Problémy se objeví v každém projektu bez ohledu na to, jaká opatření přijmete a jak efektivní je systém. Máte však k dispozici výkonnou metodu, známou jako analýza hlavních příčin (RCA), která vám pomůže snadno určit problémy.
Expertní projektoví manažeři a obchodní vedoucí používají postup RCA ke zjištění problémů, které poškozují podnikání. Identifikace problémů vám také pomůže vyvinout řešení, abyste se v budoucnu vyhnuli stejným problémům.
Pokud jste obchodním manažerem, projektovým manažerem, vedoucím provozu nebo obchodním manažerem, který se učí, musíte se dozvědět o metodě RCA a podpůrných nástrojích nebo šablonách.
Pokračujte ve čtení článku a objevte některé základní a pokročilé informace o RCA. Najdete zde také některé snadno použitelné šablony analýzy hlavních příčin, které vám pomohou během vaší kariéry projektového řízení.
Table of Contents
Co je analýza hlavních příčin?
RCA je postup hledání základních příčin problémů a úzkých míst pro vývoj vhodných řešení. Tento proces považuje za skutečně účinné systematicky předcházet a řešit přesné problémy spíše než jednoduše řešit jednotlivé příznaky.
Váš tým může provést RCA proceduru pomocí sady principů, metodologií a technik. Musíte formulovat proces tak, aby tým mohl využít zdroje RCA k identifikaci prvků způsobujících problémy pro jakýkoli obchodní trend, projekt nebo událost.
Systém analýzy hlavních příčin vám pomůže identifikovat hlavní příčinu selhání nebo zastavení organizovaného procesu. Například zpracování lístků zákaznických služeb, výroba zboží atd. bude vždy čelit novým výzvám. Vaší zbraní v boji s takovými novými problémy je RCA a její dokumentace.
Téměř všechna průmyslová odvětví nebo komerční aktivity používají tento nástroj k odhalení hlubšího problému, který je základem provozních nebo servisních procesů. Není ekonomicky výhodné řešit pokaždé stejný problém. Proto musíte identifikovat skutečnou příčinu a poté ji jednou provždy odstranit pomocí techniky RCA.
Proč je analýza hlavních příčin důležitá?
#1. Snížit náklady
Pokud neudržování továrního strojního zařízení způsobuje poškození pohyblivých částí, můžete se obrátit na výrobce, aby tyto části vyměnil. Pokud se to stane často, zvýší to výrobní náklady. Místo toho můžete provést RCA, abyste určili hlavní příčinu servisu přístroje, což ušetří čas a peníze.
#2. Objevování nedostatků a hlavních příčin
Pokud se vaše firma zabývá produkty, službami, procesy, technologiemi a systémy, provedení RCA před uvedením produktu na trh vám pomůže identifikovat základní chyby návrhu. Jakmile je opravíte a dodáte produkty nebo služby, získáte důvěru zákazníků.
#3. Vyviňte nástroj pro odstraňování problémů se zjednodušeným procesem
Dokumenty RCA umožňují komukoli připojenému k procesu vyřešit budoucí problémy podle článku nápovědy. Nemusíte tak ušetřit odborníka nebo platit třetím stranám pokaždé, když se objeví starý problém.
#4. Udělejte pracoviště bezpečnější
Většina pracovišť, která se zabývají kritickými a nebezpečnými úkoly, provádí RCA, aby odhalila problémy s bezpečností na pracovišti. Pomáhá organizaci, aby zůstala v souladu s místními nebo mezinárodními bezpečnostními požadavky na bezpečnost na pracovišti.
#5. Uveďte produkty na trh rychleji
Pokud před zahájením výrobního procesu pečlivě provedete RCA, můžete vyřešit chyby návrhu, které se obvykle objeví, když koncoví uživatelé používají produkt. Kvalitní produkty tak uvedete na trh rychleji než vaši konkurenti.
#7. Reagujte na problém okamžitě
RCA pomáhají podnikům vyvinout standardní operační postupy (SOP) pro bezpečnostní problémy, prostoje softwaru, poruchy procesů, přírodní katastrofy atd. Váš tým tak může jednoduše postupovat podle SOP a rychleji reagovat na nové i staré problémy.
Nezbytné součásti šablony analýzy hlavní příčiny
Pokud vytváříte šablonu RCA nebo upravujete existující šablonu, mějte na paměti, že do dokumentu RCA musíte zahrnout následující prvky:
#1. Popis události
Musíte vytvořit podrobný SOP pro popis události v RCA. Také by měl existovat celopodnikově uznávaný formát, do kterého budou zaměstnanci nebo vedoucí pracovníci zadávat podrobnosti. Popisná data by měla obsahovat datum, čas, definici incidentu, svědky, oběti atd.
