Dobré pochopení toho, jak (budoucí) úspěch projektu vypadá nyní, by mělo být vždy konečným cílem zahájení každého projektu.
Jedna věc, která vás tam jistě může přivést, je dobře definovaný rozsah projektu. Jeho vytvoření však není triviální činnost.
Rozsah projektu není jen popis cílů a milníků vašeho projektu, seznam výstupů, povinných úkolů, které je třeba zvládnout, vyjmenované rozčleněné náklady, potřebné zdroje nebo stanovené termíny, které je třeba splnit.
Často také konkrétně nastíní, co projekt nepřinese. To může znít trochu ošidně, protože bych tvrdil, že projekt by neměl přinést něco jiného, než co je v rozsahu. Někteří lidé to každopádně rádi zdůrazňují jen kvůli další osobní bezpečnosti.
Je to dokumentace, která uvádí dohody mezi všemi zúčastněnými stranami a očekává se, že se na ně bude každý odkazovat po celou dobu trvání projektu. Pojďme se tedy podívat, jak můžeme přistupovat ke konstrukci takového dokumentu.
Table of Contents
Rozvíjení rozsahu
Než něco bude existovat, musíte mít přístup k vytváření velkého množství nápadů a obsahu, který bude tvořit potenciální budoucí rozsah projektu. Existuje několik technik, které k tomu můžete použít, a zde je seznam několika z nich.
#1. Brainstorming
Je to metoda, která je tak stará, každý o ní pravděpodobně již slyšel, ale přesto je vidět dobrý brainstorming ve skutečnosti stejným překvapením jako před 20 lety.
Záměrem je shromáždit skupinu zainteresovaných stran a vytvořit co nejvíce nápadů. Pak je projděte ještě jednou, vyleštěte, co je potřeba, upřednostněte výsledky a nakonec se dohodněte na konečné sadě prohlášení tvořících požadavky projektu.
Moderátor takové diskuse je velmi důležitým dílem úspěchu, protože diskuse jde vždy kupředu a přímo k cíli při zachování svobody generování nápadů.
Můžete také vytvořit ohniskové skupiny a dělat v podstatě totéž, ale s více skupinami zúčastněných stran než jen s jednou. Možná mají zúčastněné strany málo rozlišených oblastí kompetencí, a pak to může dávat smysl.
#2. Rozhovory
Dalším přístupem může být uspořádání vyhrazených individuálních sezení, kde budete zpovídat zúčastněné strany jednu po druhé samostatně. To může odstranit určitý chaos na cestě, ale také to vyžaduje nastavení vysokých očekávání od tazatele.
#3. Průzkumy
Méně účinnou, ale stále možnou metodou je provádění některých podrobných průzkumů s předdefinovanými možnostmi odpovědí. Tím se zúčastněným stranám odebere značné množství autenticity. Ale co, možná znáte možnosti lépe než oni, a pak to bude mít zase nějaký smysl.
#4. Benchmarking
Můžete zkoumat a sbírat výsledky rozsahu projektu z několika projektů podobných tomu, který se chystáte zahájit. Shromažďování osvědčených postupů a potenciálních výzev pak může celý proces zjednodušit. Také nezapojíte nic zvlášť průlomového, ale pokud je to váš konečný cíl, tak budiž.
#5. Prototypování
Jedná se o velmi zajímavou metodu, která se pravděpodobně nepoužívá dostatečně často. Jde o vytvoření makety finálního projektu a identifikaci požadavků a dokonce i potenciálních problémů přímo z tohoto (již funkčního) prototypu. Získáte tak pocit informací, kterých se můžete doslova dotknout ještě před zahájením projektu.
#6. Struktura rozpisu práce (WBS)
WBS je nějaká stará škola, jak strukturovat budoucí úkoly na projektu. Problém je v tom, že hned na začátku musíte znát a předvídat všechny úkoly, které budete během projektu potřebovat.
Přirozeně se to stává jen zřídka, a tak se WBS během projektu aktualizuje, přepracovává nebo refaktoruje. Takže to trochu ztrácí svůj účel původu. Přesto je to platný způsob, jak definovat rozsah projektu vypsáním všech očekávaných úkolů, které projekt provede.
Proč je rozsah projektu důležitý?
Rozsah projektu definuje hranice projektu a stanoví očekávání toho, co projekt přinese. Zde jsou některé konkrétnější důvody, proč je rozsah projektu důležitý:
#1. Jasnost
Jasné pochopení toho, jak bude výstup vypadat, je zásadní. Bez této vize nikdo nemůže jasně říci, jak bude dobro vypadat.
#2. Nastavení očekávání
Rozsah stanoví očekávání pro tým, zúčastněné strany a uživatele. Odstraňuje nebo (alespoň) výrazně minimalizuje budoucí konflikty nebo nedorozumění. Definuje, co dělat v situaci v rohu (o které nikdo nepředpokládá, že se to stane, ale samozřejmě se to stane).
