Posun k bezpapírové kanceláři: Efektivita a udržitelnost
V posledních letech můžeme sledovat významný posun v podnikové kultuře a organizaci pracovního prostředí. Zaměstnavatelé stále častěji upřednostňují software pro bezpapírové kanceláře, který zjednodušuje a urychluje přístup k informacím.
Tento přístup umožňuje zaměstnancům flexibilněji plánovat svou práci a usnadňuje šíření informací v rámci celé organizace.
Vzhledem k rostoucím obavám o životní prostředí firmy stále více spoléhají na koncept bezpapírové kanceláře. Studie Národní asociace dodavatelů kancelářských produktů (NAOP) ukázala, že průměrný kancelářský pracovník vyprodukuje ročně přes 900 kilogramů odpadu.
Záleží tedy na společnostech, zda zvýší úsilí v recyklaci, nebo se zaměří na snižování celkového objemu produkovaného odpadu.
Pokud vaše firma hledá cestu k udržitelnému snižování odpadu, zavedení modelu bezpapírové kanceláře může být efektivní řešení. Pomocí specializovaného softwaru eliminujete potřebu tradičních tištěných dokumentů, jako jsou dopisy, zprávy a faktury.
Omezíte tím kopírování a třídění hromad papíru, čímž ušetříte čas administrativním pracovníkům. Navíc, bezpapírová kancelář může firmám přinést významné finanční úspory za tisk.
Přechod na bezpapírovou kancelář se může zdát jako náročný úkol, ale ve skutečnosti je mnohem jednodušší, než si možná myslíte. V tomto článku se podíváme na základy a poskytneme užitečné tipy, jak začít.
Následující kroky vám pomohou uspořádat vaši kancelář a zefektivnit pracovní procesy, což vám usnadní každodenní práci.
Dopad tradičních papírových kanceláří na životní prostředí
Papír, jakožto všestranný materiál, je využíván po staletí. Najde uplatnění v různých oblastech – od psaní a tisku po balení a izolaci. Nicméně, s rostoucí popularitou papíru je nutné uvědomovat si dopad odpadu na životní prostředí.
Vysoká míra výroby a spotřeby papíru má významný dopad na ekosystémy. Program OSN pro životní prostředí (UNEP) dokonce řadí papírenský průmysl mezi tři největší znečišťovatele.
S rozvojem digitálních platforem začínají tradiční papírové kanceláře představovat značnou zátěž pro životní prostředí.
Co je bezpapírová kancelář?
Bezpapírová kancelář představuje moderní trend, který umožňuje zaměstnancům pracovat bez nutnosti manipulace s papírovými dokumenty. Veškeré administrativní úkoly, které se dříve řešily s papírem, se nyní přesouvají do elektronické podoby.
Tímto se snižuje spotřeba papíru a zaměstnanci mají možnost pracovat z jakéhokoli místa na světě. Bezpapírová kancelář je důležitá z mnoha důvodů a v budoucnu pravděpodobně ještě více získá na popularitě.
Přínosy bezpapírové kanceláře
Technologie se neustále vyvíjejí, což se projevuje i v organizaci pracovního prostředí. Dávno jsou pryč časy, kdy jsme museli prohledávat hromady papírů, abychom našli potřebné informace.
Moderní software pro bezpapírové kanceláře dokáže během několika sekund vyhledat informace i v rozsáhlých dokumentech. Proto se stále více firem obrací k bezpapírovému řešení, které zahrnuje digitální soubory a elektronickou evidenci.
Zde jsou některé výhody, proč byste měli zvážit přechod k bezpapírové kanceláři:
Zlepšení komunikace
Na rozdíl od minulosti, kdy zaměstnanci čekali na doručení dokumentů poštou, dnes mají díky digitálním systémům okamžitý přístup k potřebným informacím. To vede k rychlejší odezvě na požadavky zákazníků a lepší komunikaci mezi zaměstnanci a vedením.
Snížení nákladů na energii
Výroba a doprava papíru vyžaduje značné množství energie, což se v dlouhodobém horizontu sčítá. Používáním elektronických dokumentů namísto fyzických můžete výrazně snížit spotřebu energie vaší kanceláře. V některých případech může jít až o polovinu.
