V dnešním dynamickém a rychle se měnícím obchodním prostředí je pro podniky klíčové využívat moderní technologie. Ty jim umožňují zrychlit a zefektivnit své operace, zejména v oblasti plnění objednávek, a současně snižovat provozní náklady.
Software pro správu objednávek (OMS) na podnikové úrovni nabízí zásadní výhody. Mezi ně patří optimalizovaná správa objednávek, transparentní přehled o stavu zásob, automatizace procesů a celkově lepší zákaznická zkušenost.
Systém OMS se stává nenahraditelným pomocníkem, obzvláště když eliminuje potřebu složitého a časově náročného procházení mnoha tabulek pro získání potřebných informací. Tento obsáhlý průvodce vám představí některé z nejlepších dostupných nástrojů pro správu a sledování objednávek.
Co je software pro správu objednávek?
Než se ponoříme do detailů o OMS, je důležité porozumět samotnému procesu správy objednávek. Jde o obchodní postup, který zahrnuje zachycení, sledování a následné plnění objednávek zákazníků. Cyklus správy objednávky začíná v okamžiku, kdy zákazník objedná zboží, a končí jeho doručením.
Systémy pro správu objednávek jsou softwarová řešení, která podnikům usnadňují proces zadávání a zpracování objednávek. Klíčem k bezproblémové objednávce je dosažení přesných požadavků zákazníka, splnění všech podmínek a doručení zboží v dohodnutém čase.
Cílem OMS je automatizovat a urychlit celý proces vyřizování objednávek, čímž se zkracuje časový úsek od přijetí objednávky po její uhrazení. To současně zvyšuje efektivitu celého procesu pro velkoobchodníky i dodavatele.
Podniky, které využívají OMS, mohou jednoduše zadávat a konvertovat cenové nabídky nebo objednávky, sledovat stav zásob, kontrolovat předchozí faktury, analyzovat trendy, ověřovat preferované způsoby dopravy a pohotově upravovat ceny.
Moderní systémy pro správu objednávek jsou navrženy s ohledem na komplexní potřeby dnešního podnikání a často nabízejí integraci s dalšími systémy, jako je fakturační software, nástroje pro správu předplatného nebo systémy CRM.
Přesná funkcionalita, kterou získáte, bude záviset na vašich specifických požadavcích a na rolích, které chcete, aby systém plnil. Obecně platí, že software se kvalifikuje jako OMS, pokud nabízí následující funkce:
- Poskytuje aktuální informace o stavu zásob a jejich dostupnosti.
- Umožňuje jednoduché plnění objednávek prostřednictvím zadávání a konverze nabídek nebo objednávek.
- Automaticky vyhodnocuje preferované způsoby dopravy, včetně výběru přepravců a jejich sazeb, nebo možnosti pojištění.
- Zajišťuje sledování objednávky od jejího zadání až po fakturaci a doručení.
Výhody používání softwaru pro efektivní správu objednávek
Každá společnost, která chce být konkurenceschopná a držet krok s aktuálními tržními požadavky, potřebuje efektivní a spolehlivý systém OMS.
Implementace řešení pro správu objednávek přináší celou řadu výhod, zejména v dnešním digitalizovaném světě. Mezi nejvýznamnější benefity patří:
#1. Snižte náklady na zásoby
OMS automatizuje procesy a zjednodušuje správu zásob. To umožňuje uživatelům snadno přesouvat zásoby mezi různými místy pomocí jednoduchých skenovacích kroků pro doplnění.
Uživatel stačí nastavit pravidla pro automatizaci objednávek během procesu balení, a to zadáním spouštěčů, jako je hmotnost a hodnota, možnosti doručení a další parametry. Tím se manuální procesy stávají minulostí, stejně jako dlouhý čas strávený nad nimi.
#2. Získejte objednávky rychleji a přesněji
OMS eliminuje potřebu ručního sledování objednávek a poskytuje aktuální informace o stavu objednávek v reálném čase. Systémy, které jsou založené na cloudu, umožňují uživatelům sledovat stav jejich nevyřízených objednávek odkudkoli a kdykoli, čímž se snižuje závislost na fyzických místech a lokálním přístupu k informacím.
#3. Zjednodušený provoz skladu
OMS poskytuje uživatelům komplexní přehled o skladových zásobách a celkovém inventáři. Díky tomu je k dispozici platforma, která je přístupná odkudkoliv a neustále poskytuje aktuální informace o všech objednávkách a zásilkách.
