Už žádná nejistota, stres nebo čekání s tímto softwarem pro rezervaci zasedacích místností!
Pravděpodobně jste se již někdy ocitli v této situaci, kdy potřebujete klidné místo pro rychlou schůzku, ale chcete si ušetřit čas hledáním prázdné místnosti nebo hledáním, zda je nějaká volná na Slacku.
Všichni uznáváme důležitost konferenčních místností pro podporu produktivity zaměstnanců a dosahování úspěchu. Prvním krokem je vytvoření praktických zasedacích prostor pro váš tým a druhým je navrhnout systém, který zaručí, že tyto místnosti budou efektivně využívány tak, aby co nejvíce prospěly všem.
Pomocí softwaru pro plánování místností můžete rychle zkontrolovat dostupnost místnosti a určit, kdy bude místo k dispozici pro vaše schůzky. Zde je několik možností softwaru pro plánování místností, které zjednoduší vaše rezervace konferenčních místností, s podrobnějším popisem v příspěvku níže.
Titul
Popis
Prozkoumat
Skedda
Automatizuje plánování, přizpůsobitelné, jasný přehled.
Akruální EMS
Podrobné informace o pokoji, automatické čištění, snižování nákladů.
Vyslanec
Adaptivní řešení pracovního prostoru, podpora analytiky.
Červenka
Snadná rezervace, přehled o používání, integrace programu.
Teem
Mobilní rezervace, bezpečná správa hostů, pluginy.
Aplikace pro zasedací místnosti
Přizpůsobení, plánování na dotykové obrazovce, analytika.
CalendarWiz
Barevně odlišené kategorie, přizpůsobení designu, API.
Appspace
Odbavení pomocí QR kódu, flexibilní rezervace, podpora IoT.
UnSpot
Hodnocení prostorových potřeb, informace v reálném čase.
Condeco
Jedinečné rezervace, rychlá kontrola dostupnosti.
Akruální
Správa zařízení, videokonference, snadné použití.
Kadence
Umožňuje práci, improvizované rezervace, připomenutí check-in.
Table of Contents
Výhody softwaru pro rezervaci zasedacích/konferenčních místností
Některé z nejlepších funkcí zasedacích konferenčních místností jsou následující:
- Interaktivní webináře: Konferenční místnosti pro schůzky by měly být schopny pořádat živé, položivé a předem nahrané webináře. Platformy by měly být schopny hostit moderované relace otázek a odpovědí, ankety, kvízy a živé skupiny.
- Možnosti snadného chatu: Platforma by měla podporovat funkce zvukového chatu, videochatu a textového chatu, které všem umožňují spolupracovat a konverzovat spolu.
- Vyhledávání kontaktů: Funkce vyhledávání kontaktů umožňuje uživatelům vyhledávat účastníky schůzky a spojit se s nimi prostřednictvím audio a video hovorů jeden po druhém.
- Plánovač schůzek: Modul správy schůzek by měl organizátorům umožnit pořádat schůzky a organizovat schůzky a automaticky informovat účastníky.
- Zákaznická podpora: Software pro konference schůzek by měl nabízet zákaznickou podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, když má zákazník problémy s organizací a připojením k virtuální schůzce.
Od šablon zápisů ze schůzek až po automatické plánování, technologie může proces organizování schůzek mnohem zjednodušit a zefektivnit. Pojďme se nyní podrobně podívat na software pro rezervaci zasedacích/konferenčních místností, který vám pomůže mít bezproblémový zážitek.
Skedda
Skedda je přední světový systém plánování pracovního prostoru. Během svých zkušebních sezení jsem zažil, že šetří čas automatizací plánování a organizace pracovních prostorů a zasedacích místností.
Správa zařizování konferenčních místností, pracovních stanic, firemního zázemí a prezentačních prostor je se Skeddou zjednodušená. S inteligentním plánováním Skedda vám váš robotický správce zasedací místnosti nabízí následující pomoc:
- Jednoduché úpravy.
- Různé možnosti přizpůsobení.
- Přizpůsobitelné podmínky viditelnosti.
- Zjednodušená uživatelská přístupová oprávnění.
- Přehledný přehled obsazenosti stolu pro konkrétní dny.
Funkce:
- Zlepšuje celkové pracovní prostředí od přihlášení až po odhlášení.
- Umožňuje organizacím automatizovat a optimalizovat složité rezervační postupy.
- Poskytněte svým uživatelům možnost rychle si sami rezervovat z jakéhokoli zařízení.
- Chválen pro svou konkurenceschopnou cenu, uživatelsky přívětivé uspořádání, srozumitelnost použití a vynikající služby zákazníkům.
Poskytuje nejlepší možnou správu konferenční místnosti, včetně hladkého připojení k Microsoft 365 a Google Workspace. Se Skeddou a nástrojem AI na psaní poznámek jste připraveni na efektivní a efektivní jednání!
