Microsoft SharePoint je populární nástroj pro týmovou spolupráci, správu dokumentů a řízení projektů. Nicméně, pokud hledáte alternativu, která by mohla lépe vyhovovat vašim potřebám, existuje několik zajímavých možností, které stojí za zvážení.
SharePoint se stal synonymem pro sdílení obsahu a týmovou spolupráci. Původně ho využívaly hlavně velké korporace, které si mohly dovolit jeho náklady v rámci předplatného SharePoint Classic nebo Office 365.
Díky rozvoji cloudových služeb a SaaS se ale situace výrazně změnila. Dnes si aplikace pro řízení práce a obsahu může dovolit každá firma, ať už malá nebo velká. SharePoint tak už není jedinou volbou pro intranety a spolupráci na obsahu.
Níže najdete několik oblíbených alternativ k SharePointu, které nabízejí lepší správu obsahu v cloudu a zároveň poskytují platformu pro efektivní spolupráci.
Proč hledat alternativy k SharePointu?
Hlavním důvodem pro zkoumání alternativ k SharePointu je posun společnosti Microsoft k modernímu SharePointu a potenciální ukončení podpory starších verzí, jako jsou SharePoint 2013, 2016 a 2019. Dle diskusí na Microsoft Learn, by k tomu mohlo dojít po roce 2026. Samozřejmě, i poté budete software moci používat.
Nicméně, pokud Microsoft skutečně ukončí podporu Classic SharePointu, nebudou k dispozici žádné aktualizace ani služby podpory. Pokud má váš interní IT tým hluboké znalosti SharePointu, můžete ho používat i po tomto datu, ale bez oficiální podpory.
Proto je vhodné začít hledat alternativní nástroje pro týmovou spolupráci a sdílení dokumentů včas. Získáte tak více času na výběr a můžete se lépe rozhodnout, který software nejvíce usnadní práci vašemu týmu, a to zejména v případě vzdálené práce.
Další důvody pro zvážení alternativy k SharePointu
#1. Implementace intranetu na SharePointu, systému pro správu obsahu a prostředí pro spolupráci vyžaduje specialisty nebo specializované agentury. To představuje značné finanční náklady 💵!
#2. SharePoint je sice součástí Microsoft 365 Business Basic a vyšších tarifů, ale i tento základní plán stojí 6 USD na uživatele měsíčně s roční fakturací. Pokud jste malá nebo střední firma s omezeným rozpočtem, možná hledáte cenově dostupnější řešení.
#3. Možná hledáte jednoduché řešení, které může obsluhovat každý zaměstnanec bez nutnosti zdlouhavého školení, které je pro SharePoint typické.
#4. Orientace v různých edicích SharePointu, ať už Classic nebo Modern, může být náročná. Je běžné, že si uživatelé dělají rozsáhlé poznámky o dokumentech, seznamech, nastaveních, knihovnách atd.
#5. I když Microsoft odvedl dobrou práci při modernizaci SharePointu, stále se objevují chyby v uživatelském rozhraní. Někdy se tlačítka, horní panel nebo logo společnosti nezobrazí, dokud několikrát neobnovíte stránku.
#6. Možnosti přizpůsobení jsou sice rozsáhlé, ale omezené limity stanovenými společností Microsoft. Pokud potřebujete unikátní aplikaci pro spolupráci na obsahu s komplexní automatizací, SharePoint nemusí být tou správnou volbou.
#7. Automatizace v SharePointu je založena na Power Automate, což vyžaduje pokročilé dovednosti. Alternativy SharePointu často používají princip If-This-Then-That (IFTTT), který je intuitivnější a snadněji se implementuje.
Funkce, které je třeba zvážit při výběru alternativy
Před výběrem jakékoli alternativy SharePointu si ověřte, že nástroj pro spolupráci na dokumentech nabízí následující klíčové funkce:
#1. Snadná spolupráce v aplikaci s přístupem k dokumentům, souborům, pracovním postupům a projektům na základě rolí.
#2. Možnost sdílení odkazů pro interní i externí spolupráci.
#3. Veřejné odkazy na pracovní prostory, řídicí panely a náhledy, které nevyžadují uživatelské účty v dané platformě.
