V dnešním dynamickém světě se organizace po celém světě potýkají s rostoucím fenoménem zvaným stínové IT. Je to důsledkem neustálého vývoje technologií a snadné dostupnosti nových nástrojů.
Představte si situaci, kdy ve vaší společnosti, zatímco vy pečlivě dodržujete stanovené postupy, nenápadně kvete paralelní technologický svět. Toto je právě stínové IT.
Jedná se o situaci, kdy zaměstnanci používají neautorizované nástroje k plnění svých pracovních úkolů. Ačkoliv to může vést ke zvýšení jejich produktivity a efektivity, zároveň se otevírají dveře pro potenciální zranitelnosti a rizika. Mezi tato rizika patří úniky dat, problémy s dodržováním předpisů a různé provozní komplikace.
Proto je klíčové najít rovnováhu mezi zaváděním nových inovací a zachováním bezpečnosti při aplikaci těchto aktivit v praxi.
V tomto článku se podrobně podíváme na stínové IT, odhalíme příčiny jeho vzniku, potenciální rizika a strategie, jak jej detekovat a minimalizovat pro zajištění bezpečného prostředí.
Začněme!
Co je to Stínové IT?
Stínové IT označuje používání technologií, nástrojů a softwarových řešení odděleními nebo jednotlivými zaměstnanci organizace bez explicitního souhlasu nebo vědomí IT oddělení.
Jednoduše řečeno, je to situace, kdy používáte aplikace nebo programy, které vaše společnost neschválila pro plnění pracovních úkolů. Stínové IT často vzniká z individuálních potřeb zaměstnanců nebo oddělení, která nejsou spokojena s dostupnými IT systémy. Mohou najít určité nástroje pohodlnější nebo efektivnější pro dokončení svých úkolů.
Jako příklad si představte, že pro sdílení souborů v rámci projektu používáte aplikaci, která se vám zdá uživatelsky přívětivější, i když vaše společnost má pro tento účel oficiálně schválenou platformu. To je typický příklad stínového IT.
Ačkoli se to na první pohled může zdát neškodné, nebo dokonce vést ke zvýšení produktivity, používání takových nástrojů může mít významné negativní důsledky. Protože tyto nástroje nejsou ověřeny vaším IT týmem, mohou mít zranitelnosti nebo nedostatečná bezpečnostní opatření. To by mohlo vést k úniku dat, potenciálním narušením bezpečnosti nebo jiným kybernetickým útokům.
Proto je klíčové rozumět stínovému IT, odhalit, zda se vyskytuje ve vaší organizaci a co nejdříve ho eliminovat, aby se zachovalo bezpečné digitální prostředí.
Důvody vzniku Stínového IT
Existuje několik důvodů, proč se zaměstnanci a oddělení uchylují ke stínovému IT. Tyto důvody se mohou na první pohled zdát opodstatněné, ale mohou mít vážné dopady na IT infrastrukturu a bezpečnost dat vaší organizace.
Zde je několik nejčastějších důvodů:
Složitost procesů
Někdy mohou být oficiální postupy pro získání nových nástrojů ve společnosti komplikované a zdlouhavé. Je pochopitelné, že zaměstnanci, kteří jsou zaměřeni na efektivitu, to mohou považovat za frustrující.
V důsledku toho se mohou obrátit na stínové IT a začít používat alternativní nástroje, které sice slouží stejnému účelu, ale nejsou oficiálně schválené. Používají tuto „zkratku“, aby řešili problémy a zvýšili svou produktivitu, i když to přináší potenciální bezpečnostní rizika.
Specifické potřeby
Různá oddělení společnosti mají odlišné potřeby, které schválená softwarová řešení nemusí plně uspokojit. Je to podobné situaci, kdy se snažíte obléknout si šaty, které vám nesedí.
Když se zaměstnanci ocitnou v této situaci, může to vést k frustraci a snížení produktivity. V důsledku toho se mohou sami začít poohlížet po nástrojích, které ideálně odpovídají jejich požadavkům. Nakonec tak mohou tajně používat software, který jejich společnost oficiálně neuznává ani neschvaluje.
Snadné používání
Představte si, že objevíte nástroj, který je velmi jednoduchý na používání, například aplikaci pro chytrý telefon. Pokud je dostupná online, zaměstnanci ji mohou začít používat při první příležitosti, i když není oficiálně schválena.
Je to proto, že je to rychlý a pohodlný způsob, jak splnit daný úkol – podobně jako když jedete zkratkou, místo abyste se drželi hlavní cesty.
Nedostatek stávajících řešení
Někdy zaměstnanci vidí možnosti, jak by mohli pracovat lépe nebo rychleji, ale schválené nástroje společnosti tyto potřeby zcela nenaplňují. V takové situaci se dostává ke slovu stínové IT.
