Pro efektivní správu projektů, sledování plnění úkolů, automatizaci firemních procesů a bezproblémovou spolupráci, ať už jste v kanceláři nebo pracujete na dálku, je Smartsheet ideálním řešením, které pokrývá všechny vaše potřeby.
V dnešním dynamickém podnikatelském prostředí, kde firmy usilují o růst a rychlou expanzi v online sféře, je klíčové mít spolehlivý nástroj pro řízení projektů. Často se ale stává, že se používá více aplikací, protože mnoho softwarů se specializuje jen na určité funkce.
Smartsheet přináší komplexní řešení, které šetří váš čas i peníze. Přečtěte si tuto stručnou recenzi a zjistěte, jaké základní funkce Smartsheet nabízí a jak je můžete využít v praxi.
Co je to Smartsheet?
Smartsheet, jak již název napovídá, je moderní variací tabulkového procesoru. Neomezuje se ale pouze na zpracování číselných dat; s jeho pomocí můžete řídit projekty, monitorovat úkoly a automatizovat různé firemní procesy.
V podnikatelském prostředí si získal oblibu jako digitální platforma pro tvorbu řešení bez nutnosti programování. Váš tým může vytvářet automatizované pracovní postupy, jako je schvalování dokumentů, revize obsahu, delegování úkolů a mnoho dalšího, a to vše bez jediného řádku kódu.
Více než 90 % společností z žebříčku Fortune 100 využívá Smartsheet pro podporu spolupráce, automatizaci procesů, zjednodušení řízení projektů, správu obsahu a efektivní práci.
Tento nástroj se skvěle hodí pro jakoukoli firmu, ať už řeší jeden projekt, nebo spravuje portfolio mnoha projektů. Můžete si vybrat tarif Smartsheet podle vašich potřeb a v případě potřeby ho i navýšit.
Kde můžete Smartsheet využít?
Smartsheet je vhodný pro širokou škálu podniků, ať už pracují online, nebo offline. Níže je uveden seznam nejčastějších oblastí využití:
- Profesionální služby
- Telekomunikace
- Neziskové organizace
- Vývoj softwaru a produktů
- Výrobní podniky
- Prodejní a marketingové agentury
- IT podpora a provoz
- Technologické poradenství
- Finanční služby
- Malé a střední podniky
- Státní správa
- Řízení lidských zdrojů
Klíčové funkce Smartsheet
Smartsheet nabízí mnoho funkcí, které mohou proměnit rutinní práci v efektivní proces. Mezi jeho základní schopnosti patří předdefinovaná řešení, prémiové doplňky a klíčové funkce. Zde je několik z nich, které budete pravděpodobně pravidelně používat:
- Historie aktivit u úkolů, projektů a WorkApps
- Možnost připojovat soubory k projektům a úkolům
- Automatizace pracovních postupů
- Správa kalendáře
- Konektory pro aplikace třetích stran
- Přehledné řídicí panely
- Metoda kritické cesty
- Elektronické podpisy
- Tabulkové vzorce
- Upozornění a připomínky
- Analýza pracovní výkonnosti
- Ganttův diagram
- Kontrola uchovávání dat
- Generátor dokumentů
- Online a offline formuláře
Smartsheet: Komplexní řešení pro projekty a úkoly
Smartsheet disponuje všemi nástroji a funkcemi, které jsou nezbytné pro správu projektů od jednoduchých až po komplexní. Nemusíte tedy používat další specializovaný software. Navíc můžete propojit stávající firemní aplikace se Smartsheetem a mít všechny data a úkoly pod kontrolou z jednoho centrálního nástroje.
Níže naleznete vlastnosti a funkce, díky kterým je Smartsheet skutečně komplexním řešením pro jakékoli obchodní operace a procesy:
Základní stavební kameny pro strukturování práce
V jádru Smartsheetu se nachází pokročilý nástroj pro práci s tabulkami. Proto se jeho funkčnost velmi podobá standardnímu tabulkovému procesoru. Kromě běžných funkcí nabízí i pokročilé možnosti, jako jsou automatizace, vlastní aplikace, sdílení, publikování a další.
