7 nejlepších softwaru pro správu dokumentů pro SMB v roce 2022

Systém pro správu dokumentů výrazně šetří čas, protože umožňuje efektivní organizaci a snadné vyhledávání souborů.

Společnosti s menším počtem zaměstnanců často bojují s velkým množstvím dokumentů a firemních záznamů. Zavedení spolehlivého systému pro správu dokumentů (DMS) jim usnadní udržovat v dokumentech pořádek.

Tyto nástroje navíc zvyšují efektivitu celého týmu, protože umožňují rychlý přístup k potřebným informacím.

Co je správa dokumentů?

Správa dokumentů zahrnuje organizaci, ukládání a sledování dokumentů (dokumenty Word, PDF a jakékoli další formáty) v digitální podobě. S pomocí tohoto systému mohou společnosti bezpečně ukládat dokumenty a sjednotit celý proces.

Výhody systémů správy dokumentů

Vyšší produktivita

Produktivita je základním kamenem úspěchu každé společnosti. Systém správy dokumentů efektivně a bezpečně organizuje firemní soubory. Tím se tým může méně starat o správu dokumentů a více se soustředit na důležité úkoly. Vědomí, že všechny soubory jsou bezpečně uloženy, je motivující a podporuje produktivitu.

Zvýšená bezpečnost

Každá společnost se snaží chránit svá klíčová a citlivá data. S pomocí systému správy dokumentů můžete ukládat důvěrné soubory a kontrolovat přístup k nim. Správa dokumentů se tak stává vysoce sledovatelnou a záznamy o auditu lze v případě potřeby využít i zpětně.

Menší nároky na úložný prostor

Už není třeba udržovat kartotéky, úložné boxy a regály. S DMS můžete přejít na bezpapírový provoz a spravovat dokumenty digitálně, aniž byste zabírali fyzický prostor.

Rychlé vyhledávání dokumentů

Hledání a načítání dokumentů může být časově náročné. S pomocí systému pro správu dokumentů rychle najdete požadovaný soubor a ušetříte cenný čas. DMS umožňuje vyhledávat soubory podle názvu, metadat a obsahu pomocí pokročilé technologie.

Optimální týmová spolupráce

Většina systémů pro správu dokumentů umožňuje spolupráci s kolegy. Můžete ukládat soubory z různých zdrojů a uživatelé k nim mají přístup z jakéhokoli místa. Některé nástroje umožňují přístup i externím uživatelům po autorizaci.

Čtěte dále a objevte nejlepší aplikace pro správu dokumentů, které jsou vhodné pro malé a střední podniky.

iManage

iManage je systém pro správu dokumentů, který propojením souborů pomáhá transformovat data na hodnotné znalosti. Všechny dokumenty ukládá do jedné složky a kategorizuje je podle projektu nebo klienta.

Uživatelé mohou v iManage vytvářet, vyhledávat a sdílet data rychle a efektivně. Umožňuje také snadno nalézt jakýkoli dokument, což zvyšuje produktivitu.

Tento nástroj lze integrovat s různými nástroji pro produktivitu, jako je Office 365 a Google Workspace, pro zjednodušení správy dokumentů.

Box

S Box mohou společnosti bezpečně ukládat, spravovat a spolupracovat na obsahu bez ohledu na typ zařízení. Jeho funkce správy životního cyklu dokumentů zajišťují, že proces správy obsahu odpovídá předpisům, zásadám uchovávání dat a požadavkům na zjišťování.

Pro každý dokument můžete nastavit příslušná uživatelská oprávnění, takže k němu mají přístup pouze oprávněné osoby. Systém také umožňuje auditovat aktivitu uživatelů pro plný přehled a kontrolu.

Box lze také snadno integrovat s otevřenými API a podnikovými aplikacemi. Díky funkcím, jako je historie verzí, sdílené odkazy a komentáře, je spolupráce mezi členy týmu bezproblémová. Kromě toho systém používá přizpůsobená metadata pro kategorizaci a organizaci dokumentů.

