Cloudová spolupráce je efektivní způsob, jak spojit váš tým na jednom místě a umožnit mu bezproblémovou práci na projektech, dokumentech, návrzích a dalších souborech.
Mnoho organizací dnes umožňuje svým zaměstnancům pracovat na dálku. To jim nejen poskytuje příležitost najímat talenty z celého světa.
Při práci z různých míst však může být obtížné spolupracovat a spravovat veškerou komunikaci a soubory.
Skvělým řešením je přesun práce do cloudu. A nyní už to pro organizace není možnost, ale nutnost, zvláště pokud máte distribuovanou pracovní sílu.
Cloudová spolupráce je cenově dostupná, škálovatelná a přístupná pro týmy, aby mohly interagovat, spolupracovat a spravovat pracovní zátěž. A síla cloudové spolupráce se znásobí, pokud použijete vhodné nástroje.
V tomto článku podrobně proberu cloudovou spolupráci, jak může přetvořit vaše podnikání a nejlepší nástroje pro cloudovou spolupráci, které můžete použít.
Tady jsme!
Table of Contents
Co je cloudová spolupráce?
Cloudová spolupráce je metoda, která umožňuje zaměstnancům spolupracovat a snadno přistupovat k souborům uloženým v cloudu s příslušnými oprávněními.
Pomocí cloudových nástrojů pro spolupráci mohou podniky umožnit zaměstnancům prohlížet a upravovat dokumenty z libovolného místa a kdykoli a současně na daném dokumentu pracovat. Po provedení úprav a synchronizaci změn mohou všichni členové týmu snadno zobrazit změny a přistupovat ke stejné verzi projektu.
Kromě toho vám cloudové nástroje pro spolupráci umožňují vizualizovat, kdo si dokument prohlíží. Při práci na projektu můžete komunikovat se členy svého týmu pomocí funkce chatu nebo komentáře. Pomáhá vašim týmům spolupracovat a dosáhnout cíle, aniž by byli fyzicky přítomni na pracovišti. Je to tedy výhodné pro hybridní i vzdálené pracovní síly.
Cloudová spolupráce vs. tradiční spolupráce
Cloudová spolupráce Tradiční spolupráce S cloudovými řešeními pro spolupráci můžete pracovat na dálku z libovolného místa a efektivně spolupracovat se členy svého týmu, aniž byste byli fyzicky přítomni kolem nich. V tradiční spolupráci se musíte fyzicky setkat se členy svého týmu a prodiskutovat změny v dokumentu nebo souboru. Zvyšuje produktivitu a efektivitu. Může zvýšit produktivitu, ale účinnost může být nižší. Kancelářské náklady při cloudové spolupráci jsou nižší než při tradiční spolupráci. Tradiční spolupráce vyžaduje vyšší investice do kancelářských nákladů, jako je infrastruktura, energie, zásobování vodou, systémy, vybavení, pravidelná údržba atd. Náklady na správu a licence jsou flexibilnější. licenční náklady jsou méně flexibilní. Poskytuje rozšiřitelný pracovní prostor pro další spolupracovníky. Může pojmout pevný počet spolupracovníků v pracovním prostoru. Centralizuje všechny aktualizace a úpravy dokumentů a uchovává záznamy o změnách. Kontrola verzí je problém v tradiční spolupráci, protože je složité vědět, kdo provedl změny v jakém čase a v jakém čase. který návrh.
Základní součásti cloudové spolupráce
Cloudový systém spolupráce může mít následující součásti:
- Sdílení a ukládání dokumentů: Spolupráce v cloudu vám umožňuje ukládat a sdílet dokumenty pomocí libovolného zařízení prostřednictvím funkcí společných úprav. Členům svého týmu můžete povolit přístup, aby mohli kdykoli provádět změny a aktualizovat je z libovolného místa.
- Správa projektů a úkolů: S cloudovými řešeními pro spolupráci můžete snadno a flexibilně spravovat projekty a úkoly. Kromě toho můžete sledovat pokrok tím, že budete kontrolovat každý úkol a neustále sledovat cíle, abyste projekt dokončili v daném čase.