#3. Pokyn
Dobrý rozsah projektu bude definovat pokyny pro rozhodování. Konečným cílem je, aby každé rozhodnutí bylo v souladu s cíli projektu.
Směrnice také pomohou projektu zůstat v původních hranicích a nerozšiřovat se za ně.
#4. Správa zdrojů
Rozsah projektu řídí zdroje identifikací úkolů a výstupů potřebných k dokončení projektu. To zase pomáhá zajistit odpovídající alokaci zdrojů.
Součásti rozsahu projektu
Nyní, když víme, jak začít s vývojem rozsahu a proč jej potřebujeme, je důležité pochopit, jaké jsou součásti, které by měl dobrý rozsah projektu obsahovat.
- Popisují celkové cíle a účel projektu a čeho přesně má projekt dosáhnout.
- Seznam dokumentů, služeb nebo kompletních produktů, které jsou součástí očekávaného výsledku projektu.
- I když je plán projektu na konkrétní časový rámec, v časové ose projektu jsou klíčové časové body nebo kontrolní body, které deklarují správný průběh celého projektu. Jejich přesná definice zajišťuje, že pokud budou dosaženy milníky, projekt je na správné cestě.
- Toto je výslovná definice toho, co je v rozsahu a co je potenciálně mimo rozsah. Je spravedlivé zahrnout do seznamu mimo rozsah, zejména ty položky, o kterých by jinak některé zúčastněné strany mohly předpokládat, že jsou skutečně stále v rozsahu.
- Zdokumentujte všechny předpoklady, které byly o projektu učiněny. Ty mohou zahrnovat například časové osy, milníky, předpovědi rozpočtu nebo alokaci zdrojů během období projektu. Může také zahrnovat obsahově související předpoklady o konkrétních výstupech.
- Pokud existují nějaká omezení, která by mohla ovlivnit průběh projektu, uveďte je zde.
- Musíte identifikovat všechna potenciální rizika, která by mohla ohrozit nebo do značné míry ovlivnit projekt, pokud se stanou skutečnými problémy. Ještě důležitější je definovat strategie, jak tato rizika může projekt zmírnit.
- V této části chcete identifikovat všechny klíčové zainteresované strany účastnící se projektu spolu s jejich rolemi a odpovědnostmi.
- Toto je kritická část, která definuje, kdy přesně je dodávka považována za úspěšnou nebo dokončenou. Co přesně musí být splněno, aby byl projekt označen jako dokončený?
Šablona pro vytvoření rozsahu projektu
Spojením všeho dohromady vznikne šablona, jak úspěšně vytvořit rozsah projektu, který bude definovat celou životnost projektu. Zde je postupná metoda pro vytvoření prohlášení o rozsahu projektu pro projekt vývoje softwaru, aplikace nebo webu:
➡️ Definujte cíle projektu pomocí jedné z výše popsaných vývojových technik. Začněte definováním celkových cílů a poté převeďte na konkrétní požadavky. To by mělo zahrnovat definici toho, čeho má software nebo webová stránka dosáhnout jako konečný výsledek.
➡️ Identifikujte výstupy projektu, jako jsou produkty, dokumenty, služby nebo jakákoliv důležitá činnost během projektu, která je předmětem měřítka úspěšnosti. To může zahrnovat seznam všech vlastností a funkcí softwaru nebo webové stránky.
➡️ Definujte hranice projektu, včetně toho, co je zahrnuto a co není zahrnuto do rozsahu projektu. To by mělo zahrnovat jasný popis omezení a výjimek projektu.
➡️ Identifikujte předpoklady projektu, které jsou pro projekt platné, jako jsou předpoklady o zdrojích, harmonogramech nebo rozpočtech.
➡️ Definujte omezení projektu, která mohou projekt ovlivnit. To může zahrnovat i podobné oblasti jako oddíl předpokladů, tentokrát však z hlediska omezení (co když se stane to či ono místo toho, co bylo dohodnuto dříve).
➡️ Identifikujte rizika projektu a strategie k jejich překonání. Rizika v podstatě ještě nejsou rozvinutými problémy, takže je dobré je vyřešit dříve, než se stanou skutečnými problémy.
➡️ Uveďte zainteresované strany projektu zapojené do projektu, včetně jejich rolí a odpovědností.
➡️ Definujte kritéria přijetí projektu, která musí být splněna, aby byl projekt považován za dokončený a úspěšný. Toto je v podstatě komplexní popis toho, co znamená mít úspěšný výsledek projektu.
Nejlepší postupy pro vytvoření rozsahu projektu
Při sledování této šablony a vytváření dokonalého prostoru pro váš další projekt je vždy dobré vzít v úvahu některé zkušenosti z minulosti.
Nakonec bylo dodáno již mnoho projektů, a to právem; dalo by se předpokládat, že toto téma je již důkladně prozkoumáno, a proto každá nová definice projektu musí být úspěšná.
Je zajímavé vědět, že to je ve skutečnosti daleko od pravdy. Přesto i dnes existuje obrovské množství projektů, které nejsou úspěšné. Důvodů pro to může být mnoho, ale jedním z nich je jistě nevýrazné vymezení rozsahu projektu. Zde jsou některé osvědčené postupy pro vytvoření spolehlivého rozsahu projektu.