Akruální EMS
Nalezení ideálního místa pro schůzku na vašem pracovišti nebo v kampusu je jednoduché s pomocí známé online rezervační služby zasedací místnosti Akruální EMS.
Funkce:
- Při provádění rezervací získejte přístup k důležitým informacím, jako jsou rozměry místnosti a kapacita míst k sezení.
- Využijte flexibilitu k blokování oblastí, zobrazovacích panelů konferenčních místností a možností mobilní rezervace pro správu kapacit místností.
- Udělejte svůj kampus nebo místo podnikání bezpečnější a hygieničtější tím, že automatizujete plánování úklidových a hygienických postupů.
- Snižte manažerské náklady a zkraťte čas strávený rezervováním schůzek.
- Vytvářejte rezervační formuláře se specifickými pokyny na základě atributů, jako je role nebo seniorita.
Tento rezervační software vám umožní rychle a snadno naplánovat místa setkání, jako jsou zasedací místnosti a konferenční místnosti.
Některé ze zajímavých funkcí, které upoutaly mou pozornost, byly nápadné nápisy na stole, interaktivní rozvržení podlahy a analytika pro zvýšení produktivity, inovací a celkové energie vaší organizace.
Vyslanec
Inovativní řešení pro úsporu místa od Vyslanec umožňují přístup k více možnostem pracovního prostoru, které vyhovují požadavkům každého člena týmu. Představte si, že vaše větší zasedací prostory si pravidelně rezervuje pouze jeden nebo dva lidé. Pokud ano, zvažte, zda by se tyto prostory neměnily na menší zasedací prostory nebo aby se vaše pracovní prostory lépe přizpůsobily.
Funkce:
- Zelená, žlutá a červená indikace vám pomohou najít přístupná místa v každé místnosti.
- Použijte Slack nebo Teams k přijímání včasných upozornění na přihlášení a připomenutí, abyste si rezervovali menší prostory nebo volné místnosti.
- Dostávejte okamžitá e-mailová upozornění, pokud bude místnost někdy nedostupná.
- Pomocí funkcí mobilní aplikace Envoy založených na poloze vyhledejte a zabezpečte nejbližší dostupné ubytování.
- Chraňte soukromé konverzace tím, že máte možnost zatemnit názvy schůzek.
Podle mých zkušeností Envoy vymýšlí nové nápady pro využití vašeho prostoru podporované důkladnou analýzou. S využitím těchto informací můžete maximalizovat využití svého prostoru a činit informovaná rozhodnutí, která vám ušetří peníze.
Červenka
Červenka vyniká jako jedno z prvních řešení, které vás napadne, když přemýšlíte o softwaru pro rezervaci konferenčních místností. Využil jsem rezervační systém od Robina a zjistil jsem, že si můžete snadno rezervovat konferenční místnosti, stoly, pracovní stanice a další kancelářské prostory.
Tím se maximalizuje využití vašeho prostoru a umístění potenciálních míst pro vylepšení nebo opravy zařízení.
Funkce:
- Okamžitě můžete zjistit, které pokoje jsou často rezervované a velmi žádané.
- Rezervace zasedací místnosti provedená pomocí vašeho kanálu Slack se automaticky aktualizuje ve vašem Kalendáři Google.
- Robin také nabízí užitečné informace o tom, jak jsou provozovány vaše konferenční místnosti a kancelářské prostory.
- Vše se točí kolem zlepšování a optimalizace vašich zkušeností se správou pracovního prostoru.
Snadné propojení Robina se známými kancelářskými programy, jako je Slack, Zoom a Kalendář Google, je jednou z jeho klíčových výhod.
Teem
Stejně jako mnoho jiných rezervačních systémů pro konferenční místnosti, Teem je vytvořen tak, aby vám pomohl co nejlépe využít vaše zasedací prostory. Díky snadné rezervaci přes několik pracovních prostorů jsem si mohl snadno zarezervovat požadované pokoje.
Funkce:
- Prostřednictvím jejich mobilní aplikace můžete provádět rezervace přímo z telefonu, takže se nemusíte přihlašovat na web.
- Na recepci se hosté mohou odbavit pomocí tabletu a vyplnit veškeré požadované papíry.
- Nabízí také bezpečný systém správy hostů.
- Systém vás okamžitě upozorní e-mailem, SMS nebo Slack, že vaši hosté vstoupili do lobby.
Mimo každou zasedací místnost jsem mohl snadno umístit displeje v tabletové místnosti, které umožňují přidávat nebo mazat osobní schůzky. Zásuvné moduly kalendáře Teem usnadňují proces plánování tím, že zjednodušují plánování schůzek na platformách včetně Outlooku, Office 365 a Kalendáře Google.
