Náhlý posun směrem k práci z domácí kultury udělal z online dokumentů pro týmovou spolupráci nový normál. Online týmová spolupráce umožnila pracovat na týmovém projektu bez nutnosti fyzické blízkosti.
Týmová práce je klíčem k efektivnímu provádění velkých projektů, ale dříve vyžadovala, aby členové týmu byli fyzicky přítomni na pracovišti pro efektivní spolupráci. Náhlý nárůst zaměstnanců pracujících z domova přiměl průmysl, aby napravil své způsoby a podíval se na alternativy, jako jsou online dokumenty pro týmovou spolupráci.
Představte si, že pracujete na týmovém projektu a váš tým tvrdě pracuje na dodržení termínu. Jeden z členů týmu nemůže přijít do práce kvůli osobnímu problému. Projekt se s největší pravděpodobností zdrží, pokud váš tým nepoužívá software pro spolupráci na dokumentech. Můžete pozvat nepřítomného člena týmu do softwaru pro spolupráci na dokumentech a projekt pokračuje obvyklým tempem.
Podívejme se na některé z nejlepších online dokumentů pro týmovou spolupráci a jejich výhody.
Table of Contents
pondělí
Když si lidé vzpomenou na pondělí, objeví se přídavná jména jako monotónní, nudný, nudný nebo nudný. pondělí má za cíl změnit celou představu. Pondělí je šité na míru potřebám zaměstnanců pracujících na týmovém projektu. Týmy mohou vytvářet personalizované pracovní postupy a pondělí se inteligentně přizpůsobí tak, aby co nejlépe vyhovovalo potřebám týmu.
Pondělí je ideální pro firmy všech velikostí a přichází s množstvím funkcí.
- Poskytuje vám flexibilitu při přidělování úkolů členům týmu a sledování pokroku každého člena. Tato funkce eliminuje nedostatek přehlednosti pracovní zátěže při práci na online projektu.
- Jejich uživatelské rozhraní je čisté a umožňuje vám vizualizovat větší obrázek prostřednictvím intuitivního a uživatelsky přívětivého rozvržení.
- Označte členy týmu pomocí @, což výrazně usnadňuje komunikaci. Členové týmu již nemusí kvůli sebemenším potřebám komunikovat prostřednictvím zdlouhavých e-mailů.
- Integrujte všechny aplikace pod jednu střechu a udělejte z ní jediné místo pro týmové projekty. Pomocí pondělí můžete přinést soubory z Disku Google, Dropboxu a dalších.
- Není omezena na jednu platformu; místo toho platforma zajišťuje, že máte přístup ke svému projektu na všech hlavních platformách. V současné době je pondělí k dispozici na webu, Androidu, iPhonech a iPadech.
ClickUp
ClickUp je all-in-one aplikace, jejímž cílem je usnadnit projekty týmové spolupráce pomocí specializované sady funkcí. Jeho plně přizpůsobitelné a jedinečné funkce z něj dělají nutnost pro podniky všech velikostí. Pomocí ClickUp můžete snadno spravovat skupinové úkoly, dokumenty, připomenutí, cíle, kalendáře a další.
Získáte také funkci zasílání zpráv, kde můžete odesílat jednotlivé nebo skupinové zprávy na stejné platformě.
Některé výhody používání této platformy zahrnují:
- Získáte osm různých možností zobrazení pro správu projektů týmové spolupráce.
- Jsou chvíle, kdy člen týmu pracuje na více projektech současně. ClickUp umožňuje vytvářet vlastní upravitelné stavy pro každý jednotlivý projekt.
- Je to perfektní nástroj pro administrátory, protože mohou přidělovat úkoly více členům současně. Správci mohou sledovat každý přiřazený úkol pomocí zobrazení tabulky a funkce multitaskingu.
- ClickUp využívá metodologii SCRUM, aby poskytl informativní, ale přímočarý náhled na různé parametry napříč platformou.
- Integrace třetích stran jsou bezproblémové a platforma vám umožňuje přenášet soubory ze všech oblíbených aplikací.
Vyzkoušejte ClickUp a uvidíte, jak to pomáhá.
