Co je Inbox Zero a jak toho můžete dosáhnout?

Inbox Zero je základem poradenství v oblasti digitální produktivity. „Achieving Inbox Zero“ je ekvivalentem znalostního pracovníka k „dosažení osvícení“. Inbox Zero však neznamená mít prázdnou doručenou poštu – je to všechno o snížení stresu z e-mailů.

Proč Inbox Zero záleží

Pojďme se nejprve zabývat druhou částí otázky: Proč by vás mělo zajímat, co je Inbox Zero?

Pokud máte zájem o zkrocení vaší schránky nebo obecněji o efektivitu a produktivitu, Inbox Zero je něco, o čem byste měli vědět. Inbox Zero je velká věc, která existuje již od roku 2006. Stalo se předmětem mnoha prezentací a dokonce i knih.

Hledání Inbox Zero přináší zpět 108 milionů výsledků vyhledávání na Google a bude i nadále jedním z kulturních prubířských kamenů produktivity po velmi dlouhou dobu – i když bude v módě zapadat a vycházet z módy. Pokud se vůbec zajímáte o produktivitu, stojí za to o tom vědět. A hele, mohlo by vám to pomoci!

Co je Inbox Zero?

Inbox Zero je filozofie produktivity, která se zabývá neustálým, celoživotním proudem e-mailů. Poprvé to vyjádřil Merlin Mann na svém webu 43Folders, který je v současné době (a doufejme, že dočasně) nedostupný, ale je zrcadlené z internetového archivu. Inbox Zero byl tak populární, že byl vytvořen samostatný web InboxZero.com, který obsahoval články Mann’s Inbox Zero. Tato stránka je také momentálně nedostupná, ale je zrcadlené také na archive.org.

Je tam deset článků série Inbox Zero, z nichž většina se zabývá technikami pro efektivní zpracování e-mailů. Jsou zajímavé a užitečné, a pokud jste to ještě neudělali, doporučujeme vám je přečíst.

Ale srdcem Inbox Zero nejsou tyto praktické rady. Nejde ani o to, mít nula e-mailů ve schránce, navzdory jménu.

Inbox Zero není o prázdné schránce

Pokud jste předpokládali, že „Inbox Zero“ znamená mít ve své doručené poště nula e-mailů, nebojte se, protože nejste sami. Hledali jsme na webu „Co je Inbox Zero?“ a našli mnoho webových stránek, které říkají, že Inbox Zero je o prázdné schránce.

Všechny jsou nesprávné.

Celý smysl Inbox Zero je v tom, že e-mail je nekonečný proud. Prázdná schránka je vždy jen dočasná, takže udělat z prázdné schránky váš cíl je blázen. Jste vydáni na milost a nemilost ostatním lidem, kteří vám posílají poštu. Jediným jistým způsobem, jak mít prázdnou schránku, je zablokovat všechny e-maily, což je funkčně stejné, jako když schránku vůbec nemáte.

Nebo chcete-li, aby byla vaše schránka na nule, možná ji budete muset sledovat jako jestřáb a zabývat se každým e-mailem, jakmile přijde.

To je nereálné.

Místo toho filozofie Inbox Zero předpokládá, že vaše doručená pošta je zdrojem stresu. Inbox Zero se snaží, aby byl méně stresující a zabíral co nejméně vaší pozornosti. Proto se všechny praktické rady týkají usnadnění vyřizování e-mailů a automatizace věcí.

Tady je web Inbox Zero od Merlina Manna – nyní bohužel offline, ale stále dostupný v archivovaný formulář– řekl o Inbox Zero:

Jde o to, jak získat zpět svůj e-mail, pozornost a život. Ta „nula?“ Nejde o to, kolik zpráv je ve vaší doručené poště – jde o to, kolik z vašeho vlastního mozku je v této doručené poště. Zvlášť, když si to nepřejete. A je to.

Opět platí, že Inbox Zero není o počtu zpráv ve vaší doručené poště. Ten citát je z Merlin Mann a nemůžete být autoritativnější než to.

Jak dosáhnout nulové složky Inbox

Nakonec, stejně jako všechny dobré filozofie, je Inbox Zero spíše postojem a stavem mysli než souborem konkrétních akcí. Neexistuje žádný konkrétní soubor kroků pro dosažení Inbox Zero o nic víc než pro dosažení osvícení.

To neznamená, že pokud se budete řídit praktickými tipy, které vám Mann pro vyřizování pošty poskytuje, neskončí tak, že budete mít doslova prázdnou schránku – ani zdaleka ne! Pro většinu lidí je nejméně stresující doručená pošta prázdná doručená pošta a pro vás více energie, pokud jste ji zvládli. Ale zítra tam bude zase pošta.

Mann navrhuje praktické kroky, jako je nastavení filtrů, používání předpřipravených odpovědí a přesouvání pošty do různých složek jako součást metodologie pro snížení stresu, který může e-mail způsobit. Prázdná schránka je pouze potenciálním vedlejším účinkem této metodiky, nikoli konečným cílem.

Konečným cílem je, aby vaše doručená pošta nebyla zdrojem stresu.

Takže pokud někdy uslyšíte lidi říkat, že Inbox Zero je nereálné nebo nedosažitelné, můžete si být jisti, že to nepochopili. Není to o tom, že nemáte žádné e-maily. Jde o to nemít stres z e-mailů.

To je důvod, proč k třídění e-mailů doporučujeme používat OHIO (Only Handle It Once). Namísto zaměření se na mlhavý cíl „Inbox Zero“ – něco, co je často mylně interpretováno – vám pouze jedno zpracování e-mailů ušetří čas a stres. Zaměření na OHIO vám přiblíží skutečnou filozofii Inbox Zero.