Každodenně se setkáváme s množstvím úkolů, avšak ne všechny vyžadují naši okamžitou pozornost nebo jsou stejně významné. Osvojení si Eisenhowerova principu vám usnadní prioritizaci úkolů a povede ke zvýšení vaší produktivity.
Eisenhowerova metoda, často označovaná jako matice, je celosvětově oblíbeným nástrojem pro efektivní řízení a třídění úkolů. Umožňuje nám klasifikovat úkoly na základě jejich důležitosti a naléhavosti. Díky tomu dokážeme lépe rozlišit, které úkoly je vhodné delegovat na ostatní a které zcela eliminovat.
V tomto článku se podrobně seznámíme s touto maticí, prozkoumáme její přínos pro organizaci práce a produktivitu, a také si ukážeme praktické způsoby, jak ji začlenit do svého pracovního postupu. Navíc vám nabídneme zdroje, kde najdete šablony, které vám s implementací pomohou.
Co je Eisenhowerova matice?
Eisenhowerova matice slouží jako systém pro stanovování priorit úkolů a řízení času. Na rozdíl od klasických seznamů úkolů, umožňuje zařadit úkoly do kategorií podle důležitosti a časové naléhavosti. Někdy se také setkáte s označením rozhodovací matice, matice naléhavosti a důležitosti nebo Eisenhowerův box.
Graficky se jedná o čtverec rozdělený do čtyř kvadrantů. Každý kvadrant reprezentuje specifickou úroveň naléhavosti a důležitosti daného úkolu. Horizontální osa definuje úkoly jako naléhavé nebo nenaléhavé, zatímco vertikální osa je dělí na důležité a nedůležité.
Význam Eisenhowerovy matice pro stanovení priority úkolů
Identifikace prioritních úkolů
Matice nám především pomáhá identifikovat a koncentrovat se na úkoly s největším významem, a to na základě jejich naléhavosti a důležitosti. Méně důležité úkoly pak můžeme delegovat.
Díky této matici snadno rozeznáme úkoly, které sice hoří, ale nejsou tak důležité a můžeme je s klidem svěřit dalším členům týmu. Uvolní se tak prostor pro ty podstatnější.
Sledovat průběh
Matice nám také dává možnost sledovat postup u jednotlivých úkolů a včas odhalit případné problémy. To nám pomůže dokončovat projekty v termínu.
Odstranění nepotřebných úkolů
Úkoly, které nejsou ani naléhavé, ani důležité, jednoduše můžeme odstranit z našeho seznamu a tak se vyhnout zbytečnému zahlcení.
Ušetřit čas
Pokud se potýkáte s dlouhým seznamem úkolů bez určené priority, trávíte spoustu času rozhodováním, s kterým začít. Eisenhowerova matice tento problém eliminuje a jasně vám ukáže, co by mělo být řešeno jako první.
Jak používat Eisenhowerovu matici jako nástroj produktivity
- Chcete-li z této metody získat maximum, je důležité naučit se ji správně používat. Můžete si vytvořit matici pro každodenní úkoly nebo pro celý měsíc. Důležitá je pravidelnost, která vám přinese zlepšení.
- Správné určení nejdůležitějšího úkolu je základem produktivity. Zaměřte se na úkoly, které budou mít největší pozitivní dopad na váš život nebo práci.
- Úkoly, které spadají do kategorie „delegovat“, svěřte někomu jinému. Rozhodněte se, kdo z týmu se na daný úkol nejvíce hodí a předejte mu ho.
- Jestliže matice neslouží pro denní rozvrh, je potřeba ji pravidelně kontrolovat a aktualizovat. Denně si projíždějte plán a přidejte nové úkoly.
- Odškrtávejte splněné úkoly, protože pocit úspěchu je důležitý pro motivaci a zvyšuje vaši produktivitu.
- Jakmile matici vytvoříte, důsledně se držte stanoveného plánu a plňte úkoly. Vyhněte se odkládání důležitých, ale ne naléhavých úkolů. Prokrastinace je překážkou produktivity.
- Naléhavost a důležitost úkolů se může měnit. Buďte flexibilní a přizpůsobujte se aktuální situaci tak, abyste i nadále zůstali produktivní.
Průvodce krok za krokem k implementaci Eisenhowerovy matice
Chcete-li si matici nakreslit ručně, vytvořte čtverec rozdělený na čtyři menší čtverce. Tyto kvadranty následně pojmenujte: „Udělat“, „Naplánovat“, „Delegovat“ a „Odstranit“. Pro lepší orientaci si zapamatujte, že sloupce představují naléhavé a nenaléhavé úkoly.
Řádky naopak reprezentují úkoly důležité a nedůležité. Nyní se podíváme, jak rozdělit úkoly do jednotlivých kvadrantů:
Kvadrant 1: Udělat
Do tohoto kvadrantu patří úkoly, které jsou jak důležité, tak naléhavé. Často se jedná o úkoly s blížícím se termínem, které je potřeba vyřídit dnes nebo nejpozději zítra.
