V posledních letech došlo k posunu v kultuře podnikání a na pracovišti. Zaměstnavatelé stále více prosazují bezpapírový kancelářský software, který usnadňuje rychlý, pohodlný a snadnější přístup k informacím.
S tímto typem kanceláře mohou zaměstnanci pracovat podle svých plánů a informace jsou snadněji distribuovány po celé organizaci.
S rostoucími obavami o životní prostředí jsou podniky stále více závislé na bezpapírových kancelářích. Podle studie Národní asociace dodavatelů kancelářských produktů (NAOP) průměrný kancelářský pracovník ročně vyprodukuje více než 2000 liber odpadu.
Je na firmách, zda zvýší své úsilí v oblasti recyklace, nebo sníží množství odpadu, který produkují.
Pokud vaše společnost hledá udržitelný přístup ke snižování produkce odpadu, můžete zvážit model bezpapírové kanceláře. Eliminuje potřebu tradičních dokumentů, jako jsou dopisy, zprávy a faktury, pomocí bezpapírového kancelářského softwaru.
Lze eliminovat kopírování a třídění stohů papíru, což šetří čas administrativního personálu. Kromě toho mohou podniky ušetřit peníze za tisk s bezpapírovou kanceláří.
Může se to zdát skličující jít bez papíru ve vaší kanceláři, ale není to tak obtížné, jak si myslíte. V této příručce vysvětlíme základy používání papírů a poskytneme tipy, jak začít.
Následující kroky vám pomohou uspořádat vaši kancelář a zefektivnit ji, což vám usnadní život v práci.
Table of Contents
Dopad na životní prostředí kvůli kancelářím zaměřeným na papír
Papír je všestranný materiál, který se používá po staletí. Může být použit pro různé účely, od psaní a tisku až po balení a izolaci. S rostoucí oblibou používání papíru je nezbytné uvědomovat si dopad odpadu na životní prostředí.
Díky vysoké míře výroby a spotřeby má významný dopad na životní prostředí. Ve skutečnosti je papírenský průmysl podle Programu OSN pro životní prostředí (UNEP) jedním ze tří největších odvětví, která nejvíce poškozují životní prostředí.
Když se digitální platformy stanou novým standardem, kanceláře zaměřené na papír přispívají k poškození životního prostředí.
Co je bezpapírová kancelář?
Bezpapírové kanceláře jsou oblíbeným trendem v podnikání, kdy zaměstnanci s sebou nemusí nosit žádné papíry. Díky bezpapírové kanceláři lze nyní veškeré papírování, které se dříve vyřizovalo na úřadech, vyřizovat elektronicky.
To snižuje spotřebu papíru a umožňuje zaměstnancům pracovat odkudkoli na světě. Bezpapírová kancelář je důležitá z několika důvodů a v příštích letech se pravděpodobně stane ještě populárnější.
Výhody bezpapírové kanceláře
Není žádným tajemstvím, že technologie se neustále vyvíjí. Pryč jsou časy, kdy jsme museli prohazovat papír po naší kanceláři, abychom měli pořádek.
Moderní bezpapírový kancelářský software dokáže snadno najít dotazy v největších dokumentech během několika sekund. To je důvod, proč kanceláře směřují k bezpapírové kanceláři s dnešním pokročilým bezpapírovým kancelářským softwarem, včetně digitálních souborů a elektronických záznamů.
Zde je několik výhod, proč byste měli zvážit přijetí bezpapírové kanceláře:
Zlepšuje komunikaci
Na rozdíl od starých časů, kdy zaměstnanci museli hodiny čekat, než jim dokumenty dorazí do poštovních schránek, nyní mají prostřednictvím digitálních systémů přístup k informacím okamžitě, když je potřebují. To znamená rychlejší odezvu na požadavky zákazníků a lepší komunikaci mezi zaměstnanci a vedením.
Snižuje náklady na energii
Papír vyžaduje mnoho energie na výrobu a přepravu, což se časem sčítá. Bez papírů můžete snížit spotřebu energie vaší kanceláře tím, že budete používat elektronické dokumenty namísto fyzických. To může snížit váš účet za energii na polovinu nebo více.
Ušetřit čas
Když je vše digitální, není třeba kopírovat a vkládat informace z jednoho dokumentu do druhého.
Můžete snadno přistupovat ke všem potřebným informacím přímo z pohodlí vašeho stolu, aniž byste trávili čas jejich hledáním. To šetří čas, snižuje zbytečný stres a tlak a pomáhá zajistit, že tento kritický termín nikdy nezmeškáte.
