Zvyšte ochranu soukromí a zlepšete kvalitu svých dat s menšími problémy, náklady a kratšími časy provozu díky datové minimalizaci!
Datová minimalizace, jak již název napovídá, je o redukci dat. To zahrnuje shromažďování, ukládání a zpracování pouze těch informací, které jsou nezbytné pro chod vašeho podnikání.
Jádrem je vědět, která data si ponechat a která jsou zbytečná. Ale proč vlastně minimalizovat data?
S postupem času se objem dat neustále zvyšuje. Za léta a desetiletí se nashromáždilo obrovské množství informací, se kterými není snadné se vypořádat. Jen si představte, kolik osobních údajů musíte spravovat vy sami! Už jen ukládání fotek je problém, nemyslíte?
Proto se uchylujeme k technikám jako je datová minimalizace, abychom z minimálního objemu dat vytěžili maximum. Navíc, datová minimalizace pomáhá chránit soukromí uživatelů tím, že omezuje rozsah shromažďovaných dat a zvyšuje odpovědnost firem v tomto ohledu.
Ať už jste firma, která ukládá a zpracovává data zákazníků, nebo jednotlivec zajímající se o to, jak s vašimi osobními údaji nakládají firmy, čtěte dále a dozvíte se více o datové minimalizaci, jejích výhodách, technikách, regulacích a dalších důležitých aspektech!
Výhody datové minimalizace
Zatímco dříve byla data považována za poklad, v dnešní době se s rostoucími možnostmi sběru dat klade důraz spíše na kvalitu než na kvantitu. A to je dobře! Zde je několik výhod, které s sebou nese nezahltit se daty:
#1. Zvýšená ochrana soukromí: Datová minimalizace omezuje sběr dat. Shromažďováním pouze nezbytných informací jsou osobní a důvěrná data uživatelů v bezpečí, což posiluje ochranu soukromí. Navíc, respektováním soukromí zákazníků sběrem jen nezbytných údajů se buduje důvěra. Díky správné integraci dat se také vyvarujeme duplicitnímu sběru dat.
Přiznejme si, kolik z nás je nadšeno z povolování cookies nebo neustálých reklam na produkt, který jsme sice vyhledávali, ale v dohledné době neplánujeme koupit? Ano, někdy je méně více.
#2. Snížené riziko narušení dat: Čím méně dat máte, tím menšímu riziku čelíte.
Velké objemy dat mohou sice poskytnout více informací, ale také zvyšují riziko jejich ztráty nebo zneužití. S omezeným množstvím dat se nejen snadněji pracuje, ale také se snižuje riziko.
To firmám šetří peníze, protože v mnoha odvětvích je dnes slyšet „data = úspěch“. Nicméně bez bezpečnostních opatření, jako je maskování dat, jsou data synonymem rizika!
#3. Nižší náklady: Ukládání a údržba dat nejsou levnou záležitostí. Mají svou cenu. Nelze jen tak vzít všechna data a uložit si je, protože to zbytečně zvýší výdaje.
Datová minimalizace je technika, která umožňuje ukládat jen nezbytná data, a tak se držet v rámci rozpočtu.
#4. Zlepšená kvalita dat: Shromažďování a práce jen s relevantními daty přispívá ke zlepšení jejich kvality. Navíc, pokud máte menší objem dat, můžete snadno vyřadit zastaralé informace a aktualizovat je aktuálními, čímž se zvýší kvalita a přesnost dat.
#5. Zkrácení doby provozu: S menším objemem dat jsou obchodní operace jako dotazování, filtrování, export nebo aktualizace mnohem rychlejší. Kromě toho se zrychlí i požadavky na data a odezva, což zlepšuje celkovou efektivitu podniku.
Selektivnější přístup k datům by mohl být v dnešní době moudřejší, protože existuje tolik způsobů, jak shromažďovat data od zákazníků. Zdroje pro sběr dat jsou různé, od softwaru pro sledování očí až po tepelné mapy!
Nařízení o ochraně dat, která upřednostňují minimalizaci dat
#1. GDPR – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů
Princip datové minimalizace v GDPR se zaměřuje na efektivní shromažďování, zpracování a uchovávání pouze nezbytných dat. Doporučuje se shromažďovat co nejméně dat a je nezákonné shromažďovat irelevantní údaje.
Jedná se o komplexní nařízení o ochraně osobních údajů, které platí ve všech zemích, kde se zpracovávají údaje o jednotlivcích z EU.
#2. EIOÚ – Evropský inspektor ochrany údajů
EIOÚ je nezávislý orgán, který byl zřízen, aby zajistil dodržování pravidel ochrany osobních údajů ze strany evropských institucí.
Vede instituce, firmy a další subjekty v Evropě, které shromažďují a uchovávají data, k tomu, aby shromažďovaly jen nezbytná data pro konkrétní účely. Navíc, neměli byste uchovávat data poté, co byl splněn jejich účel.
#3. Minimalizace dat CCPA – Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů
Kalifornské předpisy o ochraně osobních údajů umožňují jednotlivcům zpochybňovat údaje o nich shromážděné. Mohou zjistit, jaká data jsou shromažďována, a požádat o jejich smazání, pokud se domnívají, že nejsou dostatečná.
Díky tomu jsou firmy více odpovědné za nakládání s daty zákazníků a implementují do svých procesů techniky minimalizace dat.