Mohou začít používat jiné nástroje, které sami objeví, v domnění, že jim to pomůže zlepšit jejich pracovní výkon. Háček je v tom, že tyto nástroje nemusí být bezpečné.
Neznalost firemních pravidel
Firemní pravidla a směrnice mohou snadno uniknout pozornosti i těch nejlepších zaměstnanců. Někteří zaměstnanci nemusí být informováni o všech IT pravidlech, a proto se snaží najít řešení na vlastní pěst. Je to jako když se pokoušíte něco opravit doma, aniž byste si nejdříve přečetli návod.
Preference známých nástrojů
Zamyslete se nad tím, jaké to je používat v práci vaše oblíbené nástroje, ty, na které jste zvyklí. Někteří zaměstnanci mohou do své současné práce přenášet systémy nebo nástroje z předchozích zaměstnání nebo z osobního života, aniž by si uvědomovali, že tyto nástroje nemusí být bezpečné. To je obzvláště zřejmé u organizací, které podporují zásadu BYOD (Bring Your Own Device).
Tlak na plnění úkolů
Když se blíží termíny, zaměstnanci mohou cítit velký tlak, aby splnili své úkoly co nejrychleji. Tento tlak je může vést k tomu, že budou hledat a používat nástroje, o kterých si myslí, že jim pomohou dosáhnout svých cílů rychleji, i když tyto nástroje nejsou oficiálně povoleny.
Nedostatečné školení
Pokud společnost zavede nové nástroje, ale neproškolí zaměstnance, jak je správně používat, je to podobné, jako když někomu dáte nový přístroj bez návodu. V takovém případě se zaměstnanci mohou vracet k nástrojům, které již znají, i když nejsou oficiálně schválené.
Rizika a dopady Stínového IT
Používání stínového IT se může zpočátku zdát výhodné, ale skrývá v sobě potenciální rizika a dopady, které mohou významně ovlivnit vaši organizaci.
Úniky dat
Když zaměstnanci používají neschválené nástroje, zvyšuje se pravděpodobnost úniku dat. Takové nástroje nemusí mít dostatečná bezpečnostní opatření pro ochranu citlivých informací.
Nedostatek kontroly
Stínové IT často funguje skrytě, bez vědomí IT oddělení. Tento nedostatek přehledu znamená, že organizace má omezenou kontrolu nad používaným softwarem.
To bohužel může vést k různým problémům, jako jsou nekonzistence ve správě dat, problémy s dodržováním předpisů a konflikty s celkovou IT strategií organizace.
Problémy s kompatibilitou
Různé nástroje používané v rámci stínového IT nemusí být vzájemně kompatibilní ani kompatibilní se stávajícími systémy organizace. To může způsobit problémy s integrací, zpomalovat spolupráci a snižovat produktivitu. Je to jako byste se snažili skládat puzzle z různých sad – prostě k sobě nepasují.
Nedodržování předpisů
Mnoho odvětví má přísná pravidla a směrnice týkající se ochrany osobních údajů a zabezpečení dat. Pokud zaměstnanci používají nástroje bez vědomí IT oddělení, mohou tato pravidla nevědomky porušit. To může mít za následek vysoké pokuty a poškození dobrého jména společnosti.
Zvýšené náklady
Přitažlivost bezplatných nebo levných aplikací může být lákavá, ale skryté náklady se mohou postupně nasčítat. Je možné, že IT oddělení bude muset vyčlenit zdroje na řešení problémů s kompatibilitou, poskytování podpory a zajištění bezpečnosti u nástrojů, o kterých ani nevědělo. Je to jako koupit si levný výrobek, který nakonec vyžaduje mnohem více investic do oprav a údržby.
Snížená produktivita
Paradoxně, nástroje, které měly za cíl zvýšit produktivitu, mohou nakonec vést k opaku. Pokud nástroje nejsou oficiálně podporovány, zaměstnanci tráví čas řešením problémů místo toho, aby se soustředili na své skutečné úkoly. Je to jako jet oklikou, která nakonec trvá déle než přímá cesta.
Poškození reputace
Představte si, že dojde k narušení bezpečnosti kvůli stínovému IT a zpráva o incidentu se rozšíří do veřejnosti. Pověst organizace může utrpět značnou škodu. Zákazníci, partneři a další zúčastněné strany mohou ztratit důvěru, což může negativně ovlivnit obchodní vztahy a budoucí příležitosti.