Snižuje množství odpadu
Velkou součástí snižování odpadu je omezení toho, co jde do popelnice. Tím, že přejdete na papír, se můžete vyhnout tisku bezpočtu kusů papíru, které se vyhodí do koše.
Místo toho ukládejte všechny informace digitálně do počítače nebo do digitálních souborů. To znamená méně odpadu a méně cest do recyklačního centra.
Jak implementovat nápad bezpapírové kanceláře na pracovišti?
Správa veškerého papíru, který se vám v dnešním digitálním světě hromadí, může být obtížná. Ale když implementujete bezpapírové prostředí, vaše podnikání bude nejen efektivnější, ale také pomůže s problémy, jako je recyklace a skladování. Zde je několik způsobů, jak ve svém podnikání přejít bez papírů:
#1. Používejte platformy cloudového úložiště
Přechod na bezpapírovou kancelář je stále populárnější, ale není bez problémů. Jednou z největších výzev je, že mnoho zaměstnanců při dokončení své práce stále spoléhá na papírové dokumenty.
To znamená, že potřebují přístup k těmto dokumentům, ať jsou kdekoli, což může být problém, pokud jsou mimo svůj stůl nebo se jim zhroutí počítač.
Jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit, je použití platforem cloudového úložiště. Tyto platformy umožňují zaměstnancům ukládat své dokumenty elektronicky a přistupovat k nim z jakéhokoli zařízení. To eliminuje potřebu nosit s sebou spoustu papírových dokumentů a usnadňuje sledování všeho, co potřebují.
Další výhodou používání těchto platforem je, že vám mohou pomoci ušetřit peníze. Pokud své dokumenty ukládáte elektronicky, nebudete muset platit za jejich místo na pevném disku. To je zvláště důležité, pokud máte k uložení mnoho dokumentů.
Celkově je používání platforem cloudového úložiště skvělým způsobem, jak zlepšit efektivitu vaší bezpapírové kanceláře. Poskytují zaměstnancům snadný způsob přístupu ke svým dokumentům, což minimalizuje jejich čas při jejich hledání.
#2. Implementujte nástroje elektronické komunikace
Není žádným tajemstvím, že nástroje elektronické komunikace jsou na dnešním pracovišti stále běžnější. Administrativní pracovníci všech úrovní využívají tyto nástroje, jako je e-mail, Microsoft Office 365 nebo Slack, aby zvýšili efektivitu a snížili plýtvání papírem.
Jednou z nejvýznamnějších výhod používání těchto nástrojů je, že mohou pomoci odstranit zbytečné papírování. To šetří čas a energii a snižuje riziko lidské chyby.
Kromě toho mohou nástroje elektronické komunikace také pomoci zlepšit efektivitu a produktivitu v kanceláři. Tím, že zaměstnancům umožňují sdílet soubory a spolupracovat na projektech v reálném čase, mohou tyto nástroje zvýšit efektivitu až o 50 %.
Společnosti, které úspěšně implementovaly tyto nástroje, výrazně zvýšily produktivitu a spokojenost zaměstnanců.
#3. Vyškolte zaměstnance v oblasti elektronického softwaru
Jak podniky přecházejí na bezpapírové pracoviště, zaměstnanci musí být řádně vyškoleni, aby se předešlo potenciálním nehodám. Tím, že necháte zaměstnance proškolit, jak pracovat bez papírů, si můžete být jisti, že zvládnou jakékoli soubory nebo dokumenty, které je třeba uchovávat elektronicky.
Nejen, že to vašemu podnikání ušetří čas a peníze, ale také to pomůže vašemu týmu zůstat produktivní a bezpečný při práci v bezpapírovém prostředí.
#4. Vytvořte elektronický pracovní prostor
Bezpapírové kanceláře jsou stále populárnější, nejen proto, že jsou šetrnější k životnímu prostředí, ale také proto, že jsou lepší pro produktivitu vašich zaměstnanců.
Vytvoření elektronického pracovního prostoru přizpůsobeného vašim potřebám zajistí, že každý ve vaší kanceláři bude produktivní a může se soustředit na svou práci.
Bezpapírový kancelářský software usnadňuje přechod bez papírů
Ruční provádění každého kroku při vytváření bezpapírového pracovního prostoru může být k vzteku.
