Software a e-mail jsou mocné duo, které způsobilo revoluci ve fungování podniků a posunulo je směrem k integrovanějším, efektivnějším a efektivnějším procesům.
Síla jednoduché, ale efektivní e-mailové schránky je neuvěřitelná a rozhoduje o kvalitě vaší zákaznické podpory. Když však stejnou schránku používá více lidí ke čtení, správě, odpovídání a mazání konverzací se zákazníky, věci se mohou snadno vymknout kontrole.
Nástroje pro správu týmových e-mailů se proto staly zásadním předpokladem úspěchu e-mailových služeb zákazníkům.
Tento článek sdílí některé z nejlépe sdílených nástrojů pro doručenou poštu, které vám pomohou co nejlépe využít doručenou poštu vašeho týmu a udržet ji bez nepořádku.
Začněme krátkou diskusí o sdílených schránkách.
Table of Contents
Co je sdílená schránka a jak funguje?
Více uživatelů používá sdílenou e-mailovou schránku ke kontrole a odpovídání na příchozí e-maily a ke správě konverzací se zákazníky. Můžete je použít pro společný kalendář, který vašim týmům umožní plánovat a prohlížet si pracovní směny nebo dovolenou a zákaznickou podporu.
Na rozdíl od tradičního firemního e-mailu nemá sdílená doručená pošta své uživatelské ID a heslo. Nemůžete se k nim tedy přihlásit přímo a vyžadovat přístupové oprávnění udělené administrátorem. Toto oprávnění se liší, například „Plný přístup“ nebo „Odeslat jako“. Jakmile budete mít přístup, můžete se přihlásit do své soukromé schránky a získat přístup k týmové schránce. Přístup se také může lišit u různých poskytovatelů softwaru.
Tři běžné typy přístupových oprávnění jsou:
- Úplný přístup – Můžete se přihlásit do sdílené doručené pošty a jednat jako její vlastník.
- Odeslat jako – Můžete se vydávat za doručenou poštu a odesílat e-maily.
- Odeslat jménem – Můžete odeslat e-mail jménem sdílené doručené pošty.
Proč potřebujete software pro sdílenou schránku?
Když máte malý tým, počet lidí, kteří mají přístup k vašim schránkám podpory, je malý a nedochází k žádným zmatkům. Dopředné fronty nejsou ohromující a pravděpodobnost, že e-mail zůstane několik dní bez povšimnutí, je zanedbatelná.
Jak se však vaše podnikání rozrůstá, nedorozumění se stává nekontrolovatelným a lidé mají tendenci přehlížet e-maily, o kterých si myslí, že je mohou zpracovat ostatní. Zapomenuté konverzace, špatně umístěné e-maily a duplicitní odpovědi jsou některé z hlavních bolestivých bodů v takových případech. Agenti podpory se také stydí, když si myslí, že mohou nechat ostatní odpovědět na tuto konkrétní zprávu nebo počkat, až ostatní dohoní.
Některé další problémy zahrnují:
- Role a odpovědnosti: Žádná pravidla pro „kdo“ pracuje na „kterém“ e-mailu
- Rozptýlené vlastnictví: Každý si myslí, že někdo jiný zareaguje
- Žádný přehled o věcech: Absence relevantních dat o každém agentovi podpory a jeho výkonu
Proto software sdílené schránky!
Funkce softwaru sdílené doručené pošty
Zde jsou pozoruhodné vlastnosti používání sdílené doručené pošty, které vám pomohou lépe se rozhodnout:
Správa týmových e-mailů
Software sdílené schránky nabízí snadnou správu e-mailových adres podpory, např [email protected], [email protected], [email protected]atd. To také zlepšuje transparentnost, protože nemusíte přepínat mezi obrazovkami nebo se přihlašovat k více účtům, abyste mohli odpovídat na e-maily.
Kromě toho máte centralizovaný pohled na všechny důležité schránky, které vám umožňují rychle a efektivně reagovat na dotazy. Můžete také přiřadit role, vyhnout se opuštěným e-mailům a zdržet se odesílání duplicitních odpovědí.