#4. Minimální nebo žádná potřeba programování pro integraci s různými podnikovými aplikacemi třetích stran.
#5. Nástroj by měl nabízet předem připravený obsah a šablony pro správu práce.
#6. Aplikace by měla být flexibilní a měla by umožňovat vytváření vlastních knihoven obsahu, automatizaci pracovních postupů a projektových panelů.
#7. Měla by existovat možnost vyhledávání obsahu na základě metadat.
#8. Důležitým plusem je možnost vytvořit databázi znalostí.
Nyní, když víte, proč hledat alternativu k SharePointu, projděme si některé aplikace pro spolupráci na obsahu a práci, které jsou ještě lepší.
Významné vlastnosti produktu:
Confluence: Spolupráce na obsahu, dokumentace, ideální pro práci na dálku.
Google Workspace: Komplexní sada nástrojů pro podnikové pracovní prostory.
MangoApps: Cenově dostupná alternativa k SharePointu s mnoha funkcemi.
Box: Společná tvorba obsahu, široké možnosti využití a bezpečnost.
Helpjuice: Vytváření znalostních bází s integrací zákaznické podpory.
Jostle: Cloudová platforma pro angažovanost zaměstnanců s uživatelsky přívětivým intranetem.
Document360: Platforma pro tvorbu online samoobslužné znalostní báze.
Workplace: Firemní komunikace, spolupráce a intranetová platforma.
ONLYOFFICE: Kolaborativní kancelářský balík s editací dokumentů v reálném čase.
Confluence
Confluence od společnosti Atlassian je software pro spolupráci a dokumentaci obsahu. Je to efektivní alternativa k SharePointu, která usnadňuje práci na dálku. Zaměřuje se především na vytváření a správu obsahu.
V Confluence je snadné vytvářet a organizovat dokumenty, zápisy z porad, plány projektů, softwarový kód, návrhy a další.
Confluence je uživatelsky přívětivý a umožňuje zaměstnancům pracovat na mobilních zařízeních i počítačích bez nutnosti zdlouhavého školení.
Tato cloudová aplikace umožňuje spolupráci v reálném čase a usnadňuje týmům společnou úpravu a kontrolu obsahu. Veřejně sdílené stránky, nástěnky a prostory jsou snadno dostupné i jako webová aplikace bez nutnosti registrace uživatelského účtu.
Nabízí širokou škálu integrací s dalšími oblíbenými nástroji, což zvyšuje jeho všestrannost. Mezi oblíbené integrace patří Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams a další.
Kromě správy obsahu a práce Confluence nabízí i správu verzí, která zajišťuje sledování všech změn a revizí. Pokud se vám tedy nějaká úprava nelíbí, můžete se okamžitě vrátit k předchozí verzi.
Ceny Confluence: Začínají od 5,75 USD/uživatel/měsíc | K dispozici je i bezplatný plán
Čtěte také: Confluence vs. SharePoint
Google Workspace
Google Workspace je komplexní sada nástrojů pro podnikové pracovní prostory, která nabízí širokou škálu aplikací, díky kterým můžete snadno pracovat na technických i kreativních projektech.
Mezi klíčové aplikace, které budete nejčastěji používat pro vytváření, sdílení a ukládání obsahu, patří Gmail, Meet, Disk, Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Formuláře, Weby, Keep, Jamboard, Cloud Search a Apps Script.
Pro rozšíření funkčnosti svého předplatného Google Workspace si můžete pořídit Voice, Meet hardware a AppSheet. AppSheet je nová služba od Googlu, která vám umožňuje vytvářet webové aplikace pro interní i externí použití bez nutnosti programování.
Pro účely zabezpečení a správy pracovního prostředí mohou vaši obchodní manažeři nebo správci IT začít používat aplikace jako Admin, Endpoint, Work Insights a Vault.
Téměř všechny aplikace Google pro vytváření textů, obrázků, webových stránek, prezentací atd. nabízejí i systém pro správu verzí, takže v případě potřeby můžete obnovit starý obsah.
