V dnešním dynamickém prostředí je pro každou organizaci klíčové, aby neustále zdokonalovala své interní procesy. Efektivní zlepšování podnikových procesů (BPI) je nezbytné pro udržení konkurenceschopnosti a dosažení úspěchu.
Každá firma se potýká s množstvím procesů, a žádná nemůže s jistotou prohlásit, že jsou stoprocentně bezchybné. Vždy se objeví slabá místa, která stojí čas i finanční prostředky. Právě proto je optimalizace a zdokonalování těchto procesů tak důležité.
Cílem BPI je eliminovat problémy, které negativně ovlivňují váš tým nebo zákazníky. Pojďme se podívat, jak zlepšování podnikových procesů funguje a jak může podpořit růst a prosperitu vašeho podnikání.
Co je zdokonalování podnikových procesů?
Podnikovými procesy rozumíme činnosti, které provádíte pro chod a řízení vaší firmy. Aby se vaše firma udržela na trhu, je nezbytné tyto procesy neustále zlepšovat. Zdokonalování procesů znamená průběžnou optimalizaci s cílem zvýšit produktivitu a efektivitu.
Podnikové procesy lze rozdělit do tří hlavních kategorií:
- Operativní úkoly: Jedná se o opakující se činnosti, které se v podniku provádějí na denní bázi, jako je výroba, logistika nebo reporting.
- Manažerské úkoly: Zahrnují plánování rozpočtu, řízení lidských zdrojů a jejich rozvoj.
- Podpůrné úkoly: Do této kategorie spadají veškeré zbývající činnosti, jako je například technická podpora, nábor zaměstnanců a vedení účetnictví.
Všechny činnosti v těchto kategoriích by měly být pravidelně vyhodnocovány a upravovány, aby se předešlo neefektivitě. Prostřednictvím BPI mohou firmy průběžně zavádět pozitivní změny v těchto procesech na základě podnětů od interních i externích zainteresovaných stran.
Tato vylepšení se mohou týkat jak zavedení nových postupů, tak i odstranění nedostatků v stávajících procesech. V obou případech jde o zvýšení celkové efektivity procesů.
Proč je zlepšování podnikových procesů důležité?
Bez ohledu na to, v jakém odvětví vaše firma působí, je nutné se přizpůsobovat změnám, abyste v konkurenčním prostředí přežili. Zlepšování podnikových procesů vám v tomto přizpůsobení pomůže.
Během tohoto procesu může společnost identifikovat oblasti, které vyžadují zlepšení, a odhalit případné neefektivity. BPI pomáhá firmám porozumět celkovému systému a rozvíjet se v souladu s aktuálními průmyslovými standardy.
Kromě toho nabízí nový pohled na vaše procesy s cílem zlepšit produktivitu, kvalitu, vztahy se zákazníky a rozvoj dovedností zaměstnanců.
Jak funguje zdokonalování podnikových procesů?
#1. Výběr procesu
Nejprve je potřeba identifikovat oblasti nebo procesy, které vyžadují zdokonalení. Ačkoli ve firmě probíhá mnoho procesů, je vhodné začít s těmi, které se často opakují.
#2. Mapování problémů v procesu
Dále se zaměřte na zvolený proces a identifikujte jeho slabá místa. Mapování procesu znamená vizualizaci celého postupu a nalezení úzkých míst.
#3. Analýza podnikových procesů
Nyní je potřeba analyzovat problematická místa a zjistit, co je potřeba zlepšit. Ptejte se odpovědných osob, abyste získali relevantní informace.
#4. Přepracování procesu
V tomto kroku je nutné proces přepracovat tak, aby byl efektivnější. Využijte vhodnou metodologii k odstranění identifikovaných problémů a zefektivnění celého procesu.
#5. Získání zdrojů
Pro jakékoliv zlepšení procesů je nutné zajistit potřebné zdroje. Může se jednat o nákup nového softwaru, hardwaru nebo o zajištění dostatečného počtu zaměstnanců. Získejte pro tyto změny souhlas vedení.
#6. Testování nového procesu
Před zavedením nového systému BPI do organizace je nutné ho důkladně otestovat. Zkontrolujte každý krok pracovního postupu, abyste nic nepřehlédli. V případě potřeby proveďte úpravy.
