V podnikatelském prostředí slouží pracovní příkazy jako základní dokument, který udává směr finančnímu plánování a definuje konkrétní úkoly, které je třeba splnit.
Dokumentace představuje klíčový aspekt každé obchodní činnosti, ať už se odehrává v online, nebo offline prostředí. Během existence firmy se setkáte s rozmanitými dokumenty, jako jsou faktury, standardizované pracovní postupy (SOP), dodací listy a další.
Významnou roli mezi těmito dokumenty hraje servisní lístek, který iniciuje proces poskytování produktů či služeb. Jeho úspěšné dokončení generuje zisk pro společnost.
Pro osoby, které nemají zkušenosti se sestavováním a řízením těchto dokumentů, mohou být interní i externí obchodní příkazy matoucí. Tento článek vám však poskytne potřebné znalosti o této důležité součásti podnikání. Bez zbytečného prodlužování se tedy podívejme na podrobnosti.
Co je to pracovní příkaz?
Pracovní příkaz představuje formální požadavek od klienta na provedení určité činnosti, ať už se jedná o údržbu, dodání produktu nebo poskytnutí služby. Pracovní lístky jsou nezbytné pro formální obchodní procesy, a to bez ohledu na složitost úkolu, od výstavby rozsáhlých elektráren až po jednoduchou dodávku počítačového příslušenství.
Forma těchto úředních dokumentů se může lišit v závislosti na odvětví, nicméně obvykle obsahují standardní informace, jako jsou hlavní položky dodávky, datum zahájení a ukončení, jméno oznamovatele, vykonavatele a objednatele.
Pracovní příkaz je prvním krokem v obchodní dokumentaci. V průběhu realizace úkolu a jeho předávání mezi různými stranami slouží jako oficiální komunikační prostředek mezi všemi zúčastněnými.
Po dokončení práce tento dokument používají účetní k vyrovnání pohledávek a závazků. Kromě toho interní a externí auditoři při kontrole firmy vždy nejprve vyžadují pracovní příkazy.
Mezi další termíny, které mohou podnikatelé používat namísto pracovních příkazů, patří:
- Servisní lístek
- Objednávka práce
- Pracovní poukaz
- Pracovní protokol
Účel pracovních příkazů
Hlavním účelem tohoto dokumentu je zaznamenávat veškeré autorizace k provedení práce, detaily o poskytovateli služeb, náklady a čas potřebný k dokončení daného úkolu. Servisní lístek mohou vytvářet jak externí klienti, například spotřebitelé, tak interní klienti, jako jsou zaměstnanci.
Následně je dokument předán příslušnému týmu, ať už se jedná o externí, nebo interní zakázku. Společnosti často používají specializovaný software pro generování těchto lístků, které pak procházejí digitálními i fyzickými kanály.
Zde je stručný přehled cílů, kterých se pracovními příkazy dosahuje:
- Specifikace výdeje, oprav a instalace/dodávky zboží
- Zajištění potřebných zdrojů a vybavení pro daný úkol nebo údržbu
- Poskytnutí detailních instrukcí technikům pro provedení práce/úkolu/údržby
- Oficiální záznam o materiálech, práci a zdrojích spotřebovaných během realizace úkolu
- Sledování všech provedených oprav a údržby pro každé oprávnění
- Záznam finančních údajů, jako jsou náklady, daně, poplatky a další
Základní termíny správy pracovních příkazů
Schvalovatel práce
Administrátor nebo člen tohoto týmu je zodpovědný za přidělování a schvalování požadavků na údržbu zařízení. V některých případech může funkci schvalovatele plnit i pracovník zákaznické podpory nebo odpovědný skladník.
Žadatel o práci
Žadatelem je osoba nebo tým, který požaduje provedení konkrétního úkolu. Spotřebitelé vytvářejí pracovní příkazy prostřednictvím online nákupů nebo přímého kontaktu v odvětví služeb a zboží.
V obchodních transakcích (B2B) mohou klienti na komerční úrovni zadávat pracovní příkazy, nebo může požadavek pocházet zevnitř firmy, například když manažer provozu zákaznických služeb požaduje opravu pracovního počítače.
Terénní technici
V kontextu servisních lístků jsou terénní technici odborníci, jako jsou inženýři, technici, opraváři a další, kteří mají potřebné dovednosti k provedení úkolu specifikovaného v pracovním příkazu.
Součásti pracovního příkazu
Podniky mohou zaznamenávat celou řadu informací a dat prostřednictvím pracovních příkazů. Zde uvádíme některé z položek, které je vhodné zahrnout:
Povinné prvky
#1. Aktivum představuje klíčovou součást každého pracovního lístku.
#2. Dalším nezbytným prvkem je jméno žadatele o práci.
