Nemůžete se rozhodnout, zda pro své podnikání potřebujete Confluence nebo SharePoint? Přečtěte si tohoto dokonalého průvodce Confluence vs. SharePoint, abyste se mohli informovaně rozhodnout.
Chcete-li podporovat datovou spolupráci mezi odděleními a dokonce i externími subjekty, hledáte nástroje pro správu znalostí a datovou spolupráci.
Confluence a SharePoint jsou dva nejoblíbenější nástroje v této oblasti. Pokračujte ve čtení, abyste zjistili, jak se tyto dvě aplikace navzájem porovnávají. Naučte se také, jak se správně rozhodovat, zda si pořídit Confluence nebo SharePoint.
Table of Contents
Soutok: Přehled
Confluence je robustní nástroj pro správu znalostí a brainstorming pro podniky všech velikostí a odvětví. V Confluence můžete vytvořit týmové pracovní prostory pro několik obchodních operací, jak je uvedeno níže:
- Tvorba obchodní strategie
- Navrhování služeb, produktů, aplikací atd.
- Personalistika a mzdy
- Marketing a prodej
- Dokumentace a výkaznictví
- Plánování projektu
- Správa produktů
- Zásady a předpisy společnosti
V rámci nástroje vytvoříte prostory a poté vytvoříte mnoho stránek v těchto vyhrazených prostorech. Pro lepší organizaci můžete pomocí Stromů stránek vytvořit hierarchii stránek s metadaty.
Funguje kompletně v cloudu s možnostmi hostování v datových centrech nebo on-premise serverech. Pokud spolupracujete s předními mezinárodními vydavateli, agenturami pro produkci obsahu a společnostmi zabývajícími se řízením produktů a projektů, existuje velká šance, že obdržíte odkazy Confluence na stránky a weby určené pro obchodní použití.
Čtěte také: Soutok vs. Jira: Znát jejich podobnosti a rozdíly
Role Confluence jako nástroje pracovní spolupráce
Confluence přichází s intuitivními platformami, které vzdálený a hybridní tým potřebuje pro spolupráci. Pomůže vám vytvořit týmový prostor s hvězdným přehledem týmu nebo projektu pomocí následujících polí:
- Obrázek záhlaví
- Popis prostoru
- Týmové cíle
- Kontaktní informace
Pokud tedy používáte Confluence, vy a vaši zaměstnanci a dodavatelé máte vše na dosah ruky. Vzhledem k tomu, že nástroj umožňuje vám a vašemu týmu nahrávat obsah, jako jsou obrázky, texty, dokumenty, soubory PDF, multimédia, kódy atd., stává se jediným zdrojem pravdy pro obchodní data kdykoli a kdekoli.
Podporuje mobilní práci a správu obsahu prostřednictvím svých aplikací pro Android a iOS. Téměř všechny úkoly můžete provádět z mobilního zařízení, takže vaše firma neustále roste, i když jste vy a několik klíčových manažerů na dovolené.
Výhody používání Confluence
- Confluence pomáhá podnikům vytvářet jednoduché znalostní báze, ke kterým má kdokoli přístup z počítače nebo mobilního telefonu.
- Nástroj také zefektivňuje a organizuje proces vytváření a publikování obsahu vytvořením prostoru pro úpravy pro spolupráci, automatizací schvalování obsahu a ochranou obsahu.
- Zobrazováním obchodního obsahu pomocí Confluence můžete vytvořit další vrstvu zabezpečení a zabránit neoprávněné duplikaci obsahu nebo útokům ransomwaru.
- Pokud mobilní aplikace nebo webový vývojář odešle nesprávný obsah veřejně, můžete to rychle vyvolat a aktualizovat stránky správným obsahem pomocí správy verzí pro texty, kódy a tabule.
- Firmy, které již používají Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management atd., nástroje většinou používají Confluence pro vše o digitálním obsahu.
SharePoint: Přehled
Microsoft SharePoint je nástroj pro publikování intranetových a internetových stránek spolu s funkcemi pro archivaci, publikování a distribuci obsahu. Pokud jste firma a potřebujete samostatné webové portály pro veřejný obsah a obsah pro zaměstnance, možná budete chtít získat Microsoft SharePoint.
