Techniky projektového řízení, které z vás udělají profesionála

Metody projektového vedení umožňují firmám účinně plánovat, kontrolovat, realizovat a uzavírat projekty v předem určených termínech.

V každém projektu je nezbytné věnovat maximální snahu tvorbě produktů a služeb a přidávání hodnoty.

Protože projekt zahrnuje různorodé postupy, aktivity a osoby, je nezbytné mít k dispozici nástroje, které usnadní jeho správu.

K úspěšnému zvládnutí projektů, ať už jednoduchých nebo složitých, je důležité porozumět různým metodikám projektového řízení a znát jejich vhodné uplatnění.

V tomto textu se zaměřím na různé techniky projektového řízení, jejich základní principy, přínosy a dostupné nástroje.

Pojďme na to!

Co je projektové řízení?

Projektové řízení představuje proces, kde se využívají specifické znalosti, nástroje, postupy a schopnosti k vedení daného projektu a jeho úkolů. Jeho cílem je dokončení v stanoveném čase a zároveň zajištění hodnoty a kvality.

V rámci tohoto postupu se sestavuje tým s odpovídajícími schopnostmi pro naplnění cílů projektu, a to s ohledem na dostupné zdroje. Hlavními omezeními projektového řízení jsou čas, rozsah a rozpočet. Sekundární omezení spočívají v optimalizaci vstupů a jejich aplikaci k dosažení cíle.

Základním cílem projektového řízení je dokončení projektu včas, nebo dokonce před termínem, a současně zajištění splnění všech požadavků klienta.

Aby projektoví manažeři mohli efektivně řídit projekty, kromě odborných znalostí potřebných k realizaci úkolů a hodnocení ostatních, vyžaduje se i soubor dalších dovedností. Patří sem efektivní komunikace, emocionální inteligence, flexibilita, mezikulturní kompetence, time management a řešení konfliktů.

Rozličné techniky projektového řízení

Agilní projektové řízení

Agilní řízení projektů je iterativní přístup krok za krokem k plánování a řízení vývoje softwaru od počátku do konce. Projekty vývoje softwaru se dělí na menší vývojové cykly, tzv. iterace nebo sprinty.

Zásady:

• Zajištění spokojenosti zákazníka průběžným a včasným doručováním
• Vstřícné přijímání požadavků zákazníků
• Zajištění hodnoty a očekávaných výstupů na konci
• Rozdělení projektu a zjednodušení aktivit
• Podpora a motivace týmů
• Efektivní komunikace
• Udržování konzistentního tempa práce
• Zvýšení agilnosti a poskytování flexibility týmům
• Přizpůsobení pracovních metod

Výhody:

• Silnější orientace na specifické požadavky zákazníka
• Lepší kontrola nad projekty
• Snížení plýtvání optimalizací zdrojů
• Rychlejší zpracování projektu při zachování kvality
• Zvýšená pravděpodobnost úspěchu díky efektivnímu a adaptabilnímu úsilí
• Možnost rychleji a jasněji odhalit vady nebo problémy produktu
• Vylepšený proces vývoje vedoucí k lepším výsledkům

Příklady:

• Zákazníci sdílí problémy s fotoaparátem, nabíjením, uživatelským rozhraním atd. a vývojové týmy na nich pracují a vydávají novou aktualizaci.
• Při spouštění nového webu je potřeba shromáždit požadavky, napsat stručný popis, navrhnout a vyvinout web, otestovat jej a zapracovat změny.

Nástroje:

#1. Atlassian

Získejte agilní projektové řízení pro svůj software pomocí Jira. Podporuje různé agilní metodiky jako Kanban, Scrum nebo i vaše vlastní postupy.

Od agilních nástěnek přes plány a reporty až po integrace, můžete plánovat, řídit a sledovat vývoj vašeho agilního softwaru z jediného místa.

Získáte nástroje pro plánování sprintů včetně správy verzí, úprav backlogu, uživatelských příběhů a scrum boardu. Ke sledování a správě sprintů lze využít oprávnění sprintů, vlastní typy problémů, pracovní postupy a centra vydání.

