Každodenní kontakt s lidmi a snaha o plnění termínů mohou být náročné.
Vedení firmy je komplikovaný proces, který zahrnuje jak úspěchy, tak i nezdary. Bez kvalitního řízení úkolů je obtížné sledovat termíny a dodržovat plány. Právě proto uspěje jen malé procento firem. Vzhledem k neustálému pracovnímu vytížení a denním úkolům je snadné ztratit přehled o rozvrzích a zadáních.
Představte si, že organizace realizuje velký projekt s početným týmem. Z pohledu manažera je pochopitelné, že dosažení požadovaného výsledku bude vyžadovat značné úsilí.
Nejlepším řešením je využití nástrojů pro řízení úkolů a projektů, které umožňují efektivní správu veškeré práce. Tyto digitální nástroje umožňují spravovat projekty online, poskytují přehled o pracovním postupu organizace, sledují pracovní tempo a dobu, kterou tým stráví prací, a pomáhají udržovat specifické tempo podle požadavků projektu.
Nejprve si ale uvědomme problémy, kterým může projektový manažer čelit bez těchto nástrojů.
Potíže bez nástrojů pro správu úkolů a projektů
- Nejasná očekávání – očekávání od projektu nejsou jednoznačná, jak na straně klienta, tak manažerů. Chybí jasně definovaný systém práce od začátku do konce. Neurčité cíle mohou vést k selhání projektů.
- Nekvalitní komunikace – Komunikační mezery mezi členy týmu, projektovým manažerem nebo klientem mohou vést k nežádoucím výsledkům a ohrozit dokončení úkolu.
- Týmové konflikty – Nastávají situace, kdy musí spolupracovat lidé s odlišnými osobnostmi a dovednostmi. Konflikty vedou ke snížení produktivity a schopnosti týmu řešit problémy.
- Nedodržené termíny – Zpoždění způsobené nekompetentními členy týmu nebo špatnou komunikací vede ke ztrátě klientů.
- Nejasné rozdělení práce – Nedostatečné definování rolí vytváří stresující pracovní prostředí plné nejasností a frustrace.
Tyto problémy lze minimalizovat pomocí nástrojů pro řízení úkolů a projektů. Zaznamenáte výrazné zlepšení efektivity a produktivity vašich zaměstnanců. Tyto nástroje se mohou ukázat jako užitečné v následujících oblastech:
- Uživatelé pracují chytře a efektivně, dosahují vyšší úspěšnosti.
- Spravujte a prioritizujte pracovní vytížení pomocí nastavování, přiřazování a spouštění priorit.
- Spravujte náklady projektu, rozpočet a účastněte se online schůzek kdykoli a odkudkoli.
- Nové členy lze rychle a snadno začlenit do týmu.
- Plánování a organizování úkolů je jednodušší.
- Odpadá manuální práce a potřeba pamatovat si detaily, protože většina procesů je automatizovaná.
Výhody nástrojů pro správu projektů
Tyto nástroje jsou vhodné pro podniky všech velikostí a měly by být součástí vybavení každé firmy. Mezi hlavní výhody nástrojů pro řízení projektů patří:
- Zlepšují koordinaci a spolupráci mezi členy týmu.
- Monitorují časový plán a zajišťují dodržení termínů.
- Pomáhají členům týmu mít přehled o aktuálním stavu projektů.
- Sdílení dokumentů je rychlé a snadné, a zároveň je zajištěna transparentnost.
- Efektivnější komunikace mezi členy týmu vede ke zvýšení produktivity a lepšímu time managementu.
Nástroje pro řízení projektů umožňují spravovat úkoly a celkovou agendu z jednoho místa a automatizovat většinu práce. Díky tomu šetříte čas i energii. Investice do správného nástroje se vám rozhodně vyplatí.
U některých nástrojů může být návratnost investic až 150 % nebo i více. Nástroje jsou také šetrné k rozpočtu a pomáhají dodržet limit pro konkrétní projekt. Zvyšují produktivitu vytvářením efektivních pracovních postupů a dosažením cílů včas.
Na trhu existuje mnoho nástrojů, zejména pro ty, kteří ve světě podnikání začínají a chtějí tyto nástroje vyzkoušet. Abychom předešli zmatkům, uvádíme zde několik nejlepších s bezplatným přístupem po celou dobu používání, s omezenými funkcemi.
nTask
nTask je software pro řízení projektů, který týmům umožňuje zapojit se, analyzovat, plánovat a efektivně spravovat každodenní úkoly. Pomáhá uživatelům s plánováním projektů, alokací zdrojů, správou a dodržováním termínů pomocí vytváření seznamu úkolů. Díky tomu se nemusíte obávat, že byste zmeškali důležitý úkol.