Cílem je umožnit uživatelům přizpůsobit si aplikaci na míru svým specifickým potřebám. Mezi základní klíčové funkce patří:
1. Listy a řádky
Listy jsou základem všeho, co ve Smartsheetu děláte. Bez ohledu na to, jestli chcete vytvořit nový projekt, WorkApp, automatizovaný pracovní postup nebo sestavu, budete vždy potřebovat list. Smartsheet automaticky vytvoří a naformátuje list, jakmile si z nabídky Vytvořit vyberete příslušnou možnost. Uvnitř listu najdete řádky, do kterých vkládáte data.
2. Sloupce
Sloupce slouží k organizování dat v řádcích. Můžete si přidávat vlastní sloupce podle specifických potřeb vašeho projektu. Výchozí list pro správu projektů obsahuje sloupce jako Název úkolu, Začátek, Dokončení, Trvání, Předchůdci, Přiřazeno, Komentář, % Dokončeno a Stav.
3. Vzorce
Smartsheet obsahuje standardní tabulkové vzorce, jako jsou SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX atd. Rozsáhlejší nabídku vzorců najdete v seznamu Všechny funkce.
Řízení projektů a Ganttovy diagramy
Správa projektů v aplikaci Smartsheet je velmi efektivní, protože pro ukládání dat používá tabulkový procesor. Nový projekt můžete vytvořit z nabídky Vytvořit.
Když si v nabídce Vytvořit zvolíte Projekt, Smartsheet vygeneruje nový list s názvem vašeho projektu.
Nový projektový list je automaticky naformátován, takže můžete rovnou začít vkládat data, jako je název úkolu, trvání, začátek, konec, předchůdci, přiřazení, procento dokončení a stav.
Kliknutím na tlačítko Souhrn listu na pravém panelu nástrojů můžete přidat souhrn projektu. K dispozici jsou textová/číselná pole, seznam kontaktů, datum, rozevírací seznam, zaškrtávací pole a symboly.
Po zadání několika úkolů a jejich data zahájení a ukončení můžete pro svůj projekt vygenerovat Ganttův diagram. V horním panelu nástrojů listu najdete zobrazení mřížky.
Klikněte na něj a přepněte se do Ganttova zobrazení, čímž automaticky vytvoříte Ganttův diagram.
Automatizované pracovní postupy
Pokud váš firemní proces zahrnuje mnoho manuálních a opakujících se úloh, můžete je efektivně automatizovat pomocí automatizovaných pracovních postupů. Díky předpřipraveným šablonám je vytvoření automatizovaného pracovního postupu ve Smartsheetu velmi snadné. Automatizaci můžete využít pro mnoho situací, například:
- Informování člena týmu o přidělení nového úkolu.
- Informování zainteresovaných stran o změně termínu dokončení úkolu.
- Upozornění na blížící se kritický termín, jako je například skupinová schůzka.
- Aktualizace časové osy projektu na základě týdenních stavů úkolů od členů týmu.
- Automatické úpravy listu Smartsheetu na základě konkrétních akcí, jako je uzavření úkolu nebo aktualizace jeho stavu.
Automatizovaný pracovní postup můžete vytvořit přímo z listu projektu. Hledejte tlačítko Automatizace v levém horním rohu listu. Klikněte na něj a následně vyberte Vytvořit pracovní postup ze šablony.
Sdílení a spolupráce
Bezpečná spolupráce na projektech je jednou z největších výhod Smartsheetu. Nástroj Sdílení a spolupráce zajišťuje firemní úroveň spolupráce a zabezpečení dat u vašich projektů, úkolů, řídicích panelů, sestav a pracovních aplikací.
1. Oprávnění
Při sdílení obsahu Smartsheetu můžete přidělit různá oprávnění na základě rolí jednotlivých uživatelů. Smartsheet aktuálně umožňuje pět úrovní oprávnění: správce, vlastník, editor, komentátor a prohlížeč.