#2. Wrike

Urychlete dodávání sprintů pomocí Wrike. Tento software pomáhá týmům spolupracovat, komunikovat a rychleji dodávat práci na jednom místě. Usnadňuje pracovní tok a umožňuje sledování termínů, aby projekty zůstávaly na správné cestě.

S Wrike usnadníte předávání projektů a umožníte týmu snadné sdílení informací a stanovování priorit. Projekt tak můžete zefektivnit, efektivně využít všechny zdroje a dokončit proces vývoje v termínu.

Řízení projektu Scrum

Scrum je technika řízení, která upřednostňuje postupné a iterativní dodávání produktů prostřednictvím kolaborativního rozhodování a neustálé zpětné vazby.

Scrum fixuje náklady a čas pro kontrolu požadavků na zdroje pomocí společných ceremonií, častých cyklů zpětné vazby, prioritních nevyřízených položek a časových intervalů.

Zásady:

• Kontrola procesu zahrnující inspekci, adaptaci a transparentnost
• Sebeorganizace
• Stanovení priorit na základě hodnoty
• Spolupráce
• Časové ohraničení
• Iterativní vývoj

Výhody:

• Umožňuje vývojovým týmům efektivně a rychle dokončit dodávky
• Zajišťuje efektivní využití prostředků a času
• Rozdělení velkých projektů na menší, snadno ovladatelné sprinty
• Umožňuje testování vývoje během revizí
• Shromažďuje zpětnou vazbu od zainteresovaných stran a zákazníků
• Během scrum setkání je úsilí jednotlivců lépe viditelné

Příklady:

• Vývoj nového softwaru: Týmy mohou rychle vyvíjet a nasazovat nové funkce softwarového řešení.
• Marketing: Scrum pomáhá řešit komplexní problémy na základě učení se z předchozích dat a umožňuje týmu odpovídající plánování.

Nástroje:

#1. Smartsheet

Pomocí Smartsheet můžete spravovat škálovatelné programy, procesy a projekty. Nabízí sadu pracovních postupů, pohledů, řídicích panelů a reportů, které se přizpůsobí vašim požadavkům. Umožňuje také sledovat vaše zdroje, harmonogramy a plány.

Můžete kombinovat uživatelskou zkušenost s konzistencí projektu a řídit dodávky, sladění a výsledky. Smartsheet vám umožňuje řídit kreativní a marketingovou práci, lidi a obsah a sladit vše s vašimi prioritami, cíli a lidmi.

#2. Miro

Doplňte svůj projekt pomocí plánování sprintu, denních scrumů a dalších aktivit pomocí Miro. Pomáhá realizovat nápady pomocí plánovačů, šablon a kanbanových desek. Získáte jediné centrum pro projekt, zkrátíte dobu přípravy a vytvoříte lepší zážitek pro agilní tým.

Soukromý režim Miro vám umožňuje vylepšit agilní pracovní postupy. Můžete si vizualizovat závislosti a projekty na jednom místě a odhadnout potřebný čas pro každý úkol. Navíc můžete zlepšit spolupráci díky výkonné AI.

Lean Project Management

Lean project management je metoda, která se opírá o štíhlé koncepty jako je štíhlá výroba, myšlení a konstrukce.

Hlavním cílem je maximalizovat hodnotu a minimalizovat plýtvání. Pomáhá organizovat projekty tak, aby splňovaly požadavky a podmínky trhu úpravou organizační a funkční struktury.

