Zefektivněte proces nákupu ve vaší malé nebo střední firmě s pomocí špičkových softwarových nástrojů pro zadávání veřejných zakázek.
Správa nákupního procesu je komplexní záležitost, zahrnující nákupy, skladové zásoby, objednávky, faktury, dodavatele, platby a mnoho dalšího. Zároveň je ale klíčová pro úspěch každé společnosti. Právě proto je pro podniky nezbytné automatizovat a řídit tento proces pomocí specializovaných aplikací.
Odkládání nasazení softwaru pro nákup může vést k problémům spojeným s manuálním zpracováním. Proto je rozumné začít s implementací těchto nástrojů hned, jakmile zaznamenáte neefektivitu a problémy v manuálních procesech.
Pojďme se podívat blíže na to, co software pro zadávání zakázek obnáší a jaké jsou nejlepší nástroje v této oblasti.
Co je software pro zadávání zakázek?
Nákup představuje proces hledání a získávání potřebného zboží a služeb pro podnik. Software pro zadávání zakázek je obchodní řešení, které automatizuje různé kroky tohoto procesu.
Tyto nástroje vám pomohou získat plnou kontrolu nad každou operací, ať už jde o analýzu výdajů, správu smluv nebo realizaci plateb. Lze je také integrovat s různými ERP platformami pro hladší průběh procesů.
Některé nástroje navíc umožňují všem zaměstnancům přístup a provádění úkolů z centrální platformy s různými úrovněmi uživatelských oprávnění.
Jaké funkce nabízejí tyto nástroje?
Softwarové aplikace pro nákup mohou provádět řadu úkolů, aby zjednodušily nákupní proces pro váš tým. Zaměstnanci mohou zadávat objednávky odkudkoli a komunikovat s ostatními členy týmu. Zde jsou hlavní funkce, které tento software obvykle poskytuje:
- Vytváření a ověřování nákupních objednávek
- Automatizovaný přenos elektronických objednávek
- Upozornění na probíhající nákupní objednávky a jejich případné zrušení
- Odesílání nevyřízených nákupních objednávek odpovědným osobám
- Zpracování finančních a skladových transakcí po doručení objednávky
- Prevence nedostatku zásob prostřednictvím efektivního řízení skladových zásob
- Sběr dat a analýza trendů pro maximalizaci ziskovosti
- Zjednodušení standardizace procesů napříč různými platformami
Nyní si probereme, kdy je vhodné využívat softwarové nástroje pro zadávání zakázek.
Kdo využívá software pro zadávání zakázek?
Pokud vaše firma nakupuje suroviny, počítačový hardware, kancelářské potřeby a další položky ve velkém množství během roku, software pro zadávání zakázek je pro vás nepostradatelný. Využije ho tedy každý podnik, který pravidelně nakupuje zásoby od externích dodavatelů a chce mít transparentní nákupní systém.
Nástroje pro zadávání veřejných zakázek se nejčastěji používají v následujících typech podniků:
- Výrobci spotřebního zboží a domácích spotřebičů
- Výrobci vozidel
- E-commerce a maloobchodní podniky
Tento software však využívá i specifická skupina podniků, a to jsou poradenské společnosti a agentury specializované na nákup.
Mnoho značek outsourcuje své nákupní operace těmto agenturám z důvodu pohodlí a úspory nákladů. Mezi přední poradenské společnosti v oblasti nákupu patří například Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide a Accenture.
Jak software pro zadávání zakázek pomáhá firmám?
#1. Automatizace nákupních procesů
Automatizace se stává standardem v mnoha oblastech podnikání, včetně nákupu. S pomocí specializovaného softwaru můžete úspěšně automatizovat celý nákupní proces.
Od výběru dodavatele, přes registraci, výběr produktů, kontrolu kvality až po uzavření dohody – vše je řízeno jedním softwarovým nástrojem.