Navíc správa tak složitého spojení různých aplikací je úkol. Zde je několik bezpapírových kancelářských softwarů šitých na míru tak, aby kancelářím umožnily snadný přechod na digitální cestu bez velkého školení nebo přidělování zdrojů.
Podepište se
Mnoho lidí zná tradiční papírovou metodu při podepisování dokumentů. Tento proces však může být někdy časově náročný a nelze zaručit, že všechny podpisy budou přesné.
Naštěstí nový online nástroj s názvem Sign Now usnadňuje bezpapírový proces podepisování dokumentů online.
Sign Now umožňuje uživatelům vytvářet digitální podpisy pomocí jejich počítače nebo mobilního zařízení. Jakmile podpis dokončíte, můžete jej uložit do souboru nebo jej sdílet s ostatními. Podepsat nyní navíc poskytuje užitečné tipy a pokyny, jak zajistit, aby byly vaše podpisy přesné a čitelné.
Služba je bezplatná a lze k ní přistupovat z jakéhokoli počítače s připojením k internetu. Dokumenty lze podepisovat odkudkoli po celém světě a není třeba dokument tisknout ani faxovat.
Zadejte podrobnosti o papíru, vyberte typ podpisu a poté formulář odešlete. Služba automaticky vytvoří digitální kopii dokumentu a zašle ji na vaši e-mailovou adresu.
Tento nástroj lze navíc použít k různým účelům, jako je podepisování dokumentů online, generování smluv a vyjednávání smluv. Stručně řečeno, pokud hledáte snadný způsob, jak podepsat své právní dokumenty, Sign Now stojí za vyzkoušení.
Plnička pdf
Vyplňovač PDF si zamilujete, pokud jste zaneprázdněný profesionál se správou mnoha dokumentů. Tento online nástroj umožňuje snadno a rychle upravovat, vytvářet a spravovat dokumenty.
Vyplňte pole, klikněte na Odeslat a vaše změny se automaticky uloží. Navíc, pokud si potřebujete vytisknout kopii nebo ji sdílet s někým jiným, PDF filler vám s tím může pomoci.
Je to všestranný nástroj, který lze použít k transformaci vašeho statického PDF na interaktivní zážitek pro odesílatele a příjemce.
PDF Filler má různé funkce, díky kterým je ideální volbou pro lidi, kteří potřebují rychle aktualizovat nebo spravovat své soubory. Navíc je také skvělý pro lidi, kteří potřebují automatizovat vytváření a vyplňování PDF dokumentů online.
Podívejte se na nejlepší nástroje pro kompresi PDF [Online + Software].
DeskTime
Správa pracovního a osobního času je obtížná, ale pokud hledáte aplikaci, která vám s tím pomůže, pak je DeskTime perfektní nástroj.
S touto aplikací můžete snadno sledovat vše, co vyžaduje vaši pozornost, pomocí automatického sledování času. Ať už jde o hodiny strávené prací nebo o tom, jak dlouho jste minulou noc spali, tato aplikace má všechny zvonky a píšťalky, které vám usnadňují správu vašeho rozvrhu.
DeskTime je dokonalá aplikace pro úspěšnou správu vašeho rozvrhu a online podnikání. Aplikace nabízí řadu funkcí, díky nimž je dokonalým nástrojem pro řízení a organizaci času.
Aplikace je zdarma ke stažení a neprovádí se žádné nákupy v aplikaci. Může být také použit ke sledování vašeho vlastního času a času ostatních.
Tuto aplikaci můžete také použít ke správě svých online obchodních aktivit, včetně sledování údajů o prodeji a aktualizací na sociálních sítích. Tento konečný sledovač času je dokonalým nástrojem pro každého, kdo chce zlepšit svou efektivitu a produktivitu.
Stáhnout – Web | Android | IOS
Juro
Složitost právních smluv je docela skličující, ale digitální řešení jako Juro je pro takové případy ideální. Jedná se o nástroj pro automatizaci právních smluv, který může vašemu týmu pomoci zefektivnit vytváření, podepisování a sledování právních smluv.
Automatizací každodenních smluvních úkolů můžete ušetřit čas a zajistit přesnost při vytváření smlouvy. Poskytuje také uživatelské rozhraní, které usnadňuje používání všem ve vašem týmu.
Díky tomu je proces plynulejší a přístupnější pro všechny zúčastněné. Kromě toho se Juro integruje s několika populárními právními softwarovými programy, takže můžete snadno spravovat a sledovat své smlouvy z jednoho místa.