Interní diskuse
Důležitou funkcí softwaru pro sdílenou schránku je systém interních diskuzí nebo „poznámek“, který vám umožňuje sdílet důležité informace o e-mailu ve formě poznámek nebo komentářů. Umožňuje personalizaci e-mailů ve sdílené doručené poště, šetří čas na kontextové vyhledávání a zvyšuje efektivitu.
Všichni uživatelé tak mohou spolu mluvit prostřednictvím interních poznámek, aniž by museli přeposílat e-maily sem a tam.
Vyhněte se kolizi agentů a zmatení doručené pošty
Ke kolizi agentů dojde, když dva členové týmu odpoví na stejný dotaz zákazníka a nabídnou jiné řešení. To ovlivňuje důvěryhodnost vašeho podpůrného systému. Software pro správu sdílených e-mailů vám umožňuje vyhnout se tomuto zmatku tím, že automaticky převádí příchozí e-maily na lístky podpory přiřazené různým agentům prostřednictvím pravidel směrování. Toto přiřazení může být i ruční.
Automatické odpovědi a šablony
Většina nástrojů sdílené schránky nabízí předpřipravené odpovědi a šablony. Můžete je použít k poskytování rychlých odpovědí a k řešení podobných dotazů. Tyto automatické odpovědi a předpřipravené odpovědi zvyšují konzistenci a okamžitě umožňují členům vašeho týmu okamžitě řešit běžné problémy zákazníků.
Níže je uveden seznam nejlépe sdílených nástrojů pro doručenou poštu, které nabízejí vynikající funkce pro správu skupinových e-mailů.
Pojďme je rychle prozkoumat. 😎
Help Desk ProProfs
Help Desk ProProfs je chytrý a efektivní cloudový software s výkonnou funkcí sdílené schránky, která vám umožňuje bez námahy spravovat vaše potřeby podpory. Nabízí sdílený prostor pro všechny podpůrné schránky, jako např [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]a [email protected]atd.
Dodává se s jednoduchým uživatelským rozhraním podobným Gmailu, které vám umožňuje sledovat počet tiketů přidělených agentovi, sledovat jejich výkon po určitou dobu a nabízet nepřetržitou podporu z jakéhokoli zařízení.
Funkce
- Týmová spolupráce pro rychlejší řešení tiketů
- Jednoduché a snadno použitelné uživatelské rozhraní
- Sledování a monitorování agentů
- Přístup 24×7, kdykoli a kdekoli
Freshdesk
Freshdesk je jedním z nejlepších softwaru pro správu týmových e-mailů, který nabízí mnoho vynikajících funkcí, jako je automatická konverze příchozích e-mailů na vstupenky, které lze upřednostnit, označit a konkrétně přiřadit. Existuje interní spolupráce a můžete také minimalizovat počet odpovědí zaslaných vašimi agenty zefektivněním funkcí.
Freshdesk také nabízí detekci kolizí agentů a integraci aplikací pro rozšíření možností vašich sdílených schránek doručené pošty a systémů helpdesku.
Funkce
- Filtry relevance
- Skupinové vstupenky se štítky
- Automatizujte všední a opakující se reakce
- Zobrazení vstupenek a příchozích e-mailů v reálném čase
DragApp
DragApp je další týmový software pro správu e-mailů, který je umístěn ve vaší soukromé schránce Gmailu a umožňuje vám přijímat, spravovat, přiřazovat a odpovídat na příchozí sdílené e-maily. Můžete sdílet skupinové e-maily, například „[email protected]“, “[email protected]“ atd. a automatizujte své pracovní postupy pomocí pravidel.
Umožňuje organizaci příchozích e-mailů ve vizuálních nástěnkách a usnadňuje interní spolupráci prostřednictvím interních chatů, poznámek a sdílených konceptů. Můžete snadno přiřadit e-maily a sledovat, který agent pracuje na které konverzaci. Dále nabízí fantastickou funkci generování sestav pro hloubkové statistiky dat zákazníků a zaměstnanců.