#1. Zapojte zúčastněné strany
Zapojte všechny zainteresované strany co nejdříve a co nejvíce. Čím méně domněnek a čím více reálných faktů, tím lépe pro projekt. Odložení nápadů a přání klíčových zainteresovaných stran může vést k významným problémům během trvání projektu.
Většina z nich vyjde najevo ve fázi akceptačních kritérií projektu, což je nejhorší čas na odstranění problémů v původních termínech projektu.
#2. Držte se šablon a procesů
Čím méně pevných procesů, tím více akceptace chaosu a nepředvídatelnosti. Procesy dodají projektu strukturu. Šablony budou implicitně definovat očekávání formy a výstupy pak budou pravděpodobněji přijaty dříve.
#3. Buďte konkrétní a měřitelné
Používejte dobře známý jazyk známý všem zúčastněným stranám. Komunikujte s konkrétními fakty, ne s emocemi nebo rozmazanými prohlášeními. Neformulujte prohlášení tak, aby to někomu mohlo krýt záda v případě, že něco nejde podle představ. Pokud je formulace otevřená, upřímná a měřitelná pro všechny části, je to nejlepší ujištění o dobrém vztahu, jaké můžete získat.
#4. Kolaborativní přístup
Pokaždé, když je nutné rozhodnutí, použijte přístup založený na spolupráci. Zapojte co nejvíce stran a zainteresovaných stran, a to i pro vyjádření jejich stanovisek. Pak je můžete vzít a vzít v úvahu při formulování závěrů. Vize a stanoviska každého jsou tak či onak důležité. Snažte se tedy o porozumění dříve, než vám zainteresované strany porozumí.
#5. Často kontrolujte a aktualizujte
Proveďte revize a aktualizace rozsahu co nejdříve v rámci časové osy projektu. Čím později se takové změny zavedou, tím těžší bude vyřešit důsledky, které přinesou na stůl. Čekání s potenciálními problémy, zda samy zmizí, se nikdy ukázalo jako správná strategie, takže v každé použitelné situaci udělejte pravý opak.
Výhody dobrého rozsahu projektu
Takže jste se řídili všemi dobrými radami výše, vytvořili jste pevnou šablonu a procesy, zapojili všechny zainteresované strany a vytvořili přesně strukturovaný rozsah projektu. Pokud se nyní ptáte, jaké budou výhody veškerého tohoto dobrého úsilí a práce, pak zde jsou některé skutečné výhody, kterých si dříve nebo později můžete všimnout.
Za prvé, můžete očekávat velká zlepšení v plánování projektů. Vzhledem k tomu, že jste již do plánů investovali značný čas (například s definicí WBS), jste lépe připraveni na jakékoli plánovací aktivity během projektu.
Můžete také vidět lepší komunikaci napříč celým spektrem stran a zainteresovaných stran, nejen uvnitř vašeho interního týmu. Jednoduše řečeno, všichni jsou na stejné vlně a mají na mysli jasné cíle, které jsou pro všechny stejné. Pokud lidé popisují úspěch stejnými slovy, znamená to, že jste v rámci portfolia synchronizováni.
Snížení neplánovaných rizik je dalším velkým vedlejším efektem dobrého rozsahu projektu. Čím více úsilí je věnováno definici rizik a jejich zmírňování v rámci projektu, tím méně je pravděpodobné, že dojde k dalšímu neočekávanému rizikovému scénáři. Máte také lepší pozici pro dynamické provádění změn plánu projektu v případě, že si to aktuální situace vyžádá.
Pak je tu zlepšení správy zdrojů. Výsledkem dobrého plánu je optimální alokace správných lidí pro správné fáze projektů. To není kouzlo, ale přirozený implicitní výsledek dobrého plánování projektu.
Dalším přímým vedlejším efektem je, že vaši zainteresovaní budou šťastní a měření spokojenosti bude dosahovat vysokých čísel. Lidé budou na projektu rádi pracovat a pravděpodobně do projektu investují více kreativního času, protože prostě budou cítit, že je to správná věc. Bude to dávat velký smysl. Je zřejmé, že špatná definice rozsahu projektu přímo vede k názorům, že na ničem nezáleží, protože to stejně nefunguje dobře.
A konečně, výsledky vašeho projektu získají na kvalitě. Výsledky jsou přímým výsledkem činností, které provádíte v průběhu projektu. Pokud mají aktivity dobrý plán a popis, je mnohem pravděpodobnější, že výsledky budou následovat.
Závěr
Tady to máš. Konkrétní plán, jak přistupovat k tvorbě rozsahu projektu. Je zřejmé, že to není vše, co budete potřebovat, abyste v tomto úkolu uspěli, ale doufejme, že vám to přinese nějaké důležité vodítko, které vám ukáže správnou cestu.
Dále se podívejte na nejlepší šablony projektové charty pro hladký začátek vašeho projektu.