Dokument360
Dokument360 je platforma, kde mohou týmy zaznamenávat a ukládat důležité informace na jednom místě. Poskytuje vše, co potřebujete od nástroje pro spolupráci na dokumentech: snadné sdílení, pracovní postup, historii verzí, komentování, označování, připomenutí recenzí atd.
Nabízí bezproblémové uživatelské rozhraní, které usnadňuje vytváření a distribuci obsahu ke kontrole. Má vestavěnou možnost vyhledávání, takže váš uživatel může rychle najít informace, které v dokumentaci hledá.
Vytvářejte a spravujte své články pomocí výkonných funkcí dokumentace, jako jsou:
- Vytvářejte návody, standardní provozní postupy, příručku pro zaměstnance, referenční dokumenty, systémové dokumenty a poznámky k verzi.
- Document360 má editory formátovaného textu, jako jsou editory WYSIWYG a Markdown. Navíc je podporováno více verzí a komentování článků pro interní spolupráci se členy vašeho týmu.
- Správce kategorií vám pomáhá při vytváření kategorií a podkategorií, seskupování srovnatelných souborů a vytváření dobře strukturované hierarchie všech vašich informací.
- Automaticky ukládá obsah a vždy můžete obnovit předchozí verzi obsahu, který jste vymazali.
- Document360 vám umožňuje poskytovat uživatelům mnoho rolí, což vám umožňuje řídit, kdo má přístup k jakému obsahu.
- Umožněte svým zaměstnancům nebo klientům snadný přístup k vaší dokumentaci pomocí bezproblémového přihlášení.
Document360 se propojuje s řadou různých softwarových aplikací, včetně Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier a Integrately, aby byla zajištěna bezproblémová týmová spolupráce.
Spisovatel Zoho
Zoho je další funkcemi nabitý cloudový nástroj pro zpracování textu, který synchronizuje vaše dokumenty v reálném čase. Zoho zajišťuje, že se vaše dokumenty MS Word importují na platformu bez jakýchkoli chyb formátování. Zoho vám také umožňuje spolupracovat na týmových projektech pomocí funkcí sdílení v reálném čase. Když sdílíte své dokumenty s ostatními členy týmu, můžete vidět jejich pohyb kurzoru a úpravy, které provádějí.
Některé výhody používání Zoho Writer zahrnují:
- Díky cloudové povaze Zoho je týmová spolupráce efektivní a rychlá.
- Dokumenty, které vytvoříte na Zoho, nezabírají místní systémové úložiště a místo toho se ukládají do cloudu.
- Funkce synchronizace v reálném čase zajišťuje, že vaše dokumenty nebudou nikdy zmanipulovány v případě neštěstí.
- Zoho nabízí nové uživatelské rozhraní se snadnou navigací ke všem důležitým možnostem zpracování textu.
- Správci mohou řídit přístupová práva každého člena týmového projektu a také udělovat oprávnění ke konkrétním funkcím.
Papír Dropbox
Dropbox Paper je online dokument pro týmovou spolupráci od samotného technologického giganta Dropbox. Je jasné, že Dropbox Paper přichází s mnohem více výhodami, pokud váš tým do značné míry závisí na ukládání souborů na Dropboxu. Týmy mohou snadno organizovat dokumenty, přidělovat úkoly, vytvářet systematické pracovní postupy a spolupracovat na projektech.
Nástroje pro správu úloh v Dropbox Paper navíc značně usnadňují funkce, které by se jinak v online scénáři zkomplikovaly. Platforma vám umožňuje zmínit další členy skupiny, přidělovat úkoly ostatním a efektivně spravovat své úkoly. Některé zajímavé funkce této platformy zahrnují:
- Na Dropbox Paper si můžete vyměňovat širokou škálu multimédií, jako jsou odkazy na YouTube, GIFy, nástěnky Pinterest, umístění v Mapách Google, zvuk ze SoundCloud a mnoho dalších.
- Paper podporuje vložené náhledy souborů Inverze a Sketch. Své dokumenty můžete také převést na PPT bez použití aplikace třetí strany.
- Šablonu pro svůj projekt si můžete vybrat z rozsáhlé knihovny šablon na Dropbox Paper. Existuje mnoho šablon pro brainstorming, uvedení produktů na trh, specifikace produktů, projekty sledování chyb a další.