Aplikace pro zasedací místnosti
Moderní technologie usnadňují plánování a organizaci obchodních jednání, zjednodušují obchodní procesy a maximalizují využití kancelářských prostor. Jako pokročilá platforma pro plánování a správu zasedacích a konferenčních místností, Aplikace MeetingRoomApp vyniká podle mých zkušeností.
Funkce:
- Editor stylů umožňuje výrazné přizpůsobení a nekonečnou škálu pozadí aplikací.
- Nastavení identity vaší společnosti je jednoduché a rychlé a můžete použít tmavý režim nebo přidat další vizuální efekty.
- Schůzky lze rychle naplánovat na dotykovém panelu u dveří konferenční místnosti.
- Díky této funkcionalitě mohou uživatelé okamžitě zobrazovat obchodní dění na chytrém telefonu v zasedací místnosti.
Jeho řídicí panel a funkce reportingu jsou analytickým nástrojem, který poskytuje informace o nejčastěji používaných zasedacích prostorách a chování uživatelů.
CalendarWiz
CalendarWiz dává manažerům možnost zvát lidi na události a schůzky a dává jim svobodu nastavit několik možností RSVP, jako je „přijmout“, „možná“ nebo „odmítnout“.
Zaměstnanci mohou vylepšit svůj software pro rezervaci konferenčních místností vytvořením barevně odlišených kategorií pro organizaci událostí, schůzek a úkolů.
Funkce:
- Správci mohou upravit design platformy tak, aby odpovídal barvám, logům a přístupovým právům jejich značky.
- Podniky mohou platformu kombinovat s různými řešeními třetích stran díky aplikačnímu programovacímu rozhraní (API), které podporuje.
- Prostřednictvím CalendarWiz jsou k dispozici měsíční i roční předplatné.
- Uživatelé mají přístup k užitečné péči o zákazníky prostřednictvím e-mailové podpory, živého chatu, častých dotazů a podrobné dokumentace.
Členové týmu a klienti mohou také navrhovat události poskytnutím informací, jako je název události, kategorie a potenciální den a čas.
Appspace
Zaměstnanci mohou snadno potvrdit rezervace konferenčních místností, rezervace stolu a alokace zdrojů prostřednictvím Appspace.
Funkce:
- Vytvořte QR kód pro přihlášení bez fyzického dotyku, čímž návštěvníkům a hostům umožníte přístup do vyhrazených prostor.
- Chcete-li najít nejlepší pracovní prostor pro své potřeby, použijte inteligentní dokovací stanice.
- Spojte IoT zařízení a senzory a vytvořte hybridní pracoviště upřednostňující produktivitu a bezpečnost.
- Appspace podporuje různé možnosti hardwaru, jako jsou puky na stole, interaktivní kiosky nebo panely místností.
Co se mi na platformě líbilo, byla skutečnost, že tyto rezervace můžete snadno spravovat prostřednictvím intranetu, e-mailu, Microsoft Teams nebo konkrétní Appspace Employee App. Díky tomu máte možnost plánovat dny předem, ať už cestujete do kanceláře, nebo když už tam jste.
UnSpot
S UnSpotmůžete rychle určit nejlepší dny pro pozvání lidí na schůzky v konferenčních místnostech a dozvědět se více o tom, jak se zasedací místnosti používají, což vám pomůže posoudit prostorové potřeby vašeho týmu.
Funkce:
- Systém pro rezervační pulty, pracovní plány, kancelářské analýzy, nástroje pro správu parkování, navigaci a interaktivní mapy jsou součástí celé sady.
- Rychlé a snadné rezervace zasedacích prostor pomocí vašeho firemního kalendáře.
- UnSpot poskytuje okamžité informace v reálném čase o všech rezervacích a dostupných pokojích.
- Zaškolení zaměstnance k využívání služby trvá pouhých 10 minut.
Váš tým bude mít přístup k uživatelsky přívětivému softwaru, který zjednoduší rezervaci zasedacích místností prostřednictvím stolního počítače, mobilní aplikace nebo displeje zasedací místnosti.
Condeco
Condeco poskytuje snadný způsob sbližování lidí, ať už fyzicky, elektronicky, nebo obojí. Zjednodušuje plánování schůzek a snadno se integruje se známými aplikacemi, jako jsou Teams a Zoom.
Funkce:
- Zahrnutím vylepšení a preferencí udělejte své rezervace zasedacích místností jedinečnější.
- Můžete si rychle rezervovat profesionální i neformální konferenční místnosti, které vyhovují vašemu pracovnímu stylu.
- Platforma automaticky zkontroluje dostupnost pokoje ve zvolený čas.
- Najděte rychle dostupné zasedací prostory pomocí kritérií, jako je umístění, kapacita nebo vybavení.