Úspora času
Při digitálním zpracování dokumentů odpadá potřeba kopírování a vkládání informací z jednoho dokumentu do druhého.
Ke všem potřebným informacím máte snadný přístup přímo od svého stolu, aniž byste museli trávit čas jejich vyhledáváním. To šetří čas, snižuje stres a umožňuje vám dodržet i ty nejnáročnější termíny.
Snížení množství odpadu
Jedním z klíčových aspektů snižování odpadu je omezit množství vyhozených věcí. Přechodem na bezpapírovou kancelář se vyhnete tisku zbytečných kopií, které by skončily v koši.
Místo toho ukládejte všechny informace v digitální podobě do počítače nebo do elektronických složek. To znamená méně odpadu a méně cest do recyklačního centra.
Jak zavést bezpapírovou kancelář?
Správa hromadícího se papíru v dnešním digitálním světě může být náročná. Nicméně, zavedením bezpapírového prostředí může vaše podnikání fungovat efektivněji a zároveň pomůže s problémy, jako je recyklace a skladování. Zde je několik kroků, jak můžete přejít na bezpapírovou kancelář:
#1. Využívejte cloudové platformy
Přechod na bezpapírovou kancelář je stále populárnější, ale není to vždy jednoduché. Jedním z hlavních problémů je, že mnoho zaměstnanců stále spoléhá na papírové dokumenty.
Proto je nutné, aby k těmto dokumentům měli přístup odkudkoli, a to i když nejsou ve své kanceláři nebo dojde k poruše jejich počítače.
Jedním z řešení je využití cloudových platforem. Tyto platformy umožňují zaměstnancům ukládat dokumenty elektronicky a přistupovat k nim z libovolného zařízení. Tím se eliminuje nutnost nosit s sebou hromady papírových dokumentů a usnadňuje se sledování všech potřebných informací.
Další výhodou je úspora nákladů. Pokud ukládáte dokumenty elektronicky, nemusíte platit za jejich fyzické uložení. To oceníte především v případě velkého množství dokumentů.
Cloudové platformy jsou skvělým způsobem, jak zefektivnit vaši bezpapírovou kancelář. Umožňují zaměstnancům snadný přístup k dokumentům a minimalizují čas strávený jejich hledáním.
#2. Zaveďte elektronické komunikační nástroje
Elektronické komunikační nástroje jsou v dnešním pracovním prostředí stále běžnější. Administrativní pracovníci na všech úrovních používají e-mail, Microsoft Office 365 nebo Slack, aby zvýšili efektivitu a snížili plýtvání papírem.
Jednou z největších výhod těchto nástrojů je eliminace zbytečného papírování, což šetří čas i energii a snižuje riziko lidské chyby.
Elektronické komunikační nástroje také pomáhají zlepšit efektivitu a produktivitu. Zaměstnanci mohou sdílet soubory a spolupracovat na projektech v reálném čase, což může zvýšit efektivitu až o 50%. Společnosti, které tyto nástroje úspěšně zavedly, zaznamenaly výrazné zvýšení produktivity a spokojenosti zaměstnanců.
#3. Proškolte zaměstnance v používání elektronického softwaru
S přechodem na bezpapírové pracoviště je nutné řádně proškolit zaměstnance, aby se předešlo potenciálním problémům. Díky školení o práci bez papíru si můžete být jisti, že zaměstnanci dokáží efektivně pracovat s elektronickými soubory a dokumenty.
To nejen ušetří čas a peníze, ale také pomůže vašemu týmu zůstat produktivní a bezpečný v bezpapírovém prostředí.
#4. Vytvořte elektronické pracovní prostředí
Bezpapírové kanceláře jsou stále populárnější, protože jsou šetrnější k životnímu prostředí a zároveň zvyšují produktivitu zaměstnanců.
Vytvoření elektronického pracovního prostředí, které je přizpůsobeno vašim potřebám, zajistí, že všichni zaměstnanci budou produktivní a budou se moci soustředit na svou práci.
Software pro bezpapírovou kancelář usnadňuje přechod
Ruční provádění všech kroků při vytváření bezpapírového pracovního prostoru může být komplikované.
