Podniky, bez ohledu na svou velikost, se neobejdou bez dohod. Smlouvy představují právně závazné ujednání, které mezi stranami vytváří, definuje a usměrňuje vzájemná práva a povinnosti.
Smlouvy se využívaly již dávno před nástupem průmyslové revoluce a kapitalistického hospodářství. V dobách králů a jejich panství rozhodovaly o podmínkách dohody a smluvní strany byly povinny tyto podmínky dodržovat.
Navzdory proměnám, kterými svět prošel v průběhu času, základní principy smluv zůstávají neměnné. Správa smluv je proces zahrnující kompletní péči o smlouvy. Zahrnuje řízení dohod od jejich vzniku až po realizaci a případné ukončení.
Vzhledem k komplexnosti smluv, správa smluv zahrnuje různé fáze, které reprezentují jednotlivé aspekty dohody. Mezi klíčové prvky řízení smluv patří analýza výkonnosti s cílem maximalizovat provozní a finanční efektivitu a zároveň identifikovat a minimalizovat finanční rizika a rizika poškození dobrého jména, která plynou z nedodržení smluvních podmínek.
Základní principy smluvního managementu
Aby mohl tým efektivně řídit práci a lidi zapojené do smlouvy, je nezbytné jasně rozumět rozsahu prací, potřebným zdrojům a časovému harmonogramu pro dokončení zakázky. Detailní pochopení těchto aspektů tvoří základ správného řízení smluv.
Výhody správy smluv
- Zachování kvality práce: Celý proces řízení zakázky je zaměřen na udržení vysoké úrovně odvedené práce. Zajišťuje, že práce je prováděna efektivně, ve stanoveném čase a s optimálním využitím zdrojů. Cílem je dosáhnout maximální hodnoty za vynaložené finanční prostředky z každé uzavřené smlouvy. To se děje prostřednictvím identifikace a zmírnění finančních rizik a rizik spojených s reputací.
- Lepší kontrola nad projektem: Řízení projektu je klíčové pro efektivní řízení prací již od samotné iniciační fáze. Zajišťuje, že práce je zahájena správně a v souladu s plánem.
- Vyšší zisky: Implementace efektivní správy smluv vede k vyšším ziskům. Toho se dosahuje dvěma způsoby. Zaprvé, společnost si udrží konkurenceschopnost na trhu a získává tak více zakázek. Zadruhé, kvalita odvedené práce je vyšší, což umožňuje účtovat vyšší ceny za kvalitnější výsledky.
Smluvní management vs. Smluvní administrativa
Smluvní management zahrnuje celý životní cyklus smlouvy od jejího vzniku až po její ukončení. Naproti tomu smluvní administrativa se zaměřuje na procesy spojené s vyjednáváním smluv mezi stranami. Cyklus smluvní administrativy končí schválením a podpisem smlouvy. Smluvní management naopak začíná po podpisu smlouvy a trvá až do jejího ukončení.
Administrátoři smluv mají za úkol zajistit, aby obě strany byly spokojeny s dohodou, kterou společně vytvořily. Manažeři smluv se starají o to, aby všechny strany dohody dodržovaly smluvní podmínky.
Fáze řízení smluv
Jak již bylo zmíněno, správa smluv není jen o podepisování smluv. Zahrnuje řadu kroků, které řídí a rozvíjejí procesy související s každým aspektem dohody. Důležitá je přitom důkladnost a srozumitelnost všech smluvních ustanovení.
Fáze tvorby
Plánování je klíčové pro úspěch každé strategie. Dobrý manažer vždy plánuje svůj projekt. Fáze tvorby v rámci správy smluv zahrnuje vytvoření flexibilního plánu, který dokáže reagovat na různé nepředvídané okolnosti.
Fáze tvorby je prvním krokem na dlouhé cestě řízení smlouvy. V této fázi se hodnotí potřeby a zdroje společnosti. Zahrnuje také brainstorming o kritických prvcích smluvní strategie. Díky tomu jsou všechny následující kroky efektivní a připravené na improvizaci v případě nečekaných situací. Mezi funkce, které je třeba ve fázi plánování zvážit, patří:
- Typy smluv, které budou spravovány
- Normy, které budou ve smlouvách používány
- Odpovědnost za jednotlivé fáze
- Požadavky na optimální výkon práce
- Problémy a úzká místa pro jednotlivé kroky a následná řešení
- Požadované zdroje pro implementaci smluvní strategie
Fáze tvorby vytváří základ pro všechny následující fáze.