S webem SharePoint se nemusíte starat o vývoj webových stránek, správu obsahu a publikování. Stačí nasadit SharePoint v cloudu a použít jeho vestavěné šablony k rychlému spuštění s úžasnými weby, jako je Hub Site, Team Site a Communication Site.
Podniky většinou používaly SharePoint k uspořádání terabajtů obchodních dat generovaných každý den. Používání SharePointu však upadá kvůli jeho složitým požadavkům na vývoj, správu a zabezpečení.
Čtěte také: Výkonné nástroje pro sledování výkonu služby SharePoint
Role SharePointu jako nástroje pro spolupráci
SharePoint funguje především jako spolehlivý intranetový web. Zaměstnanci, pracující na místě i vzdáleně, mají přístup k intranetu z autorizovaných zařízení. Poté mohou vstoupit na kartu Obsah webu a dokumenty, aby získali přístup k obchodním souborům pro účely jejich projektu nebo běžné práce.
Úložiště dokumentů SharePoint funguje jako systém správy verzí. Ukládá všechny nahrané soubory, dokumenty, obrázky a multimédia v různých verzích. Pokud potřebujete spolupracovat na jednom souboru, můžete tak učinit pomocí online nástrojů Microsoft Office, jako je Word, Excel, PowerPoint atd.
Jeho funkce Checkout je zajímavou funkcí pro podniky na podnikové úrovni. Dokument si můžete prohlédnout ze SharePointu. Dokud dokument nezkontrolujete, nebude dostupný pro úpravy pro ostatní členy týmu.
I když jsou omezené, stále existují starší podnikové podniky a giganti informačních technologií, kteří používají SharePoint pro interní weby a mobilní aplikace.
Výhody používání SharePointu
- Velké organizace a vlády většinou používají SharePoint k bezpečné komunikaci dat a souborů na veřejném internetu.
- Použití SharePointu jako intranetového řešení snižuje náklady na vývoj intranetů a najímání webových vývojářů.
- Weby SharePoint můžete používat také jako obchody elektronického obchodu, správu zařízení IT, archivaci obsahu a tak dále.
- Dobře se integruje se všemi aplikacemi Microsoft 365, takže můžete vytvářet sestavy, snímky, mobilní aplikace atd. na cestách pomocí webového prohlížeče na notebooku nebo mobilním zařízení.
- Seznamy SharePoint vám pomohou se seznamy úkolů, psaním poznámek atd.
- Import a export kalendáře aplikace Outlook pro plánování nebo správu událostí.
Soutok vs. SharePoint: Pracovní proces
Primárním rozdílem mezi Confluence a SharePointem je pracovní proces. Začít s Confluence je opravdu snadné. Nástroj vás provede, dokud nenastavíte prostory a stránky tak, jak je potřebujete.
Naopak SharePoint je ošemetné řešení pro správu obsahu. Jeho nastavení je stejně složité jako jeho architektura na internetu nebo intranetu. Vy nebo správce, který bude spravovat vaše weby a aktiva SharePoint, musíte mít funkční zkušenosti s tímto nástrojem. Zatímco web a stránku Confluence může nastavit kdokoli, nastavení funkčního webu SharePoint vyžaduje zkušeného správce IT.
Pracovní proces konfluence
Confluence funguje tak, že vám nabízí řídicí panel, kde můžete nahlédnout do úkolů, nejnovějších zpráv z vaší organizace, aktivit Spaces a tak dále. Za tímto účelem společnost Atlassian v tomto nástroji pro správu obsahu a znalostí poskytla následující rozhraní:
- Vaše jméno a prostor
- Pokračujte tam, kde jste skončili – a pokračujte v úkolech
- Objevte, co se děje – zdroj oblíbeného a sledovaného obsahu
- Prostory – každý pracovní prostor a stránka, které jste vytvořili nebo s vámi sdíleli
- Oznámení
- Kalendáře – osobní a týmové kalendáře
Prostory na Confluence hostí všechny aktivity v projektu, týmu, oddělení nebo organizaci. Malý podnik může mít pouze jeden prostor, zatímco nadnárodní subjekt může mít stovky prostorů.