Kvadrant 2: Naplánovat
Druhý kvadrant je vyhrazen pro úkoly, které jsou důležité, ale ne hoří. Obvykle sem spadají činnosti, které mají dlouhodobý pozitivní dopad, i když se okamžitě neprojeví. Při plánování nezapomeňte vyhradit si dostatek času, abyste tyto úkoly nemuseli přesouvat do prvního kvadrantu.
Kvadrant 3: Delegovat
Vždy se najdou úkoly, které jsou sice naléhavé, ale nejsou tak podstatné. Tyto úkoly byste měli umístit do třetího kvadrantu a delegovat je na ostatní. Pokud jsou kolegové zaneprázdněni nebo není nikdo, kdo by úkol mohl vyřešit, můžete jej přesunout na pozdější termín.
Takové úkoly mají negativní vliv na vaši produktivitu. Proto je nejlepší je delegovat a sledovat jejich stav pomocí e-mailu nebo aplikací pro správu úkolů.
Kvadrant 4: Smazat
Čtvrtý, poslední kvadrant, zahrnuje všechny „žrouty“ produktivity, které nejsou ani naléhavé, ani důležité. Tyto úkoly je třeba bez milosti odstranit z vašeho seznamu, abyste mohli být produktivnější.
Nyní se podíváme na platformy, kde naleznete šablony Eisenhowerovy matice, které si můžete snadno přizpůsobit:
Smartsheet
Smartsheet nabízí pestrou nabídku šablon Eisenhowerovy matice ke stažení. Šablony jsou dostupné ve formátech Word, Excel, PowerPoint, PDF, Dokumenty Google, Tabulky Google a Prezentace Google.
Miro
Miro také poskytuje šablonu Eisenhowerovy matice, ve které můžete prioritizovat a delegovat úkoly podle potřeby. V rozhraní Miro si můžete upravit barvu, formát i text šablony a sdílet ji s ostatními.
Monday.com
Na monday.com najdete šablonu Eisenhowerovy matice pro efektivní správu úkolů a zvýšení produktivity. Umožňuje vám definovat akce na základě naléhavosti a důležitosti. Dále je možné delegovat úkoly kolegům a sledovat jejich stav.
Notion
I uživatelé platformy Notion mohou využít šablonu pro Eisenhowerovu matici. Můžete si přidat označení naléhavosti a důležitosti a také označovat splněné úkoly.
Creately
Šablona Eisenhowerovy matice od Creately je vysoce přizpůsobitelná. Můžete do ní přidávat různé tvary a obrázky, měnit velikost boxů a sdílet ji s kolegy.
Asana
Asana vám umožňuje vytvořit si vlastní šablonu s kategorizací úkolů. U každého úkolu můžete nastavit příslušná označení, a tak lépe rozlišovat, který úkol je potřeba udělat jako první a který delegovat.
Vertex42
Šablona od Vertex42 je ideální pro Excel a Tabulky Google. Můžete si ale také stáhnout editovatelnou PDF verzi a provést změny tam. Jakmile úkol splníte, označíte ho zaškrtnutím.
Evernote
Šablona Eisenhowerovy matice pro Evernote obsahuje čtyři kvadranty, kde si můžete seřadit úkoly podle důležitosti a naléhavosti. Můžete zde také přidat jména osob, které budou zodpovědné za delegované úkoly a označit splněné úkoly, aby o tom kolegové věděli.
Xtensio
Xtensio nabízí šablonu s barevným kódováním, pomocí které si můžete seřadit úkoly podle důležitosti a naléhavosti. Díky tomu může váš tým snadno zjistit, který úkol má nejvyšší prioritu.
HubSpot
Pokud hledáte šablony vhodné pro Excel a Tabulky Google, HubSpot je tím pravým místem. Šablonu si můžete stáhnout a upravovat pomocí zmíněných aplikací. Její sdílení s kolegy je samozřejmostí.
Moqups
Moqups nabízí upravitelnou šablonu Eisenhowerovy matice. Pro každý kvadrant je zde barevné rozlišení a také emotikon vyjadřující úroveň jeho důležitosti.
Vizuální paradigma online
Visual Paradigm Online nabízí šablony, které si snadno přizpůsobíte pomocí online nástrojů. Můžete měnit jejich velikost, přidávat text, obrázky, tvary, a kreslit od ruky.
Závěr
Eisenhowerovu matici může aplikovat kdokoliv, ať už v osobním či pracovním životě. Pomůže vám rozlišit úkoly vyžadující okamžitou pozornost a oddělit je od těch méně podstatných.
Při zavádění této metody se držte uvedených instrukcí, nebo využijte šablony z uvedených zdrojů. Nezapomeňte se také podívat na matici priorit projektu.