S Condeco si můžete rychle vybrat vhodné místo a čas, zkontrolovat dostupnost všech a zarezervovat si rezervaci během několika sekund. Zajímavé je, že jsem mohl provozovat různé platformy jako Outlook, mobilní zařízení nebo webový portál Condeco.
Čtěte také: Nejlepší řešení pro webové konference a okamžité sdílení!
Akruální
Efektivní využití dostupného prostoru je pro provoz coworkingového prostoru zásadní. Podle mých zkušeností můžete zaručit spokojenost klienta a zároveň snížit provozní náklady používáním Akruálnírezervační systém pro zasedací a konferenční místnosti.
Funkce:
- Slučuje program za účelem zlepšení správy vašeho zařízení a informovaných rozhodnutí o údržbě.
- Využijte centrálně umístěný systém rezervace pokojů k zjednodušení plánovacích povinností.
- Správu událostí můžete zjednodušit tím, že nabídnete jednotné kontaktní místo pro úlohy, jako je fakturace.
- Povolením řešení pro videokonference připravených k použití můžete připojit vzdálený personál.
Najděte a rezervujte si ideální pracovní prostor pro schůzky nebo povinnosti v kampusu nebo ve vaší kancelářské budově. Rezervační procedura nabízená systémem Accruent je jednoduchá, flexibilní a bezpečná a bez námahy se propojí s vašimi aktuálními pracovními postupy.
Kadence
Na KadencePráce by vás měla spíše posilovat než omezovat a umožnit lidem vyniknout ve všem, do čeho se pustí. Tento software pro rezervaci konferenčních místností vytváří operační systém pro budoucnost práce, obohacuje koordinaci lidí, času a prostoru a podporuje týmy v pocitu důvěry a pravomoci činit ta nejlepší rozhodnutí.
Funkce:
- Snadno si můžete rezervovat vhodná místa setkání pro improvizovaná jednání, ať jste kdekoli.
- Pozvěte návštěvníky a rychle vyberte vhodné vybavení.
- Využijte upozornění na připomenutí check-inu ke zvýšení dostupnosti pokojů.
- Několika kliknutími si můžete okamžitě rezervovat zasedací místnosti přímo ze svého kalendáře a pozvat spolupracovníky.
- Získejte jasnou představu o tom, kdo je v kanceláři nebo mimo ni, pomocí přesných informací o rezervaci.
S povrchním protokolem pro pronajímání míst a sledováním toho, kdy spolupracovníci využívají prostor, je Kadence velmi uživatelsky přívětivý nástroj.
Funkce, které je třeba hledat v softwaru pro plánování místností
Při hledání softwaru pro plánování místností se ujistěte, že software obsahuje následující funkce:
- Vestavěné možnosti vytváření sestav: Zajistěte, aby software pro plánování schůzek měl schopnost generovat standardizované zprávy v různých formátech.
- Integrace s nástroji třetích stran: Software by měl být schopen sledovat zasedací místnosti a využití různých zdrojů, aby se snížily vzniklé náklady.
- Synchronizace v reálném čase: Software pro rezervaci zasedacích místností by měl mít centralizovanou databázi, která by měla být aktualizována v reálném čase, aby poskytovala nejnovější uživatelské údaje, aby se předešlo konfliktům v plánování.
- Škálovatelnost: Software by měl být škálovatelný, aby vyhovoval potřebám organizace při zpracování více míst a rezervací v různých časových pásmech.
- Centralizovaný řídicí panel: Centralizovaný kalendář a řídicí panel pro kontrolu dostupnosti zasedacích místností a vizualizaci půdorysů a prostoru místnosti.
- E-mailová upozornění a upozornění: Software pro plánování místností, který se hodláte rozhodnout, by měl být schopen automaticky informovat zúčastněné strany o stavu jejich požadavků, fakturách a další související komunikaci.
Kromě toho by se funkce změnily kvůli vašim požadavkům, protože koneckonců tento software vám má pomoci dokončit práci rychleji a s menším stresem. Vzhledem k tomu, že schůzky jsou nevyhnutelné, můžete vyzkoušet ty, které vyhovují vašim preferencím, a nakonec zúžit výherní kombinace.
Závěr
Držet krok s nejnovějším technologickým vývojem a správou kanceláře vyžaduje udržování efektivního pracovního prostoru. Nejlepší nástroje pro rezervaci konferenčních místností, které jsem považoval za užitečné pro zlepšení zážitku ze schůzek, jsou zvýrazněny v tomto článku.
V konečném důsledku tyto technologie umožňují organizacím ušetřit čas a peníze poskytováním praktických řešení správy zdrojů. Tyto nástroje umožňují podnikům zajistit, aby každá schůzka byla produktivní a dobře organizovaná.
Dále vyzkoušejte tyto šablony zápisu z jednání pro bezproblémové plánování a dokonalé provedení.