Zásady:

• Identifikace hodnoty: Prvním krokem je identifikace hodnoty produktu. Hodnotu definuje partner, klient nebo zákazník. Může to být cena, časová osa nebo kvalita.
• Mapování toku hodnot: Zahrnuje vytvoření diagramu ideálního a aktuálního pracovního postupu od počátku až do konce projektu. Při jejich srovnání lze odhalit plýtvání a maximalizovat efektivitu.
• Vytvoření toku: Po srovnání je potřeba přepracovat plán projektu odstraněním odpadu. Za tímto účelem lze rozdělit jednotlivé fáze vývoje produktu a podle potřeby je překonfigurovat.
• Vytvoření tahu: Systém tahu pomáhá firmě efektivně udržovat pracovní tok. Přebírá práci z předchozích procesů, aby splnila přesné požadavky zákazníků.
• Neustálé zlepšování: Neustálé zlepšování je pátou zásadou Lean řízení projektů. Na základě požadavků klienta nebo zákazníka je nutné analyzovat hodnotu produktu a pracovní postup pro snížení plýtvání.

Výhody:

• Zlepšená efektivita a produktivita
• Zkrácení dodacích lhůt
• Snížení nákladů na skladování
• Snížení celkových nákladů
• Vyšší kvalita produktu nebo služby
• Vyšší spokojenost zákazníků

Příklad:

• Lean projektový management ve výrobě: Lean projekt je používán zejména ve zpracovatelském průmyslu pro eliminaci plýtvání (Muda). Zahrnuje také odpad způsobený skrývkou (Muri) a nerovnoměrností v pracovní zátěži (Mura).

Řízení projektů vodopád

Zdroj: Lucidchart

Vodopádové řízení projektů je metodika s přísně strukturovaným a postupným přístupem k dokončení projektu. Představuje přímočarý způsob, jak řídit celý projekt.

Cílem této techniky je zohlednit potřeby zákazníků a zainteresovaných stran během fáze plánování, uspořádat je do sekvenčních a lineárních projektových plánů a striktně se tohoto plánu držet.

Zásady:

• Sekvenční struktura: Model vodopádu rozděluje operace do různých fází. Po dokončení aktuální fáze lze přejít k další. To znamená, že po dokončení fáze již není prostor pro revizi nebo změnu průběhu.
• Minimální zapojení zákazníků: Zahrnuje minimální interakci se zákazníky, protože všechny operace začínají až po zjištění cílů a požadavků zákazníků.
• Výkonná dokumentace: Zahrnuje podrobnou dokumentaci všech cílů, procesu vývoje a výsledků. V dokumentaci najdete vše, od časové osy po způsob řešení problémů.

Výhody:

• Jasná struktura díky sekvenčnímu modelování různých fází
• Plynulý přenos informací
• Efektivní řízení a určování cílů
• Lineární přístup zabraňuje odchylkám od původního záměru

Příklady:

Tento typ projektového řízení se často používá ve výrobních nebo stavebních projektech, jako jsou spotřebiče, automobily, elektronika, budovy nebo kanceláře.

Nástroje:

#1. ProjectManager

S vodopádovým softwarem ProjectManager pro řízení projektů můžete snadno nastavit fáze a závislosti úkolů. Funkce drag-and-drop pomáhá upravovat plány projektů.

Můžete snadno vytvářet vodopádové plány, časové osy a nastavovat milníky. Poskytuje zprávy o pokroku, týmovou spolupráci, vodopádové plánování, řídicí panel projektu, více pohledů a další funkce.

#2. Asana

Získejte flexibilní a snadno použitelnou platformu pro správu vodopádových projektů, umožňující rychlejší dodávání kvalitních projektů. Asana umožňuje řídit komplexní práci pomocí zobrazení seznamu, časové osy a nástěnek. Své nástroje můžete propojit a spolupracovat, komunikovat a koordinovat práci z jediného místa.

Řízení projektů Kanban

Řízení projektů Kanban se používá ke zlepšení pracovních toků, zaměření týmu a snížení neefektivity a plýtvání.

Kanban není založen na ceremoniích, rolích a sprintech. Je flexibilní a snadno se přizpůsobí týmovým strukturám a stávajícím rolím kategorizací úkolů na tabuli Kanban.