- Komunikace a zasílání zpráv: Komunikace a zasílání zpráv jsou díky spolupráci v cloudu snadné. Zahrnuje videokonference, funkce rychlých zpráv, skupinový chat, telefonní systémy a další. Získáte širokou škálu šikovných funkcí pro lepší spolupráci díky efektivní komunikaci.
Výhody cloudové spolupráce
#1. Vylepšená týmová spolupráce
Když jsou všechny dokumenty související s projektem uloženy na centralizovaném místě, je snazší je najít, přistupovat k nim a upravovat je. Již není nutné neustále zasílat e-maily členům týmu o aktualizované verzi souboru.
Zatímco členové vašeho týmu mají přístup ke správné verzi souboru, diskuse mezi členy jsou plynulejší, což zajišťuje, že všichni v týmu jsou na stejné stránce, a zlepšuje týmovou spolupráci. To dává všem členům týmu stejnou příležitost aktivně se zapojit do projektu.
#2. Podporuje vzdálenou pracovní sílu
Cloudová spolupráce umožňuje podnikům najímat talenty z celého světa, kteří mohou pracovat na dálku. Navíc usnadňuje vzdáleným týmům spolupráci kdykoli a odkudkoli. To zvýší flexibilitu jejich práce spolu s produktivitou a efektivitou.
#3. Rychlejší přístup k datům
Mnoho e-mailových serverů nedokáže zpracovat větší soubory o velikosti 20–25 MB. Abyste mohli tyto soubory sdílet se členy vašeho týmu, musíte je sdílet prostřednictvím externích pevných disků a USB. To je časově náročný proces.
Cloudová spolupráce umožňuje vašemu týmu rychle a bez prodlení sdílet velké soubory. Jakmile dokument nahrajete online, můžete odkaz sdílet se členy svého týmu a umožnit jim k němu přístup.
#4. Zjednodušený pracovní postup
Cloudová spolupráce pomáhá vašemu týmu pracovat efektivněji a rychleji díky zefektivnění pracovního postupu. Poskytuje flexibilitu plánování práce a její sdílení mezi spolupracovníky s jejich preferovanou pracovní dobou v různých časových pásmech. Používání cloudu znamená, že každý člen má přístup k dokumentům a možnost sdílet soubory z libovolného místa.
#5. Aktualizace v reálném čase
Když kterýkoli člen vašeho týmu upraví nebo aktualizuje dokument v cloudu, změny se v tomto souboru objeví v reálném čase, ke kterému mají ostatní přístup a mohou jej zobrazit. Nástroje pro cloudovou spolupráci nabízejí systém upozornění, který vám pomůže získat okamžitá upozornění, když je dokument aktualizován.
Nejlepší postupy pro cloudovou spolupráci
- Je důležité pravidelně auditovat svůj pracovní postup, spolupracovat se svým týmem a provádět potřebné úpravy.
- Vzhledem k tomu, že zabezpečení je hlavním problémem, můžete spolupracovat se svým bezpečnostním týmem online a prodiskutovat problémy s přístupem a oprávněními.
- Pro škálovatelnost se doporučuje vytvořit tréninkovou a integrační strategii.
Podívejme se hlouběji na některé nástroje pro spolupráci v cloudu a na to, jak mohou pomoci vašemu podnikání.
Spolupráce na setkání
Čmáranice
Naplánujte si schůzku jednodušším a rychlejším způsobem s Čmáranice nástroj pro spolupráci schůzky. Pomůže vám rychleji rezervovat jakýkoli druh klienta nebo pracovní schůzku se členy vašeho týmu.
Ať už jste nábor, prodej, vzdělávání, nezisková firma nebo nezávislý pracovník, Doodle vám umožní přetvořit vaše podnikání pomocí několika kliknutí a zjednoduší vaše skupinové schůzky tím, že eliminuje dvojité rezervace.
Calendly
Calendly vám díky své automatizační platformě umožňuje plánovat schůzky rychleji než kdy dříve, takže můžete eliminovat zbytečný čas při dvojité kontrole naplánované schůzky v e-mailech.
