Při práci s mnoha zaměstnanci na pracovišti musí HR spravovat informace o všech z nich, aby bylo možné kvalifikovaně přesná rozhodnutí.
Takový skličující úkol vyžaduje hodně a zbývá méně času na jiné HR povinnosti.
HRIS může být potenciálně vynikající investicí pro správu informací o zaměstnancích a maximalizaci efektivity.
V tomto článku se dozvíte, co je software HRIS, jeho typy a osm softwaru HRIS, který se stará o činnosti související s HR.
Vezmeme to tedy shora.
Table of Contents
Co je software HRIS?
Informační systém lidských zdrojů, neboli HRIS, je systém, který digitalizuje činnosti a procesy lidských zdrojů.
Můžete také říci, že HRIS je software, který se stará o činnosti lidských zdrojů, jako je správa informací o zaměstnancích, účetnictví, mzdy atd.
Vzhledem k tomu, že se o všechny tyto úkoly stará HRIS, je pro HR snazší činit lepší rozhodnutí tím, že se více zaměří na analýzu dat než na jejich sběr a kompilaci. Navíc celá organizace může pracovat efektivněji a plynuleji.
Většina softwaru HRIS má obvykle funkce potřebné pro komplexní řízení lidských zdrojů.
Výhody softwaru HRIS
Automatizované procesy pro rychlejší dokončení úkolů
Pravidelné povinnosti v oblasti lidských zdrojů, jako je sledování dnů dovolené, docházka, mzdy atd., jsou automatizovány systémem HRIS. To vám pomůže ušetřit čas, pokud máte obrovské týmy, které musíte zvládnout.
Snadné nábory, hodnocení kandidátů a registrace
HRIS může shromažďovat a skenovat mnoho životopisů najednou, aby našel nejlepšího kandidáta na pozici. Tyto funkce usnadňují práci HR tím, že eliminují potřebu kontrolovat všechny životopisy sami.
Dokonce i poté, co je kandidát finalizován, HRIS se může postarat o mnoho úloh spojených s nástupem.
Zvyšuje spolupráci a interní komunikaci
HRIS je také určen pro všechny zaměstnance, aby zůstali v kontaktu s týmem HR. Prostřednictvím HRIS mohou zjistit své údaje o docházce, výplatní pásky, analýzu výkonu a požádat o dovolené nebo povýšení.
Zprávy a analýzy zaměstnanců
HRIS může sledovat všechny metriky výkonu nastavené pro zaměstnance a vytvářet týdenní, měsíční, čtvrtletní a roční zprávy pro podrobnou analýzu.
Rychlejší a přesnější rozhodování
Jakákoli rozhodnutí o řízení zaměstnanců lze efektivně přijímat analýzou všech zpráv a čtením informací o zaměstnancích z databáze HRIS.
Integrace s dalšími nástroji
HRIS lze integrovat s jakýmikoli jinými nástroji, které vaše společnost používá pro různé úkoly. Jedním z nejběžnějších postupů pro integraci je integrace systému řízení projektů s HRIS.
To umožňuje HR vidět, kteří zaměstnanci odvedli jaký druh práce, a pomáhá jim vytvářet hodnocení pro každého zaměstnance.
Nyní, když víte, co je software HRIS, zde jsou věci, které byste měli hledat při investování do softwaru HRIS.
Jak vybrat správný software HRIS?
Pochopení vašich potřeb
První a nejdůležitější věcí, než stisknete spoušť, je pochopit, co přesně od HRIS chcete.
Existují různé typy softwaru HRIS (více o tom později). Začněte zužováním výběru v závislosti na těchto typech.
Poté sepište úkoly, které chcete automatizovat a spravovat pomocí HRIS, a podívejte se na celkovou pracovní sílu, kterou budete muset řídit.
Konzultace s ostatními odděleními
Dalším faktorem, který je třeba zvážit před získáním HRIS, je konzultace se všemi manažery oddělení, IT podporou a celým HR týmem.
Získáte tak přehled o tom, o co všechno je třeba se starat.
Kromě toho vám konzultace s ostatními ve vaší společnosti mohou otevřít několik návrhů, které lze použít při nákupu HRIS.
Nastavte rozpočet
Různé typy HRIS a prodejci budou mít řešení, která nabízejí různé balíčky na základě jejich funkcí.
Pokud si nastavíte rozpočet podle svých potřeb a očekávané návratnosti investic, můžete svůj seznam zúžit na několik málo softwaru.