- Dropbox Paper přichází s možností připojení kalendáře k platformě. Celý váš pracovní plán se synchronizuje s platformou. Papír se pak sám přizpůsobí a poskytuje přístup k agendě, podkladovým dokumentům, přiřazením úkolů a událostem schůzek přímo prostřednictvím aplikace.
- Mobilní aplikace vám poskytuje funkci pořizování snímků pomocí fotoaparátu a poskytování zpětné vazby.
Google dokumenty
Google Docs je software pro zpracování textu od společnosti Google, který používá jiný přístup ke zpracování textu. Většina textových procesorů jako Word a Open Office zůstala offline nástroji, které byly lokálními programy uloženými v PC. Na druhou stranu, Google Docs je cloudový textový procesor, který ke svému běhu potřebuje online připojení.
Volba online cesty otevírá nový svět inovací pro textový procesor, jako je týmová spolupráce. Dokumenty vám umožňují sdílet dokument s ostatními členy, což z něj činí platformu pro základní týmovou spolupráci. Vezměte prosím na vědomí, že Dokumenty jsou převážně textový procesor a nezískáte přizpůsobené funkce jako ostatní výpisy v článku. To znamená, že Dokumenty jsou stále skvělou volbou pro týmovou spolupráci, zejména pokud je používáte jako primární textový procesor.
Některé výhody používání Dokumentů Google:
- Dokumenty Google odešlou oznámení e-mailem, když s vámi bude sdílen dokument.
- Členové se nemusí registrovat, zejména pro Dokumenty; K používání platformy stačí mít účet Google.
- Můžete zobrazit poslední revize dokumentu a členy, kteří provedli vylepšení.
- Do Dokumentů můžete bez problémů importovat všechny důležité formáty dokumentů aplikace Word.
- Funkce synchronizace v reálném čase zajišťuje, že během přerušení sítě nikdy neztratíte žádná data.
Pokud pro svou firmu skončíte s používáním Google Workspace, možná budete chtít zkontrolovat tento software, abyste z E-mailu udělali výkonný helpdesk.
Bit
Bit není obyčejný textový procesor; místo toho se zaměřuje především na projekty týmové spolupráce. Pomocí výkonných nástrojů pro správu na Bit můžete vytvářet rychlé dynamické poznámky, dokumenty, wiki, znalostní báze, projekty, klientské výstupy, technické dokumenty a další. Navíc můžete vytvořit samostatné pracovní prostory pro všechny své projekty.
Spolupráce na Bit je efektivní a pomáhá vám udržovat transparentnost mezi různými členy týmu.
Některé výhody používání Bit:
- Funkce Workspace na Bit vám umožňuje organizovat vaše projekty, klienty a týmy. Můžete také přesouvat dokumenty mezi různými pracovními prostory, čímž odpadá problém s nahráváním stejného souboru několikrát.
- Funkce zmínka pomocí „@“ je skvělým pomocníkem při práci v týmové spolupráci.
- Bit přichází s minimalistickým, ale inovativním editorem, který vám umožní bez námahy vytvářet dokumenty. Efektivitu dále zvyšuje propojení editoru a funkcí spolupráce v reálném čase.
- Přímo do editoru můžete přidat vizuální webové odkazy, multimédia, videa, grafiku, návrhy, vložení, příspěvky na sociálních sítích, průzkumy a mnoho dalšího.
- Bit vám také poskytuje funkci pro sledování zapojení dokumentů, které jste sdíleli. Tyto poznatky jsou skvělým způsobem, jak zlepšit své dokumenty a získat větší trakci.
- Všechny své základní soubory můžete uložit na Bit, abyste zvýšili použitelnost řešení napříč platformami.
Soutok
Soutok je sdílený pracovní prostor, který týmům umožňuje efektivně spolupracovat, organizovat a publikovat. Je otevřená a spolupracující a pomáhá vašemu týmu společně odvést nejlepší práci. Často je obtížné sledovat úpravy, komentáře nebo zpětnou vazbu od ostatních členů týmu, ale tato platforma tento problém řeší. Získáte univerzální možnost vyhledávání, která vám umožní prohledávat celý pracovní prostor a najít odpovídající informace.