Mailflow
Mailflow je all-in-one doručená pošta pro týmy, která nabízí flexibilní pracovní prostory. Nástroj umožňuje snadné sdílení e-mailů bez požadavků na přeposílání e-mailů nebo kopii uživatelům. Uživatelé se mohou rozhodnout pro interní diskuse bez posílání interních vláken klientům.
E-maily klientů se budou přímo synchronizovat s týmem, takže se snadno přizpůsobí každému z týmů, jako je podpora, nábor, prodej, projektový manažer a vývojáři.
Funkce
- Snadná týmová spolupráce
- správci e-mailů
- Snadné sledování a sledování e-mailů
HubSpot
Hubspot je jedním z předních nástrojů sdílené schránky, který vám umožňuje propojit všechny týmové e-mailové adresy s centrální nebo univerzální schránkou pro efektivní práci a chytrou spolupráci. Sdílené e-mailové adresy můžete také připojit k Hubspot Doručená pošta konverzací, abyste měli univerzální přehled o e-mailech napříč všemi odděleními a nezmeškali ani jediný e-mail.
Dodává se s pravidly směrování a nástroji pro produktivitu, které zajišťují efektivní přidělování tiketů a usnadňují bezproblémové sledování.
Funkce
- Branding
- Univerzální schránka pro holistický pohled na e-maily napříč odděleními
- Chatboti pro automatické odpovědi
- Živý chat a zasílání zpráv na sociálních sítích.
Kajak
Kajak nabízí výkonný nástroj pro efektivní a bezproblémovou správu sdílených e-mailů. Nabízí vlastní pohledy na všechny vaše konverzace a umožňuje vám je označit pro budoucí odkazování a rychlou manipulaci. Složité dotazy můžete automaticky směrovat k odborníkům odborné podpory a minimalizovat dobu odezvy na naléhavé dotazy.
Funkce
- Makra a předpřipravené odpovědi
- Analytics pro statistiky metrik odezvy
- Správa vícekanálových konverzací
- Vícenásobné integrace třetích stran
Soukromé poznámky umožňují vašim agentům interně spolupracovat, čímž se vyhnete kolizím odpovědí a zmatkům v doručené poště. Můžete také získat univerzální pohled na všechny aktivity zákazníků.
Pomozte skautovi
The Pomozte skautovi umožňuje efektivně přijímat, řešit, spravovat a přiřazovat sdílené e-maily, a to vše při zachování zmatku na uzdě. Všechny požadavky na podporu můžete uspořádat do jedné fronty nebo vytvořit samostatné poštovní schránky pro různé značky, oddělení a sdílené e-mailové adresy. Usnadňuje snadnou interní spolupráci prostřednictvím soukromých poznámek, značek a uložených odpovědí. Můžete rychle přepínat mezi konverzacemi v chatu a e-mailem, abyste viděli všechny nové příchozí dotazy v reálném čase.
Mezi další funkce patří pokročilé vyhledávání, rychlá zobrazení, upozornění a hodnocení spokojenosti, indikátory detekce kolize v reálném čase, vlastní složka, hromadné odpovědi, automatizace pracovních postupů atd.
HappyFox
HappyFox vám umožňuje udržovat vaše sdílené schránky nepořádek a pořádek, aniž byste ztratili efektivitu a přehled o příchozích e-mailech. Nabízí rychlou migraci vašich skupinových schránek, jako je sdílená schránka Gmail a Outlook atd., do HappyFox Help Desk a umožňuje vám využít její funkce pro vylepšené funkce podpory.
Funkce
- „Úkoly“ a „termíny“ pro udržení pořádku.
- Přidání předplatitelů vstupenek
- Upozornění na kolizi
- Chytrá pravidla a předpřipravené akce
Jedním z charakteristických rysů je, že funguje pro všechna oddělení, jako např.[email protected]“, “[email protected]“, “[email protected]“, a „[email protected]“, atd. Úlohu můžete libovolně rozložit pomocí funkce „Kategorie“ a vytvořením front vašich sdílených vláken doručené pošty, abyste je vyřešili uspořádaně.