#3. Rozsah práce je zásadní, protože definuje potřebné dovednosti, nástroje a standardní operační postupy (SOP).
#4. Žadatel by měl také vyplnit pole „Popis problému“. To pomáhá technikům a servisním pracovníkům rychle pochopit podstatu problému.
#5. V dokumentu by měly být také uvedeny případné výměny strojních součástí a požadavky na speciální nástroje.
#6. V každé firmě existují určitá zdravotní rizika, která by měla být zaznamenána v pracovním příkazu.
#7. Termíny a časy jsou rovněž nezbytné, včetně data a času zahájení, očekávaného data a času ukončení, skutečného data a času ukončení a podobně.
#8. Servisní objednávka by měla obsahovat kontaktní informace žadatele, manažera objednávky, technika atd., jako jsou telefonní čísla, e-mailové adresy, webové stránky a adresy kanceláře.
Volitelné prvky
#9. Pracovní lístek může obsahovat několik podpisových polí pro zákazníka, manažera, technika, účetního a další.
#10. Zaznamenání odpracovaných hodin je nezbytné pro správné vyúčtování a kontrolu.
#11. Seznam úkolů je užitečný pro udržení synchronizace mezi manažerem pracovních příkazů, servisním pracovníkem a zákazníkem.
#12. Moderní formáty servisních lístků obsahují vyhrazené pole pro určení priority objednávky. Manažeři plánují servisní zakázky v závislosti na úrovni priority.
#13. Je vhodné zahrnout kontrolní seznam nástrojů, počítačových aplikací, náhradních dílů a spotřebního materiálu, které se mají vyzvednout a vrátit do inventáře.
#14. U otevřených objednávek je možné uvést odhadované náklady na provedenou práci. V případě objednávek s pevnou cenou některé firmy uvádějí skutečné náklady.
#15. V neposlední řadě by dokument měl obsahovat ID objednávky a název pracovní pozice, což usnadňuje dokumentaci celého procesu.
Typy pracovních příkazů
Preventivní údržba
Výrobní jednotky podniků vydávají pracovní lístky pro údržbu zařízení. To pomáhá předcházet poruchám strojů a ztrátám ve výrobě.
Obecný účel
Společnosti vydávají servisní lístky, když potřebují externího dodavatele pro jednorázový úkol, jako je likvidace nepoužívaného zařízení nebo instalace antivirového softwaru.
Kontrola strojního zařízení
Firmy zadávají pracovní příkazy na jednorázové kontroly provedené odborníkem třetí strany pro posouzení stavu zařízení, majetku nebo nástrojů.
Elektrické práce
Interní i externí klienti mohou prostřednictvím těchto dokumentů požadovat řešení elektroinstalací, napájení a osvětlení.
Nouzové případy
Tyto pracovní příkazy jsou většinou neplánované a slouží k řešení nehod. Jsou vydávány pro ochranu života zaměstnanců nebo prevenci trvalého poškození drahého vybavení.
Speciální projekty
Někdy je potřeba vylepšit výrobní jednotku bez nutnosti výměny stávajících strojů. Prostřednictvím tohoto pracovního lístku se žádá o speciální upgrady vybavení nebo softwaru, které zvýší produktivitu.
Výhody používání pracovních příkazů
#1. Vaše firma dokumentuje veškeré pracovní lístky s nezbytnými záznamy. Auditorské agentury požadují tyto záznamy při auditu, aby ověřily výkonnost vaší společnosti.
#2. Zavedením servisních lístků pro každé poskytnutí služeb zvýšíte transparentnost vašeho podnikání. Klienti preferují spolupráci s firmami, které dbají na dokumentaci a sdílejí s nimi data.
#3. Rychle a efektivně vyplatíte interní i externí techniky na základě detailů uvedených v pracovních příkazech.
#4. Pomáháte inventurnímu týmu zajistit náhradní díly včas, aby údržba strojů probíhala bez překážek.
#5. Analýzou záznamů v pracovních příkazech můžete přijmout opatření pro prevenci budoucích selhání strojů.
#6. Podniky zaměřené na služby a produkty mohou kvalifikovaně odhadnout roční příjmy na základě zkontrolovaných a vyúčtovaných servisních objednávek.
#7. Pracovní příkazy fungují jako komunikační most mezi různými odděleními, a tím pomáhají eliminovat neefektivitu způsobenou oddělenými pracovišti.
Zde jsou některé platformy, kde můžete najít hotové šablony:
Šablony pracovních příkazů k tisku: TemplateLab
TemplateLab je renomovaný zdroj pro autentické obchodní dokumenty. Nabízí kvalitní šablony, formuláře a formáty pro pracovní příkazy. Obsah je snadno stažitelný.
