Správa lidských zdrojů v organizacích s větším počtem zaměstnanců vyžaduje efektivní systém pro evidenci a zpracování dat. Jen tak lze totiž činit informovaná a správná rozhodnutí.
Tento náročný úkol často ubírá čas, který by HR oddělení mohlo věnovat jiným důležitým činnostem.
Zavedení HRIS (Human Resource Information System) se tak může ukázat jako skvělá investice, která zefektivní správu zaměstnaneckých dat a maximalizuje produktivitu.
V tomto článku se podíváme na to, co přesně HRIS software je, jaké existují jeho typy a představíme si osm řešení, která vám pomohou s agendou lidských zdrojů.
Začneme tedy pěkně od začátku.
Co je to HRIS software?
Informační systém lidských zdrojů, neboli HRIS, je systém, který digitalizuje a automatizuje HR procesy.
Jednoduše řečeno, HRIS je software, který se stará o úkoly spojené s lidskými zdroji, jako je například správa informací o zaměstnancích, účetnictví, mzdy a další.
Díky tomu, že HRIS se postará o rutinní úkoly, může se HR oddělení více soustředit na analýzu dat a efektivní rozhodování, místo aby trávilo čas jejich sběrem a kompletací. Celkově tak může organizace pracovat efektivněji a s vyšší plynulostí.
Většina HRIS systémů disponuje funkcemi potřebnými pro komplexní řízení lidských zdrojů.
Výhody HRIS softwaru
Automatizované procesy pro rychlejší zpracování úkolů
Rutinní HR povinnosti, jako je evidence dovolené, docházky, výplat atd., jsou s HRIS systémem automatizovány. To je velká pomoc zejména pro organizace s velkým počtem zaměstnanců.
Snadnější nábor, hodnocení kandidátů a nástup
HRIS umí hromadně zpracovat a analyzovat velké množství životopisů, a tím rychleji nalézt nejvhodnější kandidáty na danou pozici. Eliminuje tak nutnost manuálního procházení velkého objemu dokumentů.
Navíc se HRIS postará i o proces nástupu nového zaměstnance, včetně administrativy.
Lepší spolupráce a interní komunikace
HRIS je nástroj určený pro všechny zaměstnance, kteří tak mají přímou komunikaci s HR oddělením. Prostřednictvím systému mají přístup ke svým údajům o docházce, výplatním páskám, hodnocení výkonu, a také si mohou zažádat o dovolenou či povýšení.
Zprávy a analýzy zaměstnanců
HRIS sleduje výkonnostní metriky a generuje týdenní, měsíční, čtvrtletní a roční reporty pro detailní analýzu.
Rychlejší a přesnější rozhodování
Analýza reportů a informací o zaměstnancích, které HRIS nabízí, umožňuje efektivnější a kvalifikovanější rozhodování v oblasti řízení lidských zdrojů.
Integrace s dalšími systémy
HRIS lze snadno integrovat s dalšími nástroji, které vaše firma používá. Jedním z nejčastějších příkladů je propojení HRIS se systémem pro řízení projektů.
Tímto způsobem má HR oddělení přehled o tom, jakou práci jednotliví zaměstnanci odvádějí, což pomáhá při vytváření jejich hodnocení.
Nyní, když už víte, co je to HRIS software, se podíváme na to, na co byste se měli zaměřit při výběru toho správného řešení.
Jak vybrat ten správný HRIS software?
Zmapování vašich potřeb
Než se rozhodnete pro konkrétní řešení, je potřeba si ujasnit, co od HRIS očekáváte.
Existují různé typy HRIS softwaru (podíváme se na ně dále), a proto byste měli svůj výběr zúžit podle vašich specifických potřeb.
Sepište si úkoly, které chcete prostřednictvím HRIS automatizovat a spravovat. Nezapomeňte brát v potaz i celkový počet zaměstnanců, které budete pomocí systému řídit.
Konzultace s ostatními odděleními
Před pořízením HRIS je dobré prodiskutovat vaše potřeby se všemi vedoucími oddělení, s IT podporou i s celým HR týmem.
Získáte tak celkový přehled o tom, co je potřeba řešit.