Mezi významné funkce OMS patří mobilní skenování čárových kódů, mapy skladové kapacity, detailní sledování zásob a podpora pro více skladů.
#4. Eliminujte papírování
Přechod na cloudový software pro správu objednávek, který je dostupný z jakéhokoli místa s připojením k internetu, znamená eliminaci potřeby papírování. Digitalizace dokumentace zjednodušuje práci, šetří čas i prostor a usnadňuje sdílení informací.
Na rozdíl od tradičních papírových systémů, digitalizace snižuje riziko ztráty dokumentů a zvyšuje tak bezpečnost. Používání OMS také znamená snížení nebo úplné odstranění nákladů spojených s nákupem papíru, inkoustu, tiskáren a poštovného, a také úsporu času zaměstnanců stráveného opakujícími se úkoly.
#5. Přizpůsobené výkazy a dokumenty
Systémy pro správu objednávek vám umožňují vytvářet komplexní zprávy pomocí flexibilních formátů, které jsou kompatibilní s moderními kanály elektronického obchodování.
Schopnost přizpůsobit sestavy potřebám vaší společnosti znamená, že kromě zdlouhavých tradičních procesů odesílání a přijímání zpráv můžete využívat pouze výkonné nástroje pro reporting.
#6. Vyhněte se vyprodání zásob aktualizací kanálů
Špatná správa zásob je jednou z hlavních příčin stresu zaměstnanců, nespokojenosti zákazníků a snížení zisku. Efektivní OMS integruje stavy zásob s interními kanály elektronického obchodování a zajišťuje tak, že prodejní kanály jsou vždy aktuální.
OMS platformy dokážou integrovat různá tržiště a nákupní košíky, což umožňuje uživatelům spravovat všechny své platformy elektronického obchodu z jediného místa.
#7. Jednoduchá fakturace
Manuální účtování a fakturace patří pro mnoho společností k nejsložitějším úkolům. Používání OMS zavádí jasné a transparentní systémy účtování a fakturace.
Jednoduchá fakturace, která rozděluje náklady na plnění, přepravu, balení a skladování, umožňuje partnerství s logistickými a fulfillment partnery a současně eliminuje rizika duplicitního zadávání dat. Navíc software pro správu objednávek může integrovat účetní systémy, což usnadňuje plynulou importní a exportní fakturaci.
#8. Zjednodušte složité objednávky
Díky systémům pro správu objednávek neexistují složité objednávky. Nejlepší OMS jsou vybaveny řídicími panely, které uživatelům pomáhají zpracovávat i ty nejsložitější objednávky v reálném čase.
Systémy zjednodušují objednávky tím, že automatizují vytváření personalizovaných zpráv, označování specifického zboží podle velikosti nebo geografické lokality, nebo drží objednávky pro kontrolu.
Funkce, které je třeba hledat v softwaru pro správu objednávek
Vzhledem k tomu, že systémy OMS jsou navrženy tak, aby společnostem umožňovaly efektivní řízení celého procesu plnění, včetně shromažďování, inventarizace, reportingu o dostupnosti a viditelnosti dodávek, je důležité zaměřit se na následující klíčové funkce:
✅ Automatizované prodejní procesy: Systém by měl automatizovat sledování všech aspektů prodeje, plateb a stavu doručení.
✅ Kontrola zásob: Důležitá je schopnost automaticky řídit úroveň zásob a automaticky provádět doobjednávky, když zásoby docházejí.
✅ Řízení vztahů se zákazníky: Systém by měl řídit celou cestu zákazníka od získání až po udržení.
✅ Automatizace prodeje: Schopnost automatizovat objednávání produktů, zpracovávat platby a efektivně komunikovat se zákazníky.
✅ Odesílání a příjem: Důležitá je transparentnost a viditelnost stavu přijatých a odeslaných zásilek, včetně aktuálních informací v reálném čase a upozornění na vzniklé problémy.
✅ Sledování dokumentů: Možnost sledovat všechny dokumenty v celém výrobním a prodejním cyklu.
✅ Pokročilý reporting: Schopnost analyzovat zprávy o výkonu v oblasti zákazníků, objednávek nebo prodejních kanálů a identifikovat oblasti pro zlepšení.
✅ Mobilní aplikace: Přístup k OMS prostřednictvím mobilních aplikací umožňuje spravovat procesy odkudkoliv.
Nyní se podíváme na nejlepší software pro správu objednávek, který je momentálně na trhu.