#4. VCDPA – Virginský zákon o ochraně osobních údajů spotřebitelů
Stejně jako ostatní předpisy o ochraně osobních údajů, i VCDPA stanovuje, že by se měla shromažďovat pouze přiměřená, relevantní a nezbytná data. Virginie také vyžaduje, abyste shromážděná data využívali pouze pro skutečné a zamýšlené účely.
V podstatě všechna pravidla pro minimalizaci dat říkají, že sběr pouze nezbytných a relevantních dat je legální. Navíc, po splnění zamýšleného účelu byste měli data vymazat.
Přečtěte si také: Kolik stojí vaše osobní údaje na dark webu?
Jak implementovat minimalizaci dat?
Dodržujte níže uvedené zásady, abyste zajistili implementaci minimalizace dat ve vašich systémech.
#1. Definujte účel
Měli byste si přesně určit cíle a důvody, proč shromažďovat konkrétní data. Pochopení jasného účelu vám pomůže shromažďovat jen ta data, která potřebujete.
#2. Omezte sběr dat
Chcete-li respektovat soukromí svých zákazníků a zajistit dodržování předpisů o ochraně údajů, je důležité, aby byl sběr údajů co nejmenší. Proto shromažďujte pouze nezbytná data.
V podstatě byste měli být schopni odůvodnit, proč jste daná data shromáždili, jak dlouho jste je uchovávali a kde jste je použili.
#3. Správa dat
Data, která shromažďujete, časem zastarávají, což snižuje jejich kvalitu. Proto princip minimalizace dat doporučuje provádět pravidelné audity, aktualizovat data aktuálními informacemi a odstraňovat zastaralé informace.
Nejlepší je provádět roční audity, abyste se ujistili, že dodržujete principy minimalizace dat.
#4. Smazání dat
Do svého přístupu k minimalizaci dat zahrňte i protokoly pro strategické mazání dat.
Minimalizace dat není jen o sběru minimálního množství nezbytných dat, ale i o jejich vymazání, jakmile byl splněn zamýšlený účel. Tím se zajistí, že firmy uchovávají data jen po dobu, kdy je to nezbytné.
#5. Bezpečnost
Jste zodpovědní za bezpečnost shromažďovaných dat. Zaveďte proto robustní bezpečnostní opatření, jako je autorizace, šifrování, přístup na základě rolí, atd., abyste zabránili narušení a ztrátě dat.
Zde je několik problémů, které mohou nastat při implementaci datové minimalizace:
- Minimalizace dat nekončí jen minimálním sběrem dat, ale zahrnuje i to, že byste měli data používat pouze pro stanovené účely, omezovat možnosti, co se s daty dá dělat, a data smazat, když už je nepotřebujete. Zajistit všechny tyto zásady v průběhu celého životního cyklu dat je složité.
- Nalezení rovnováhy mezi sběrem dostatečného a nedostatečného množství dat může být náročné. Měli byste shromáždit dostatek dat pro svůj účel, ale zároveň omezit sběr irelevantních a nepotřebných údajů.
- Ve velkých organizacích jsou data obvykle rozptýlena mezi různá oddělení. Může se stát, že data vymažete na jednom místě a ona zůstanou v jiném oddělení, čímž dojde k porušení minimalizace dat. Správa rozptýlených dat je tedy složitá.
Kromě toho může být náročné dodržovat stejné zásady uchovávání dat v celé organizaci, protože různé typy dat mohou mít různé životní cykly.
Příklady použití datové minimalizace
#1. Mobilní aplikace
Když máte v telefonu mobilní aplikaci, může vyžadovat přístup k vaší poloze, kontaktům, mikrofonu atd., aby fungovala tak, jak má. Zamysleli jste se ale někdy nad tím, že některé aplikace požadují jen ta oprávnění, která skutečně potřebují?
Pokud vývojář vytváří aplikaci s ohledem na minimalizaci dat, bude požadovat pouze konkrétní a nezbytné přístupy.
Z dlouhodobého hlediska to zlepší ochranu soukromí a vybuduje důvěru zákazníků, což podpoří úspěch vaší aplikace.
#2. Finanční instituce
Finanční organizace by měly uplatňovat přísná pravidla datové minimalizace, protože pracují s mnoha citlivými údaji zákazníků. Přístup a ukládání pouze nezbytných dat pomáhá snížit riziko vystavení dat a zabránit jejich ztrátě.
#3. Zdravotní péče
Zdravotnické přístroje a fitness aplikace často vyžadují údaje o pacientech nebo uživatelích, aby zobrazovaly přesné výsledky. Implementace datové minimalizace ve zdravotnictví zpřístupňuje a ukládá pouze relevantní informace pro diagnostiku a léčbu nemocí.
#4. IoT
Zařízení IoT obvykle shromažďují mnoho dat ze senzorů a někdy shromáždí více dat, než je skutečně potřeba. Použití technik minimalizace dat zde omezuje sběr dat a snižuje riziko jejich narušení.
Závěr
Data jsou důležitou součástí dnešního světa a mnoho firem je využívá ke zvýšení svých zisků, prodeje, marketingu a zlepšení uživatelské zkušenosti. Stejně důležité je však omezovat používání dat jen na zamýšlené účely, aby se zabránilo riziku ztráty dat a chránilo soukromí.
Proto by se měly implementovat techniky jako je datová minimalizace.
Doufám, že vám tento článek pomohl pochopit, co přesně je datová minimalizace, proč je potřeba takové techniky využívat a jak implementovat minimalizaci dat ve vašich systémech.
Můžete se také podívat na nejlepší řešení zabezpečení dat pro ochranu vašich firem.