Navíc vám diskuze s kolegy může přinést nové nápady a podněty, které můžete při výběru HRIS využít.
Stanovení rozpočtu
Různé typy HRIS a jejich dodavatelé nabízejí různá řešení s odlišnými cenovými balíčky.
Stanovením rozpočtu a zvážením očekávané návratnosti investic můžete zúžit výběr na několik málo softwarů.
Dále byste měli zvážit, zda se vám více vyplatí jednorázový nákup softwaru nebo dlouhodobější balíček s případnými slevami.
Diskuse s dodavateli a porozumění softwaru
Jakmile máte užší seznam HRIS softwarů, které se vám zdají vhodné, kontaktujte jejich dodavatele.
Domluvte si schůzku, kde detailně prodiskutujete fungování systému a jeho jednotlivé funkce.
Získáte tak reálný obrázek o tom, jak software funguje v praxi, a budete moci porovnat různé systémy a učinit informované rozhodnutí.
Účast na demo prezentacích
Pokud máte možnost si HRIS předem vyzkoušet v demo verzi, určitě ji nepropásněte. Demo verze vám umožní otestovat reálnou funkčnost a komplexnost softwaru.
Pokud budete mít na paměti výše uvedené faktory, budete mít reálnou šanci najít skvělý HRIS software.
Nyní se podíváme na přehled některých z nejlepších HRIS softwarů, které jsou dostupné na trhu. Vyberte si ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám a potřebám vaší organizace.
Freshteam
Freshteam HRIS je kvalitní software pro správu zaměstnanců, který usnadňuje nástup, odchod, správu informací o zaměstnancích a sledování docházky.
Funkce
- Možnost konfigurace systému pro onboarding a efektivní sběr a ukládání zaměstnaneckých dokumentů na platformě
- Analytické grafické znázornění dat a jednoduché reporty pro přehled o uchazečích o zaměstnání a změnách v personálním stavu
- Samoobslužný portál umožňuje zaměstnancům evidovat docházku, dovolenou apod.
Freshteam HRIS je skvělý nástroj pro komunikaci se zaměstnanci a řízení lidských zdrojů. Software si můžete bezplatně vyzkoušet v 21denní zkušební verzi.
Rippling
Rippling je komplexní HRIS, který nabízí širokou škálu funkcí, které se postarají o většinu HR úkolů.
Funkce
- Integrace s aplikacemi jako Slack, Zoom, Google Workspace apod.
- Jednoduchá správa změn zaměstnanců, nástupu a odchodu
- Správa kompenzací, včetně mezd a automatických daňových odpočtů
- Správa zaměstnaneckých benefitů, jako je zdravotní pojištění
- Řízení a sledování času a docházky zaměstnanců
- Vestavěný systém pro e-learning a školení
Rippling je pravděpodobně jedno z nejlepších řešení pro správu lidských zdrojů, ovšem je také dražší.
Zoho People
Zoho People je HRIS pro sledování údajů o zaměstnancích a výkonnosti s funkcemi jako LMS, analytika a přizpůsobení.
Funkce
- Funkce správy zaměstnanců, jako je sběr a ukládání osobních informací a rozdělení pracovní síly
- Funkce sledování docházky a správy volna
- Správa dokumentace při nástupu nového zaměstnance
- Firemní LMS (Learning Management System) pro různé typy školení
- Přizpůsobitelné pracovní postupy a samoobslužný systém pro všechny zaměstnance
- Jednoduchá integrace se Zoho Payroll pro správu odměn a benefitů zaměstnanců
Standardní Zoho People HRIS je vhodný pro správu zaměstnanců a další základní HR úkoly. Pokud ovšem potřebujete i funkci mzdové agendy, budete si muset pořídit Zoho Payroll, což zvýší celkové náklady.
ADP
ADP je HRIS, který nabízí funkce jako je řízení času zaměstnanců, mzdy, benefity, pojištění, právní poradenství a outsourcing HR.