Uvnitř prostoru je několik stránek. Pokud používáte předkonfigurovaný Project Management Space of Confluence, získáte tyto stránky:
- Plán projektu
- Dokumentace rozhodnutí
- Zpráva o stavu
Na rozdíl od SharePointu nemůžete nikomu umožnit přístup k vašim Confluence Spaces, Pages nebo Blogs. Můžete poslat pozvánku externím spolupracovníkům, ale oni si musí zaregistrovat bezplatný nebo placený účet Confluence, než s vámi budou moci spolupracovat.
Pracovní proces SharePointu
Za prvé, první přístup k SharePointu je stejně náročný jako správa tohoto nástroje. Chcete-li najít SharePoint, musíte přejít na portál Microsoft 365 Home a navštívit nabídku Aplikace na levém navigačním panelu.
Když jste na úvodní stránce SharePointu, můžete vytvářet nové weby nebo příspěvky. Dokud nenastavíte web SharePoint, nemůžete vytvářet samostatné příspěvky. Web SharePoint se skládá z následujících prvků:
- Domov
- Konverzace
- Dokumenty
- Notebook
- Stránky
- Obsah webu
- Odpadkový koš
- Upravit
Když přejdete na vytváření webů na SharePointu, můžete si vybrat Mezi týmovým webem a komunikačním webem. Po vytvoření jej můžete nastavit jako veřejný nebo soukromý v závislosti na hostovaném obsahu. Ať už se jedná o veřejný nebo uzavřený web, musíte návštěvníka na web pozvat z panelu Sdílení webu. Váš web vám a vašim zaměstnancům umožní zůstat produktivní tím, že vám umožní používat týmy, seznamy, OneNote, OneDrive atd. na SharePointu.
Soutok vs. SharePoint: Použití
Využití Confluence
Níže naleznete hlavní použití Confluence:
- Vývoj firemních wiki stránek a stránek
- Správa úkolů a projektů spolu s obsahem
- Vytvoření pracovního postupu publikování obsahu pro online nebo offline média
- Vytváření plánů kariérního rozvoje pro jednotlivce i zaměstnance
- Nastavení glosáře designu obsahu
Použití SharePointu
Níže naleznete užitečné využití SharePointu:
- Navrhování a publikování intranetových stránek pro firmy
- Vytvoření knihovny dokumentů pro týmy nebo celou organizaci
- Nastavte úložný prostor pro velké obchodní soubory, jako jsou videa, kódy, moduly aplikací atd.
- Automatizujte podnikové pracovní postupy pomocí dalších nástrojů společnosti Microsoft, jako jsou Power Automate a Power Apps
Soutok vs. SharePoint: Porovnání zaměřené na funkce
FeaturesConfluenceSharePointÚpravy v reálném časeDostupnéDostupnéInline komentářeDostupnéDostupnéZjišťování obsahuNenáročnýSložitýPřístup k obsahu ve výchozím nastaveníOtevřenoPohřben v prvcích uživatelského rozhraníTop navigaceIntuitivníPotřebuje nadměrné školení Hierarchie organizace obsahu >Stránky > BlogyTým/Komunikační web > Dokumenty a domovská stránka s informačním kanálemDashboard není k dispozici; Knihovna dokumentůDashboard musíte to vytvořit pomocí aplikací a stránek Analýzy prostorů nebo stránek Snadno přístupné z levého navigačního panelu Standardní analýzy nejsou k dispozici; můžete přistupovat k používání stránek; pokročilé analýzy lze nastavit pomocí aplikací třetích stran Flexibilní stránky s modulárním vytvářením políDostupnéNení k dispozici; musíte vytvořit objemná makra formátování obsahu SitesAvailableNení k dispozici; potřeba používat komplikované skripty Power AutomateVizuální digitální tabuleK dispozici s integracemi jako Miro, Lucidchart, Mural atd.Whiteboarding nedostupnýŠablony pracovního prostoruVíce než 100 šablon zdarmaŽádné šablonyCloudové úložiště a přílohy souborů250 GB pro Standard a neomezeně pro Premium/ Enterprise1 TB pro SharePoint Online Plan 1 a neomezeně pro SharePoint Online Plan 2 nebo Office 365 E3 nebo lepší tarif Předplatné zdarma Doživotně zdarma až pro 10 uživatelů Není k dispozici bezplatná zkušební verze ani bezplatný plán
Soutok vs. SharePoint: Případy použití
Use Cases of Confluence
#1. Plánovaní kapacity
Confluence můžete použít k plánování kapacity celého týmu pro konkrétní podnikání. A dále klasifikovat kapacitu členů týmu pro konkrétní projekty. Na kartě Individuální alokace času by členové týmu měli zadat svá jména, úkoly, potřebné hodiny a hodiny na úkol.