Můžete zvýšit tržby, uzavřít více obchodů, zrychlit prodej, spojit se se správnými lidmi a dosáhnout skutečných výsledků. Kromě toho můžete sdílet svou dostupnost a umožnit potenciálním zájemcům a kandidátům naplánovat si s vámi schůzky.
Znalostní spolupráce
Coda
Spojte své nástroje a týmy s Coda pro organizovanou práci. Spojuje strukturu vašich tabulek, výkon aplikací, flexibilitu dokumentů a inteligenci AI.
Coda umožňuje každému navrhovat aplikace pomocí automatizace, tlačítek a vzorců. Můžete odstranit nudné tabulky do tabulek, úprav a pohledů. Kromě toho můžete svému týmu poskytnout centralizované místo pro vytváření strategie a plánování úkolů.
Kromě toho Coda umožňuje vašemu týmu rychle se zapojit do dokumentů nebo aplikací, efektivně spolupracovat a rychleji se rozhodovat.
Souvislost
Souvislost přivede do místnosti ty správné lidi, aby vytvořili strategickou konverzaci se zaměřením na dosažení skvělých výsledků. Umožňuje spolupráci a otevřenou participaci vašeho týmu na vytváření a společném navrhování plánů a nových přístupů.
Kromě toho vám Cofluence pomáhá navrhovat interaktivní sezení i v nejistých, složitých, nejednoznačných a nestálých časech tím, že uznává bezprostřední budoucí kontext a současné okolnosti.
Představa
Zažijte propojený pracovní prostor, kde můžete pracovat rychleji a lépe pomocí funkcí umělé inteligence s Notion. Nabízí veškerou vaši práci na jednom centralizovaném místě. S jeho novou generací, jednoduchými a výkonnými dokumenty můžete snadno komunikovat.
Kromě toho můžete spravovat jakýkoli projekt bez použití jakéhokoli samostatného systému. Umělá inteligence Notion vám dává přístup k neomezené schopnosti myslet ve větším měřítku, pracovat rychleji a lépe psát. Jakékoli úkoly nebo položky můžete zobrazit, třídit a filtrovat na základě naléhavosti nebo priority.
Sdílení souborů
Disk Google
Disk Google umožňuje ukládat a sdílet dokumenty nebo soubory z počítače, tabletu nebo mobilního zařízení. Umožňuje vám také bezpečně spolupracovat na vašich souborech a složkách. Soubory, které sdílíte, jsou proaktivně kontrolovány za účelem odstranění spamu, malwaru a ransomwaru.
Integrací Disku s dokumenty, snímky a tabulkami můžete snadno vytvářet obsah a efektivněji spolupracovat se členy týmu. Výkonná vyhledávací funkce Google je integrována do jednotky, která nabízí spolehlivost, rychlost a spolupráci.
Synchronizovat
Získejte bezpečný prostor pro svou nejlepší práci se synchronizací a zůstaňte ve spojení a v bezpečí v cloudu. Je to platforma pro ukládání a spolupráci pro vaše soubory a dokumenty. Sync umožňuje vzdálený přístup k souborům z jakéhokoli zařízení a správu oprávnění pro ochranu vaší důležité práce.
Pomocí Sync se můžete snadno spojit se svými interními týmy, klienty, dokumenty, zákazníky a externími partnery. Umožňuje vám také připojit se k počítačům, mobilním zařízením a souborům, takže všichni budou na stejné stránce a budou vždy informováni o změnách.
Microsoft 365 OneDrive
Ukládejte své soubory a fotografie do Microsoft 365 OneDrive abyste k nim měli přístup odkudkoli a na jakémkoli zařízení. I když své zařízení ztratíte, nepřijdete o své fotky a soubory, když jsou na OneDrive.
OneDrive nabízí 1TB cloudového úložiště, obnovu ransomwaru, sdílení dokumentů a další. Pomocí svého mobilního zařízení můžete skenovat a ukládat vizitky, účtenky, poznámky, dokumenty atd. Nástroj poskytuje další vrstvu ochrany pro vaše důležité fotografie a soubory.
