Jak rychle vytvářet poznámky ze schůzek v Dokumentech Google

Pokud jste zodpovědní za pořizování poznámek ze schůze a jejich sdílení se svým týmem, víte, jak těžké může být sledovat vše, jak se schůzka vyvíjí. Při účasti na schůzce musíte zůstat organizovaní, zapisovat si klíčové body, upřesňovat detaily a určovat úkoly pro účastníky.

Naštěstí šablona poznámek ze schůzek v Dokumentech Google tento proces zjednodušuje. Tato funkce je jednoduchá, přesto může výrazně zvýšit produktivitu vaší schůzky.

Jak vytvářet a sdílet poznámky ze schůzek v Dokumentech Google

Šablony jsou chlebem a máslem produktivity. Místo toho, abyste trávili drahocenný čas vytvářením ucelené struktury poznámek, můžete použít šablony Dokumentů Google a soustředit se na důležité věci. Tato šablona získává podrobnosti o schůzce z agendy schůzky v Kalendáři Google – umožňuje vám rychle si dělat poznámky a sdílet je s kolegy.

Vytváření a sdílení poznámek ze schůzek pomocí vestavěné šablony Dokumentů Google je docela jednoduché. Zde je to, co budete muset udělat:

Otevřete svůj soubor Dokumentů Google.

Do dokumentu zadejte @ a z rozevírací nabídky vyberte Poznámky ke schůzce (umístěné v části Stavební bloky).

Zobrazí se nabídka se všemi událostmi z vašeho Kalendáře Google. Vyberte příslušnou schůzku nebo událost.

Přidejte účastníky a začněte si zapisovat poznámky.

Chcete-li připojit poznámky ze schůzky k události kalendáře, klepněte na tlačítko Připojit vpravo. To umožní účastníkům přístup k poznámkám schůzky z jejich Kalendáře Google.

Případně můžete zvolit zaslání poznámek ze schůzky účastníkům e-mailem. Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu obálky vlevo.

K poznámkám ze schůzky můžete také připojit jakékoli doplňkové soubory z Disku. Chcete-li tak učinit, klikněte na tři tečky vlevo a klikněte na Připojit soubory na Disku.

Jak vytvářet a přiřazovat akční položky v Dokumentech Google

Během schůzky se váš tým pravděpodobně dohodne na určitých činnostech, které je třeba dokončit. Dokumenty Google poskytují jednoduchý způsob, jak zaznamenat tyto úkoly a přiřadit je konkrétním členům vašich týmů, což umožňuje snadné sledování. Můžete to udělat takto:

V části Akční položky uveďte úkoly, které je třeba splnit.

Poklepáním na úkol jej zvýrazněte.

Klikněte na ikonu Přidat komentář a napište svůj komentář.

Do stejného textového pole zadejte zavináč (@) následovaný jménem osoby odpovědné za úkol.

Chcete-li úkol přiřadit, zaškrtněte políčko v poli komentáře. Toto políčko musíte zaškrtnout, aby daná osoba obdržela oznámení o položce akce.

Nakonec klikněte na Přiřadit.

Výhody používání Dokumentů Google pro psaní poznámek

Použití šablony pro psaní poznámek v Dokumentech Google může zvýšit produktivitu vaší schůzky a zlepšit spolupráci. Hlavní výhodou používání Dokumentů Google oproti jiným nástrojům pro psaní poznámek pro schůzky je, že budete pracovat ve známém pracovním prostoru a nemusíte instalovat nic nového.

Zde je několik dalších důvodů, proč byste měli začít používat Dokumenty Google k zaznamenávání důležitých poznámek a úkolů:

1. Spolupráce v reálném čase

Nástroje pro spolupráci Dokumentů Google v reálném čase umožňují všem účastníkům schůzky vidět aktualizace, přiřazené úkoly a dokončené položky tak, jak se dějí.

2. Lepší odpovědnost

Přiřazení položek akcí se zaškrtávacími políčky příslušným členům týmu zajišťuje odpovědnost a může povzbudit váš tým, aby dokončil úkoly včas.

3. Vzdálená dostupnost

Vzhledem k tomu, že Dokumenty Google jsou založeny na cloudu, jsou vaše poznámky ze schůzek dostupné odkudkoli s připojením k internetu. Členové týmu mohou prohlížet, upravovat a sledovat poznámky a úkoly bez ohledu na jejich fyzické umístění.

4. Časová efektivita

Uživatelsky přívětivé rozhraní a vestavěná šablona pro psaní poznámek vás zbaví starostí s organizací poznámek během schůzky. To vám umožní aktivně se účastnit schůzky, místo abyste se zabředli do psaní poznámek a organizace.

Zjednodušte poznámky ze schůzek pomocí Dokumentů Google

Vytváření poznámek ze schůzek pomocí Dokumentů Google je tak snadné, jak jen může být. Tato šikovná funkce vám umožňuje zapisovat si poznámky rychleji a efektivněji než dříve.

Bezproblémová integrace s Kalendářem Google navíc zajišťuje, že vy i všichni ostatní účastníci můžete prohlížet, spolupracovat a sledovat úkoly v reálném čase. Přijetím této šablony můžete zvýšit produktivitu a zlepšit spolupráci ve vašem týmu.