Pokud chcete co nejlépe využít svůj čas ve svém osobním i profesním životě, technika timeboxingu je pro vás efektivním přístupem.
Hodnota času je nesmírná a musíte jej správně využívat, abyste maximalizovali svou produktivitu. Existuje mnoho metod řízení času, které můžete použít k dokončení svých úkolů ve správný čas. Jednou z takových technik je timeboxing. V tomto článku vysvětlím váš přístup k timeboxingu a jak jej můžete implementovat do různých úkolů.
Table of Contents
Co je timeboxing?
Jak název napovídá, timeboxing je přístup k řízení času, kdy určité činnosti přiřazujete pevnou jednotku času. S jeho pomocí se můžete stát sebedisciplinovanějšími a organizovanějšími. Také vám umožní být pozornější a soustředit se na úkol, ale nepřehánět to.
Zavedením této oblíbené metody můžete provádět kvalitní úkoly za nejnižší možnou jednotku času. Tento strukturovaný přístup vám umožňuje řídit čas i úkoly současně, což vede ke zvýšení produktivity a lepší rovnováze mezi pracovním a soukromým životem. Tuto techniku však musíte upravit podle potřeby, abyste dosáhli maximálních výhod.
Vysvětlení techniky timeboxu
Abychom vám pomohli lépe porozumět metodě timeboxingu, dovolte mi, abych se s vámi podělil o příklad. Například váš manažer vás požádá, abyste napsali obchodní návrh pro obchodní projekt. Chcete-li tento úkol dokončit včas, nastavte časový rámeček na 3 hodiny.
V rámci tohoto časového rámce nebo časového rámce byste se měli soustředit pouze na psaní návrhu. Během této doby se vyhnete všem druhům rozptýlení, jako jsou telefonní hovory nebo upozornění na sociálních sítích.
Když čas vyprší, musíte úkol zastavit a zhodnotit, jak moc jste pokročili. Je-li to nutné, můžete pro dokončení úkolu přidělit další časové pole určitého času. Ujistěte se však, že tak učiníte kvůli lepší produktivitě a zbytečně se netaháte s úkolem.
Výhody timeboxu pro každého
- Timeboxing vám nabízí jasnou představu o potřebném čase na úkol, abyste mohli efektivně přidělovat čas a upřednostňovat úkoly
- Umožňuje vám soustředit se na úkol ve vaší ruce a více se soustředit s pocitem naléhavosti.
- Pomocí této metody můžete rozdělit svůj projekt nebo plán do spravovatelných časových polí nebo částí. Díky tomu můžete snadno dosáhnout svých cílů.
- Timeboxing vám umožňuje přidělit čas na samostatné úkoly, abyste mohli lépe sladit pracovní a soukromý život.
- Pokud máte ve zvyku prokrastinovat, timebox vás může motivovat k tomu, abyste úkoly splnili dříve.
- Timeboxing je také užitečný při sledování pracovního postupu a pochopení dosažených úspěchů.
- Tato metoda je také flexibilní a umožňuje vám přiřadit úkolu více časových polí.
Jak efektivně používat timebox
Techniku timeboxing lze efektivně implementovat jejím rozdělením do více segmentů.
Přidělte časový box
Nejprve si určete čas, kdy chcete konkrétní činnost vykonávat. V závislosti na složitosti úkolu a preferencích můžete nastavit časový limit na několik minut nebo několik hodin.
Začněte se soustředit na úkol
Když víte, kolik času máte na určenou činnost, musíte se soustředit na daný úkol. Ujistěte se, že se vyhnete jakémukoli rozptýlení, abyste dokončili úkol včas.
Vyhodnoťte pokrok
Nyní se musíte pokusit dokončit úkol ve stanoveném časovém limitu. Z nějakého důvodu možná nebudete moci dokončit úkol v jednom časovém poli. V takovém případě můžete vždy přidělit další časový rámeček s ohledem na naléhavost úkolu.
Dát si pauzu
I když máte více než jeden timebox, je docela užitečné mít mezi nimi krátké přestávky. Možná budete chtít úkol dokončit co nejdříve; nicméně přestávka vám ve skutečnosti pomůže pracovat s novým výhledem.
Opakujte podle potřeby
Pokud pracujete na větších projektech s řadou úkolů, můžete je rozdělit na různé menší časové úseky. Můžete tak snadno sledovat průběh svého projektu a udržet pozornost.
Timeboxing vs. Blokování času
Zatímco timeboxing a time blocking oba plánují konkrétní čas pro aktivitu, časové bloky času jsou delší než timeboxing.