Některé výhody používání této platformy zahrnují:
- Confluence vám umožňuje integrovat aplikace z Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace je domovem více než 3 000 aplikací, které můžete přidat na platformu.
- Platforma je dostupná na více platformách, jako je Android, iOS a web.
- Nabízí prvotřídní integraci Jira přímo do platformy.
- Získáte fantastické organizační funkce a možnost univerzálního vyhledávání je velkým průkopníkem.
- V knihovně šablon je spousta krásných šablon pro marketing, produkt, HR a další.
- Získáte bezproblémovou integraci s oblíbenými platformami, jako jsou Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive a další.
- Stránky Confluence dodržují kontroly ochrany osobních údajů a průmyslově ověřené standardy šifrování dat.
Microsoft Word
Microsoft Word je již dlouhou dobu synonymem pro software pro zpracování textu. Word byl vždy lídrem v poskytování zjednodušeného, ale výkonného řešení pro zpracování textu. Přesto společnost Microsoft posunula software na vyšší úroveň zavedením funkcí týmové spolupráce. Nejnovější verze Wordu přináší spoustu funkcí jako:
- Získáte funkci pro transformaci dokumentů na webové stránky bez použití jakékoli aplikace třetí strany.
- Pomocí funkce sdílení v reálném čase ve Wordu můžete snadno sdílet dokument se členy týmu.
- Word je dodáván s vestavěným překladačem, který je zvláště užitečný při práci se členy z různých kulturních prostředí.
- 3D modely můžete přidávat přímo do dokumentů pomocí aplikace Word.
- Funkce synchronizace v reálném čase zajišťuje, že nikdy neztratíte své dokumenty.
- Word je nyní k dispozici pro Android, iOS, web a Windows, což usnadňuje pracovní postupy napříč platformami.
Představa
Čekal jsi to, že?
Představa je nejvíce funkcemi nabitá a snadno použitelná platforma pro týmovou spolupráci na tomto seznamu. Platforma umožňuje podnikům zjednodušit své operace, aby si stanovily cíle, sledovaly stav pracovních postupů, správu potenciálních zákazníků a další prostřednictvím jednoho centralizovaného nástroje. Dodává se s rozhraním drag-and-drop, které vám pomůže organizovat, přeskupovat a rozvíjet nové nápady nebo plány.
Notion přichází s významnými výhodami pro týmovou spolupráci, jako jsou:
- Notion umožňuje podnikům vytvářet a udržovat znalostní základnu pro řadu úkolů, jako jsou projektové pokyny, pokyny pro kódování, pracovní postupy HR a další.
- Platforma je dodávána s vestavěným kalendářem a tabulemi Kanban, které mohou členové týmu používat k vytváření rychlých poznámek a sledování jejich pokroku.
- Členové týmu mohou přidávat komentáře k úkolům a projektům pro lepší komunikaci a transparentnost.
- Rozhraní API společnosti Notion můžete použít k integraci jejich systémů s různými aplikacemi třetích stran, jako je Slack, Figma a Invision.
- Vytváření seznamů úkolů, příprava poznámek ze schůzek a nastavování týdenních agend se díky jednotné platformě stává příliš snadným.
Notion můžete také použít ve své vlastní doméně. Pokud však z jakéhokoli důvodu nejste spokojeni, můžete jako alternativu Notion vyzkoušet výše uvedený online dokumentační software pro spolupráci.
Poznámka na závěr 👩💻
Online týmová spolupráce efektivně vytváří projekty a zároveň se vyhne nevýhodám konvenčního vývoje, jako je doba cestování v kanceláři a pevná pracovní doba. Používání online dokumentu je nezbytné pro uspořádání vašeho pracovního postupu, nastavení agendy a mnoho dalšího.
Platformy jako Notion, Monday a Paper se specializují na týmové projekty se speciální sadou funkcí. Tyto platformy jsou ideální pro podniky všeho druhu i jednotlivce.
Dokumenty Google, Word a Zoho jsou software pro zpracování textu, který umožňuje spolupráci v reálném čase. To znamená, že tyto aplikace nepřicházejí s organizačními funkcemi jako jiné nástroje v tomto seznamu.
Dále prozkoumejte některé z nejlepších online tabulek pro vaši firmu.