Cena Google Workspace: Začíná od 6 USD/uživatel/měsíc s roční fakturací | K dispozici je i bezplatný plán
Čtěte také: Google Workspace Individual: Vše, co potřebujete vědět
MangoApps
MangoApps je cenově dostupná alternativa k SharePointu, která nabízí většinu jeho funkcí.
K dispozici jsou intranetové stránky, znalostní báze, portály pro komunikaci se zaměstnanci, systém vzdělávání a rozvoje zaměstnanců (LMS), portál pro zpětnou vazbu zaměstnanců, stránky pro zapojení celé organizace, komunity pro zákazníky a samoobslužné zákaznické portály.
Toto jsou pouze předpřipravené funkce. S pomocí vlastních technických dovedností a nástrojů MangoApps, jako jsou Workflow, Wikis, To-Do List, Task Management, Project Workspaces, Pages a Open API, můžete v tomto nástroji vytvářet nekonečné množství vlastních pracovních postupů bez dalších nákladů.
Vy i vaši zaměstnanci můžete začít budovat funkční projekty a knihovny obsahu na MangoApps s kolaborací během několika hodin po přihlášení do systému. Ve srovnání se SharePointem má velmi krátkou dobu zácviku.
Ceny MangoApps: Začínají od 12 USD/uživatel/měsíc | K dispozici je 14denní bezplatná zkušební verze
Box
Box je cloud pro obsah, který je vhodný pro všechny typy podniků, které hledají společnou tvorbu obsahu pomocí digitální tabule, jako je Box Canvas. Navíc můžete vytvářet procesy schvalování a spotřeby obsahu pomocí Box Relay, což je nástroj pro automatizaci pracovních postupů.
Box se osvědčil v odvětvích jako finance, vědy o životě, státní správa, zdravotnictví, maloobchod, neziskové organizace, média, zábava, vzdělávání a profesionální služby.
Funkce pro správu obsahu a spolupráci v rámci Boxu můžete využít v odděleních jako HR, právní oddělení, prodej, marketing, finance a další.
Box klade důraz na kybernetickou bezpečnost a soukromí dat, a proto má prestižní záznamy o dodržování vládních i zdravotních předpisů pro ukládání dat. Box Content Cloud má certifikaci shody s mezinárodními předpisy, jako je GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS a další.
Cena Boxu: Začíná od 20 USD/uživatel/měsíc | K dispozici je bezplatný plán
Helpjuice
Helpjuice vám pomůže vytvořit online znalostní bázi, která se bezproblémově integruje se softwarem pro zákaznickou podporu, jako je Freshdesk.
Tento balík softwaru pro znalostní bázi je založen na funkcích, jako je tvorba a formátování obsahu, vytváření sestav a analýz, přizpůsobení webu znalostní báze, vyhledávací pole podobné Googlu a rozsáhlá integrace s podnikovými aplikacemi.
Nástroj pro tvorbu obsahu nabízí různé možnosti anotací a úprav textu, jako je formátování textu, obrázky, videa, interaktivní odpovědi a další. V rámci znalostní báze můžete nastavit logiku na pozadí, aby portál mohl zobrazovat nápovědné články nebo kroky pro odstraňování problémů na základě uživatelských vstupů.
Navíc můžete spolupracovat na obsahu znalostní báze v reálném čase v nástroji pro editor sdílením odkazů s dalšími editory. Samozřejmostí je spolehlivý systém správy verzí pro obnovení smazaného obsahu. Portál znalostní báze je také přizpůsobitelný podle postupů SEO, takže uživatelé mohou najít vaše nápovědné články ve Vyhledávání Google.
Ceny Helpjuice: Začínají od 30 USD/uživatel/měsíc, minimálně 4 uživatelé | K dispozici je 14denní bezplatná zkušební verze
Jostle
Jostle je cloudová platforma pro úspěch zaměstnanců, kde každý člen organizace může mít uživatelsky přívětivý intranet. Ačkoli je SharePoint často vnímán jako komplexní řešení, Jostle nabízí jednoduché, přístupné, efektivní a vizuálně atraktivní rozhraní.
Díky funkcím, jako jsou novinky, nástroje pro uznávání zaměstnanců a diskusní fóra, pomáhá zaměstnancům rozvíjet pocit komunity prostřednictvím komunikace. Zaměstnanci mohou sdílet své nápady a spojovat se se svými kolegy pomocí funkcí sociálních sítí.