Většinou tyto nástroje automaticky zpracovávají požadavky na nákup interních dodávek. Před odesláním objednávky ke schválení je nutný jen souhlas odpovědného manažera.
#2. Transparentnost v nákupních procesech
Manažeři a finanční ředitelé mají díky centralizovanému softwaru přehled o nákupních trendech. Nemusí složitě vyhledávat informace o veřejných zakázkách.
Nástroj sleduje každý krok celého procesu, dokud není dohoda uzavřena, a tím zajišťuje vysokou firemní transparentnost a prevenci korupce.
#3. Optimalizace schvalovacích procesů
Tyto nástroje využívají inteligentní algoritmy, které dokáží odlišit reálné nákupní požadavky od zbytečných výdajů. Schvalující manažeři tak dostávají ke schválení pouze relevantní požadavky. To vede k rychlejšímu schvalování nákupních objednávek.
#4. Přehled o výdajích
Přehledný panel nástrojů vám okamžitě zobrazí celkové výdaje společnosti na nákup spotřebního materiálu, seznam dodavatelů, částky plateb a další relevantní informace. Pomáhá vám lépe plánovat rozpočty, šetřit na zbytečných nákupech a efektivně řídit výdaje.
Funkce, na které se zaměřit při výběru softwaru pro zadávání zakázek
Většina nástrojů pro zadávání zakázek nabízí standardní sadu funkcí. Před nákupem se ale ujistěte, že poskytují alespoň následující:
- Nástroj by měl obsahovat panel pro správu dodavatelů, kde můžete registrovat nové dodavatele nebo kontrolovat smlouvy se stávajícími.
- Výhodou je, pokud software nabízí také funkci pro vyhledávání nových dodavatelů.
- Důležitý je nástroj pro řízení rizik, který blokuje zbytečné výdaje nebo nesprávné nákupní objednávky.
- Software by měl obsahovat funkci auditu pro kontrolu nákupních objednávek, plateb dodavatelům a dalších transakcí.
- Nejlepší nástroje pro zadávání zakázek nabízejí také funkce pro rozpočtování, kde můžete zadat měsíční nebo čtvrtletní rozpočet a udržet nákupy v rámci stanovených limitů.
- Měla by existovat také komunikační funkce, která upozorňuje uživatele softwaru na nové nákupní objednávky, faktury, splatné objednávky a další události.
- Užitečná je mobilní aplikace pro sledování výdajů, schvalování objednávek, uzavírání obchodů a další úkoly.
- Spolehlivý nákupní software by vám měl umožnit nastavit firemní politiku nákupu.
- V neposlední řadě by nástroj měl umožnit nákupčím vytvářet vlastní pracovní postupy, pokud software neobsahuje šablony pro specifické nákupní scénáře.
Nyní, když už máte představu o fungování tohoto nástroje a jeho funkcích, podívejme se na nejlepší softwarové aplikace pro zadávání zakázek, které jsou vhodné pro malé a střední podniky.
Precoro
Pokud je vaše firma malá nebo středně velká, Precoro vám pomůže zefektivnit nákupní procesy a omezit manuální práci. Ušetří vám čas i peníze a umožní vám soustředit se na důležitější záležitosti.
Tento inovativní software optimalizuje nákupní a platební systém ve vaší organizaci a zlepšuje efektivitu práce. Spolehlivě zvládá úkoly spojené s nákupem, jako je poptávka, objednávání a fakturace.
Precoro navíc vylepšuje váš nákupní systém pomocí efektivnějšího schvalování. Všechny fáze pracovního postupu, od procesu požadavku, přes nákupní objednávky, schvalování, fakturaci až po správu faktur, lze provádět elektronicky.
Aplikace také výrazně usnadňuje řízení procesů, schvalování a analýzu nákladů na cestách.
Společnosti mohou s tímto řešením generovat pravidelné reporty a analýzy dat. Podrobné a komplexní zprávy pokrývají všechny procesy a údaje o nákupu.