Měli byste také zvážit získání softwaru, který je buď jednorázový, nebo má balíčky s delší dobou trvání, které poskytují určité slevy.
Promluvte si s prodejci a porozumějte softwaru
Jakmile vytvoříte seznam softwaru HRIS, o kterém si myslíte, že je dostatečně dobrý pro vaše potřeby, spojte se s dodavatelem.
Domluvte si schůzku, kde prodiskutujete, jak systém funguje, a důkladně porozuměte všem funkcím.
To vám dá představu o skutečném fungování funkcí na papíře, které dodavatelé slibují. Také můžete tento software vzájemně porovnat, abyste mohli učinit správná rozhodnutí.
Zúčastněte se ukázkových relací
Pokud existují bezplatná demoverze pro HRIS dle vašeho výběru, nenechte si je ujít. Ukázka může být úžasná, když si skutečně můžete vyzkoušet funkčnost a složitost softwaru.
Pokud budete mít tyto faktory na paměti, můžete identifikovat skvělý software HRIS.
Zde je seznam některých z nejlepších HRIS softwaru, který jsme našli. Podívejte se a zjistěte, který se skvěle hodí pro vás a vaši organizaci.
Freshteam
Freshteam HRIS je skvělý software pro úkoly správy zaměstnanců, jako je nástup, odchod, správa informací o zaměstnancích a sledování docházky.
Funkce
- Nakonfigurujte systém pro onboarding a efektivně shromažďujte a ukládejte dokumenty zaměstnanců na platformě
- Analytická reprezentace dat a snadné reporty pro seznam kandidátů a změny v pracovní síle
- Samoobslužný portál umožňuje zaměstnancům přidávat a odcházet časy, dovolené atd.
Freshteam HRIS je vynikající nástroj pro informování zaměstnanců a řízení pracovní síly. Software si můžete zdarma vyzkoušet s 21denní zkušební verzí, abyste zjistili, zda se hodí.
Vlnění
Vlnění je komplexní HRIS, který nabízí širokou škálu funkcí, které se HR dokážou postarat v podstatě o vše.
Funkce
- Integruje se se službami jako Slack, Zoom, Google Workspace atd.
- Snadno spravujte změny zaměstnanců, úkoly při nástupu a odchodu
- Zvládá kompenzační úkoly, jako je správa mezd, automatický daňový odpočet atd.
- Spravuje další zaměstnanecké výhody, jako je zdravotní pojištění
- Řízení a sledování času a docházky zaměstnanců
- Vestavěný systém řízení výuky pro produktová školení, školení o kodexu chování atd.
Rippling je pravděpodobně jedním z nejlepších řešení pro řízení lidských zdrojů, ale je dražší.
Zoho People
Zoho People je HRIS pro sledování údajů o zaměstnancích a výkonu s funkcemi jako LMS, Analytics a přizpůsobení, spolu s hlavními funkcemi HR.
Funkce
- Funkce správy zaměstnanců, jako je shromažďování a ukládání osobních informací, klasifikace pracovní síly atd.
- Funkce sledování docházky a správa volna
- Spravuje dokumentaci při nástupu nového zaměstnance
- Firemní LMS se všemi typy školicích systémů
- Přizpůsobitelné pracovní postupy a samoobslužný systém pro všechny zaměstnance
- Snadná integrace se Zoho Payroll pro správu odměn a benefitů pro vaše zaměstnance
Standardní Zoho People HRIS je skvělý pouze pro řízení zaměstnanců a několik dalších HR úkolů. Pokud hledáte funkci mzdové agendy, budete muset získat Zoho Payroll spolu s tímto HRIS, což také zvýší náklady.
ADP
ADP je HRIS, který nabízí funkce, jako je řízení času zaměstnanců, mzdy, benefity a pojištění, služby dodržování předpisů a outsourcing HR.
Funkce
- Skvělé zpracování mezd s rychlejšími vklady a integrací s obchodním softwarem
- Efektivní a automatizované řízení pracovní síly s řešením pro sledování času a docházky
- Snadný nábor a zařazení se službami prověřování pro správné najímání
- Přístup k outsourcingu lidských zdrojů pro všechny hlavní úkoly v oblasti lidských zdrojů
- Služby dodržování předpisů, jako jsou daně a ověřování zaměstnanců
ADP je skvělý HRIS pro malé firmy, které nemají velký HR tým, který by zvládl všechny úkoly. Služba outsourcingu HR je také docela užitečná pro začínající podniky, které chtějí rozjet podnikání co nejrychleji.
