Pronájem cloudového účetního systému pomáhá při správě, vedení účetnictví a ochraně vašich finančních dat s vyšší efektivitou, nákladovou efektivitou a škálovatelností.
Jde o to, že způsob, jakým malé a střední podniky (SMB) spravují své finance, se v průběhu let drasticky změnil. Velkou část této změny přináší cloudové účetnictví.
Cloudové účetnictví nejen pomohlo podnikům zbavit se starých a zaostalých účetních systémů, ale také může čelit mnoha finančním problémům spojeným s tradičními metodami.
V současné době mnoho firem pomalu integruje cloudové účetnictví, aby využilo jeho maximální výhody a zefektivnilo svůj finanční systém.
Pomůže vám spravovat vše online, včetně všech finančních aspektů, se kterými typické malé a střední podniky pracují.
V tomto článku se budu zabývat cloudovým účetnictvím a jeho výhodami pro malé a střední podniky.
Table of Contents
Co je cloudové účetnictví?
Cloudové účetnictví je online účetní služba, která vám pomáhá přistupovat ke všem vašim financím a spravovat je přes internet. Namísto účetního softwaru v počítači budete mít software v cloudové platformě.
Cloudové účetnictví je v podstatě program Software as a Service (SaaS) nabízený jako model předplatného a stačí platit měsíční poplatek za předplatné. Tento software je podobný jakémukoli populárnímu tradičnímu účetnímu softwaru používanému ve vašem počítači pro správu vašich financí.
Nebudete se tedy potýkat s problémy při vedení účetnictví ani s postupem po přechodu. Jediný rozdíl od tradičního je v tom, že cloudové účetní systémy jsou hostovány na vzdáleném serveru a můžete k nim snadno přistupovat z jakéhokoli vašeho webového prohlížeče.
Díky tomu vás zbaví starostí s jejich instalací na každý počítač pro vaše zaměstnance a rizika ztráty dat v případě selhání. Cloudové účetnictví nabízí větší flexibilitu a zabezpečení, protože účetní informace jsou uloženy v cloudu a máte k nim přístup odkudkoli.
Kromě toho vám také pomůže vytvořit distribuovanou pracovní sílu; váš zaměstnanec by prostě potřeboval internet, aby mohl pracovat na stejném softwaru jako všichni ostatní.
Výhody cloudového účetnictví
Mnoho malých a středních podniků těží z cloudového účetnictví, protože jim pomáhá řešit mnoho problémů souvisejících s tradičním účetnictvím. Některé z mnoha výhod cloudového účetnictví zahrnují následující:
#1. Snadná dostupnost
Krása cloudového účetnictví spočívá v tom, že máte přístup ke všem financím vaší společnosti odkudkoli na světě, pouze prostřednictvím vašeho internetu. Je to jedna z největších výhod, protože vy a váš tým nebudete při přístupu k vašim finančním údajům omezeni na počítače.
Nejlepší na tom je, že cloudový účetní software je navržen tak, aby vyhovoval distribuovaným zaměstnancům a práci na dálku. Díky sdílenému přístupu může kdokoli z vašich zaměstnanců kdykoli přistupovat k požadovaným informacím, aniž by musel otevírat kancelářský počítač.
Snadná dostupnost také zajišťuje flexibilní pracovní prostředí a při práci se nebudete muset spoléhat pouze na jedno zařízení.
#2. Efektivita nákladů
Cloudové účetnictví může být pro malé a střední podniky cenově výhodné díky modelu předplatného. Za používání softwaru musíte měsíčně platit standardní částku a cena se bude lišit podle doplňkových funkcí a počtu přístupů.
U tradičního účetního softwaru byste museli zaplatit značné počáteční náklady. Navíc budete muset utratit více za hardware, abyste mohli tento software rychle spustit. Cloudové účetnictví však tento problém řeší a pomáhá malým a středním podnikům vybrat účetní softwarový nástroj a plánovat podle jejich rozpočtu.
#3. Šetří čas
Když do svého podnikání integrujete cloudové účetnictví, můžete ve srovnání s tradičním softwarem ušetřit spoustu času. Všechny vaše finanční informace, jako jsou prodeje, transakce, nákupy a příjmy, budou automaticky aktualizovány z vašeho účtu do knih.
Nemusíte ručně zadávat všechny informace pro vedení účetnictví nebo utrácet za Excel, ruční papírování a další opakující se úkoly. Můžete tak ušetřit čas a více se soustředit na budoucí cíle.
#4. Škálovatelnost
S manuálním finančním papírováním a neohrabanými programy bylo pro malé podniky náročné škálovat nahoru nebo dolů. Cloudové účetnictví však řeší problém přizpůsobením a přizpůsobením služeb podle vašich potřeb.
Takže až se firma rozroste, nebudete muset utrácet mnoho za ubytování více uživatelů nebo integraci dalších funkcí, které uspokojí zvýšené pracovní zatížení.