Zásady:

• Pracovní tok si můžete vizualizovat na nástěnce Kanban, která zobrazuje práci ve vašem inventáři.
• Můžete nastavit limit rozpracovaných úkolů, které lze provádět najednou ve sloupci.
• Můžete se zaměřit na tok, sledovat přerušení a podle toho se zlepšovat.
• Můžete sledovat systém Kanban a neustále vylepšovat probíhající projekty.

Výhody:

• Nabízí flexibilitu
• Nepřetržité doručování
• Zlepšená efektivita a produktivita
• Menší ztráta času

Příklady:

Systém projektového managementu Kanban se využívá ve zdravotnictví, IT a vývoji softwaru, ve výrobě a marketingu.

Nástroje:

#1. ClickUp

Spravujte své projekty a úkoly pomocí flexibilních zobrazení ClickUp. Nabízí úkoly drag-and-drop, filtry, třídění a další funkce s přizpůsobitelným systémem Kanban.

Získejte úplný přehled o týmovém projektu a zobrazte si několik pracovních postupů v jediném pohledu. Sloupce můžete snadno uspořádat a spravovat projekty podle stavu, priorit, příjemců a dalších kritérií.

#2. nTask

Spravujte své pracovní postupy pomocí komunikace v reálném čase a transparentnosti projektů, doplněné o Kanban Boardy. nTask definuje vlastní stavy na deskách, které odrážejí fázi dokončení úkolu. Na nástěnce můžete směrovat e-maily a eliminovat manuální vytváření úkolů.

Řízení projektů Six Sigma

Zdroj: OpEx učení

Six Sigma je technika projektového řízení používaná k nalezení kořenové příčiny složitých problémů. Dodržuje strukturovaný přístup a využívá iterativní proces k pochopení kvality probíhajících projektů, určení příčiny problému a nalezení řešení.

Zásady:

• Zaměření na zákazníky
• Zhodnocení kroků procesu a nalezení problému
• Odstranění odlehlých hodnot a defektů
• Zapojení zainteresovaných stran
• Flexibilita s citlivým systémem

Výhody:

• Umožňuje pochopit měnící se cíle a požadavky zákazníků
• Zlepšená kvalita a dodávky
• Snížené množství odpadu
• Vývoj efektivních procesů a produktů
• Posílení konkurenční pozice na trhu

Příklady:

Technika Six Sigma se používá v různých průmyslových odvětvích, včetně služeb řízení dodavatelského řetězce, letectví, financí, strojírenství, zdravotnictví, pohostinství a dalších.

Metoda kritické cesty

Zdroj: Aprika Business Solutions

Metoda kritické cesty je krok za krokem algoritmus, který definuje kritické a nekritické procesy nebo úkoly s cílem předejít problémům s plánováním. Je vhodná pro projekty, které se skládají z mnoha komplexně propojených aktivit.

Zásady:

• Charakteristika projektů
• Základní komponenty potřebné k dokončení projektu
• Požadavky projektu

Výhody:

• Efektivní plánování
• Kontrola nákladů
• Vylepšené řízení projektů
• Usnadněno rozdělení týmu pro různé úkoly

Příklady:

Metoda kritické cesty spravuje různé projekty, včetně vývoje softwaru, plánování událostí, výroby a konstrukcí.

Nástroje:

#1. PMKalkulačky

PMKalkulačky nabízí nástroje pro kreslení diagramů aktivit na uzlech projektu a výpočet kritické cesty pro až 50 aktivit. Umožňuje vypočítat čas začátku a konce, čas prodlevy a čas pozdního začátku a konce.

S metodou PERT získáte standardní rozptyl, odchylku a odhadovaný čas pro každou aktivitu. Vypočítejte pravděpodobnost dokončení projektu podle daného harmonogramu, vyhodnoťte náklady na zrychlení projektu a zkraťte jeho trvání.

#2. AtoZmath

AtoZmath nabízí metodu kritické cesty a PERT kalkulačku, takže můžete krok za krokem řešit složité problémy. Umožňuje vám získat okamžitá řešení problémů s produkty.