Bambus HR
Bambus HR je HRIS pro zefektivnění informačního systému lidských zdrojů a bezpečnou organizaci všech dat. Nabízí také zprávy a analýzy, přizpůsobení zobrazení a další.
Funkce
- Provádí sběr a správu dat pro prohlížení a úpravy v reálném čase
- Shromážděná data mohou být také reprezentována ve formě expresivních zpráv pro hloubkovou analýzu.
- Přizpůsobte si svůj informační systém pro snadný a neuvěřitelnou flexibilitu přístupu k dokumentaci
Bamboo HR je HRIS s omezenou funkcí, která se specificky zaměřuje na dokumentaci dat, reportování, analýzu a bezpečné ukládání. To z něj dělá neuvěřitelné řešení pro malé společnosti, které potřebují správu HR dat.
Zenefits
Zenefits je HRIS navržený pro snadné nastupování, řízení zaměstnanců, sledování PTO a hodnocení výkonu.
Funkce
- Zjednodušený proces správy a poskytování zaměstnaneckých výhod, jako je zdravotní péče a náhrady za dojíždění
- Rychlé a snadné zpracování mezd pro všechny zaměstnance se spoustou pokročilých funkcí
- Efektivní samozařazení nových rekrutů se snadnou dokumentací a dalšími činnostmi, které mohou dělat sami
- Kompatibilní s dodržováním předpisů a snadné sledování důležitých termínů pro skvělé plánování
Zenefits HRIS je k dispozici ve třech různých balíčcích, které si můžete zakoupit v závislosti na vašich organizačních potřebách.
Přírodní HR
Přírodní HR je all-in-one HRIS řešení pro středně velké organizace, které snadno zjednoduší všechny HR úkoly.
Funkce
- Snadná správa zaměstnanců s přesným sběrem a ukládáním dat
- Funkce sledování času zahrnují příchod a odchod, odchody, hodiny navíc atd.
- Skvělá automatizovaná správa mezd s včasnými vklady a změny mezd
- Vyčerpávající analýza výkonu a reporting
- Přehledy o správě pracovních postupů a změnách
- Snadné vyřizování zaměstnaneckých výhod
Natural HR je komplexní řešení pro všechny HR potřeby středně velké organizace nebo organizace na podnikové úrovni.
Paycor
Paycor je HRIS pro řízení pracovních sil a informační systémy zaměstnanců.
Funkce
- Snadný mobilní děrovací systém pro zaměstnance, kteří si mohou zaznamenat a odhlásit pracovní dobu
- Sledujte a měřte výkon zaměstnanců, kde HR může vytvářet hodnocení výkonu, spravovat převody a povýšení
- Zaměstnanci mohou rychle požádat o volno nebo odejít.
- Noví rekruti mohou nahrát své osobní údaje ještě před zahájením procesu registrace.
- Získejte přehled pomocí trendů celkových odměňování, aktuální síly pracovní síly, diferenciace oddělení atd.
Paycor je další omezená funkce HRIS navržená výslovně pro efektivní řízení pracovní síly a sledování informací o zaměstnancích.
Jak se software HRIS liší od jiného softwaru pro HR?
Odlišení od všech různých HR softwaru je místo, kde se dostáváme na matoucí místo.
HR software se stal složitějším a všezahrnujícím, že se stal poněkud nerozeznatelným s velmi malým počtem rozlišovacích prvků.
Existují 3 hlavní druhy HR softwaru:
#1. HRIS – Informační systém lidských zdrojů
HRIS je nejběžnější ze tří a je to v podstatě základní HR software. Můžete jej definovat tak, že řídí zaměstnance, zahrnuje zásady a pomáhá různým procesům.
Některé ze společných rysů HRIS jsou nábor, údržba docházkových systémů, workflow, sledování personálu, administrativa, školení, rozvoj atd.
#2. HCM – Human Capital Management
HCM dělá vše, co HRIS umí, a přidává k tomu několik dalších funkcí.
Komplexnější softwarové řešení zahrnuje schopnosti řízení talentů, jako je odměňování, učení a rozvoj, plánování nástupnictví a plánování kariéry.
HCM má také funkce, jako je správa procesu integrace, sledování výkonu, řízení polohy atd.