#2. Časová osa událostí nebo trendů
Část časové osy by měla obsahovat důkladný popis všech incidentů před, během a poté, co došlo k nehodě nebo problému. Pomůže odhalit základní příčiny události. Do časové osy můžete zahrnout data jako čas, datum, zúčastněné osoby, poškozené stroje, poškozená data atd.
#3. Metoda a tým pro vyšetřování
Úspěch celého procesu RCA bude záviset na jeho metodice a týmu, který bude zákrok provádět. Metoda RCA by se měla řídit standardními principy, nástroji a šablonami. V závislosti na výrobním procesu nebo systému poskytování služeb však musíte upravit určité parametry.
Jakmile dokončíte postup RCA, navrhněte dokument RCA a odešlete jej napříč odděleními ke kontrole a zpětné vazbě. Analyzujte zpětnou vazbu a komentáře a navrhněte konečnou šablonu analýzy hlavních příčin, kterou bude oddělení nebo společnost následovat.
Nyní shromážděte zkušené lidi z procesu a vysvětlete jim postup RCA. To bude tým, který bude odpovědný za důsledné dodržování společnosti navržené metody RCA.
#4. Hlavní příčiny / vyšetřovací zjištění
Jakmile budete mít RCA, musíte prozkoumat problémy na maximální možnou podrobnou úroveň. Pro tento úkol musí být opět vyhrazený tým. V závislosti na vaší firmě můžete zahrnout provozní manažery, procesní spolupracovníky, inženýry, datové specialisty atd.
Proces vyšetřování bude také vyžadovat předem schválené postupy zaznamenávání, analýzy a podávání zpráv.
#5. Akční plán k nápravě procesu/produktu
Jakmile vyšetřovatelé přijdou s řešením problémů RCA, musíte tyto návrhy zdokumentovat. Nyní navrhněte další standardní operační postup, který by postižené zaměstnance vyškolil, jak takové incidenty v budoucnu řešit.
Někdy budou podniky muset takové SOP schválit technickými manažery, manažery kontroly kvality a továrními manažery, aby všichni zůstali ve smyčce.
Některé oblíbené nástroje pro analýzu kořenových příčin
#1. Paretův diagram
Tento nástroj RCA je také známý pro pravidlo 80-20. Můžete jej použít k vizualizaci frekvence incidentů a jejich nahromaděných účinků. Autor Paretovy tabulky Vilfredo Pareto řekl, že 20 % potenciálních chyb způsobí 80 % selhání v procesu.
S pomocí tohoto grafu se tedy můžete zaměřit na 20 % potenciálních prvků vašeho produktu nebo služby, které pravděpodobně způsobí chyby produktu nebo poruchy služby.
Paretův diagram je v podstatě sloupcový graf, který zahrnuje příčiny a četnost poruch. Pokud dokážete vytvořit graf přesně, bude jasně vizualizovat odchylku mezi poruchami a příčinami. Pro většinu procesních manažerů je překvapivé, že většinu selhání způsobují malé faktory.
#2. 5 Proč
Je to nejjednodušší postup pro provádění RCA. Potřebujete pouze vytvořit šablonu analýzy hlavních příčin s otázkami založenými na proč. Obvykle se musíte 5krát zeptat, proč k incidentu došlo. To by vám mělo umožnit proniknout až ke kořenové příčině jakéhokoli selhání procesu nebo produktu.
Existuje však 5 RCA založených na Whys, které mohou obsahovat více než 5 otázek. Vzhledem k tomu, že tento proces vyžaduje vyšetřovací schopnosti a výslech, měli byste se pro takové RCA řídit celopodnikovým procesem. V opačném případě nemusíte důvěřovat zjištěním RCA, která používá náhodné otázky.
Analýza 5 Whys obsahuje především prohlášení o problému a poté 5 otázek o daném problému. Proč například agent přestal zpracovávat vstupenky zákazníků? Pokud je odpovědí internet, tak proč internet selhal. Jednoduše, pokračujte v kladení dalších otázek, dokud nedosáhnete hlavní příčiny.
#3. Diagram rybí kosti
Ishikawa nebo diagram rybí kosti je další populární vizuální metoda RCA. Konečný diagram vypadá jako rybí kost a odtud také název. Tvůrcem nástroje je Kaoru Ishikawa, slavný inovátor řízení kvality z Japonska.
Pravá nebo levá část grafu je chyba nebo problém. Poté nakreslíte rovnou čáru a zahrnete kategorie potenciálních příčin, jako jsou postupy, prostředí, lidé, vybavení atd. Nyní do těchto sekcí musíte umístit podrobné důvody.
Firmy většinou používají tento nástroj ve své šabloně analýzy hlavních příčin pro problém, který je neznámý nebo se nikdy předtím nevyskytl. Kromě toho odborníci také používají diagram rybí kosti k analýze složitých problémů, objevování různých aspektů hlavní příčiny a objevování úzkých míst procesu.