FunkceTimeboxingTimeBlockingObjectiveUmožňuje dokončení úkolu v časeStrukturální organizace času pro úkolyZaměřeníProvádění činností v časovém limituMít časové bloky pro různé úkolyPřidělený časMít časový limit pro úkolyMít plánování pro různé činnostiFlexibilitaMůže být zahrnuto více timeboxingMít určitou flexibilní strukturuNaléhavostNavozuje pocit časové alokace
Timeboxing vs. Seznam úkolů
Tyto dvě techniky řízení času jsou zcela odlišné. V timeboxu máte
konkrétní čas na dokončení úkolu. Do seznamu úkolů však pouze zapíšete všechny úkoly, které chcete dokončit během dne nebo týdne, bez jakéhokoli časového rámce na dokončení každého úkolu.
FunkceTimeboxingTo-Do ListPoužití pro časově citlivé úkolyPoužívá se pro všechny důležité úkoly, časově citlivé nebo neČasové omezeníÚkoly se dělají v pevném časeÚkoly nemají žádný pevný čas na dokončení FlexibilitaMají omezenou flexibilituMají úplnou flexibilitu Úroveň naléhavostiZahrnuje stres a naléhavostNeobsahuje žádný stres
Timeboxing vs. Pomodoro
V timeboxingu vytvoříte pole vašeho preferovaného časového rámce pro dokončení aktivity. Na Pomodoro se úkoly obvykle dělají 25 minut v kuse a poté je 5 minut přestávka.
Funkce TimeboxingPomodoroČasový rámecRůzné časové trváníPevný čas a intervalFlexibilitaFlexibilní časový rámec pro různé úkolyPevný časový rámec pro všechny úkolyPoužitíPro správu úkolů a termínůZaměření na produktivitu díky hluboké práci Zaměření Přidělení časuZaměření a koncentrace
Timebox vs. Sprint
Timeboxing je metoda, která zlepšuje produktivitu, ale její princip je odlišný od Scrpintu. Sprint je však časově ohraničený pracovní cyklus používaný v metodologiích projektového řízení, jako je Scrum. Rozdělí projekt na krátké období.
FunkceTimeboxingSprintUsageÚkoly a projekty v termínuVývoj projektu, který potřebuje neustálé zlepšováníPřístupPřidělte pevný čas pomocí intervaluČasově ohraničené iterace Úroveň naléhavostiMůže zahrnovat potenciální naléhavostStrukturovaný pracovní cyklus bez stresuZaměřeníDokončený úkol v časovém limituDodání kompletních produktů
Příklady timeboxingu
Zde je několik příkladů metody timeboxing, kterou můžete použít pro různé účely. Oblíbené příklady jsou uvedeny níže:
Timeboxing v Agile
Týmy pracující na agilním projektu často využívají metodu timeboxingu k provádění každodenních úkolů, jako jsou stand-up meetingy. K tomu mají konkrétní časový rámec na začátku nebo na konci pracovního dne, který obvykle trvá 15-30 minut.
Na této schůzce lidé obvykle sdílejí aktualizace svých úkolů. Zatímco cílem je dokončit zadání včas, týmy mohou vždy zkontrolovat výkon a zjistit, zda je časový rámec dostatečný. Mohou také zvýšit a snížit timeboxing pro agile podle svých potřeb.
Timeboxing ve Scrumu
Dokonce i týmy Scrum mohou těžit z metody timeboxing, protože pomáhá týmům efektivně řídit jejich práci prostřednictvím specifických časových limitů. Jedním z příkladů by mohl být sprint, což je způsob dodání přepravitelného produktu.
Obvykle se sprinty pohybují od dvou do čtyř potřeb a nepřesahují více než jeden kalendář. Časová pole událostí scrumu se provádějí v následujícím plánu:
- Sprint: Timeboxing se používá po dobu jednoho měsíce nebo méně.
- Plánování sprintu: Osm hodin nebo méně.
- Denní Scrum: 15 minut.
- Kontrola sprintu: 4 hodiny nebo méně.
- Retrospektivy sprintu: 3 hodiny
Timeboxing v projektovém managementu
Pro jakýkoli druh projektového řízení najdete využití technik timeboxingu.
Jako příklad můžete zvážit projekt vývoje aplikace. Vývojové sprinty Timeboxu obvykle trvají dva týdny. V tomto okamžiku časové omezení zajišťuje efektivní kódování a testování.
Timeboxing je také užitečný pro opravu chyb, která může trvat pouze 48 hodin, než se vyřeší kritické problémy. Závažné problémy by tak mohly být rychle vyřešeny pro stabilní software.
Timeboxing v DSDM
V DSDM (dynamická metoda vývoje systémů) je časový box pevný, předem stanovený časový rámec, během kterého musíte dokončit konkrétní činnosti nebo úkoly. Tyto časové rámce jsou obvykle krátké, pohybují se od několika dnů do několika týdnů v závislosti na velikosti a složitosti projektu.