#3. HRMS – systém řízení lidských zdrojů
HRMS je považován za nejkomplexnější systém ze všech tří a má všechny funkce, které nabízí HRIS a HCM. Mnoho funkcí se mezi HRMS a HRIS překrývá, ale první z nich přidává do řízení zaměstnanců jinou vrstvu.
HRMS zahrnuje funkce, jako je automatický výpočet daně, zpracování, odpočet a ukládání mezd. Má také řízení času a práce, což je vynikající pro sledování časů projektů pro zlepšení produktivity a zisků.
A s tímto tvrzením by bylo těžké polemizovat, protože většina společností, které tento software nabízejí, k těmto sofistikovaným nástrojům neustále přidává další a další.
To vede k zaměnitelnosti všech HR nástrojů.
Zpět k HRIS, pojďme diskutovat o typech softwaru HRIS, které můžete použít.
Typy softwaru HRIS
V jádru má všech 5 typů HRIS základní funkcionalitu, která nabízí správu zaměstnanců, automatizaci, samoobslužné a centralizované databáze.
To jsou některé ze základních funkcí a kromě toho má každý jiný software HRIS sadu jedinečných funkcí.
O čem jsou tyto typy:
#1. Provozní HRIS
Provozní HRIS jsou skvělé pro sběr dat a zdrojů a reporting. Může uchovávat záznamy o zaměstnancích, podrobnosti o pozici a informace o hodnocení výkonu.
HR manažeři mohou využívat provozní HRIS ke správě výkonu, povýšení, náboru, interních personálních změn a hodnocení.
To vše jsou standardní HR funkce, které mohou organizaci pomoci tím, že odstraní opakování těchto úkolů a zvýší efektivitu.
#2. Taktické HRIS
Taktické HRIS se zaměřují především na větší rozhodování, které může potenciálně ovlivnit organizaci velkým způsobem.
Spolu s obecnými funkcemi, jako je školení, volná místa, nábor a odměňování, také pomáhá při alokaci zdrojů, rozvoji a analýze pracovních míst.
Taktické HRIS může pracovat s externími daty, jako jsou zprávy z analýzy konkurentů, informace odborů, oznámení a požadavky vlády atd.
#3. Strategické HRIS
Strategické HRIS pomáhají s analýzou společnosti pro vytváření strategie a přijímání příslušných rozhodnutí.
Tento software pomáhá při plánování pracovních sil a mapování oblastí a oddělení, která budou mít v budoucnu spoustu volných míst a požadavků. Pomáhají také při stanovování cílů souvisejících s pracovní silou tím, že analyzují rozpočet a trendy na trhu.
Strategické HRIS je vytvořeno pro středně velké organizace, které chtějí dále růst a rozšířit svou pracovní sílu.
#4. Komplexní HRIS
Jak název napovídá, komplexní HRIS zahrnuje vše, co výše uvedené typy mají. Organizace, které potřebují funkcionalitu operačního, taktického a strategického HRIS, mohou tento software využít k zefektivnění své správy.
Komplexní HRIS zahrnuje funkce, jako je správa informací o zaměstnancích a výpočty volných míst, pomáhá při náboru a pomáhá sledovat a analyzovat výkon.
Komplexní HRIS jsou také dražší a nabízejí standardní platformu pro vše, co HR manažer potřebuje.
#5. HRIS s omezenou funkcí
Tento typ je úplným opakem komplexního HRIS. HRIS s omezenými funkcemi je vysoce přizpůsobené a zaměřuje se na velmi specifické HR úkoly. Obvykle má tento HRIS pouze jednu funkci a má k tomu vyčerpávající systém.
HRIS s omezenou funkcí může být úžasným řešením pro menší organizace, které nemají příliš mnoho požadavků nebo potřebují udělat jen jednu věc.
Je extrémně snadné se s nimi naučit a ovládat, mohou být ovládány jedním vedoucím personálního oddělení a jsou velmi dostupné.
Zabalit se
HRIS může změnit způsob řízení zaměstnanců organizace.
S lepšími nástroji a funkcemi může HR udržet zaměstnance spokojené a zároveň dosáhnout nejlepších výsledků pro organizaci.
Důležité však je zapamatovat si, že HRIS bude užitečné pouze tehdy, pokud znáte své požadavky.
Než učiníte velké rozhodnutí o nákupu, nezapomeňte vzít v úvahu vše, co si přečtete v tomto článku.