Problémy s technickou podporou
Pokud zaměstnanci používají různé nástroje bez vědomí IT oddělení, může to způsobit komplikace při odstraňování problémů a poskytování kvalitní technické podpory. V případě problémů nemusí mít IT oddělení dostatečné odborné znalosti nebo zdroje pro efektivní podporu těchto neautorizovaných nástrojů. To může vést k prodlouženým prostojům, frustrovaným zaměstnancům a zpožděním projektů.
Ztráta centralizované správy dat
V oficiálním IT prostředí je správa a řízení dat centralizované, což zajišťuje konzistenci, bezpečnost a přesnost. V případě stínového IT se data mohou rozptýlit do různých nástrojů, platforem a zařízení. Tato ztráta centralizované kontroly může vést ke zmatkům, chybám a dokonce i k právní odpovědnosti, pokud nejsou vedeny přesné záznamy.
Metody pro odhalení Stínového IT
Odhalení stínového IT ve vaší organizaci je klíčové pro zajištění bezpečnosti dat a udržení provozní kontroly. Zde je několik účinných metod, jak identifikovat výskyt stínového IT:
#1. Pravidelné audity
Pro zajištění, aby technologické prostředí organizace odpovídalo schváleným nástrojům, je nezbytné provádět pravidelné audity.
Srovnáním seznamu aktuálního softwaru s oficiálně schváleným softwarem můžete identifikovat rozdíly nebo neschválené aplikace. Tyto audity slouží jako preventivní opatření k udržení kontroly nad technologickým prostředím a k zabránění používání neautorizovaných nástrojů, které by mohly ohrozit bezpečnost a soulad s předpisy.
#2. Uživatelské průzkumy
Uživatelské průzkumy představují přímý způsob, jak získat přehled o technologických řešeních, která zaměstnanci používají v každodenní práci. Tyto průzkumy poskytují cenné informace k identifikaci výskytu stínového IT, tedy kdy zaměstnanci používají software, který IT oddělení nezná.
#3. Monitorování sítě
Monitorování sítě zahrnuje pečlivé sledování datového toku v rámci síťové infrastruktury organizace. IT týmy mohou identifikovat neautorizovaný software nebo nástroje tím, že budou věnovat pozornost jakýmkoli neobvyklým nebo neočekávaným vzorcům síťového provozu.
#4. Monitorování koncových bodů
Monitorování koncových bodů je proces, který zahrnuje instalaci specializovaného monitorovacího softwaru na zařízeních zaměstnanců. Tento software umožňuje sledovat a zaznamenávat veškeré nástroje a služby nainstalované na zařízeních zaměstnanců.
Srovnáním zaznamenaných dat se seznamem schválených aplikací lze snadno odhalit jakékoli odchylky.
#5. Analýza přístupových protokolů
Analýza přístupových protokolů zahrnuje důkladné prozkoumání záznamů, které pomáhají zjistit, jaké neautorizované nástroje jsou používány, kdo je používá a kdy k nim přistupují.
#6. Monitorování cloudových služeb
V dnešní době cloudová technologie usnadňuje snadný přístup k mnoha nástrojům, které zaměstnanci preferují pro jejich jednoduchost a pohodlí. Proto je monitorování cloudových služeb zásadní. Zahrnuje sledování a detekci různých aktivit pomocí cloudových služeb a nástrojů.
#7. Spolupráce IT a HR
Spolupráce mezi IT oddělením a oddělením lidských zdrojů (HR) je klíčová, zejména během procesu nástupu nových zaměstnanců.
Díky spolupráci na řízení implementace technologií mohou obě oddělení zajistit, aby noví zaměstnanci byli vybaveni aplikacemi, zařízeními, službami a pravidly schválenými společností.
#8. Detekce odchylek v chování
Odchylky v chování představují odlišnosti od typických vzorců používání technologií. Využitím nástrojů umělé inteligence mohou organizace analyzovat tyto anomálie a identifikovat jakékoli neobvyklé chování, které může naznačovat existenci stínového IT.
Jak zmírnit rizika Stínového IT?
Zmírnění rizik stínového IT vyžaduje proaktivní kroky k opětovnému získání kontroly nad technologickým prostředím vaší organizace.
Zde je několik efektivních strategií, které je vhodné zvážit:
Jasné IT zásady
Zavedení jasných a komplexních IT zásad je základem pro řízení rizik spojených se stínovým IT. Tyto zásady by měly explicitně uvádět, jaký software a aplikace jsou oficiálně schváleny pro použití v rámci organizace.
Zajistěte, aby tyto zásady byly snadno dostupné všem zaměstnancům prostřednictvím platforem, jako je firemní intranet nebo sdílená databáze.
Tímto způsobem zaměstnanci získají přehled o tom, jaké nástroje jsou schválené a co spadá do oblasti stínového IT.