Správa různých aplikací je navíc časově náročná. Zde je několik softwarů, které jsou vytvořeny tak, aby usnadnily firmám přechod na digitální řešení bez nutnosti rozsáhlého školení nebo přidělování zdrojů.
Sign Now
Mnoho lidí je zvyklých na tradiční papírovou metodu při podepisování dokumentů. Tento proces však může být časově náročný a není vždy možné zaručit přesnost všech podpisů.
Naštěstí nový online nástroj s názvem Sign Now usnadňuje bezpapírové podepisování dokumentů.
Sign Now umožňuje uživatelům vytvářet digitální podpisy pomocí počítače nebo mobilního zařízení. Po vytvoření podpisu jej můžete uložit do souboru nebo sdílet s ostatními. Sign Now navíc poskytuje užitečné tipy a pokyny, jak zajistit, aby byly vaše podpisy přesné a čitelné.
Služba je bezplatná a lze k ní přistupovat z jakéhokoli počítače s připojením k internetu. Dokumenty lze podepisovat odkudkoli na světě a není nutné je tisknout nebo faxovat.
Stačí zadat údaje o dokumentu, vybrat typ podpisu a poté formulář odeslat. Služba automaticky vytvoří digitální kopii dokumentu a zašle ji na váš e-mail.
Tento nástroj lze použít k různým účelům, jako je online podepisování dokumentů, generování smluv a vyjednávání dohod. Pokud hledáte snadný způsob, jak podepsat právní dokumenty, Sign Now stojí za vyzkoušení.
PDF Filler
Pokud jste zaneprázdněný profesionál, který potřebuje spravovat velké množství dokumentů, PDF Filler se stane vaším oblíbeným pomocníkem. Tento online nástroj umožňuje snadnou a rychlou úpravu, vytváření a správu dokumentů.
Vyplňte pole, klikněte na Odeslat a vaše změny se automaticky uloží. Navíc, pokud potřebujete vytisknout kopii nebo ji sdílet s někým dalším, PDF filler vám s tím pomůže.
Jedná se o všestranný nástroj, který dokáže proměnit statické PDF soubory v interaktivní zážitek pro odesílatele i příjemce.
PDF Filler nabízí různé funkce, které z něj činí ideální volbu pro ty, kteří potřebují rychle aktualizovat nebo spravovat své soubory. Je také skvělý pro lidi, kteří potřebují automatizovat vytváření a vyplňování PDF dokumentů online.
Podívejte se také na nejlepší nástroje pro kompresi PDF [Online + Software].
DeskTime
Správa pracovního a osobního času je náročná. Pokud hledáte aplikaci, která vám s tím pomůže, je DeskTime ideálním nástrojem.
S touto aplikací můžete snadno sledovat vše, co vyžaduje vaši pozornost, pomocí automatického sledování času. Ať už jde o hodiny strávené prací, nebo o dobu vašeho spánku, tato aplikace má vše potřebné pro usnadnění organizace vašeho rozvrhu.
DeskTime je skvělá aplikace pro správu vašeho rozvrhu a online podnikání. Nabízí řadu funkcí, které z něj dělají perfektní nástroj pro organizaci a řízení času.
Aplikace je ke stažení zdarma a neobsahuje žádné nákupy v aplikaci. Můžete ji použít ke sledování svého i cizího času.
Tuto aplikaci můžete také použít ke správě online obchodních aktivit, včetně sledování údajů o prodeji a aktualizací na sociálních sítích. Tento sledovač času je ideální pro každého, kdo chce zlepšit svou efektivitu a produktivitu.
Stáhnout – Web | Android | IOS
Juro
Složitost právních smluv může být náročná, a proto jsou digitální řešení jako Juro ideální. Jedná se o nástroj pro automatizaci právních smluv, který pomůže vašemu týmu zefektivnit vytváření, podepisování a sledování těchto smluv.
Automatizací rutinních smluvních úkolů můžete ušetřit čas a zajistit přesnost. Juro také nabízí uživatelsky přívětivé rozhraní, které usnadňuje používání všem členům vašeho týmu.