Škálovatelnost se softwarem SaaS je snadná, protože nebudete muset utrácet více za servery a hardware.
#5. Uživatelská přívětivost
Můžete být vynikající podnikatel, ale nemusíte mít dobré znalosti účetnictví a finanční práce. Proto je většina cloudových účetních softwarových systémů uživatelsky přívětivá, takže je může bez problémů používat každý.
Tyto programy SaaS a jejich intuitivní systém a bezproblémový design mohou vše usnadnit. Důležité je, že se nebudete obávat nesprávného zadávání jakýchkoli dat při exportu finančních dat do vašeho softwaru, protože tyto práce jsou automatizované. Cloudové účetnictví zmírňuje všechny nesoulady, nadbytečnost a další finanční problémy a činí vedení účetnictví bezproblémovým.
#6. Dělá systém chytrým a organizovaným
Cloudový účetní software je známý tím, že přináší automatizaci do vašeho obchodního provozu a pomáhá podnikání získat chytrost a organizaci. Tento software správně organizuje všechna vaše finanční data a strukturuje je tak, abyste k nim měli vy i váš tým snadný přístup.
Na rozdíl od tradičního přístupu se nebudete muset částečně spoléhat na informace zaznamenané na papíře a pomůže vám to uklidit vaši kancelář, protože vše je dostupné v cloudu. Ať už se jedná o informace o prodeji, transakci nebo nákupu, vše se automaticky aktualizuje na serveru a odrazí se ve vašem softwaru.
#7. Vylepšené zabezpečení
Jakmile přesunete svou obchodní strukturu na cloudové účetnictví, získáte další zabezpečení pro všechna svá finanční data. Tyto softwarové systémy jsou nabité různými bezpečnostními funkcemi, jako je šifrování u zdroje, vícefaktorové ověřování, automatické zálohování, zabezpečené platby a mnoho dalších funkcí.
Na rozdíl od tradičního softwaru je cloudový software méně náchylný k narušení dat a útokům ze strany hackerů, což zajišťuje řádnou ochranu vašich finančních dat. Navíc je tento software vždy aktualizován nejnovějšími bezpečnostními záplatami a průmyslovými bezpečnostními standardy, což vás ušetří před bezpečnostními riziky.
#8. Rozšíření dosahu
Hlavním důvodem, proč mnoho malých a středních podniků využívá cloudové účtování, je to, že jim pomáhá rozšířit jejich dosah a vytvořit efektivní komunikaci mezi členy, protože každý má přístup k datům v reálném čase.
To také pomáhá budovat dobré vztahy mezi účetními a členy týmu a najít způsoby, jak dosáhnout svých cílů. Umožňuje vám také integrovat různé nástroje do vašeho softwaru, jako je CRM, správa projektorů a mnoho dalších.
#9. Zůstat konkurenceschopný
Když cloudové účetnictví automatizuje mnoho úkolů, dává vám čas soustředit se na růst vaší společnosti a věnovat pozornost jiným záležitostem.
Navíc vám umožňuje investovat peníze a zdroje do různých úkolů, což organizaci pomůže konkurovat ostatním. Protože zjednodušuje mnoho úkolů, pomáhá vám růst vaší společnosti a překonávat vaše konkurenty.
Funkce, které je třeba hledat v cloudovém účetním softwaru
Když se rozhodnete integrovat cloudový účetní software do vašeho podnikového ekosystému, musíte být ostražití ohledně toho, který si vyberete. Zde je několik funkcí, které byste měli při výběru zvážit:
#1. Uživatelská přívětivost
Uživatelsky přívětivý software vám pomůže snadno pracovat. Kromě vašeho účetního budou software používat i další členové týmu, takže je důležité mít platformu, která je pro ně snadno pochopitelná a používaná.
#2. Integrace s dalšími nástroji
Když rozšíříte své podnikání, musíte integrovat další finanční nástroje, abyste zefektivnili svou práci a zvládli pracovní zátěž. Vyberte si tedy software, který vám pomůže integrovat většinu životně důležitých nástrojů potřebných pro vaši práci.
#3. Dostupnost mobilních aplikací
Vyberte si cloudový účetní software, který vám může poskytnout mobilní aplikaci pro bezproblémový přístup.
Mobilní aplikace pro váš software usnadní používání, protože ke každé aktualizaci máte přístup jediným klepnutím. Chcete-li zkontrolovat aktualizace výdajů, nebudete muset otevírat svůj notebook a přihlašovat se ke svému účtu prostřednictvím prohlížeče.
#4. Správa zásob v reálném čase
Software by vám neměl umožnit přístup pouze k objednaným zásobám, ale měl by vám umožnit přístup v reálném čase ke zbývajícím zásobám ve skladu.
Mít přístup v reálném čase je velmi důležité, protože můžete odhadnout své následné prodeje a podle toho akumulovat zásoby. Ušetří spoustu zdrojů vaší společnosti a pomůže vám zefektivnit správu zásob.