Tyto sestavy vám umožňují sledovat a řešit chyby, přizpůsobovat formáty pro zúčastněné strany a exportovat data v reálném čase pro účetní a finanční analýzu.
Kissflow
Chcete mít kontrolu nad procesem od nákupu po platbu, ale zároveň si zachovat flexibilitu? Kissflow vám to umožní svým jednoduchým a přizpůsobitelným řešením. Pro požadavky na nákup nabízí tekuté formuláře, takže můžete jednoduše shromažďovat, schvalovat a sledovat požadavky.
Po schválení žádosti se automaticky generují objednávky. Pro správu dodavatelů nabízí tento nástroj efektivní portál pro registraci, správu a údržbu dodavatelů.
S touto aplikací je možné schvalovat faktury i na cestách. Podporuje také automatizované třícestné párování, kontrolu faktur se smlouvami, nákupními objednávkami a záznamy o službách.
Kissflow také generuje datové a využitelné přehledy o nákupních trendech, výdajích a výkonu prodejců. S pomocí tohoto softwaru mohou uživatelé také vytvářet okamžité zprávy, které obsahují přizpůsobitelné parametry.
Podporuje také bezproblémovou integraci s různými nástroji třetích stran. Vyhněte se zbytečné redundanci díky propojení s různými ERP a finančními aplikacemi, jako jsou Microsoft Dynamics, QuickBooks, Xero, SAP a NetSuite. Toto řešení také umožňuje využívat výkonné pluginy a API.
Team Procure
Pokud jste malá nebo střední firma, je čas zjednodušit proces zadávání zakázek pomocí Team Procure. Tento software však může uspokojit i potřeby podniků s komplexními nákupními operacemi na mezinárodní úrovni.
Tato cloudová platforma zvládne všechna vaše schvalování, nákupní objednávky a řízení skladových zásob. Požadavky na nákup lze řadit podle rozpočtu, oddělení a závažnosti. Z těchto požadavků mohou uživatelé také generovat objednávky a sledovat harmonogramy dodávek.
Team Procure nabízí i funkci cenové matice, s její pomocí můžete spravovat nabídky od více dodavatelů a vybrat nabídku s nejnižší cenou. A protože různé organizace mají různé potřeby, umožňuje tento nástroj vytvářet vlastní schvalovací postupy.
Registrace dodavatelů je zde velmi jednoduchá. Nechybí ani vestavěné KPI pro sledování výkonu. Dokonce i v případě, že máte sklady na více místech, vám tento nástroj pomůže udržovat integrovaný systém řízení skladu. Můžete ho propojit se stávajícím systémem pomocí personalizovaného API.
Procurement Express
Procurement Express je ideální software, který dokáže zefektivnit veškeré související pracovní postupy. Pomáhá vám eliminovat zdlouhavé manuální procesy, papírování a předcházet potenciálním podvodům.
Jeho inovativní systém schvalování vám umožňuje nastavit maximální náklady a definovat schvalovací řetězce. Společnosti mohou také různým zaměstnancům přiřazovat různé úrovně schvalovacích oprávnění. Navíc mohou organizace přizpůsobit a automatizovat všechny kroky schvalovacího řetězce pro maximální efektivitu.
Aplikace umožňuje rychlé a přesné vytváření objednávek na základě vašich vztahů s jednotlivými prodejci. Můžete přidávat nezbytná pole a rozevírací nabídky a vytvářet profesionální a kontextové objednávky.
V souladu s finanční strukturou vaší společnosti můžete alokovat náklady na různá místa, abyste se vyhnuli nadměrnému utrácení. Funkce hlášení v aplikaci uživatelům umožňuje analyzovat komplexní rozpisy nákladů. Kromě toho dokáže vytvářet rozpočty pro různé projekty a oddělení.
Procurify
Rozlučte se s papírovými procesy, pomalým schvalováním a komplikovanými řešeními díky Procurify. Tento proaktivní software pro správu výdajů vám nabízí kompletní přehled a kontrolu nad firemními výdaji.