PRINCE2

PRProjects IN Controlled Environments (PRINCE2) je metoda projektového řízení využívaná v různých zemích, která se zaměřuje na kontrolu a organizaci průběhu projektu. Je založená na procesech a lineárním rámci, který se soustředí na probíhající iniciativy.

Zásady:

• Vyžaduje jasné potřeby, role a odpovědnosti, realistické přínosy a detailní řízení nákladů.
• Průběžné učení
• Projektové rady stanovují společné požadavky
• Týmy musí udržovat kvalitní registr
• Metoda se může přizpůsobit specifickým potřebám projektu

Výhody:

• Nabízí flexibilitu
• Jednoduchá metodika pro začátečníky
• Vhodná pro jakýkoli typ projektu

Příklady:

PRINCE2 se používá ve veřejném sektoru, ropném a plynárenském průmyslu, stavebnictví, IT, bankovnictví, strojírenství, řízení provozu, marketingu a dalších odvětvích.

Nástroje:

#1. Asana

Implementujte metodiku PRINCE2 s Asana a zjednodušte si řízení pracovních postupů. Můžete si vybrat z knihovny šablon pracovních postupů nebo si vytvořit vlastní.

Pomáhá řídit projekt, zahájit projekt, spravovat hranice fáze, kontrolovat fáze, řídit dodávky produktu a uzavřít projekt.

#2. PMBOK

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) je soubor osvědčených postupů, procesů, pokynů a terminologií v oblasti projektového řízení. Může se časem vyvíjet a je nezbytným zdrojem pro každou organizaci.

PMBOK může pomoci standardizovat postupy v různých odděleních, předcházet selháním projektů a přizpůsobovat procesy specifickým potřebám.

Management vydělané hodnoty

Earned value management je metoda objektivního měření pokroku a výkonu. Kombinuje měření rozsahu, nákladů a času a poskytuje přesné předpovědi problémů s výkonem, což umožňuje efektivní řízení projektů.

Zásady:

• Požaduje dokončení rozsahu práce předem, jeho rozdělení na menší části a přidělení členům týmu.
• Potřebuje někoho, kdo bude kontrolovat plán, náklady a technické cíle.
• Měření výkonu musí zahrnovat rozsah práce, náklady, cíle, zaznamenané a skutečné náklady a dosažené výsledky.
• Analýza odchylek od plánu, příprava odhadu a předpovídání dopadů.
• Využití dat získaných hodnot v procesech řízení.

Výhody:

• Nabízí viditelnost údajů o získané hodnotě v reálném čase.
• Umožňuje realistické plánování projektu.
• Přesný harmonogram a měření rozpočtu.
• Eliminuje rizika.
• Zlepšuje motivaci a zodpovědnost.

Příklady:

Tuto techniku používají IT, obrana, vládní agentury a komerční sektor.

Nástroje:

#1. ProjectManager

Plánujte projekty, spravujte zdroje a sestavujte pracovní postupy pomocí robustních funkcí ProjectManageru. Můžete vnést přesnost, přehled a agilitu do portfolia vašich projektů. S mobilní aplikací můžete okamžitě aktualizovat úkoly z dílny nebo pracoviště.

Projektoví manažeři mohou snadno spolupracovat na projektech, aniž by ohrozili kritické informace, s využitím vlastních rolí softwaru pro správu projektů, pracovních postupů schvalování, uživatelských oprávnění, technického zabezpečení, omezení projektu a dalších funkcí.

Závěr

Jako projektový manažer musíte znát různé techniky projektového řízení a jejich výhody. Každá z uvedených technik je určena pro řízení projektů, ale s odlišnými principy.

Můžete také používat vhodné nástroje pro řízení projektů k plánování, organizování, realizaci a sledování probíhajících projektů prostřednictvím rozličných funkcí a možností.

Dále se podívejte na metodologii Scrumban pro projektové manažery.

Byl tento článek užitečný?

Děkujeme vám za vaši reakci!