Zoho
Zoho, považovaný za jeden z nejvšestrannějších systémů pro správu objednávek, nabízí širokou škálu funkcí, včetně zpracování plateb, sledování zásilek, správy zásob, správy faktur, sledování šarží a sériových čísel, správy více skladů a automatizace. Zoho
Zoho také umožňuje uživatelům vytvářet zpětné objednávky, nákupní objednávky a „dropshippingové“ zásilky, a další.
Noví uživatelé mohou využít bezplatné dvouhodinové školení a úvodní schůzku se společností, která zahrnuje ukázky přizpůsobené konkrétním podnikům a jejich pracovním postupům.
OMS, nejvhodnější pro začínající a rostoucí podniky, nabízí různé placené plány, které začínají na 59 USD měsíčně (účtováno ročně) pro zpracování až 1 500 objednávek měsíčně a 329 USD měsíčně (účtováno ročně) pro zpracování až 25 000 objednávek. Pro uživatele, kteří zpracují méně než 50 objednávek měsíčně, je k dispozici bezplatný plán.
Salesforce
OMS od společnosti Salesforce má všechny základní funkce systému pro správu objednávek. Protože je založený na cloudu, může efektivně využívat všechny své cloudové produkty.
Tento nástroj usnadňuje automatizaci manuálního zpracování objednávek, synchronizaci kontrol zásob a správu dodacích termínů i složitých objednávek.
Salesforce OMS navíc sleduje online objednávky, zefektivňuje proces jejich plnění, předchází problémům s nedostatkem zboží, nabízí analytické reporty pro efektivní rozhodování a směruje objednávky do nejbližšího distribučního centra nebo skladu.
Extensiv
S Extensiv OMS můžete sjednotit svá backendová data z objednávek, prodejních míst a inventáře. Umožňuje vám efektivně prodávat zboží z jednoho místa, kromě automatizace všech pracně náročných úkolů a získávání užitečných dat.
Uživatelé Extensiv mohou integrovat různé prodejní kanály a dopravce, jako jsou Magento, BigCommerce, Shopify, eBay, USPS, DHL e-Commerce, Sears, Newegg, Fedex a inovace UPS Mail, abychom jmenovali alespoň některé.
Cloudový OMS sjednocuje veškeré podnikové operace, včetně určování skladů, tisku přepravních štítků, plnění vícekanálových objednávek a přesměrování objednávek z jediného rozhraní.
Díky reportům v reálném čase, které Extensiv OMS nabízí, můžete zlepšit kontrolu svých výdajů, generování příjmů a celkovou provozní efektivitu.
Aptos
Aptos OMS je známý svou schopností sjednotit obchodní řešení od zpracování objednávek až po jejich správu. Mezi hlavní funkce systému, zejména pro maloobchodníky, patří zvýšení objemu objednávek prostřednictvím lepší viditelnosti objednávek, směrování objednávek z prodejny a rozšířené služby zákazníkům.
Aptos poskytuje cloudové řešení, které umožňuje využívat celopodnikové skladové pozice k upřednostňování rozhodnutí orientovaných na zákazníka, což vede ke zvýšení ziskovosti.
Mezi významné funkce tohoto nástroje patří mobilní aplikace pro řízení operací v prodejnách, která propojuje rostoucí požadavky zákazníků se skladovým inventářem prodejen. Umožňuje vyzvedávání online nákupů v prodejně a odesílání objednávek z prodejny do prodejny.
VTEX
VTEX OMS je vícekanálový nástroj pro správu objednávek, který se zaměřuje na virtuální sjednocení firemních zásob. Zvyšuje dostupnost produktů prostřednictvím různých kanálů, včetně mobilních aplikací, tokenů, fyzických prodejen a virtuálních obchodů. To nakonec vede ke zvýšení prodeje.
VTEX navíc usnadňuje vytvoření více míst pro plnění objednávek ve strategických prodejnách, což přispívá k rychlejšímu doručení a celkově lepšímu nákupnímu zážitku.
Pokud jde o integrace, VTEX OMS integruje zásoby ze všech vašich skladů a vytváří tak pro zákazníky nekonečnou polici, čímž zvyšuje efektivitu logistiky a obchodních operací společnosti.
Výsledkem je zvýšená agilita a efektivita dodávek z fyzických i online prodejních kanálů, protože zákazníci mají snadný přehled o vašich zásobách ještě před nákupem.
Lodní stanice
Lodní stanice je OMS navržen speciálně pro uživatele, kteří upřednostňují jednoduché nástroje. I když se primárně používá pro přepravu a plnění objednávek, ShipStation poskytuje také základní funkce pro správu zásob a objednávek.