Workshopy o Stínovém IT
Workshopy o stínovém IT představují informativní setkání, která jsou zaměřena na informování zaměstnanců o možných rizicích spojených s používáním neautorizovaných nástrojů a jejich důsledcích.
Tyto workshopy nabízejí cenné poznatky o bezpečnosti, dodržování předpisů a provozních dopadech stínového IT, což umožňuje zaměstnancům činit informovaná rozhodnutí a zároveň předcházet nehodám.
Vzdělávání a školení
Pro zvýšení povědomí o rizicích spojených se stínovým IT je důležité pravidelně pořádat školení pro zaměstnance.
Tím, že zaměstnance poučíte o potenciálních zranitelnostech, úniku dat a porušení předpisů, které mohou vzniknout používáním neautorizovaných nástrojů, získají lepší představu o dopadech takového chování v reálném životě. Je důležité uvádět konkrétní příklady, které ilustrují tyto důsledky.
Kromě toho je důležité podporovat používání schválených nástrojů a zdůrazňovat jejich význam pro zachování integrity dat, bezpečnosti a celkového zdraví technologického ekosystému organizace.
Přístup založený na spolupráci
Přijetí přístupu založeného na spolupráci je klíčové, protože IT oddělení úzce spolupracuje s různými odděleními. To znamená aktivně zapojovat zaměstnance do diskusí o technologiích, důkladně porozumět jejich specifickým potřebám a zohledňovat jejich zpětnou vazbu při rozhodování.
Zapojení zaměstnanců podporuje pocit vlastnictví technologického prostředí a zajišťuje, že schválené nástroje splňují jejich funkční požadavky. Tento přístup nejenže snižuje tendenci spoléhat se na stínové IT, ale také podporuje kulturu odpovědnosti a zodpovědnosti při používání technologií.
Úložiště schváleného softwaru
Vytvořte centralizované úložiště obsahující oficiálně schválené softwarové nástroje a aplikace, které uspokojují různé potřeby organizace. Toto úložiště by mělo být snadno dostupné pro zaměstnance a mělo by sloužit jako spolehlivý zdroj, když pro své úkoly potřebují konkrétní nástroje.
Díky nabídce předem ověřených nástrojů je méně pravděpodobné, že zaměstnanci budou hledat neautorizované alternativy.
Rychlá IT podpora
Zajistěte, aby IT podpora byla snadno dostupná a rychle reagovala na požadavky zaměstnanců týkající se technologií. Když zaměstnanci narazí na problémy nebo potřebují pomoc s autorizovanými nástroji, je rychlé a efektivní řešení ze strany IT oddělení klíčové.
Rychlá podpora snižuje pravděpodobnost, že zaměstnanci budou z frustrace hledat alternativní, neschválená řešení. Tím, že okamžitě reagujete na jejich potřeby, vytváříte prostředí, kde se zaměstnanci cítí podporováni a mají menší tendenci používat stínové IT.
Přijměte cloudová řešení
Podporou schválených cloudových řešení, která jsou moderní a dobře fungují, můžete dosáhnout lepší kontroly nad svým technologickým ekosystémem a zároveň reagovat na uživatelské preference.
Pokud zaměstnanci považují oficiální cloudové služby za uživatelsky přívětivé a vhodné pro jejich úkoly, je méně pravděpodobné, že budou zkoumat neautorizované cloudové aplikace.
Zpětnovazební mechanismus
Podporujte otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a IT oddělením zřízením systému zpětné vazby. Dejte zaměstnancům příležitost navrhovat nové nástroje nebo technologie, které by mohly zlepšit jejich pracovní postupy. To vám pomůže získat cenné informace o tom, co zaměstnanci potřebují a preferují.
Tento interaktivní přístup podporuje inovace a zároveň snižuje tendenci k používání neautorizovaného softwaru (stínového IT).
Závěr
Pro ochranu dat, provozu a reputace vaší organizace je zásadní pochopit a řešit rizika spojená se stínovým IT.
Za tímto účelem pravidelně odhalujte výskyt stínového IT pomocí pravidelných auditů, prováděním průzkumů, používáním monitorovacích nástrojů a analýzou protokolů. Implementujte také strategie pro zmírnění rizik, jako je definování jasných IT zásad, vzdělávání zaměstnanců a údržba úložiště schváleného softwaru.
Zavedením těchto strategií můžete nejen předcházet bezpečnostním rizikům a rizikům spojeným s dodržováním předpisů, ale také podporovat kulturu zaměřenou na technologie a podporovat inovace v rámci limitů autorizovaných nástrojů. To v konečném důsledku přispívá k vybudování odolnějšího a bezpečnějšího IT prostředí v organizaci.
Můžete se také podívat na nejlepší software pro správu IT auditů.