#7. Implementace metody
Po úspěšném otestování a schválení vedením přichází čas na implementaci nové metodiky. Doporučuje se začít v malém měřítku a postupně rozšiřovat rozsah pro dosažení lepších výsledků.
#8. Kontrola a vylepšování
Práce nekončí implementací. Je nutné neustále monitorovat, zda nové metody procesy skutečně zlepšují. Často je nutné provést další úpravy pro dosažení optimálního výsledku.
Metody zdokonalování podnikových procesů
V závislosti na specifických potřebách vašeho podnikání a odvětví si můžete vybrat z několika metod BPI:
#1. Agilní metodika
Tato metodika umožňuje flexibilní přístup k projektům a zahrnuje opakované iterace. Na základě zpětné vazby od týmu a zákazníků umožňuje agilní přístup opravovat problémy, zlepšuje komunikaci a spolupráci mezi všemi stranami.
#2. Štíhlá výroba
Cílem této metody je eliminovat plýtvání a snížit tak náklady. Ačkoli je primárně určená pro výrobní průmysl, její principy lze aplikovat i v jiných odvětvích. Zde týmy musejí pochopit potřeby zákazníků, aby eliminovaly zbytečné kroky a zdroje.
#3. Six Sigma
Tento populární přístup využívá data a statistiky ke snížení variability a chyb a zároveň maximalizuje přidanou hodnotu. Six Sigma využívá metody DMAIC a DMADV pro dosažení efektivnějších procesů a vyšší návratnosti investic.
#4. Total Quality Management (TQM)
Společnosti používající TQM zapojují celý svůj tým do procesu zvyšování spokojenosti zákazníků. Tato metodika vytváří prostředí, kde se oceňují zkušenosti zaměstnanců a jsou motivováni k dosažení společných obchodních cílů.
#5. Teorie omezení
Metodologie Theory of Constraints se používá tam, kde je potřeba okamžité zlepšení. Dokáže identifikovat úzká místa v procesu a pracovat na jejich vylepšení, dokud nejsou odstraněna.
#6. Kaizen
Tato metodika se zaměřuje na postupné a neustálé zlepšování. Drobné úpravy pracovních postupů a firemní kultury vedou k celkovému zvýšení kvality a produktivity.
#7. Kanban
Kanban je vizuální technika pro řízení pracovního postupu, která pomáhá identifikovat problémy a odstraňovat úzká místa. Umožňuje zvýšit efektivitu a sledovat průběh implementace.
#8. Právě včas
Tato metoda je ideální pro výrobní společnosti, které chtějí minimalizovat náklady na zásoby tím, že vyrábějí zboží pouze na základě aktuální poptávky. Často se kombinuje s metodou Kanban pro přesnější plánování a předcházení nadbytečné pracovní kapacitě.
#9. Mapování procesů
Společnosti mohou využít tuto techniku vizualizace pro zmapování plánu zlepšování procesů. Je možné ji použít i pro vývoj map procesů pro konkrétní role nebo cíle.
#10. PDCA
Model PDCA (Plan-Do-Check-Act) neboli plánuj-proveď-zkontroluj-jednej je součástí metodiky Kaizen a pomáhá firmám lokalizovat neefektivní procesy.
Přínosy zdokonalování podnikových procesů
Obchodní agilita
Zlepšování podnikových procesů umožňuje firmám lépe reagovat na měnící se potřeby zákazníků. Jsou schopné rychle se adaptovat na nové požadavky a vylepšovat projekty.
Lepší přehled o procesech
Implementace BPI vyžaduje vizualizaci celého pracovního postupu. To umožňuje sledovat a měřit efektivitu každé fáze procesu.
Cenová efektivita 💰
Cílem BPI je odstranění úzkých míst a neefektivit. Tím, že dokáže identifikovat a eliminovat zbytečné výdaje, se automaticky snižují celkové náklady.
Vyšší produktivita
Za účelem zvýšení efektivity procesů BPI eliminuje z pracovních postupů opakující se a zbytečné úkoly. Díky tomu se výrazně zvyšuje produktivita zaměstnanců.