2. Formuláře
Z listového zobrazení můžete vytvářet formuláře a sbírat data o projektech. Uživatelé Smartsheetu formuláře využívají pro shromažďování dat, jako jsou:
- Zpětná vazba od zaměstnanců
- Zpětná vazba od zákazníků
- Objednávky produktů
- Úkolové příkazy
- Návrhy projektů
- Vytváření ticketů a sběr dat
3. Pracovní prostory
Pracovní prostory slouží jako sdílené cloudové úložiště v rámci Smartsheetu. Můžete do nich ukládat různé Smartsheet prvky, jako jsou listy, sestavy, řídicí panely, WorkApps atd. Následně si nastavíte přístupová oprávnění a sdílíte pracovní prostory se spolupracovníky. Jakmile přidáte další obsah do pracovního prostoru, spolupracovníci k němu automaticky získají přístup.
Sestavy
Smartsheet Sestavy umožňují sdílet data o projektech nebo úkolech s kolegy a zainteresovanými stranami na vysoké úrovni. Můžete kombinovat data z více listů, úkolů nebo projektů do jedné sestavy, nebo vytvářet i jednotlivé sestavy.
Sestavy jsou užitečné pro filtrování dat z listu a zobrazení konkrétních informací, které jsou pro publikum relevantní. Sestavy tedy můžete použít pro:
- Prezentaci rozpracovaných projektů nebo úkolů
- Prezentaci objemu prodeje
- Vyhodnocení marketingových úspěchů v číslech
- Prezentaci finančních zpráv
- Informace o využití zdrojů
- Hlášení o stavu zásob
Sestavu, která je samostatná nebo je propojená s projektem, můžete vytvořit z nabídky Vytvořit v Smartsheetu. Postup je následující:
- Vyberte Sestavu z nabídky Vytvořit.
- Vyberte buď Sestavu řádků nebo Souhrnnou sestavu listu.
- Sestava řádků pomáhá vytvářet sestavy z karet, Ganttových diagramů, kalendářů a mřížek listů.
- Souhrnná sestava listu je efektivní pro vytváření přehledů souhrnů různých projektových listů.
- Vyberte nově vytvořený odkaz na sestavu a začněte přidávat data.
- Smartsheet vás provede celým procesem poprvé.
Řídicí panely
Řídicí panely vám umožňují sdílet atraktivní a intuitivní sestavy se spolupracovníky, aniž byste museli sdílet složité listy.
Firmy mohou využít řídicí panely Smartsheetu mnoha způsoby, například:
- Zobrazení metrik dokončení projektu pro projektové týmy
- Zobrazení panelu výkonnosti zaměstnanců pro HR oddělení
- Zobrazení finančních výsledků pro finanční oddělení
- Srovnání dosaženého prodeje s cíli pro obchodní týmy
Pro vytvoření řídicího panelu postupujte následovně:
- Vyberte libovolný projekt z Prohlížeče Smartsheetu.
- Klikněte na Vytvořit a poté vyberte Řídicí panel/Portál.
- Zadejte název a klikněte na OK.
- Pod projektem se objeví Řídicí panel.
- Kliknutím na něj se dostanete do editačního rozhraní.
- Nyní vyberte Přidat widget a přidejte data na řídicí panel.
- Můžete si vybrat z metrik, grafů, zástupců, sestav, obrázků atd.
- Jakmile vyberete widget, dostanete možnost Přidat data.
- Klikněte na to a vyberte Souhrnná data mřížky nebo listu na obrazovce Vybrat data.
Generátor dokumentů
Firmy, které pracují s velkým množstvím smluv a zakázkových dokumentů, ocení tuto funkci Smartsheetu. Data z listu projektu nebo úkolu Smartsheet můžete ihned aktualizovat do vyplnitelného formuláře PDF.
- Vyberte řádky v listu, poté klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Akce řádků.
- V nové kontextové nabídce vyberte Generovat dokumenty.
- Kliknutím na něj se dostanete na stránku mapování Generátoru dokumentů.
- Mapujte vyplnitelné dokumenty PDF jednou za projekt a generujte dokumenty kdykoli budete potřebovat.
1. Podpisy DocuSign
Pokud dokument vyžaduje podpisy spolupracovníků, můžete použít šablonu DocuSign.
2. Personalizované e-maily
Tato funkce umožňuje odesílat personalizované e-maily spolupracovníkům s žádostí o elektronický podpis přímo z libovolného projektu nebo listu úkolů.
3. Sledování stavu
Při mapování Generátoru dokumentů vložte prvek Přidat sloupec sledování, abyste mohli sledovat stav schvalování dokumentu. Jakmile Smartsheet zaznamená změnu v DocuSign, aktualizuje stav v listu.