Dropbox
Získejte kompletní sadu nástrojů s Dropbox k efektivnějšímu vytváření, správě, sdílení a sledování souborů. Poskytuje vám úložiště, které potřebujete, s bezpečnostními funkcemi, jako je ochrana heslem, historie prohlížeče, vodoznak a obnova souborů.
Můžete sdílet sledovatelné odkazy a sledovat, když někdo přistupuje k danému sdílenému souboru. Můžete také odebrat přístup komukoli, aniž byste ovlivnili oprávnění ostatních. Dropbox vám pomáhá spolupracovat na vaší práci a spravovat vaše podnikání pomocí různých nástrojů.
Spolupráce nápadů
Náladový
Náladový je centrem pro myšlenkovou a vizuální spolupráci, kde můžete kombinovat whiteboarding, diagramy a další. Přináší čtyři výkonné formáty pro spolupráci – vývojové diagramy, drátové modely, myšlenkové mapy a dokumenty.
Můžete získat širokou škálu stavebních bloků a šablon, které převedou své nápady do reality. Odstraňte třenice mezi návrháři, inženýry a projektovými manažery, abyste mohli rychleji vytvářet produkty.
Kromě toho můžete kombinovat diagramy s podrobnou dokumentací, aby každý byl v souladu s procesem vývoje.
Miro
S vizuálním pracovním prostorem rychleji sestavujte a navrhujte – Miro pro inovace. Poskytuje místo, kde mohou všichni společně tvořit, bez ohledu na místo. Pomáhá vám zachytit poznatky založené na datech, strukturovat je pomocí tabulek a diagramů a sdílet je na centralizovaném místě.
Definováním iniciativ a cílů, vizualizací závislostí a priorit a sledováním plánů můžete zajistit neustálé zapojení do firemní strategie a potřeb zákazníků.
Lucidchart
Vyzkoušejte inteligentní aplikaci pro vytváření diagramů – Lucidchart, která dokáže spojit váš tým, aby spolupracoval a činil informovaná rozhodnutí. Pomáhá objasnit složitost, sladit poznatky a posouvat vaše podnikání do nových výšin.
Inteligentní vytváření diagramů Lucidchart vám umožňuje vizualizovat komplikované nápady jasně, rychleji a na spolupráci. Můžete si také vizualizovat týmové systémy, procesy a organizační strukturu. Kromě toho můžete všechny dostat na stejnou vlnu, převést plány do reality a využít inteligenci nové generace.
Spolupráce na dokumentu
Google Workspace
Google Workspace poskytuje organizacím inovativní a flexibilní řešení k dosažení jejich cílů. Umožňuje vám zůstat v obraze s událostmi, nejnovějšími příběhy a dalšími.
Můžete dokonce objevit nové poznatky o své pracovní budoucnosti. S pomocí Duet AI můžete plynuleji spolupracovat a zvýšit svou produktivitu a zajistit, aby každý člen organizace měl kontrolu nad svými informacemi.
Microsoft 365
Zvyšte svou produktivitu pomocí aplikací Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint a dalších. Microsoft 365 vám umožňuje vytvářet sociální příspěvky, návrhy, pozvánky a další pomocí aplikace pro grafický design využívající umělou inteligenci.
Ať už se chcete učit vzdáleně, spojit se s rodinou a přáteli nebo spolupracovat s organizací, Microsoft 365 je vše, co potřebujete. Kromě toho můžete prostřednictvím aplikací společnosti Microsoft přinášet nápady se spolužáky, členy rodiny nebo spoluhráči napříč svými zařízeními.
Komunikační spolupráce
Google Meet
Google Meet poskytuje jedinou službu pro vysoce kvalitní a bezpečné videokonference a hovory na jakémkoli zařízení pro každého.
Do služby Meet můžete získat celou svou posádku, kde můžete spolupracovat na úkolech, předkládat obchodní návrhy, vyjasňovat si pochybnosti nebo si jen tak povídat tváří v tvář.
Zvětšení
Pomocí funkce Zoom můžete se členy svého týmu nebo studenty smysluplně spolupracovat prostřednictvím týmového chatu, telefonu, tabule, schůzek a dalších. Umožňuje vám spolupracovat, spojovat lidi a konsolidovat komunikaci ve třídě, zasedací místnosti, operačním sále atd.
