Data ve formátu CSV (Comma Separated Values), neboli hodnoty oddělené čárkami, jsou široce používána pro přenos informací mezi různými aplikacemi. Soubory CSV používají čárky (nebo někdy i jiné znaky) k oddělení jednotlivých datových položek. Pokud máte například seznam dat v dokumentu aplikace Word, jeho transformace na CSV soubor vám umožní snadný import do jiných programů.
Představte si, že máte všechny své e-mailové kontakty uložené v souboru Word a chcete je zkontrolovat online. V takovém případě budete pravděpodobně potřebovat soubor CSV. Mnohé webové nástroje a aplikace totiž pracují výhradně se soubory CSV, protože tento formát je kompatibilní s platformami Mac, Windows i Linux, což z něj dělá velice praktické řešení.
Pro začátek otevřete dokument Word, který obsahuje data k importování. V našem příkladu budeme pracovat s jednoduchým seznamem e-mailových adres.
Jak vidíte, všechna data jsou oddělena čárkami a jsou uspořádána v samostatných řádcích, podobně jako je tomu v tabulce s řádky a sloupci v Excelu. Struktura CSV souborů může být složitější, ale toto je základní ukázka.
Když budete připraveni, klikněte na záložku „Soubor“, která se nachází v levém horním rohu okna.
V levém panelu vyberte volbu „Uložit jako“.
Ze seznamu dostupných formátů vyberte „Prostý text“. Váš dokument se tím uloží jako TXT soubor. Klikněte na „Uložit“.
Po uložení se zobrazí upozornění, že při uložení jako textový soubor dojde ke ztrátě formátování, obrázků a dalších objektů. Vzhledem k jednoduchosti našeho souboru se ale nemusíme obávat. Potvrďte vše tak, jak je, a klikněte na „OK“.
Nyní spusťte Microsoft Excel. Po jeho otevření vyberte v levém panelu možnost „Otevřít“.
Vyhledejte soubor TXT, který jste právě uložili. Možná budete muset z rolovací nabídky typu souboru vybrat možnost „Textové soubory“, aby se soubor zobrazil, protože Excel standardně zobrazuje pouze soubory Excelu.
Po výběru souboru a kliknutí na „Otevřít“ se objeví Průvodce importem textu. Zde zkontrolujte, zda je zvolena volba „S oddělovači“. Můžete také nastavit řádek, od kterého se mají data importovat. My ponecháme nastavení na prvním řádku. Až budete připraveni, klikněte na „Další“.
V následujícím okně v sekci Oddělovače označte volbu „Čárka“. V náhledu si všimněte, jak se data změnila. Až budete připraveni, pokračujte kliknutím na „Další“.
V posledním okně je třeba zadat formát dat sloupce. My necháme volbu „Obecné“, ale v závislosti na charakteru importovaných dat můžete zvolit i jinou možnost. Jakmile budete připraveni, klikněte na „Dokončit“.
Nyní by měla být vaše data úspěšně importována a přehledně uspořádána v tabulce Excelu!
Teď už stačí jen uložit tento soubor jako CSV. Přejděte zpět na záložku „Soubor“.
V levém panelu vyberte volbu „Uložit jako“.
V rolovacím menu typu souboru pravděpodobně uvidíte tři různé varianty CSV formátu:
CSV UTF-8
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)
Rozdíl mezi první a třetí variantou je velmi malý. Pokud používáte Mac, vyberte druhou variantu. V tomto případě my vybereme „CSV (MS-DOS)“.
Nyní už stačí jen kliknout na „Uložit“. Tímto jste úspěšně převedli dokument Word do formátu CSV.