Fáze spolupráce
Fáze spolupráce navazuje na fázi tvorby, ve které se vytvoří základ pro řízení smluv. Pomáhá především při realizaci stanoveného základu pro nové zakázky. Zahrnuje také vypracování standardních dohod pro rutinní a opakující se situace. Hlavním cílem manažerů smluv v této fázi je vytvoření dohody, která splní požadavky a zároveň sníží rizika.
V případě rutinních situací je tato fáze poměrně jednoduchá. Manažeři musí pouze vybrat správný typ smlouvy a vložit potřebné informace bez větších změn smluvních dokumentů. Situace se však komplikuje u složitějších případů, kdy je nutné vytvořit zcela novou smlouvu, která musí splňovat všechny normy a požadavky. Předběžnému kontaktu následuje elektronický podpis pro dokončení smlouvy.
Fáze podpisu
Fáze podpisu je dalším klíčovým krokem v rámci správy smlouvy. V této fázi se implementují strategie naplánované v předchozí fázi. Často se zde využívá software pro správu smluv, který pomáhá s úkoly souvisejícími se smlouvami. Software se také používá k migraci smluv s centralizovaným úložištěm.
Software pro správu smluv je digitální nástroj, který uživatelům umožňuje sledovat a spravovat smlouvy v různých fázích jejich životního cyklu. Tento software dále podnikům umožňuje automatizovat obnovování smluv, řízení souladu, pořizovat digitální podpisy a spravovat šablony smluv.
Důležitým prvkem fáze implementace je také onboarding. Zajišťuje se, že všechny smluvní strany rozumí cílům a záměrům smlouvy a jsou spokojeny s používanými nástroji.
Po dokončení fáze implementace a následném e-podpisu obou stran následuje fáze předání, kde se ověřuje bezchybnost smlouvy. Potvrzuje se každá role, odpovědnost, milník a cíl.
Fáze sledování
V této fázi se veškeré cíle, které jsou popsány ve smlouvách, začínají realizovat. Je to také fáze, kdy je potřeba věnovat zvýšenou pozornost všem podmínkám stanoveným ve smlouvě a pravidelně je sledovat, aby se zajistilo, že vše probíhá tak, jak má.
Úkolem manažerů smluv ve fázi realizace je zajistit, že vše probíhá v souladu s podmínkami stanovenými ve smlouvě. Jsou zodpovědní za identifikaci problémů a za zavedení systémů včasného varování.
Manažeři mohou čerpat inspiraci z fáze plánování. Lze vytvořit seznam všech prvků smlouvy, které je potřeba kontrolovat a ověřovat. Tím se zajistí, že žádná část zakázky nezůstane bez dozoru a zároveň se jedná o efektivní způsob, jak odhalit odchylky mezi dohodnutými prvky a skutečně provedenou prací.
Fáze obnovy
Fáze obnovy není ve skutečnosti samostatnou etapou, nicméně je důležité jí věnovat pozornost po skončení platnosti smlouvy. Principy této fáze by se měly uplatňovat v průběhu celého cyklu smlouvy.
Fáze obnovy v rámci správy smluv představuje situaci, kdy se rozhoduje o tom, zda smlouvu prodloužit či ukončit. Vzhledem k existenci sankčních ustanovení v případě nedodržení smlouvy je důležité zvážit ukončení smlouvy proaktivně při dalších rozhodnutích týkajících se smluv.
Obnova zahrnuje vyhodnocení plnění smlouvy a rozhodnutí o jejím obnovení, případně o změnách. Zúčastněné strany by měly mít dostatek informací o datech ukončení platnosti a obnovení a zajistit si dostatek času pro shromáždění podkladů před rozhodnutím o uzavření nové smlouvy.
Fáze po uzavření smlouvy
Fáze po uzavření smlouvy znamená ukončení platnosti smlouvy. V této fázi se provádí závěrečné administrativní úkony, vystavují se konečné faktury, hradí se závazky a smlouvy se archivují.
Mnoho manažerů smluv také provádí analýzu ukončených smluv, aby se poučili z předchozích zkušeností. Tato analýza poskytuje cenné informace a poznatky, které lze využít ke zlepšení výsledků budoucích smluv.
Závěr
Hodnota smluv závisí na kvalitě jejich řízení. Bez ohledu na to, jak výhodné jsou smluvní podmínky, ani jedna ze stran nezíská maximální prospěch, pokud není smlouva řádně spravována. Proto je důležité dodržovat stanovené postupy pro dosažení nejlepších výsledků ze smluv.
Dále můžete zjistit, kde získat šablony právních dokumentů pro své smlouvy.