WorkApps
Tyto aplikace umožňují vytvářet samostatné webové aplikace z obsahu tabulek Smartsheetu, jako jsou řídicí panely, sestavy, tabulky, formuláře, dokumenty Google, tabulky Dashboard atd. WorkApps mají vlastní URL adresy, takže je můžete jednoduše posílat textovou zprávou nebo e-mailem pro efektivní spolupráci. Navíc můžete v rámci WorkApps nastavit vlastní řízení přístupu.
1. Vytvořte WorkApp
- Na domovské stránce Smartsheetu klikněte na Vytvořit a vyberte WorkApp.
- Můžete začít od začátku nebo si vybrat šablonu WorkApp.
- Klikněte na sekci Neoznačená aplikace na obrazovce WorkApp a zadejte název.
- Tvůrce vás provede dokončením WorkApp.
2. Přidejte obsah do WorkApp
- Pokud jste vlastníkem obsahu nebo správcem Smartsheetu, můžete přidávat obsah do WorkApps.
- Přejděte na domovskou stránku WorkApps kliknutím na tlačítko WorkApp na levém panelu.
- Klikněte na cílovou WorkApp a následně vyberte Upravit aplikaci.
- V sekci Stránky na levém panelu nástrojů zvolte Přidat stránky.
- Klikněte na Smartsheet Obsah a vyhledejte obsah, který chcete přidat do WorkApp.
3. Náhled WorkApps
Jakmile do WorkApp přidáte role a obsah, můžete si je zobrazit v náhledu a zkontrolovat, jak bude aplikace vypadat po spuštění. Klikněte na tlačítko Náhled v levém horním rohu obrazovky WorkApp a vyberte roli, například Projektový tým. Můžete kliknout na Publikovat a dokončit aplikaci z režimu náhledu, nebo zvolit Ukončit náhled a pokračovat v práci na WorkApp.
Konektory pro aplikace třetích stran
Mnoho konektorů Smartsheet (protokoly ODBC) naleznete v sekci Doplňky v Centru řešení. Nicméně, následující jsou nejoblíbenější mezi středními a velkými podniky:
1. Jira Connector
Umožňuje vám pracovat na problémech a ticketech Jira přímo z aplikace Smartsheet. Pro získání tohoto konektoru je třeba si předplatit Business, Enterprise nebo Smartsheet Advanced. Konektor podporuje samostatně hostované i cloudové sady Jira. Správce Smartsheetu může umožnit uživatelům na úrovni profilu aktualizovat tickety, sledovat průběh a dohlížet na pracovní postupy Jira.
2. Salesforce Connector
Předplatné Salesforce Connector pro Smartsheet Advance umožňuje prodejním, produktovým a objednávkovým týmům načítat data v reálném čase z aplikace Salesforce. Můžete automatizovat procesy Salesforce, jako je kontrola kanálu, hromadné aktualizace, prognózy, předání z prodeje do služeb a mnoho dalšího.
3. Microsoft Dynamics 365 Connector
Synchronizace s Microsoft Dynamics 365 je k dispozici v rámci Smartsheet Advance. Umožňuje firmám zaměřeným na zákazníka efektivně spolupracovat s prodejními, produktovými a objednávkovými týmy přímo ve Smartsheetu. Jednou připojíte instanci Microsoft Dynamics 365 a všechny běžné úlohy budete provádět ze Smartsheetu.
Závěr
Při výběru softwaru pro správu projektů a úkolů byste měli vždy hledat komplexní řešení typu vše v jednom. V opačném případě se může stát, že vy i váš tým budete trávit čas správou několika nástrojů namísto práce na projektech, což povede ke snížení produktivity.
Smartsheet je jedním z takových nástrojů, který nabízí všechny funkce, které dynamické firmy potřebují. Vyzkoušejte si ho a implementujte výše uvedené funkce do svého podnikání. Uvidíte, zda se vám podaří dosáhnout vyšší produktivity, efektivnější automatizace a lepší spolupráce mezi vašimi týmy.
Mohlo by vás také zajímat úvod do SAFe pro zvýšení produktivity při řízení vaší firmy.