#4. Bodový diagram
Je to nástroj RCA, který vám pomůže vytvořit šablonu procesu RCA pro složité problémy. Pokud existuje více základních příčin, než se očekává podle pravidla 80-20, musíte si představit vztah mezi příčinou a následkem.
Bodové grafy jsou široce používaným nástrojem k nalezení korelací mezi kvantifikovatelnými proměnnými. Zde musíte vytvořit bodový graf proměnných příčiny a následku. Musíte umístit účinky na osu X a příčiny na osu Y.
Pokud výsledný bodový graf ukazuje křivku nebo přímku, pak jsou složky korelovány. Pokud neexistuje žádná korelace, měňte hodnoty proměnných osy X.
#5. FMEA
Analýza režimu selhání a efektů neboli FMEA je velmi oblíbeným nástrojem pro RCA mezi vývojáři a designéry produktů. Pomáhá vývojovému týmu odhalit potenciální problémy před výrobou hromadného produktu. Obvykle tým používá jeden nebo dva prototypové produkty k identifikaci konstrukčních chyb a dalších problémů.
Poté začne na prototypu analýza režimu selhání, aby se identifikovaly všechny možné poruchy. Nyní jednoduše nastíněte problémy v jiné tabulce, vyhledejte hlavní příčiny nebo proveďte analýzu účinků.
Doposud jste se naučili základy analýzy hlavních příčin a jejích nástrojů. Níže naleznete několik užitečných šablon pro výše uvedené nástroje analýzy kořenových příčin (RCAT) z následujících bezplatných zdrojů:
Smartsheet
Možná už víte Smartsheet jako jeden z předních obchodních nástrojů pro digitální pracovní prostor, vzdálenou spolupráci a automatizaci pracovních postupů. Budete ohromeni, když budete vědět, že můžete také použít její knihovnu šablon k vytvoření RCA dokumentů, které skutečně fungují.
Knihovna Smarsheet je bohatá na různé typy příkladů analýzy hlavních příčin, které se snadno hodí do mnoha obchodních projektů nebo pracovišť. Umožňuje vám například snadný přístup k následujícímu:
- Jednoduchá šablona RCA
- Metoda Six Sigma DMAIC pro RCA
- Šablona RCA založená na nástroji 5 Whys
- Mapování zdravotních příčin
- RCA pro chemickou společnost
Výše uvedené šablony jsou také dostupné v různých formátech, jako jsou soubory Microsoft Word, šablony Microsoft Excel a soubory Adobe PDF. Tyto formáty si můžete snadno stáhnout bez přeskakování.
Guru
The Guru šablona pro postup RCA je dalším spolehlivým zdrojem pro navrhování dokumentace RCA pro podniky. Představuje vám různé bezplatné příklady a nástroje metody RCA, jako například:
- Dokument RCA založený na Paretově grafu, který vám pomůže identifikovat problémy, jako je nedostatek školení, příliš málo zaměstnanců servisních středisek a špatná příprava, která způsobuje, že podniky mají problémy.
- Technika 5 proč k identifikaci, proč je míra obratu vaší společnosti vyšší než průměr trhu nebo konkurence.
- Diagram rybí kosti jako nástroj RCA pro identifikaci základních příčin, které jsou nové nebo neznámé.
- Six Sigma a DMAIC pro RCA
- FMEA k odhalování problémů, které nastanou během jakéhokoli životního cyklu vývoje produktu.
TemplateLab
TemplateLab je dalším zdrojem pro různé šablony v oblasti umění, nemovitostí, obchodu, práva, financí atd. Na tento zdroj se tedy můžete spolehnout i u vysoce kvalitního obsahu RCA, jako jsou formuláře, příklady a šablony.
Obsah dostupný na této platformě je snadno dostupný prostřednictvím stahování jediným kliknutím. Dokumenty RCA najdete v různých formátech, jako je Adobe PDF, Microsoft Excel a Microsoft Word.
Úložiště dokumentů RCA je bohaté na příklady z reálného světa, jako jsou zprávy o vyšetřování RCA, prázdné formuláře pro sběr dat RCA, dokumenty RCA pro začátečníky, RCA prostřednictvím diagramů rybí kosti a RCA pro skupinu pro rozvoj podnikání.
Při stahování souborů Word nebo Excel pro vás bude snazší upravovat šablony. Pokud získáte soubory PDF, musíte k přizpůsobení vzorových dokumentů použít editor PDF.
Závěrečná slova
V tomto článku jsme vás provedli hloubkovou diskusí o analýze hlavních příčin. Článek také popisuje některé důležité nástroje a šablony pro analýzu základních příčin, které můžete použít ve scénářích reálného světa.
Při řešení problémů na pracovišti nebo projektu pomocí analýzy hlavních příčin byste se měli stát sebevědomější a kvalifikovanější.
Také by vás mohly zajímat tyto nástroje struktury rozpisu práce pro projektové řízení.