Poté do kapacity týmu pro projekt vyplní hodnoty pro roli, % týdenního času věnovaného projektu, týdenní hodiny na projektu atd.
#2. Dokument řízení změn
Pokud plánujete změny ve svém podnikání, Confluence vám pomůže. Protože se jedná o textový editor s podporou multimédií, můžete na stránce Confluence vytvářet všechny návrhy procesu transformace podniku. Uveďte kroky řízení změn, jako je prohlášení o problému, hlavní princip, zasílání zpráv zaměstnancům, komunikační kanály, pracovní postup řízení změn, role a odpovědnosti atd.
Případy použití SharePointu
#1. Řízení prodeje
Jedním z nejběžnějších případů použití týmového webu SharePoint je správa prodejních operací. Domovská stránka funguje jako řídicí panel pro nejnovější zprávy v týmu nebo organizaci.
Kartu Konverzace lze upravit pro přístup ke komunikaci v reálném čase prostřednictvím Teams nebo asynchronní komunikaci prostřednictvím aplikace Outlook. Obchodní zástupci a manažeři mohou používat kartu Dokumenty pro přístup k prodejním nabídkám, smlouvám, brožurám, fakturám atd. Karta Poznámkový blok vám umožňuje dělat si rychlé poznámky při návštěvě klientů nebo dodavatelů.
#2. Vytvořte knihovnu dokumentů
Dalším skvělým způsobem využití předplatného SharePointu je vytváření knihoven dokumentů pro týmy, oddělení nebo celou organizaci. Tímto způsobem můžete zabránit datovým silám. Můžete přidat nové složky pro další klasifikaci dokumentů a souborů v rámci širokého adresáře. Knihovna dokumentů vám také umožňuje vytvářet soubory Word, Excel, PowerPoint atd.
Soutok vs. SharePoint: Verdikt
Nyní by vám mělo být jasné, zda pro své podnikání potřebujete Confluence nebo SharePoint. Za prvé, pokud chce vaše obchodní organizace snížit náklady na údržbu serverů a IT personál, měli byste si pořídit Confluence.
Za druhé, Confluence je skvělou volbou, pokud hledáte snadné vytváření znalostní báze, spolupráci na dokumentech, brainstorming v reálném čase, správu úkolů atd. Plán předplatného Confluence začíná od 5,75 $/uživatel/měsíc s přístupem ke skvělým předkonfigurovaným šablonám vhodným pro každou firmu .
Naopak, SharePoint je vhodný, pokud vaše firma již hodně spoléhá na aplikace Microsoft 365. Protože pokud si předplatíte pouze SharePoint, přijdete o různé funkce, které vyžadují další nástroje Microsoftu, jako je Outlook, OneDrive, Power Apps, Power Automate, Exchange atd.
Firemní předplatné SharePoint začíná od 10,00 USD/uživatel/měsíc, což je dražší než Confluence, nemluvě o veškerém čase a úsilí, které musíte investovat do nastavení webů.
Proto je Confluence chytřejší a dostupnější software pro správu obsahu a spolupráci než SharePoint.
Dále se podívejte na software pro automatizaci dokumentů, abyste ušetřili pracovní dobu.