#5. Technická podpora
Jen málo lidí to zvažuje, ale mít software s dobrou technickou podporou hraje dobrou roli při udržování vašeho pracovního postupu.
Když máte k dispozici technického profesionála, který vám poskytne jakoukoli pomoc, nebudete se muset starat o žádnou závadu nebo problém, se kterým se během pracovní doby potýkáte. Technická podpora by měla být k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, takže všichni uživatelé, kteří se potýkají s problémy, mohou okamžitě získat odborné rady k vyřešení problému.
Nyní si promluvme o některém oblíbeném cloudovém účetním softwaru, který si můžete pro svou organizaci vybrat.
FreshBooks
Když přijde řeč o cloudovém účetním softwaru, nemůžete pokračovat, aniž byste zvážili FreshBooks. Jedná se o oblíbený účetní software určený pro nezávislé pracovníky a malé a střední podniky, aby uspokojil jejich finanční požadavky. Je vhodný i pro jiné typy odvětví s významnými zdroji pro obchodní růst.
Budete mít přístup k mnoha výzkumům a zprávám z FreshBooks, které vám poskytnou hluboký přehled o trhu a aktuální situaci. Tento cloudový účetní program vám poskytuje přístup k mnoha funkcím, včetně účetnictví, účetnictví, fakturace, klientů, odhadů, sledování ujetých kilometrů, zpráv, návrhů, řízení projektů, mezd atd.
Aby byl software dostupný k předplacení, značka také přišla se čtyřmi různými schématy předplatného – Lite, Plus, Premium a Select.
QuickBooks
Ať už provozujete výrobní, neziskové, maloobchodní, restaurační, právní nebo profesionální služby, QuickBooks vám může zjednodušit finanční řízení. Je to další známý cloudový účetní software mezi majiteli firem, který vám pomůže předem sledovat příjem a vypočítat daň.
Kromě toho můžete spravovat e-commerce, účty, spouštět zprávy, spravovat projekty, získávat daňové závazky a dělat mnoho dalších věcí. QuickBooks vám také poskytuje přístup k mnoha praktickým nástrojům, jako jsou generátory faktur, kalkulačky pracovních výkazů, kalkulačky výplatních pásek, šablony výkazu zisku a ztráty atd. Můžete je dokonce integrovat do softwaru a snížit tak manuální práci.
Získáte čtyři plány předplatného – jednoduchý začátek, základní, plus a pokročilé pro tento program spolu s 30denní bezplatnou zkušební verzí.
Šalvěj
Oblíbeným cloudovým účetním softwarem mezi malými a středními podniky je Sage, který si vysloužil ocenění od mnoha špičkových organizací. Přestože je určen především pro začínající podniky a malé podniky, lze software využít v různých průmyslových odvětvích, jako je chemický průmysl, velkoobchodní distribuce, stavebnictví, potraviny a nápoje atd.
Na rozdíl od jiných nabízí účetní software některé jedinečné funkce, jako jsou:
- Sage Intact pro pokročilé finanční řízení
- Sage X3 pro provozní řízení
- Sage Fixed Assets pro sledování obchodního majetku
Skvělá věc na tomto softwaru je jeho interaktivní řídicí panel, který vám umožní sjednotit všechna vaše data a vytvořit nový řídicí panel podle vašich požadavků a upravit je z 200 předem sestavených vizuálů.
Xero
Ať už provozujete malou firmu nebo jste účetní či účetní, Xero je účetní software, který potřebujete ke zjednodušení vaší práce. Xero je plně vybavený cloudový účetní program, který vám umožňuje využívat funkce, jako je sledování projektoru, výplaty, odsouhlasení bankovního účtu a nárokování výdajů k plnění vašich finančních úkolů.
Kromě toho značka vyvinula funkce, pomocí kterých můžete spravovat klienty a účetní knihy, organizovat pracovní postupy pro dodržování předpisů a provádět mnoho dalších úkolů. Jednou z hlavních výhod Xero je jeho schopnost automatizovat různé úkoly a přísné zabezpečení dat.
Když se rozhodnete pro model předplatného Xero, získáte tři možnosti: Starter, Standard a Premium, kde je standard považován za hodnotu za peníze.
Závěrečná slova
Cloudový účetní software je budoucnost; brzy poté, co se seznámí s jeho výhodami, jej začnou využívat všechny malé a střední podniky. Je to rozumná investice, protože získáte výhody, jako je nákladová efektivita, škálovatelnost, efektivní provádění úkolů, dostupnost a další.
Pronajměte si tedy cloudové účetní softwarové řešení pro vaši firmu a užívejte si výhod sami. Software také vybírejte na základě funkcí, nákladů a dalších aspektů uvedených výše.
Dále se podívejte na platformu online kurzů účetnictví pro každého.