Nastavení priorit usnadňuje správu práce a soustředění se na úkoly a zajišťuje, že všichni budou mít stejné tempo. Váš růst můžete sledovat pomocí jednoduchého přidávání úkolů a plánování termínů prostřednictvím vytváření Ganttových diagramů.
Můžete také zaznamenávat čas každého člena týmu strávený na jednotlivých úkolech prostřednictvím sledování času nTask. Pokud narazíte na jakýkoli problém, nTask vám pomůže jej snadno vyřešit.
Největší výhodou tohoto nástroje je jeho neustálý vývoj. Neustále jsou přidávány nové funkce, které vám i vaší firmě pomohou prosperovat.
ClickUp
ClickUp je skvělý nástroj s Kanbanem, který mění způsob, jakým pracujete. Sdružuje všechny nástroje na jednom místě. Flexibilitu softwaru zajišťuje unikátní sada funkcí.
Funkce pohledu „z ptačí perspektivy“ usnadňuje nalezení čehokoli, co hledáte. Automatizace úkolů a přizpůsobení šetří váš čas. Umožňuje vám volně spolupracovat a sdílet dokumenty se členy vašeho týmu bez jakýchkoli komplikací.
Díky opakujícím se kontrolním seznamům nikdy nezmeškáte žádný úkol. Naplánované studie si můžete rychle prohlédnout před jejich spuštěním. Tým ClickUp klade velký důraz na bezpečnost a soukromí uživatelů. Nástroj nabízí bezplatné školení a 24hodinovou podporu pro všechny své uživatele. Pokud s nástroji pro řízení úkolů teprve začínáte, ClickUp je snadný na ovládání.
ClickUp zaznamenal nejvyšší nárůst používání za posledních 12 měsíců. Je zdarma pro osobní použití s neomezeným počtem členů a úkolů.
Trello
Trello je široce využívaná aplikace s Kanbanem, která se používá jako software pro správu projektů a úkolů. Můžete ji také využít k vytváření seznamů úkolů.
Trello má několik vynikajících funkcí, které členům týmu pomáhají dodržovat termíny. Úkoly lze spravovat, sledovat a plnit pomocí karet, které jsou přístupné i ostatním členům týmu. Je možné integrovat aplikace, které preferujete.
Nástroj je vhodný pro plánování akcí a řízení práce v terénu. Zobrazení mapy v Trello zajišťuje, že tým má přehled o datech, která jsou založena na poloze.
Plán je zdarma pro začínající podnikatele a týmy, které chtějí organizovat své pracovní postupy. Nabízí bezplatné služby pro všechny, kdo chtějí řídit své podnikání.
Meistertask
Meistertask staví na několika základních prvcích – projektech, úkolech a řídicím panelu. Plán je zdarma pro jednu osobu, která začíná.
Práci s tímto nástrojem pochopíte, jakmile se podíváte na jeho tutoriály a průvodce. Zálohování uživatelských dat se provádí pravidelně a datové přenosy všech účtů jsou šifrovány. Pomocí Kanbanu můžete nástroj používat podle vašich pracovních požadavků.
Zde můžete omezit počet úkolů potřebných pro daný den. Vytvářejte si více kontrolních seznamů pro více úkolů a sledujte různé funkce najednou. Také připojování souborů je velmi snadné. K úkolům můžete přímo připojovat obrázky a soubory do velikosti 200 MB.
Jedná se o komplexní aplikaci pro začátečníky i majitele firem, která šetří čas i zdroje. Nabízí efektivní bezplatné služby pro jednotlivé uživatele pro správu klíčových úloh.
Notion
Notion, v překladu „pojem“, je nástroj, který umožňuje provozovat celou firmu nebo společnost na jediné platformě.
Technický tým vám poskytne přizpůsobená řešení podle vašich obchodních i osobních potřeb. Nástroj je navržen pro týmy inženýrů, návrhářů a produktově orientované týmy, což ho činí univerzálním.
Můžete dělat víc než jen zapisovat si poznámky. Organizujte své úkoly pomocí přehledného rozhraní. Zlepšuje týmovou práci a hodí se pro malé, střední i velké podniky.
Umožňuje členům týmu zahájit konverzaci s kýmkoli a kdykoli v souvislosti s úkoly. Nástroj také neustále přichází s uživatelsky přívětivými aktualizacemi. Je zdarma pro studenty a osobní použití.
Monday
Monday je software, kterému důvěřují miliony zákazníků po celém světě. Má cloudovou architekturu. Díky unikátním specifikacím se investice do tohoto nástroje může až 250 % vyplatit.