Mezi výhody používání Juro patří automatizace procesu vytváření smluv, sledování a sledování souladu a automatizace vyjednávání a plnění smluv.
Nabízí také řadu funkcí, které podnikům pomohou zlepšit efektivitu a efektivitu v rámci jejich zákonných smluv. Pokud tedy hledáte způsob, jak automatizovat proces vytváření smlouvy, nehledejte nic jiného než Juro.
Filecenter
S rostoucím počtem digitálních souborů, které máte, je snadné být zahlceni množstvím dat, které musíte spravovat. Jedním ze způsobů, jak se s tím vypořádat, je použití nástroje, jako je Filecenter.
S pomocí tohoto nástroje můžete rychle organizovat své dokumenty a spravovat všechny své digitální soubory, takže je snadno najdete.
Filecenter je cloudový systém správy souborů, který usnadňuje přístup k souborům, sdílení a spolupráci na souborech z jakéhokoli zařízení nebo umístění. K tomuto nástroji můžete přistupovat z jakéhokoli počítače s připojením k internetu.
K používání FileCenter nepotřebujete žádný speciální software ani hardware. Stačí otevřít web a začít hledat soubory, které potřebujete. Tento nástroj můžete také použít ke sdílení složek nebo ukládání velkých souborů v cloudu.
Pokud hledáte jednoduchý způsob, jak zefektivnit svůj pracovní postup a pomoci vám udržet si pořádek, pak je Filecenter dokonalým řešením.
M-Files
Pokud jste jako většina znalostních pracovníků, vždy hledáte způsoby, jak být produktivnější. Ale s neustálým přílivem nových informací a projektů může být těžké držet krok. To je místo, kde přichází na řadu M-Files.
Tato platforma pro správu dokumentů založená na metadatech je navržena tak, aby pomohla pracovníkům uvolnit jejich potenciál produktivity. Platforma M-Files vám umožňuje snadný přístup k souborům a spolupráci na nich z jakéhokoli zařízení nebo počítače tím, že poskytuje centralizované umístění pro všechny vaše dokumenty.
Platforma M-Files navíc nabízí výkonné možnosti vyhledávání, které vám umožní rychle a snadno najít přesně to, co hledáte.
Jednou z nejlepších věcí na M-Files je, že mohou pomoci podnikům zvýšit jejich zisky. Kontrola a vytvoření souboru M zajistí, že všechna vaše základní obchodní data budou uspořádána a snadno dostupná.
To usnadňuje sledování vašeho pokroku a udržení přehledu o vašich financích. Další velkou výhodou M-Files je, že jsou soukromé. Vaše obchodní data nejsou veřejně dostupná pro ostatní. To může chránit vaši obchodní pověst a cenná obchodní tajemství.
Cloudli
Výkonná řešení pro virtualizaci faxu přes IP od Cloudli vám umožní virtualizovat vaše operace a zároveň udržet důležitá data v bezpečí.
Jejich řešení vám umožňují rychle a snadno vytvářet, spravovat a nasazovat virtuální stroje v cloudu, aniž byste se museli starat o infrastrukturu potřebnou k jejich podpoře.
S Fax/IP řešeními Cloudli můžete bezpečně odesílat a přijímat faxy po celém světě, aniž byste potřebovali vyhrazenou faxovou linku nebo zařízení.
Cloudli nabízí několik výhod pro podniky, které potřebují virtualizovat své operace. Zaprvé pomáhá konsolidovat vaši infrastrukturu a zvýšit efektivitu tím, že vám umožňuje provozovat více aplikací na jednom serveru.
To vám šetří čas a peníze, protože již nemusíte kupovat samostatné servery pro každou aplikaci. Také chrání vaše data tím, že vám umožňuje virtualizovat vaše servery.
Pokud jeden server selže, ostatní budou nadále fungovat. A konečně, Cloudli může pomoci snížit náklady automatizací komunikace mezi vašimi servery a klienty.
Závěr
Bezpapírové kanceláře jsou stále populárnější, a to nejen kvůli ekologickým výhodám, ale také proto, že vám mohou ušetřit spoustu peněz.
V této příručce jsme probrali způsoby, jak můžete pomoci vaší kanceláři bez papírů. Zmínili jsme také nejlepší bezpapírový software, který pomůže vaší kanceláři snadno přejít bez papírů.
Nyní se můžete podívat na nejlepší řešení virtuálních desktopů pro jednotlivce i firmy.