Na rozdíl od některých konkurenčních platforem nemusíte poskytovat mnoho informací o sobě nebo vaší firmě, abyste získali přístup ke stahování.
Jednoduše vyhledáte formulář relevantní pro vaše komerční nebo osobní potřeby a kliknutím na tlačítko soubor stáhnete. Navíc můžete šablony snadno otevřít v aplikacích pro zpracování textu a tabulek, jako jsou Microsoft Word, Microsoft Excel, Dokumenty Google a Tabulky Google.
Tato stránka nabízí širokou škálu příkladů servisních lístků, jako jsou:
- Vzory pro autoopravny
- Šablony pro údržbářské práce
- Formuláře pro IT práce
- Příklady pro outsourcing grafického designu
Tyto šablony jsou navíc formátovány poměrně volně, což vám umožní přizpůsobit si tabulky a sloupce dle vašich preferencí.
Bezplatné šablony pracovních příkazů: Smartsheet
Smartsheet vám umožňuje integrovat pracovní lístky do systému řízení projektů. Jako poskytovatel proprietárního softwaru pro řízení projektů můžete, po použití jeho bezplatných šablon a importování do Smartsheet, automatizovat celý proces přijímání a řešení servisních lístků bez dalších nákladů.
Mezi užitečné šablony patří:
- Lístky pro údržbářské práce
- Servisní pracovní příkazy
- Pracovní příkazy pro služby stop and go
- Pracovní příkazy pro terénní úpravy
- Šablony pro sledování všech zakázek
Šablony jsou k dispozici ve dvou formátech. Můžete si stáhnout ukázkový soubor ve formátu PDF, Excel nebo Word a upravit jej v příslušné aplikaci, nebo můžete šablony importovat do panelu projektů Smartsheet. Druhá metoda je vhodná pro rychlé a komplexní prostředí, kde je třeba řídit stovky pracovních příkazů.
Šablony pracovních příkazů: Jotform
Pokud jste freelancer nebo majitel malé firmy, který potřebuje formalizovat dokumentaci pro větší obchodní partnery, můžete vyzkoušet šablony z Jotform. To vám pomůže ušetřit peníze, které byste jinak investovali do:
- Zadání profesionálního vytvoření dokumentů
- Nákupu licencí softwaru pro správu pracovních příkazů
- Najímání odborníků na obchodní dokumenty
Místo toho můžete použít snadno upravitelné šablony a importovat je do online PDF editoru Jotform. Obě služby jsou zdarma pro komerční použití.
Mezi užitečné šablony servisních lístků patří:
- Nastavení zákaznického produktu
- Servis vozidel
- Opravy automobilů
- Údržba
- Návrh webových stránek
- Video produkce
- Péče o domácí mazlíčky
- Web development na volné noze
Navíc pro používání editoru Jotform nepotřebujete pokročilé technické dovednosti. Jedná se o jednoduchý nástroj pro editaci PDF, který je intuitivní a snadno ovladatelný i pro běžné uživatele.
Šablony pracovních příkazů: Template.net
Template.net je dalším oblíbeným zdrojem pro osobní i firemní dokumenty. Má jednoduchý vyhledávač, kde můžete zadat vaše požadavky, a platforma vám nabídne kvalitní příklady.
V jeho firemní sekci najdete vynikající příklady pracovních příkazů, které si můžete upravit buď v online editoru, nebo pomocí aplikací pro zpracování textu. Bezplatné používání má však určitá omezení.
Nejprve se musíte zaregistrovat, a to buď k bezplatnému, nebo placenému účtu. S bezplatným účtem můžete stáhnout maximálně tři šablony denně. Stejný limit se vztahuje i na používání online editoru.
Umožňuje vám stahovat pracovní příkazy v různých formátech, jako jsou Apple Pages, Apple Numbers, Tabulky Google, Dokumenty Google, Microsoft Word a Excel.
Závěr
Pracovní příkaz představuje základní dokument v papírové i digitální podobě. V dnešní době digitální transformace firem se pracovní příkazy často ukládají ve formátu PDF, Dokumentů Google nebo Microsoft Word na tabletu, notebooku či mobilním telefonu.
Základním účelem je popisovat práci, která má být provedena, kdy, kým a za jakou cenu. Obchodní procesy začínají generováním pracovních příkazů, a končí, když jsou výnosy zaúčtovány do podnikových knih v souladu s účetními standardy.
Po tomto hloubkovém rozboru servisních lístků a s využitím zmíněných zdrojů šablon byste měli být schopni vytvářet vysoce funkční pracovní příkazy.
Úspěšné podnikání vyžaduje více než jen efektivní pracovní příkazy. Musíte činit informovaná rozhodnutí o tom, které úkoly přijmout a které odmítnout, a to na základě konzultací s odborníky z oboru.