To znamená, že projektový tým musí upravit rozsah nebo obsah časového rámce, aby se vešel do přiděleného času. Tento přísný princip timeboxingu zajišťuje, že projekt zůstává časově omezený a že existuje předvídatelné tempo postupu projektu.
Timeboxing ve virtuálním setkání
Měli byste začít stanovením jasného programu, který nastiňuje cíle schůzky a časový rámec pro ně. Poté můžete využít časovač nebo funkce softwaru pro online schůzky ke sledování a zobrazení času pro každý segment.
Během virtuální schůzky musíte dodržovat předem stanovený harmonogram, udržovat diskuse na správné cestě a předcházet zbytečným prodlevám. Na konci každého bodu programu shrňte klíčové body a podle potřeby přiřaďte akční body.
Timeboxing v marketingovém managementu
Metoda timeboxing je užitečná i pro společnosti, které využívají obsahový marketing. Fázi tvorby obsahu lze provést pomocí metody timeboxing. Tato fáze může trvat jeden měsíc, než tým vytvoří blogové příspěvky a obsah sociálních médií pro konkrétní plán.
Poté může tým pravidelně plánovat obsah, aby zajistil efektivní produkci obsahu a nezbytné revize.
Populární aplikace pro timeboxing
#1. monday.com
monday.com je všestranná platforma pro řízení projektů a spolupráci, kterou můžete také použít jako nástroj pro timeboxing. Bloky úkolů nebo dílčích úkolů můžete vytvářet pomocí funkce Vytvořit nástěnky a úkoly. Pro každý z těchto bloků můžete přidat čas začátku a konce. Časovač poběží v uživatelském rozhraní monday.com, takže můžete sledovat průběh.
#2. Ásana
Ásana je aplikace pro správu produktů a projektů pro mnoho začínajících a podnikových podniků. Funkce jeho pracovního prostoru, jako je vytváření úkolů, termíny plnění, oznámení a připomenutí, sledování a hlášení pokroku a řídicí panely, jsou perfektními nástroji pro procvičování timeboxu doma nebo na pracovišti.
#3. Představa
Představa je kolaborativní online pracovní prostor a databázová aplikace, kterou můžete také použít jako platformu k procvičování. Zde můžete přidat Kanban desky pro timeboxing a integrovat funkci časovače do karet úkolů.
#4. Clockify
Clockify je jednoduchá aplikace pro sledování času s přidanými hodnotami, jako jsou Teams, Dashboard, Projects a další. Zde jednoduše napíšete název úlohy, přidáte čas zahájení, přidáte čas ukončení a kliknutím na tlačítko přehrávání spustíte timeboxing.
Šablony timeboxingu bez námahy
#1. Šablona časového rámečku pro pojem
Tento Pojem timeboxing šablona vám pomůže zorganizovat si den na základě klasické techniky timeboxingu. Umožňuje vám snadno stanovit priority úkolů tím, že si je zapíšete do pole 3 hlavních priorit a nastavíte časovače pro každou z nich.
#2. Timeboxing od Lucidchart
LucidchartPlatforma pro vytváření diagramů vytvořila předkonfigurovanou šablonu timeboxing právě pro vás, pokud chcete provést následující:
- Spravujte, organizujte a strukturujte každodenní úkoly
- Dodržujte časové limity, abyste zajistili maximální produktivitu
- Přijměte více úkolů na základě seznamu časových polí a kapacity
Bezplatným importem této šablony do vašeho účtu Lucidchart můžete přidávat své vlastní úkoly a okamžitě začít s timeboxem.
#3. Timebox Template od Creately
Tento timeboxing šablona Creately přichází s holistickým časovým kalendářem pro všechny pracovní dny od pondělí do pátku. Také vytváří mřížkové boxy 1-hodinových časových boxů. Formát můžete snadno upravit pomocí Creately a přidat úkoly na celý týden do různých 1-hodinových bloků. Toto je nejlepší šablona pro dosažení lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
#4. Modrá a bílá Timebox pro tisk na plátno
Potřebujete šablonu timeboxu pro tisk? Použij toto Šablona plátna právě teď. Má jednu stránku pro denní timeboxing a další stránku pro týdenní timeboxing. V denní šabloně můžete přidat datum, 3 hlavní priority, plán na 18 hodin a cíle dne. Na týdenní stránce získáte stejné úkoly plánu na týdenní bázi.
Závěr
Nyní z výše uvedené diskuse můžete vidět, že cílem timeboxingu je vytvořit pocit naléhavosti, který vám pomůže s dokončením konkrétního úkolu nebo souboru úkolů v pevně stanoveném časovém rámci.
Protože existuje několik použití této techniky, můžete ji použít všude, kde je to vhodné. Můžete také vyzkoušet aplikace a šablony pro timeboxing pro snadné a pohodlné použití. V případě, že chcete vyzkoušet nějaké další přístupy, podívejte se na techniku Pomodoro.