Díky tomu je celý proces plynulejší a přístupnější. Juro se navíc integruje s řadou oblíbených právních softwarových programů, takže můžete snadno spravovat a sledovat své smlouvy z jednoho místa.
Používání Juro nabízí automatizaci procesu vytváření smluv, sledování dodržování a automatizaci vyjednávání a plnění smluv. Nabízí také řadu funkcí, které firmám pomohou zvýšit efektivitu a produktivitu v oblasti právních smluv. Pokud tedy hledáte způsob, jak automatizovat proces vytváření smluv, Juro byste si měli vyzkoušet.
Filecenter
S rostoucím počtem digitálních souborů, které máte, je snadné cítit se zahlceni množstvím dat, která musíte spravovat. Jedním z řešení je použití nástroje jako Filecenter.
Pomocí tohoto nástroje můžete rychle uspořádat dokumenty a spravovat všechny digitální soubory, abyste je snadno našli.
Filecenter je cloudový systém pro správu souborů, který usnadňuje přístup k souborům, jejich sdílení a spolupráci na nich z jakéhokoli zařízení nebo umístění. K tomuto nástroji můžete přistupovat z jakéhokoli počítače s připojením k internetu.
K používání FileCenter nepotřebujete žádný speciální software ani hardware. Stačí otevřít webovou stránku a začít hledat soubory. Tento nástroj můžete použít i ke sdílení složek nebo k ukládání velkých souborů v cloudu.
Pokud hledáte jednoduchý způsob, jak zefektivnit svůj pracovní postup a udržet si pořádek, je Filecenter ideálním řešením.
M-Files
Pokud jste jako většina znalostních pracovníků, neustále hledáte způsoby, jak zvýšit produktivitu. S neustálým přísunem nových informací a projektů může být obtížné udržet tempo. Zde přichází na řadu M-Files.
Tato platforma pro správu dokumentů, založená na metadatech, má pracovníkům pomoci uvolnit jejich potenciál produktivity. Centralizované umístění všech dokumentů umožňuje snadný přístup k nim a spolupráci na nich z libovolného zařízení.
Platforma M-Files navíc nabízí výkonné možnosti vyhledávání, které vám umožní rychle a snadno najít to, co hledáte.
Jednou z nejlepších věcí na M-Files je, že pomáhá firmám zvýšit zisky. Kontrola a uspořádání všech důležitých obchodních dat zajistí jejich snadnou dostupnost.
To usnadňuje sledování pokroku a finanční situace. Další velkou výhodou M-Files je ochrana soukromí. Vaše obchodní data nejsou veřejně dostupná, což chrání vaši pověst i obchodní tajemství.
Cloudli
Efektivní řešení pro virtualizaci faxů přes IP od Cloudli vám umožní virtualizovat vaše operace a zároveň uchovat důležitá data v bezpečí.
Jejich řešení umožňují rychlé a snadné vytváření, správu a nasazování virtuálních strojů v cloudu, bez nutnosti starat se o infrastrukturu potřebnou k jejich podpoře.
S faxovými řešeními Cloudli můžete bezpečně odesílat a přijímat faxy po celém světě, aniž byste potřebovali speciální faxovou linku nebo zařízení.
Cloudli nabízí několik výhod pro firmy, které chtějí virtualizovat své operace. Pomáhá konsolidovat infrastrukturu a zvýšit efektivitu, protože umožňuje provozovat více aplikací na jednom serveru.
To šetří čas a peníze, protože nemusíte kupovat samostatné servery pro každou aplikaci. Virtualizací serverů také chrání vaše data. Pokud jeden server selže, ostatní budou nadále fungovat. Cloudli vám také může pomoci snížit náklady automatizací komunikace mezi servery a klienty.
Závěr
Bezpapírové kanceláře jsou stále populárnější, a to nejen kvůli ekologickým výhodám, ale také proto, že pomáhají ušetřit značné finanční prostředky.
V tomto článku jsme se zaměřili na způsoby, jak můžete pomoci vaší kanceláři přejít k bezpapírovému řešení. Zmínili jsme také nejlepší software, který vám usnadní přechod.
Nyní si můžete prohlédnout také nejlepší řešení pro virtuální desktopy pro jednotlivce i firmy.