Zima
Zima je jedinečný software pro sdílenou schránku, který umožňuje vašemu týmu spolupracovat v rámci Gmailu a poskytovat zákazníkům fantastický zážitek. Řídicí panel sdílené doručené pošty je umístěn přímo ve vašem osobním Gmailu a umožňuje delegovat příchozí dotazy jediným kliknutím. Můžete si psát soukromé poznámky a okamžitě je sdílet se svým týmem pro bezproblémovou spolupráci.
Funkce
- Vlastnictví e-mailu a stav e-mailu
- Okamžitá interní spolupráce přímo z osobní schránky Gmailu
- Automatizované pracovní postupy a průzkumy spokojenosti zákazníků
- Praktické informace o porušování SLA a rozložení pracovní zátěže
Můžete také sledovat klíčové metriky a výkon agenta z jediného řídicího panelu. Hiver také nabízí e-mailové šablony pro rychlejší odpovědi. Umožňuje vám také převést váš účet Gmail na help desk. Můžete také migrovat na Gmail využívající Hiver a přechod bez námahy.
Drážka
GrooveHQ je jedním z nejlépe sdílených nástrojů pro doručenou poštu pro firmy, které v současné době škálují a hledají snadný přechod. Pomůže vám snadno sledovat vše a spravovat celou sdílenou schránku. Veškerá příchozí komunikace se zákazníky, jako jsou e-maily, chaty, zprávy na sociálních sítích, telefonické rozhovory atd., jsou na jednom místě.
Můžete přiřadit vstupenky konkrétním členům týmu, spolupracovat na soukromých poznámkách, přivést členy týmu do smyčky pomocí „@mentions“ a řešit detekci kolizí. Jeho úžasné funkce pro vytváření zpráv a sledování vám umožní maximálně využít vaše zdroje.
SupportBee
SupportBee je efektivní nástroj pro e-mailovou spolupráci se známým e-mailovým rozhraním a nabízí dokonalé funkce pro spolupráci. Můžete přiřadit vstupenky konkrétním agentům nebo konkrétním týmům, komentovat je a diskutovat o nich, jak a kdy je to potřeba. Vaši agenti mohou sdílet koncepty odpovědí, aby je mohli zkontrolovat, než je odešlou zákazníkovi.
SupportBee se může pochlubit bleskurychlým importem příchozích e-mailů a má funkci automatické aktualizace, která nevyžaduje ruční aktualizaci. Existují tři kategorie vstupenek – zodpovězené, nezodpovězené a archivované. Proto můžete okamžitě vidět vstupenky, které vyžadují okamžitou pozornost, a vyřešit je na základě priority.
SharedBox
SharedBox je software help desk a sdílená schránka postavený na Slacku, který vám umožňuje řídit komunikaci se zákazníky a nabízet podporu přímo z vašeho řídicího panelu Slack. Ve Slacku můžete přijímat zprávy, tweety a e-maily a spolupracovat také na sdílených e-mailech a účtech Twitter.
Každý účet má stránku podpory, kde mohou vaši uživatelé spravovat a reagovat na komunikaci se zákazníky. Můžete také přidat více e-mailů.
Nástroje sdílené doručené pošty: Je čas, aby e-maily lépe spolupracovaly
Zde sdílené nástroje pro sdílenou doručenou poštu umí mnohem více než jen správu doručené pošty podpory. Šetří čas, zvyšují spokojenost zákazníků a zvyšují produktivitu vašeho týmu zákaznických služeb. Navíc vám pomáhají podporovat transparentní a odpovědnou organizační kulturu a usnadňují viditelnost v celém systému.
Můžete vytvořit pravidla směrování, ukládat odpovědi pro podporu, vytvořit generování potenciálních zákazníků na autopilota vytvořením chatbota a vnést do konverzací více kontextu.
Investujte tedy do kteréhokoli z těchto nástrojů a dejte svému podnikání ten správný náskok!