S tímto nástrojem můžete schvalovat všechny nákupní objednávky z jednoho centrálního místa. Můžete také sledovat výdaje v reálném čase v porovnání s rozpočty. Nabízí také fyzické i virtuální výdajové karty pro bezproblémové utrácení.
Procurify umožňuje nastavit pracovní postupy pro automatizaci a sledování každého kroku nákupní cesty. Můžete nastavit oprávnění k nákupu na základě oddělení nebo lokality. Další užitečnou funkcí je možnost řadit objednávky pro jednotlivé dodavatele.
Aplikace dokáže analyzovat výkon dodavatelů, což vám pomůže činit informovaná nákupní a obchodní rozhodnutí. Můžete importovat položky katalogu a další informace, včetně obrázků.
Toto řešení se snadno integruje s oblíbenými obchodními aplikacemi, jako jsou Amazon Business, Oracle, QuickBooks a Slack.
Coupa
Coupa je platforma, která vám poskytuje přehled a kontrolu nad výdaji potřebnou pro efektivní řízení nákupního procesu. S tímto řešením můžete nakupovat snadno a intuitivně a zároveň šetřit čas svým zaměstnancům.
Hlavní funkce této aplikace zahrnují:
- Zjednodušení nákupních požadavků a objednávkových procesů
- Sledování nákupních objednávek v reálném čase
- Upozornění na zvýhodněné ceny a další výhody
- Flexibilní formuláře pro zadávání dat pro služby založené na SOW
- Dashboard pro správu rozpočtu v reálném čase
Nástroj navíc umožňuje schvalování přes e-mail a mobilní zařízení. Společnosti ho mohou využít i pro řízení zásob a smluv.
Bellwether
S Bellwether můžete dosáhnout transparentního a rychlého nákupního procesu. Pomůže vám eliminovat ústní schvalování a zdlouhavou komunikaci přes e-maily a telefonní hovory.
Tento software vám umožňuje vytvářet žádanky, nákupní objednávky a faktury s minimálním časem a úsilím. Funkce jako pokročilé pracovní postupy a rozpočtování zajišťují lepší přehled a kontrolu nad výdaji.
Tento cloudový nástroj nabízí nezbytnou flexibilitu a přizpůsobení vašim potřebám. Pokud vaše společnost potřebuje více jazyků nebo vlastní pole, Bellwether vám je může poskytnout. Navíc máte přístup k aplikaci i mimo web.
PairSoft
PairSoft je uživatelsky přívětivý software, který mohou podniky využít k automatizaci pracovních postupů v rámci procesu P2P. Umožňuje sledovat výdaje a zlepšit vztahy s dodavateli a prodejci.
Software lze rychle nasadit do vašeho stávajícího systému nebo ERP a je snadné ho používat. Umožňuje spravovat objednávky zefektivněním celého procesu. Získáte také kompletní přehled o výdajích napříč kategoriemi.
PairSoft usnadňuje komunikaci mezi společnostmi a dodavateli v reálném čase. Zpracování a ověřování faktur jsou další úlohy, které můžete s tímto softwarem automatizovat. Nabízí také funkce pro analýzu a reporting.
Závěrem
V dnešní digitalizované době je pro společnosti obtížné efektivně řídit nákupní proces bez podpory softwaru nebo automatizovaných řešení. Tyto nástroje mohou otevřít nové příležitosti v každé fázi tohoto procesu.
Aplikace navíc zajišťují optimální efektivitu, i když se vaše podnikání rozšiřuje. Prohlédněte si seznam nejlepšího softwaru pro nákup a vyberte ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Zaměřte se také na základní funkce, které by robustní nástroj pro automatizované zadávání zakázek měl mít.
Jako malý nebo střední podnik se můžete zajímat také o nejlepší nástroje pro správu dokumentů.