Mezi klíčové funkce tohoto softwaru patří import a správa objednávek, zasílání informací o sledování zákazníkům a prodejním kanálům a tisk štítků.
Kromě toho si můžete kdykoli vyžádat individuální ukázku prostřednictvím jejich webových stránek, a to ať už s podnikáním teprve začínáte, nebo jste zkušený uživatel, který potřebuje vysvětlení.
Cenové plány OMS začínají na 9,99 USD měsíčně pro nejméně 50 zásilek za měsíc až po 229,99 USD pro až 7 500 zásilek za měsíc.
Kyte
Kyte OMS je specializovaná aplikace pro prodejní místa, která zahrnuje vestavěný mobilní systém pro přijímání objednávek. Umožňuje uživatelům vytvořit digitální katalog, který mohou integrovat do svých platforem sociálních médií nebo poslat zákazníkům. Jakmile někdo zadá objednávku, Kyte pošle upozornění na telefon uživatele, aby ji mohl okamžitě zpracovat.
Uživatel OMS může tuto platformu využít také k mapování svých operací nebo vytváření stavů jako „připravuje se“, „potvrzeno“ nebo „připraveno k odeslání“ pro každou objednávku.
Panel objednávek tohoto nástroje je navržen tak, aby pomohl uživatelům udržet si přehled o všech objednávkách na jediné obrazovce, s mnoha filtry pro vytváření specifických přehledů a sledování operací. Kyte se perfektně hodí pro podniky, jako jsou restaurace, které vyžadují mobilní POS pro prodej přímo zákazníkům.
Orderhive
Pokud hledáte rychlý a snadno použitelný nástroj pro správu online objednávek, Orderhive je tou správnou volbou. Tato platforma je navržena tak, aby usnadňovala správu objednávek ze všech online prodejních platforem na jednom místě. Integruje se s WooCommerce, Magento, Shopify, BigCommerce, Amazon a Etsy.
Orderhive je nabitý úžasnými funkcemi, včetně sledování prodeje – můžete zobrazit celkové příjmy ze všech prodejních kanálů. Správa zásob umožňuje snadno sledovat dodavatele a automaticky aktualizovat stavy zásob. Nebo nastavit automatické přeskladnění, které se aktivuje, jakmile úrovně zásob dosáhnou nastavené hranice.
QuickBooks Commerce
QuickBooks Commerce je plnohodnotný, vícekanálový OMS, který má pomoci online podnikům sjednotit prodejní místa, správu zásob, automatizaci marketingu, řízení vztahů se zákazníky a další funkce na jednom místě. Nástroj je snadno nastavitelný a lze jej zprovoznit během několika hodin.
QuickBooks Commerce nabízí intuitivní mobilní aplikaci, která uživatelům umožňuje spravovat celou firmu na cestách z různých zařízení.
Pomocí tohoto nástroje můžete spravovat stávající objednávky a vytvářet nové, sledovat faktury, nebo zobrazovat kompletní historii prodejů pro jednotlivé zákazníky a jejich zakoupené produkty.
Kibo
Kibo OMS je moderní cloudová platforma pro správu objednávek, která pomáhá automatizovat firemní procesy. Specializuje se na řešení problémů, jako je viditelnost zásob, správa objednávek a orchestrace plnění.
Kibo OMS neustále vyvíjí své schopnosti pro správu distribuovaných objednávek (DOM), aby usnadnil obchodníkům konfiguraci složitých objednávek a spojování dodavatelů vysokou rychlostí s minimálními náklady.
Mezi klíčové funkce Kibo patří e-mailová upozornění, tisk štítků, rozhraní pro drag-and-drop, správa katalogu a sledování trendů.
Tento nástroj navíc umožňuje poskytnout klientům více možností dopravy. Umožňuje využít vestavěný editor WYSIWYG pro správu webového obsahu a úpravu specifických požadavků zákazníků podle jejich preferencí. Nástroj nabízí integraci s mnoha aplikacemi třetích stran.
Závěrečná slova
Prošli jsme si několik řešení pro správu objednávek. Každé z nich má své specifické výhody a nevýhody. Proto byste si měli vybrat takové, které vám pomůže automatizovat manuální a opakující se úkoly.
Po prozkoumání funkcí, které jednotlivé systémy nabízejí, by vaším nejlepším kandidátem měl být ten, který je navržen pro váš konkrétní podnikatelský ekosystém. Měli byste vzít v úvahu jak vaše potřeby, tak velikost vaší firmy.
Dále si můžete přečíst kompletního průvodce eCommerce.