Průběh týmů můžete sledovat kliknutím na stavové tlačítko. Nechte rutinní úkoly na robotech a soustřeďte se na důležité úkoly, čímž zvýšíte svou produktivitu. Připojení dalších potřebných nástrojů je otázkou pár kliknutí. Tento nástroj vám pomůže činit rozhodnutí na základě dat, a to rychle a přesně.
Tento nástroj se řídí přístupem řízení kanálu, který umožňuje projektovému manažerovi kontrolovat stav všech úkolů v jednom okně. Odstraňuje opakující se úkoly a v případě problémů je k dispozici spolehlivá 24hodinová podpora na chatu.
Todoist
Todoist je jedním z nejpokročilejších nástrojů současnosti. Neustálé přidávání nových funkcí zajišťuje, že nástroj je stále užitečný.
Pomocí funkce inteligentního plánování můžete úkoly připravit předem nebo je odložit, pokud je to nutné. Můžete si vytvořit vlastní zobrazení úkolů ve stylu Kanban pro váš pracovní postup. Časová osa vám pomůže dodržet termíny a sledovat denní pokrok.
Zaznamenávejte si nové úkoly a spravujte svůj projekt kdykoli a kdekoli integrací Todoist s aplikacemi, které používáte k plnění dalších úkolů, jako jsou Alexa, IFTTT a mnoho dalších.
Je k dispozici na všech zařízeních a plán je zdarma pro začátečníky pro prvních pět projektů. Začátečníci se tak mohou dozvědět o důležitosti organizace a řízení úkolů.
Any.do
S Any.do je prohlížení a plánování úkolů snadné. Jedná se o webový nástroj pro správu úloh dostupný pro Android a macOS.
Uživatelé mohou tento nástroj použít ke správě osobních i týmových cílů. Díky jednoduchému uživatelskému rozhraní je preferovanou volbou pro začátečníky. Projekty a úkoly lze rozdělit na menší podúkoly a pracovní postupy lze seskupit podle dovedností.
Any.do nabízí integraci s kalendáři jiných aplikací, jako je Google, a pomáhá dodržovat termíny. Úkoly můžete zadávat i hlasem.
Můžete si také uložit důležité body ze svých schůzek a později si je prohlédnout. Jakmile si na nástroj zvyknete, můžete si zakoupit prémiový plán.
OpenProject
OpenProject je rychlý a bezpečný software s otevřeným zdrojovým kódem, který zvládne různé projekty a týmové schůzky. Podporuje projekt po celou dobu jeho životního cyklu.
Odpovědnosti jsou rozděleny mezi členy týmu tak, aby práce probíhala hladce. Můžete odebírat aktivity podle svých potřeb a dostávat pravidelné aktualizace.
Můžete sledovat dokončenou práci a používat možnosti filtru pro zkrácení času při hledání konkrétní entity. Prostřednictvím OpenProject můžete sdílet své pracovní plány se zainteresovanými stranami.
Má robustní API, které pomáhá při integraci různých nástrojů. Podporuje všechna zařízení bez ohledu na velikost obrazovky.
Můžete využít jejich cloudovou nabídku, nebo zkusit Hosting Kamatera a spustit OpenProject jediným kliknutím.
Asana
Asana je nástroj pro řízení úkolů a projektů, který umožňuje snadnou správu a plánování úkolů pomocí Ganttových diagramů. Jeho datový model udržuje týmovou produktivitu na vysoké úrovni.
Řešení problémů, se kterými se setkáte při provádění jakéhokoli úkolu, je rychlé, protože tým podpory je k dispozici 24 hodin denně. Umožňuje vám přizpůsobit se vašim potřebám a požadavkům. Můžete plně kontrolovat týmové schůzky a zajistit, aby všichni dostali správné informace o úkolech.
Je k dispozici na všech zařízeních, takže jej můžete použít i v systémech Android a iOS a integrovat jej s dalšími aplikacemi podle vašeho pracovního postupu. Jeho rozsáhlý seznam funkcí umožňuje uživatelům používat tuto platformu bez váhání. Jeho základní plán je zdarma pro jednotlivce i týmy, které s podnikáním teprve začínají.
Závěr
Velká závislost na chytrých telefonech, noteboocích a dalších technologiích urychlila práci a pomáhá zvyšovat efektivitu řízení úkolů a projektů. Důležité je ovšem vybrat si správný nástroj, který bude vyhovovat vašim požadavkům. Nesprávná volba vám může uškodit. V konečném důsledku správný nástroj snižuje manuální úsilí a pomáhá šetřit čas, energii a další zdroje.
Tyto nástroje pro řízení projektů jsou ideální pro začátečníky a zároveň zjednodušují práci zkušeným profesionálům.