S organizačním schématem a adresářem zaměstnanců mohou uživatelé snadno najít a spojit se se svými kolegy.
Jostle lze integrovat s Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube a WordPress.
Ceny Jostle: Začínají od 75 USD/osoba/měsíc | K dispozici je bezplatný plán
Document360
Document360 je platforma, která se zaměřuje především na vytváření online samoobslužné znalostní báze pro vaše zaměstnance. Můžete ji použít pro vytvoření standardních operačních postupů pro určité týmy i soukromé dokumentace pro klienty.
Na této uživatelsky přívětivé platformě s možností vyhledávání můžete vytvářet, organizovat a publikovat články a dokumentaci pro vaši KB. I začínající uživatelé mohou psát a upravovat články pomocí intuitivních nástrojů. Správu verzí Document360 lze použít ke sledování změn a správě historie dokumentů.
Navíc máte k dispozici funkce jako jsou přizpůsobitelné šablony a branding, vestavěné analytiky a reporting, vícejazyčná podpora a integrace.
Cena Document360: Začíná od 149 USD/projekt/měsíc | K dispozici je bezplatný plán
Workplace
Workplace od společnosti Meta je platforma pro firemní komunikaci a spolupráci, která se etablovala jako oblíbená alternativa k SharePointu s funkcemi, jako je intranet. Její knihovna znalostí slouží k vytváření, ukládání a sdílení souborů, aby k nim ostatní měli snadný přístup.
Při používání této knihovny ke sdílení všech klíčových zdrojů můžete spravovat oprávnění k přístupu k souborům a zajistit, aby k citlivým informacím měli přístup pouze oprávnění uživatelé. Nabízí také funkci vyhledávání pro rychlé a snadné nalezení požadovaných souborů.
Široká škála integrací zahrnuje SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList atd. Nabízí také funkce jako jsou skupiny, živé video, novinky, bezpečnostní centrum a reporting.
Ceny Workplace: Začínají od 4 USD/osoba/měsíc
ONLYOFFICE
Pokud jste startup, který považuje předplatné SharePointu za drahé, můžete zkusit ONLYOFFICE. Tento kolaborativní kancelářský balík nabízí bezplatný tarif pro start-upy, kde můžete vytvářet, upravovat a spravovat různé typy souborů, jako jsou dokumenty, tabulky a prezentace.
Na této platformě může více uživatelů pracovat na stejném dokumentu v reálném čase a všechny změny jsou okamžitě viditelné pro všechny ostatní uživatele.
Má také užitečné funkce pro správu dokumentů, jako je sledování historie, kontrola verzí a komentáře, které uživatelům usnadňují organizaci a kategorizaci souborů.
Díky bezproblémové integraci s cloudovými úložišti, jako je Box, Dropbox, OneDrive a Google Drive, můžete snadno ukládat a přistupovat k důležitým souborům. Další podpora integrace zahrnuje SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom a AWS.
ONLYOFFICE navíc chrání citlivá data vaší organizace pomocí chytrých bezpečnostních funkcí a umožňuje administrátorům spravovat přístupová oprávnění všech uživatelů.
Cena ONLYOFFICE: Začíná od 8 USD/uživatel/měsíc
Závěr
Nyní znáte ty nejlepší aplikace pro obsah a pracovní spolupráci, které snadno nahradí vaše projekty SharePoint a knihovny obsahu. Všechny tyto nástroje Software-as-a-Service (SaaS) nabízejí i škálovatelné cenové možnosti, takže můžete začít s malými investicemi a růst s vašimi potřebami.
Pokud nemáte nástroj pro správu obsahu, práce a projektů a hledáte ho, vyplatí se vyzkoušet některou z výše uvedených alternativ k SharePointu, než si pořídíte drahé předplatné Microsoft 365.
Pokud už předplatné Microsoft 365 máte, nemusíte na žádnou z těchto alternativ migrovat okamžitě. Udělejte to postupně, abyste nenarušili vaše stávající pracovní postupy.
Příště se podíváme na nejlepší open-source headless CMS pro vývoj aplikací.