Folderit

Hledáte řešení pro správu dokumentů, které nabízí spolehlivý systém pro ukládání a správu digitálních dokumentů? Pak je pro vás Folderit ideální volbou. Jedná se o cloudový systém pro správu dokumentů, který vám pomůže přejít na bezpapírový provoz uživatelsky přívětivým způsobem.

Bezpečně ukládá metadata a starší verze souborů nebo dokumentů. Uživatelé mohou vyhledávat soubory podle názvu, metadat, klíčových slov a obsahu. Systém také podporuje pracovní postupy pro schvalování, propojení souborů, automatické uchovávání, připomínky, číslování dokumentů, auditní záznamy a místní zálohování.

Přístup k digitálním dokumentům můžete snadno řídit pomocí různých oprávnění. Pomocí tohoto nástroje můžete integrovat aplikace Office 365 a DocuSign.

OpenKM

OpenKM je řešení pro správu firemních dokumentů, které vám umožňuje řídit tvorbu, ukládání a distribuci digitálních dokumentů. S jeho pomocí můžete lépe kontrolovat tok dokumentů a zvýšit efektivitu týmové spolupráce.

Tato aplikace nabízí několik nástrojů pro správu, jako je definování uživatelských rolí, pokročilé vyhledávání, řízení přístupu, úrovně zabezpečení dokumentů, detailní záznamy o používání, nastavení automatizace a uživatelské kvóty.

V systému můžete vytvářet obsah pro rychlé rozhodování a získávání znalostí. Navíc s tímto DMS můžete shromažďovat data z různých digitálních zdrojů a spolupracovat s kolegy.

eFileCabinet

eFileCabinet je výkonný systém pro správu dokumentů, který malé a střední firmy mohou využít pro organizaci dat online, bez ohledu na to, kolik dokumentů mají.

Soubor uložíte jednoduše nahráním do této platformy. Uživatelé mohou vyhledávat soubory podle šablony souboru nebo složky. eFileCabinet také umožňuje rychlý přístup k často používaným dokumentům.

Tento nástroj usnadňuje spolupráci mezi členy týmu a zároveň umožňuje přidat různé úrovně zabezpečení pro řízený přístup. Podporuje také integraci s nástroji třetích stran, jako jsou MS Office, DocuSign a Salesforce.

Mezi další funkce patří automatizované pracovní postupy, dvoufaktorové ověřování, sdílení šifrovaných souborů, ověřování na základě polohy nebo IP adresy a oprávnění na základě rolí.

DocuWare

DocuWare je platforma, kde můžete digitalizovat dokumenty a bezpečně k nim přistupovat z jakéhokoli zařízení a kdykoli. Kromě toho vám pomůže při zpracování faktur a řízení zaměstnanců. Je to užitečné zejména pro společnosti, které spoléhají na vzdálené týmy nebo mají rozptýlené pracovní síly.

DocuWare nabízí bezpečné úložiště pro všechny důležité firemní dokumenty, jako jsou smlouvy, informace o zaměstnancích a finanční záznamy. Po uložení souboru do tohoto nástroje můžete vy i vaši kolegové tento dokument přímo upravovat nebo anotovat v rámci stejné platformy.

Navíc má inteligentní nástroje pro produktivitu, takže uživatelé mohou snadno vyhledávat, sledovat a spolupracovat. Tato aplikace také používá indexová data pro přehlednou organizaci všech dokumentů.

Alfresco

Alfresco je platforma, která nabízí funkce, jako je správa dokumentů, správa webového obsahu, správa záznamů a obrázků a úložiště obsahu pro efektivnější pracovní postupy v organizaci.

Tento open-source nástroj je kompatibilní s operačními systémy Windows a Unix. I když je snadno přizpůsobitelný, noví uživatelé potřebují nějaký čas, aby se naučili, jak jej používat.

Závěrečná slova 📃

Díky efektivnímu systému pro správu dokumentů na jednom místě už nemusíte prohledávat nespočetné skříně, abyste našli potřebný soubor. Tento článek představuje několik špičkových nástrojů, které vám pomohou vybudovat systém pro správu dokumentů ve vaší organizaci.

Tyto nástroje mají funkce, které uspokojí potřeby různých průmyslových odvětví. Podobně se můžete seznámit i s nástroji pro správu digitálních aktiv.