Soulad s předpisy a bezpečnost
Implementace BPI vede k vytvoření řádně regulovaného a řízeného pracovního prostředí. Firmy tak mohou lépe dodržovat platné předpisy a bezpečnostní opatření.
Spokojenost zákazníků a zaměstnanců
Zdokonalené procesy přinášejí přidanou hodnotu i zákazníkům. Se spokojenými zákazníky pak firma může prosperovat. Zároveň se zlepšuje efektivita a produktivita zaměstnanců, protože se eliminují zbytečné úkoly.
Výzvy zdokonalování podnikových procesů
#1. Odpor ze strany zaměstnanců
Největší výzvou pro BPI je odpor zaměstnanců. Většina lidí je proti změnám a upřednostňuje zavedené postupy. Proto je nutné, aby zaměstnanci pochopili přínos těchto změn. Jinak se iniciativa může proměnit v neúspěch.
#2. Neschopnost stanovit cíle
Vedení firmy by mělo mít během tohoto procesu jasné a konkrétní cíle. Bez jasných cílů nemohou získat jasnou představu o směru, kterým se společnost ubírá. Cíle pomáhají definovat, kam směřovat čas a zdroje, a jejich nedostatek ztěžuje zlepšování podnikových procesů.
#3. Časová náročnost ⏲️
Aby se změny projevily, vyžaduje to určitý čas. Mnoho firem si myslí, že zlepšování procesů je nemožné kvůli každodenním úkolům. Nicméně je často možné zefektivnit postupy a přidělit tuto práci jedné osobě. Firmy si mohou dokonce najmout externího pracovníka nebo poradce pro analýzu procesů.
#4. Zavádění nových technologií
Většina vylepšení procesů vyžaduje rozloučení se zastaralými aplikacemi a přijetí nových technologií. Pro mnoho firem je to náročné. Kromě toho, že je to finančně nákladné, je nutné také zaškolit zaměstnance v práci s novými technologiemi.
Výukové zdroje
Základy zlepšování podnikových procesů: Udemy
Tento kurz „Základy zlepšování podnikových procesů“ vás naučí potřebný rámec a kroky pro úspěšné BPI. Součástí kurzu je také sladění podnikových procesů s celkovými cíli a hledání praktických řešení pro jejich zlepšení.
Díky tomuto kurzu se naučíte používat různé nástroje pro vytváření nových procesů a techniky měření dosažených cílů.
Efektivní zlepšování podnikových procesů: Udemy
Kurz „Efektivní zlepšování podnikových procesů“ vám vysvětlí dopad zdokonalování procesů, abyste dokázali přepracovat organizační procesy vaší společnosti.
V rámci kurzu se naučíte, jak vyvinout model BPI, jak jej implementovat do praxe a jak měřit dosažený pokrok. Kurz obsahuje 2,5 hodiny video lekcí a po jeho dokončení obdržíte certifikát.
Zlepšení obchodních procesů
Tato kniha vám vysvětlí, jak implementovat techniky zlepšování kvality v odvětví služeb.
Dozvíte se vše, co potřebujete vědět pro okamžité spuštění BPI. Kniha vás také naučí, jak vytvářet týmy pro BPI, jak zjednodušit proces, zkrátit čas a sledovat pokrok.
Nástroje pro zlepšování podnikových procesů
Tato kniha „Business Process Improvement Toolbox“ vám poskytne praktický a komplexní pohled na vývoj soudržného systému BPI.
Popisuje model BPI za použití měření výkonnosti a seznámí vás s vhodnými nástroji. Navíc se naučíte tyto nástroje využívat a získáte šablony pro implementaci.
Závěrečná slova
Bez zdokonalování podnikových procesů je v dnešním konkurenčním prostředí nemožné uspět. BPI vám umožní identifikovat vaše slabé stránky a neefektivní postupy, abyste mohli implementovat nové metody k jejich zlepšení.
V tomto článku jsme si představili, co je zlepšování podnikových procesů, a ukázali si několik užitečných kurzů a knih. Až budete mít dostatečné znalosti, začněte s implementací nezbytných vylepšení, abyste posunuli vaše podnikání na vyšší úroveň.
Doporučujeme vám se seznámit i se softwarem pro řízení podnikových procesů.