky z účtů IMAP a MAPI do souboru Offline Storage Table (OST).
Soubory OST se automaticky synchronizují s e-mailovým serverem, pokud máte připojení k internetu. Na rozdíl od souborů PST však nemůžete importovat soubor OST do aplikace Outlook – protože nemusíte.
Pokud nastavujete Outlook na novém počítači a připojujete se ke svému e-mailovému účtu přes IMAP nebo MAPI, všechny vaše e-maily budou na serveru a automaticky se stahují.
Zásadním rozdílem mezi soubory PST a OST je, že obsah souboru PST je k dispozici pouze v tomto souboru. Obsah OST je však také dostupný na e-mailovém serveru a na jakémkoli jiném zařízení, které používáte pro přístup ke svému e-mailovému účtu.
Kdy je potřebujete?
Většinu času se nebudete muset starat o soubory PST a OST. Je nepravděpodobné, že je uvidíte nebo k nim budete mít přímý přístup, pokud je nebudete hledat.
Jsou opravdu důležité pouze tehdy, když přesouváte data do nového počítače nebo chcete archivovat své e-maily. Pokud používáte e-mailový účet POP3, budete muset zkopírovat soubor PST do nového počítače a poté jej importovat do aplikace Outlook, jinak ztratíte všechny své e-maily.
Pokud používáte IMAP nebo MAPI, musíte si být vědomi pouze velikosti vaší poštovní schránky na e-mailovém serveru. Pokud někdy dosáhnete maximální velikosti a budete si chtít ponechat všechny své e-maily, budete muset část z nich exportovat do souboru PST a poté je smazat z e-mailového serveru.
Poté budete moci tyto e-maily zobrazit, pokud importujete soubor PST do aplikace Outlook, ale již nebudou na e-mailovém serveru.