Číselník
Zvyšte prodeje, podpořte zákazníky a spolupracujte s týmem pomocí všestranné a krásné aplikace s umělou inteligencí – Číselník. To nabízí:
- Nejpokročilejší platforma pro zapojení zákazníků a týmů
- Odchozí prodeje spolu s živým koučováním
- Světově nejchytřejší telefonní systém pro vaši firmu
- Videokonference s vestavěnými přepisy
Slack
Oslovte svůj tým okamžitě pomocí Slack a začněte spolupracovat, chatovat, posílat videa a zvuky a dělat mnohem víc. Poskytuje organizované prostory pro všechno a všechny, které potřebujete, abyste mohli spolupracovat bez námahy.
Spolupráce na projektu
monday.com
Získejte platformu vytvořenou pro spolupráci na různých projektech pro svůj tým s monday.com. Zvyšuje efektivitu, produktivitu a sladění vašeho týmu přizpůsobením pracovního postupu tak, aby vyhovoval vašim pracovním potřebám.
Kromě toho můžete rozhodovat na základě dat pomocí řídicích panelů na vysoké úrovni a umožnit týmům ovlivňovat výsledky.
Smartsheet
Smartsheet je jediné místo, kde můžete spravovat projekty, procesy a programy, které lze škálovat. Pomůže vám zachytit vaše plány, plány a zdroje.
Získáte širokou škálu pracovních postupů, řídicích panelů, sestav a pohledů, které vyhovují vašim potřebám od projektových iniciativ až po dokončení.
Ásana
Vyzkoušejte snadnou a flexibilní platformu pro spolupráci na projektech pro své týmy, aby mohly efektivně pracovat. Asana poskytuje zobrazení seznamu, časové osy, nástěnky a další, aby vám poskytla flexibilitu pro správu složitých projektů.
Tajná spolupráce a spolupráce s hesly
Passwork
Vliv Passwork pro efektivní týmovou práci a umožněte svým zaměstnancům rychlý přístup k heslům v bezpečném prostředí. Umožňuje také správcům vašeho systému dohlížet na všechny akce a přístupová práva ve snaze zachovat bezpečnost a soukromí.
Kromě toho můžete pozvat kolegy ke správě uživatelských práv a sdílených složek a získávat zprávy o každé aktivitě.
Brankář
Keeper vám poskytuje možnosti kontroly, viditelnosti a zabezpečení, takže můžete posílit pozici vaší organizace v oblasti kybernetické bezpečnosti. Můžete rychle nastavovat a odebírat uživatele, vytvářet role, vynucovat zásady, monitorovat zabezpečení dat a udržovat zprávy o činnosti a protokoly uživatelů.
Design Collaboration
Figma
Spolupracujte a pomozte svým návrhářům vytvářet pracovní postupy efektivněji s Figma. Tento nástroj vám umožňuje navrhovat prototypy pro rychlou iteraci stavů a toků.
Vývojáři mohou vnést jasnost do svých návrhů pomocí režimu Dev Mode. Kromě toho můžete udržovat věci konzistentní a ušetřit čas pomocí opakovaně použitelných aktiv.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud umožňuje vám a vašim návrhářům vytvářet značkový a vysoce kvalitní obsah ve velkém. Umožňuje vám lépe spolupracovat s vašimi týmy na propojeném pracovním postupu a zajišťuje konzistenci značky.
Závěr
Nástroje pro cloudovou spolupráci umožňují projektovým týmům, studentům, návrhářům, vývojářům a dalším efektivně spolupracovat z libovolného místa a kdykoli za účelem dosažení jejich cílů a zvýšení produktivity.
Probral jsem některé z nejlepších cloudových nástrojů pro spolupráci, které jsou vhodné pro různé účely a mohou vám pomoci převést vaši firmu nebo instituci.
Dále se podívejte na nejlepší nástroje pro spolupráci na dokumentech pro vzdálené týmy.
Byl tento článek užitečný?
Děkujeme vám za vaši reakci!