Funkce
- Efektivní zpracování mezd s rychlejšími vklady a integrací s obchodním softwarem
- Efektivní a automatizované řízení pracovní síly s řešením pro sledování času a docházky
- Snadný nábor a zařazení se službami prověřování
- Outsourcing HR pro všechny hlavní úkoly
- Právní poradenství, jako jsou daňové záležitosti a ověřování zaměstnanců
ADP je skvělý HRIS pro malé firmy, které nemají rozsáhlé HR oddělení. Služba outsourcingu HR je užitečná zejména pro startupy, které potřebují rychle nastartovat svůj provoz.
Bamboo HR
Bamboo HR je HRIS pro zefektivnění informačního systému lidských zdrojů a bezpečnou organizaci všech dat. Nabízí také tvorbu reportů, analýzy, možnost přizpůsobení zobrazení a další.
Funkce
- Sběr a správa dat s možností prohlížení a úprav v reálném čase
- Data lze zobrazit ve formě přehledných reportů pro detailní analýzu
- Přizpůsobení informačního systému a snadný přístup k dokumentaci
Bamboo HR je HRIS se zaměřením na správu dat, tvorbu reportů, analýzu a bezpečné ukládání informací. Je proto ideální pro malé společnosti, které potřebují zejména správu HR dat.
Zenefits
Zenefits je HRIS pro snadný nástup, řízení zaměstnanců, sledování PTO (Paid Time Off – placené volno) a hodnocení výkonu.
Funkce
- Zjednodušený proces správy zaměstnaneckých benefitů
- Rychlé a snadné zpracování mezd s mnoha pokročilými funkcemi
- Efektivní onboarding nových zaměstnanců s jednoduchou dokumentací
- Snadné sledování důležitých termínů pro efektivní plánování
Zenefits HRIS je dostupný ve třech různých balíčcích, které si můžete zakoupit podle potřeb vaší organizace.
Natural HR
Natural HR je all-in-one HRIS řešení pro středně velké organizace, které zjednodušuje všechny HR úkoly.
Funkce
- Snadná správa zaměstnanců s přesným sběrem a ukládáním dat
- Funkce sledování času zahrnuje příchod a odchod, volno, přesčasy atd.
- Automatizovaná správa mezd
- Detailní analýza výkonu a reporting
- Přehled o změnách pracovních postupů
- Správa zaměstnaneckých benefitů
Natural HR je komplexní řešení pro všechny HR potřeby středně velkých a velkých organizací.
Paycor
Paycor je HRIS pro řízení lidských zdrojů a evidenci zaměstnaneckých informací.
Funkce
- Mobilní docházkový systém pro snadnou evidenci pracovní doby
- Sledování a vyhodnocování výkonu zaměstnanců, vytváření hodnocení a správa povýšení
- Snadná evidence dovolených a žádostí o volno
- Noví zaměstnanci mohou vkládat své osobní údaje před samotným nástupem
- Přehled o celkovém odměňování, stavu pracovní síly, rozdílech mezi odděleními atd.
Paycor je další HRIS se zaměřením na efektivní řízení lidských zdrojů a evidenci zaměstnaneckých informací.
Jak se HRIS software liší od ostatních HR softwarů?
Rozlišení různých typů HR softwaru může být poněkud matoucí.
HR software se v posledních letech stal velmi komplexním a rozsáhlým, což vede k obtížnějšímu rozlišení mezi jednotlivými druhy.
Obecně se rozlišují 3 hlavní druhy HR softwaru:
#1. HRIS – Informační systém lidských zdrojů
HRIS je nejběžnější a v podstatě se jedná o základní HR software. Slouží pro řízení zaměstnanců, správu firemních politik a pomoc s různými HR procesy.
Mezi základní funkce HRIS patří nábor, správa docházky, workflow, sledování personálu, administrativa, školení a rozvoj.
#2. HCM – Human Capital Management
HCM zvládá všechny funkce HRIS a navíc přidává další.
Je to komplexnější softwarové řešení, které zahrnuje i řízení talentů, odměňování, e-learning, rozvoj, plánování nástupnictví a kariérní růst.
HCM nabízí také funkce pro správu procesu onboardingu, sledování výkonu, řízení pozic atd.
#3. HRMS – Systém řízení lidských zdrojů
HRMS je považován za nejkomplexnější systém. Disponuje všemi funkcemi HRIS a HCM a přidává další funkce pro efektivní řízení zaměstnanců.
HRMS zahrnuje automatický výpočet daní, zpracování mezd a jejich ukládání. Má také řízení času a docházky, což pomáhá při sledování času projektů, čímž se zvyšuje produktivita a zisky.
Je nutno dodat, že většina firem, které tento software nabízejí, k němu neustále přidává další funkce a možnosti.
To vede k zaměnitelnosti všech HR nástrojů.
Vraťme se ale zpět k HRIS a podívejme se na jednotlivé typy, které můžete používat.
Typy HRIS softwaru
Všechny typy HRIS mají základní funkcionality, jako je správa zaměstnanců, automatizace procesů, samoobslužné portály a centralizovaná databáze.
Kromě těchto základních funkcí má každý HRIS software také sadu unikátních funkcí.
Podívejme se na jednotlivé typy blíže:
#1. Provozní HRIS
Provozní HRIS se hodí pro sběr dat, evidenci a tvorbu reportů. Může obsahovat záznamy o zaměstnancích, informace o pracovních pozicích a o hodnocení výkonu.
HR manažeři mohou provozní HRIS využívat ke správě výkonu, povyšování, náboru, interním personálním změnám a hodnocení.
To jsou standardní HR funkce, které mohou organizaci pomoci eliminovat opakující se úkoly a zvýšit efektivitu.
#2. Taktické HRIS
Taktické HRIS se zaměřují především na rozhodování s významnějším dopadem na celou organizaci.
Spolu s obecnými funkcemi, jako je školení, volná místa, nábor a odměňování, pomáhají i při alokaci zdrojů, rozvoji a analýze pracovních pozic.
Taktické HRIS dokážou pracovat s externími daty, jako jsou reporty z konkurenčních analýz, informace od odborů, vládní nařízení atd.
#3. Strategické HRIS
Strategické HRIS pomáhají s analýzou společnosti pro vytváření strategie a přijímání relevantních rozhodnutí.
Tento software pomáhá při plánování pracovní síly, mapování oblastí a oddělení, ve kterých bude v budoucnu potřeba více pracovníků. Pomáhá i se stanovováním cílů souvisejících s pracovní silou, a to na základě analýzy rozpočtu a tržních trendů.
Strategické HRIS je určen pro středně velké organizace, které plánují další růst a rozšíření pracovní síly.
#4. Komplexní HRIS
Jak už název napovídá, komplexní HRIS zahrnuje všechny funkce výše uvedených typů. Organizace, které potřebují funkcionalitu provozního, taktického i strategického HRIS, si mohou pomocí tohoto softwaru zefektivnit správu lidských zdrojů.
Komplexní HRIS nabízí funkce jako je správa zaměstnaneckých informací, výpočet volných pozic, pomoc při náboru, sledování a analýza výkonu.
Komplexní HRIS jsou dražší, ale nabízejí standardní platformu pro vše, co HR manažer potřebuje.
#5. HRIS s omezenou funkcí
Tento typ je úplným opakem komplexního HRIS. HRIS s omezenými funkcemi se zaměřuje na velmi specifické HR úkoly a obvykle má pouze jednu hlavní funkci, na kterou se specializuje.
HRIS s omezenou funkcí může být dobrým řešením pro menší organizace, které nemají mnoho požadavků nebo potřebují řešit pouze jeden konkrétní úkol.
Snadno se ovládají, může je spravovat i jeden HR specialista a jsou cenově dostupné.
Závěr
HRIS může zásadně změnit způsob, jakým je řízena pracovní síla v organizaci.
S kvalitními nástroji a funkcemi může HR oddělení zajistit spokojenost zaměstnanců a zároveň dosáhnout těch nejlepších výsledků pro celou organizaci.
Je ovšem nutné si uvědomit, že HRIS vám bude k užitku jen tehdy, pokud si předem ujasníte vaše požadavky.
Než se rozhodnete pro konkrétní nákup, nezapomeňte vzít v úvahu všechny faktory, o kterých jsme v tomto článku hovořili.